Содержание запроса поставщику: -Условия поставки по Инкотермс 2010(EXW, FCA, FOB и т.д.) -Место загрузки (страна, город, квадрат(индекс) -Таможню отправления и таможню назначения, в зависимости от условий поставки. -Место разгрузки (конечный пункт доставки). -Транзит через какие страны возможен (при необходимости) -Тип т/с – авто, авиа, море, ж/д и т.д. -Упаковочные размеры груза и вес брутто, объем. -Особые характеристики груза(ADR, температурный режим, батарейки и т.д.) -Дата готовности (если известна) -Также уточняем срок доставки и возможные задержки, связанные с положением дел в конкретном регионе. Необходимо получить ответы от не менее 2-х надёжных поставщиков. Регламент по времени обработки запросов: -Авто Комплект, Автосборки-не более 2-х часов ответ. -Авиа от 2-х до 24 часов (в зависимости от региона и времени поступления запроса) -ЖД сборки, ЖД, Море, Мульти- от 2-х до 24 часов. -Негабаритные грузы от 24 часов до 72 часов (в зависимости от сложности) Регламент работы с действующим клиентом. № п/ п ВЫПОЛНЯЕМЫЕ ДЕЙСТВИЯ И ОПЕРАЦИИ почте ОТВЕТСТВЕННА Я СТОРОНА ПО ДОГОВОРУ КЛИЕНТ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ 1. Предоставление по электронной информации о планируемой поставке Так рано насколько возможно 2. Предоставление по электронной почте логистического решения по перевозке (с маршрутом, ценой и сроком доставки) ЭКСПЕДИТОР 3. Подтверждение Экспедитору по электронной почте (с обязательным включением в список адресатов как сотрудников транспортного, так и логистического отделов) приемлемости логистического решения с учётом предложенного маршрута, стоимости и срока перевозки и предоставление скан-копий отгрузочных документов (инвойс, упаковочный лист, контракт и пр.) КЛИЕНТ 4. Отправка Заказчику по электронной почте в формате .doc или .xls подписанной Заявки, заполненной на основании отгрузочных документов предоставленных Клиентом, получение от Заказчика подписанной заявки ЭКСПЕДИТОР После согласования логистического решения, до начала перевозки 5. Организация перевозки (транзит) ЭКСПЕДИТОР В течение 2 (двух) дней, после получения подтверждения о готовности груза у Грузополучателя, если не оговорено иное. Если для отгрузки требуется оригинал доверенности, то в этом случае организация перевозки ЗАНИМАЕТ до 5 (пяти) дней после получения подтверждения о готовности груза к поставке Грузоотправителем. 6. Синхронное уведомление по электронной почте Грузоотправителя и Клиента: 1) О дате и времени подачи транспортного средства под погрузку 2) О наименование транспортной компании 3) О марке и номере транспортного средства 4) О водителе (ФИО, паспортные данные, мобильный телефон) ЭКСПЕДИТОР Не позднее, чем за 2 (два) дня до даты подачи транспортного средства под погрузку Грузоотправителю В течение 1 (одного) рабочего дня В течение 1 (одного) дня 7. В случае если груз не соответствует данным (по массе, габаритам, количеству) указанным в Поручении экспедитору, Экспедитор сообщает Клиенту о расхождении и запрашивает подтверждения дальнейших действий не покидая места погрузки. Аналогичные действия предпринимаются при отсутствии или неполноте предоставленных Грузоотправителем товаросопроводительных документов (особенно транспортных, т.е. ТН/ТТН). ЭКСПЕДИТОР 8. Клиент информирует Экспедитора о принятом решении и согласовывает его с Экспедитором, если оно влечет изменение раннее установленной стоимости перевозки. КЛИЕНТ 9. Информирование Клиента: Незамедлительно по результатам загрузки В течение разумного срока, в зависимости от обстоятельств и разницы во временном диапазоне с местом нахождения Грузоотправителя, Клиента и Экспедитора. ЭКСПЕДИТОР 1) Незамедлительно 2) Ежедневно в процессе перевозки 3) За 1 (одни) сутки до прибытия транспортного средства 1) о принятии Груза к перевозке 2) о местонахождении груза 3) о дате прибытия Груза по месту назначения 10. Информирование Грузополучателя и Клиента (если это разные лица) о: 1) планируемой дате и времени прибытия транспортного средства под раз/погрузку 2) весогабаритных характеристиках груза и количестве погрузочных мест 3) наименование транспортной компании 4) марке и номере гос. регистрации ТС 5) информация о водителе (ФИО, паспортные данные, мобильный телефон) ЭКСПЕДИТОР Не позднее, чем за 1 (одни) сутки до даты прибытия транспортного средства до Грузополучателя 11. При международной перевозке, в пункте таможенного оформления обеспечить пакетом документов для дальнейшей транспортировки, согласно действующему законодательству КЛИЕНТ / ЭКСПЕДИТОР Так рано насколько возможно, но не позднее дня оформления. 12. После принятия груза к перевозке таможенные специалисты Экспедитора совершают все необходимые действия для оформления предварительного таможенного ЭКСПЕДИТОР Так быстро насколько возможно. декларирования с последующей таможенной очисткой груза. 13. После таможенной очистки груза Экспедитор уведомляет об этом Клиента, сообщая, когда ожидать доставки, при этом обеспечивая наличие у доставляющего водителя полного комплекта оригинальных импортных документов (инвойс, упаковочный лист, декларации, CMR и пр.). Экспедитор также инструктирует водителя о том, как доехать до места Клиента. ЭКСПЕДИТОР По факту таможенной очистки груза 14. Экспедитор сообщает данные водителя и транспортного средства для оформления пропуска на территорию Клиента ЭКСПЕДИТОР Минимум за день до планируемой даты доставки. 15. Клиент оформляет пропуск на транспортное средство и сообщает Экспедитору/водителю номер пропуска. КЛИЕНТ По факту получения необходимых данных от Экспедитора. 16. По прибытии транспортного средства на КПП, Клиент обеспечивает его проезд на территорию, инструктирует о пути следования к месту разгрузки. КЛИЕНТ По факту прибытия ТС на место разгрузки. 17. Груз выгружается, и отметки проставляются документах. КЛИЕНТ По факту прибытия ТС на место разгрузки. 18. В срок не позднее 10 календарных дней после доставки импортного груза (без выгрузки на СВХ) грузополучателю Экспедитор предоставляет Клиенту следующий обязательный пакет документов: • • • • • • • • • • соответствующие в транспортных оригиналы счета за услуги ТЭО (международная перевозка) копия импортного инвойса копия упаковочного листа копия первой CMR (если товар перегружался) копия CMR оригинал/копия ГТД копия заявки на перевозку счёт за услуги ТО счета-фактуры акты выполненных работ ЭКСПЕДИТОР Не позднее 10 календарных дней после доставки импортного груза Клиенту. Если груз выгружался на СВХ, то вышеуказанный список дополняется след. документами: • • • 19. копия ТН по которой товар доставлялся Клиенту оригиналы счета за услуги ТЭО (внутрероссийская перевозка) Копия Заявки на перевозку с СВХ до Клиента В срок не позднее xx ( подлежит согласованию) дней после предоставления полного комплекта документов согласно вышеизложенному списку Клиент совершает оплату выставленных счетов. КЛИЕНТ Работа в 1С: -Своевременное занесение заявок на перевозку с клиентом и поставщиком. -Контроль за расходной частью в заявках. -Вовремя менять суммы. Вносить изменения данных сразу. -Своевременное проставление даты исполнения заказа. Добавление новой заявки: 1) Нажимаем плюс(зеленый кружок с белым крестиком) или клавишу на клавиатур “insert” 2) Заполняем следующие подразделы, как показано на картинках: Номер заявки: Ответственный: Вид заявки: Нам-это с клиентом, Наша – с поставщиком услуг Вид транспорта: Статус заявки: Маршрут: 1 3)Переходим во вкладку «контрагенты» и заполняем все поля согласно примеру на картинке: 4)Далее перемещаемся во вкладку «Грузоотправитель» и обязательно заполняем подразделы: -Грузоотправитель: -Адрес: -Контактное лицо: -Телефон(email и тд.) -Адрес загрузки -Условия поставки 4.1) -Указываем актуальную дату загрузки(можно указать интервал дат) -Указываем актуальную дату доставки (можно указать интервал дат), либо указываем в примечание под * ориентировочные сроки доставки. 2 5) Затем следуем в раздел “Грузополучатель” и обязательно заполняем подразделы: -Грузополучатель -Адрес -Контактное лицо: -Телефон: -Адрес загрузки 6) Переключаемся на раздел “Таможня” и обязательно заполняем подразделы: 3 -Наименование, адрес, № свидетельства СВХ -Наименование, код таможенного органа 7) Потом переходим в раздел «Груз» и обязательно заполняем подразделы: -Наименование -Кол-во грузовых мест: -Описание грузовых мест: -Вес грузового места: -Стоимость 8) Следуем в раздел «Условия груза» и обязательно заполняем подразделы: -Условия погрузки -Условия транспортировки -Страхование(дополнительное) 4 9) Затем переходим в раздел «транспорт» и обязательно заполняем подразделы: -Тип подвижного состава, кол-во машин: -Стоимость -Условия оплаты -Время загрузки -Штраф -Время разгрузки -Штраф -Примечание (прописываем все дополнительные условия, которых не хватает в заявке) 10) Возвращаемся во вкладку «Основная» и обязательно заполняем подразделы: -Сумма (вписываем сумму заказа в валюте выбранного контракта) -Курс (автоматически подгружается курс ЦБ на сегодняшний день) -Кратность (в зависимости от клиентов оставляем 1,015 или вручную меняем на 1) 5 Последний шаг: нажимаем «Записать и ОК». СОЗДАЕМ ЗАЯВКУ С ПОСТАВЩИКОМ: 6 1) Копируем правой кнопкой мыши выбирая заявку с клиентом(НАМ) или клавишей «F9» 2)Меняем следующие подразделы в разделе «Основная»: -Номер заявки (ставим следующий порядковый номер) -Вид заявки(выбираем «НАША») -В нижнем окне «Заявка на перевозку» добавляем правой кнопкой мыши или клавишей «F9» заявку с клиентом(«НАМ») ранее созданную. В конечном итоге это окно выглядит так: 7 3)Далее переход в раздел «Контрагенты» и меняем следующие подразделы: -Перевозчик (на нашего исполнителя заказа) -Договор -Представитель перевозчика 4) Затем следуем в раздел «Транспорт» и меняем обязательно следующие подразделы: - Стоимость -Условия оплаты -Примечание (если есть дополнительные условия неоговоренные ранее в заявке) 8 5) Возвращаемся во вкладку «Основная» и обязательно заполняем подразделы: -Сумма (вписываем сумму заказа в валюте выбранного контракта) -Курс (автоматически подгружается курс ЦБ на сегодняшний день) Последний шаг: нажимаем «Записать и ОК». Выгружаем заявки на транспорт в PDF и другие форматы: -Нажимаем кнопку печать(международная) или международная без печати. 9 -Нажимаем «Файл» и «сохранить как» либо сочетание клавиш «Ctrl + S» далее путь прописываем путь сохранения заявки. Создаем счет(заказ покупателя) на основании заявки: -Нажимаем кнопку «Действия» -> На основании->Заказ покупателя 10 Потом в окно заказа покупателя обязательно меняем и заполняем следующие подразделы: - Проставляем актуальную дату создания счета Проверяем договор Выбираем Б/счет, касса Прописываем детали заказа в разделе «Содержание услуги, доп. сведения» Последний шаг: нажимаем записать и ОК. Выгружается Счет аналогичным образом, как и заявка на транспорт. 11 Создание визы для оплаты расходов поставщику: 1. После создания заказа поставщику переходим в раздел «Визы». 2. Проставляем дату заказа. Она будет равна дате инвойса(счета) поставщика. 3. Затем указываем планируемую дату оплаты согласно условиям с поставщиком. Платежный день – четверг. Поэтому дата обязательно должна быть привязана к четвергу. 4. Заполняем раздел №счета 5. Ставим галочку рядом с «Виза №1(менеджера)». 6. 7. 8. 9. Далее проводим заказ, нажимая «ОК». После возвращаемся в заказ поставщику. Под разделом «Услуги» появился каталог для хранения файлов. Добавляем в каталог счет, акт, транспортную накладную. Формирование отчета по визам: 1. Переходим в раздел Логистика> Отчет по визам. 2. Далее переходим в Настройки 3. Указываем сначала Период заказов поставщику. Лучше взять годовой диапазон, чтобы не пропустить заказы. 4. План оплаты указываем конкретный день указываем ближайший четверг или любую другую дату, если оплата идет по согласованию с руководителем. 5. Ставим галочку напротив «Отбор по оплате» 6. Далее проставляем фильтры, как показано на рисунке ниже и нажимаем ОК. 7. Отчет сформирован 8. Прям из отчета есть возможность переходить в структуру подчиненности. Cоздание уведомлений о местоположении груза: 1. В заявке с клиентом «нам» ставим галочку рядом со словом «Уведомлять» 2. В основном разделе выбираем ответственного декларанта нашей компании. 3. В верхней шапке заявки появится раздел Уведомления, переходим в него. 4. Указываем эл. почту заказчика и других заинтересованных лиц при необходимости, через запятую. 5. Наживаем плюс, чтобы добавить информационное сообщение о местоположение груза. 6. Добавляем текстовое сообщение в появившиеся поле. 7. Ставим галочку под словом «готово» 8. Нажимаем ОК, сообщение будет отправлено на эл. почты заказчика и декларанта. Создание контрагентов: 1. Переходим в раздел События>Контрагенты 2. Настраиваем поиск по ИНН и первым делом проверяем не заносился ли ранее контрагент в базу, чтобы исключить повторы. 3. Если контрагент присутствует, но информация не до конца заполнена, то до заполняем необходимую согласно дальнейшим шагам. 4. Также, если вы обнаружили несколько поставщиков дублирующих друг друга(клоны) необходимо об этом сообщить в бухгалтерию для устранения. 5. Добавляем через кнопку плюс нового контрагента. 6. Заполняем Наименование, как показано на рисунке ниже, следом ставим галочку поставщик или покупатель. 7. Вносим ИНН, КПП, ОГРН. 8. Заполняем разделы контакты: юр., фактический, почтовый адрес, фио директора. 9. Переходим в раздел счета и договоры. 10. Добавляем банковские реквизиты р/с, бик, к/с. 11. Следом добавляем договор с контрагентом. 11.Номер и дата автоматически присваивается при нажатии кнопки с тремя точкам. 12. Потом нажимаем аналогичную кнопку рядом с разделом Наименование. 12. Вносим наличие договора: скан-копия, оригинал, договор-заявка. 13. После сохранения и проведения с помощью формы «Печать» выгружаем необходим договор. Отчет по контролю заказов: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Переходим в раздел События>Отчет по контролю заказов Нажимаем «Настройка» Указываем период, желательно указать за последние 4 года Далее ставим текущую дату. Выбираем менеджера Остальные поля проставляем, как на рисунке ниже. 7. После всех действий нажимаем ОК. 8. Загружается отчет, вся поля интерактивные, есть возможность провалится в структуру для быстрого перехода. Работа с задачами: 1. В правом углу программы 1С есть поле Задачи. В нем содержатся задания от коммерческого отдела. 2. При переходе в любую задача появляется окно, как на рисунке ниже. 3. В нем содержится время исполнения, текст задания и также каталог с ТСД. 4. Для того, чтобы завершить задачу необходимо внести ответ и нажать галочку задача выполнена, следом ОК. Открывая справочник контрагентов, есть возможность добавлять любые #тэги для поставщиков и клиентов. Но это сделано в первую очередь для того, чтобы через поиск находить необходимых поставщиков для расчета транспортных расходов. Для того, чтобы поиск по #тэгам был корректным, выбираем фильтр "все видимые поля". Открывая карточку любого контрагента, внизу можно обнаружить раздел "Тэги", в котором находятся ключевые слова, по которым происходит поиск. Новые #Тэги добавляются из справочника. В справочник, также можно добавлять собственные тэги. Новые #тэги добавляются через раздел "Сервис". После внесения новых ключевых слов, необходимо обновить справочник, также через раздел "Сервис" В каждом контрагенте есть поле "Комментарий". В это поле необходимо внести контакты ответственного менеджера. P.S. Даже, если у нас еще не заключен договор с поставщиком, но у данного контрагента по некоторым направлениям хорошие ставки, то таких тоже нужно добавить. Добавление в заявку с клиентом ГТД с выпуском: В 1С, а именно в заявке на перевозку, раздел "Груз", необходимо привязывать выпущенную декларацию. При заполнении указывайте следующую информацию: номер ГТД, ответственного декларанта, склад(СВХ), режим(им 40 или эк10 самые частые, если сомневаетесь в режиме обращайтесь к коллегам из таможенного отдела) и также кол-во товаров. Предварительно необходимо через фильтр проверять, не была ли занесена эта декларация ранее. Это все нужно для того, чтобы номер заявки на перевозку являлся связующим звеном между заказами на логистику и таможенные услуги. Заключение договора с Юридическим Лицом РФ: 1. Запросить у поставщика уставные документы и реквизиты компании. 2. Проверить действующее предприятие на ресурсах https://egrul.nalog.ru., «КонтурФокус» (https://focus.kontur.ru/) или СБИС (https://online.sbis.ru) или Селдон Базис(https://basis.myseldon.com/). 3. Проверить по арбитражной картотеке судебные дела, если есть, с использованием сайта Арбитр.ру. Также в службах судебных приставов проверяем главного учредителя компании на наличие предписаний и задолженностей. 4. Проверяем поставщика на наличие отзывов на транспортных площадках АТИ.су, Ларди и т.д. 5. Передать юристу все уставные документы, реквизиты и также договор, если поставщик предоставляет свой. 6. После добавления юристом контрагента в базу 1С, вносим контакты поставщика в поле комментарии. 7. Сохранить сканы подписанного договора с обеих сторон в нужный раздел сетевого диска. 8. Проконтролировать поступление оригинала договора. Заключение договора с иностранным контрагентом 1. Запросить у поставщика уставные документы и реквизиты компании. a. Копии документов, подтверждающих право собственности на транспортные средства или право владения транспортными средствами (аренда, лизинг и т.д.) а в случае привлечения автотранспорта экспедицией договор экспедиции, заявка на перевозку. b. Копия полиса страхования ответственности Перевозчика. 2. Членский билет ассоциации международных автомобильных перевозчиков или документ, подтверждающий допуск собственника транспортного средства к международным перевозкам. 3. По возможности ищем отзывы о компании, спрашиваем отзывы у коллег по цеху. 4. Договор подрядчика отправить на согласование юристу. 5. После одобрения юристом занести в реестр номер договора и заполнить все поля с необходимой информацией. 6. Сохранить сканы подписанного договора с обеих сторон в нужный раздел сетевого диска. - через некоторое время проверяем и контролируем поступление оригинала договора. 7. Занести все данные о подрядчике в базу перевозчиков. Заключение договора с Юридическим Лицом РФ: 1. Запросить у поставщика уставные документы и реквизиты компании. 2. Проверить действующее предприятие на ресурсе https://egrul.nalog.ru., «КонтурФокус» (https://focus.kontur.ru/) или СБИС (https://online.sbis.ru). Также передать сведения гл.бухгалтеру для проверки по ИНН. 3. Проверить по арбитражной картотеке судебные дела, если есть, с использованием сайта Арбитр.ру. Также в службах судебных приставов проверяем главного учредителя компании на наличие предписаний и задолженностей. 4. Проверяем на наличие отзывов на различных интернет-ресурсах и площадках. 5. Договор с клиентом отправить на согласование и занесение в базу юристу. 6. Сохранить сканы подписанного договора с обеих сторон в нужный раздел сетевого диска. 7. Проконтролировать поступление оригинала договора. Заключение договора с иностранным контрагентом 1. Запросить у клиента уставные документы и реквизиты компании. 2. По возможности ищем отзывы о компании, спрашиваем отзывы у коллег по цеху. 3. Проверяем контрагента на Селдон Базис(https://basis.myseldon.com/). 4. Договор с клиентом отправить на согласование и занесение в базу юристу. 5. Сохранить сканы подписанного договора с обеих сторон в нужный раздел сетевого диска. 6. Через некоторое время проверяем и контролируем поступление оригинала договора. Регламент работы по комплектным и сборным грузам. Если мы планируем забирать груз комплектной авто в 1-ой или в нескольких точках загрузки, то необходимо предпринять ряд действий для контроля ситуации: 1. Узнать у клиента контакты отправителя: название компании, адрес, конт. лицо, е-мэйл, телефон. 2. Предварительно связаться за несколько дней до отгрузки с грузоотправителем. 3. Уточнить следующую информацию: адрес загрузки, время работы, готовность груза по дате от клиента, количество грузовых мест, их вес, объем, размер(ДхШхВ). 4. После получения информации относительно весогабаритных характеристик, проверить, не займет ли грузоотправитель больше погрузочных метров, чем выходит при расчете в таблице "шаблон для ответа". 5. Если у нас по предварительным данным от клиента должно подходить под груз одно или несколько комплектных авто, то уточняем у отправителя правильность в количестве необходимых ТС и их тип. 6. Если у нас предполагается 1 комплектное авто, но с загрузкой в нескольких точках, то проделываем пункты с 1 по 4 с каждым грузоотправителем и далее согласовываем этот погрузочный план с клиентом, прописав его в заявке на перевозку. 7. В случае возникновения на загрузках проблем связанных с несогласованным количеством погрузочных метров, незамедлительно сообщаем об этом клиенту и далее информируем его о происходящем на месте загрузке. Также информируем о возможном простое ТС и о повышение его стоимости, если таково имеет место быть. 8. После успешной отгрузки, запрашиваем отгрузочные документы у отправителя. В случае отсутствия ЕХ-1, просим заполнить шаблон доверенности для таможенного агентства. 1 Контроль дебиторской задолженности: -При создании заказа покупателю(счет) проставляется планируемая дата оплаты. -Если клиент превысил согласованную в заявке отсрочку платежа, необходимо в течение нескольких дней осуществить напоминание о задолженности через эл. почту/телефонный звонок. -Узнать новую планируемую дату оплаты, обновить дату в заказе покупателю. -Проконтролировать новую обещанную дату оплаты с помощью отчета по контролю дебиторской задолженности (сегодня напишу Юре задачу). -Если клиент, после второго напоминания не закрывает свой долг, при этом отсрочка платежа с поставщиком уже заканчивается, необходимо передать юристу все документы для составления претензии по оплате. Претензию отправить на электр.почту Заказчику и заказным письмом с уведомлением на почтовый адрес. -Для претензии необходимо предоставить юристу: заявку с кл. подписанную, счет, акт, транспортную накладную, сопроводительную информацию по срокам оплаты. 2. Согласование отсрочки платежа с поставщиками. -Отсрочка платежа за основной фрахт должна быть не меньше, чем с клиентом. -Главная цель, как можно меньше использовать оборотные и кредитные средства компании. -Если при согласовании поставщик дает только минимальную отсрочку платежа, превышающую отсрочку клиента, то необходимо такие заявки согласовать с руководителем ОЛ или с директором ЕП. 3. Корпоративные клиенты с отсрочкой: САПТ АО - 30 дней. Даниели Волга ООО - 30 дней, оплаты один раз в месяц. АМЗ АО – индивидуальная отсрочка. Регламент по обсуживаю заявок: 1) С этого момента проставляем номера заказов (заявок) на почте в темах с клиентами и перевозчиками в таком формате /4 444/. 2)Обновляем местоположение груза (информацию от агента) 1 раз в сутки, преимущественно утром до 10 часов. При отсутствии изменений в статусе допускается обновить информацию 1 раз в двое суток. 3)Для ответов на запросы клиентов используем шаблоны в зависимости от вида перевозки. Если есть понимание, что можно закладывать больше для конкретного клиента исходя из прошлых заявок или иных факторов, то используем данный ориентир. Z:\03-Отдел логистики\Регламенты работы\ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЛОГИСТОВ\Шаблоны ответов на запросы 4) Прошу держать меня в копии при общении с клиентами в электронной почте и в уведомлениях через 1С. 5) В конце рабочего дня проверяем наличие актов здесь: Z:\05-Обмен\СЧЕТА 2020 год\сентябрь\Ин Тайм И далее отправляем счет, акт, транспортную накладную в одном письме, в тему на эл. почте с клиентом. 6) В отделе логистики создаем папки для хранения сопроводительных документов по перевозке в таком формате: 4 444 Китай, Шанхай – РФ, Дзержинск 05.08.20 7) Шаблон ТН, информация по основным складам СВХ находится здесь по ссылке ниже. Также в этой папке сохраняем по датам сопроводительные документы для вывозов с СВХ: ГТД, ТН, Доверенности и т.д. Z:\03-Отдел логистики\ДОВЕРКИ для вывозов 8) Разделение по типу перевозок следующее (жирным выделено ваше основное направление): Алла: Комплектные авто, Автосборки, Авиа. Елизавета: UPS, Авиа, ЖД сборки. Денис: Комплектные контейнера Море+ЖД и сборки через Владик. Неосновными можно обмениваться. 9) Регламент и инструкции к комплектным авто и автосборке находится здесь: Z:\03-Отдел логистики\Регламенты работы\ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЛОГИСТОВ\регламенты основных операций Прошу ознакомиться. 10. При сохранении транспортных или иных документов в папку Участники ВТП Сервис Групп, переименовываем их в конкретные названия (к примеру «ЖД накладная, Авианакладная, Экспортная и т.д.») Cодержание заявки на перевозку груза: 1. Информация о названии фирмы грузоотправителя и грузополучателя, а также их юр. и фактические адреса. 2. Контактная информация на загрузке и выгрузке. 3. Время и график работы складов. 4. Таможня отправления и назначения вместе с графиком работы и конт. лицами. 5. Пункт о таможне обязательно должен содержать название СВХ, адрес местонахождения склада, номер и дата лицензии СВХ, номер таможенного поста. 6. Информация о грузе: наименование, упаковочные размеры, количество грузовых месте, вес брутто каждого места, инвойсная стоимость груза, количество кодов ТНВЭД, если их более 5. 7. Условия погрузки груза: возможность / невозможность штабелирования, наименование погрузочных механизмов, необходимость дополнительного крепления груза, вид загрузки (задняя, боковая, верхняя) и т.д.) 8. Условия транспортировки груза: возможность / невозможность перегрузки, в случае перегрузки - место перегрузки, сборный груз или индивидуальная перевозка и т.д. 9. Особые свойства груза: наличие класса опасности АДР, наличие температурного режима 10. Страхование груза от всех рисков или отказ от страхования груза при его доставке. 11. Сопровождение или отказ от сопровождения груза при его доставке. 12. Требуемый тип подвижного состава и количество транспортных средств. 13. Стоимость услуг экспедитора. Прописываем все составляющие. В том числе условия бесплатного хранения и другие возможные доп. расходы. 14. Условия и порядок оплаты услуг экспедитора. Прописываем оплату по конкретно каким документам, указывая при этом оригиналы должны предоставляться или копии(сканы). В течение какого периода должна состояться оплата. Валюта: рубли или другая иностранная. Если оплата в рублях, то указываем по какому курсу она должна состояться. 15. Прописываем обязательно нормативное время на загрузку и условия простоя ТС. 16. Условия с клиентом и поставщиком в обязательном порядке должны быть зеркальными или с преимуществом в сторону нашей компании (не в ущерб). 17. Иные условия не предусмотренные данным регламентом необходимо согласовать с руководителем отдела или директором. Алгоритм комплекса ТО : a). Получена заявка от клиента на ТО Руководитель ОД 1. Договор на таможенное оформление: - проконтролировать подпись со стороны клиента до подачи ДТ, - внести в Реестр договоров Ф.И.О. контактных лиц, телефоны для связи, эл. почту. 2. Выяснить логистику ТО, определить таможенный орган, где будет производиться оформление. 3. Запросить учредительные документы для формализации, скан копии выложить на сервер. 4. Определить специалиста по ТО на данного клиента (поставку). 5. Решить возникающие вопросы клиента. 6. Сообщить информацию клиенту. Специалист по ТО: 7. Проверить договор с СВХ (если договор наш, то приложение на клиента). Проверить наличие на СВХ действующей доверенности установленной формы на получение документов на груз. До подачи ДТ запросить образец доверенности на получение груза с СВХ, уточнить режим работы СВХ и таможенного поста. 8. Определить код товара и стоимостные риски (если товар в рисках, либо новый учВЭД, подготовить пакет документов для подтверждения таможенной стоимости). 9. В случае возникновения вопросов и проблем незамедлительно сообщить руководителю. 10. Сообщить согласованную с руководителем информацию клиенту. b). Груз отправлен/сформирован пакет ТСД Специалист по ТО: 11. Регистрация в таможенном органе и в отделе платежей. 12. Анализ документов по поставке: - пролонгация договора и ПС - оформление ПС по сумме договора - проработка по разрешительным документам, согласовать с клиентом и оформить 13. Расчет таможенных платежей с запасом (минимум за 1 день до прибытия товара) c). Груз поступил на СВХ Специалист по ТО: 14. До прихода груза проверить реквизиты п/п и фактическое поступление денежных средств !!! 15. Перед подачей ДТ вручную!!! По оригиналам ТСД проверить таможенную стоимость. 16. Согласовать с клиентом вывоз груза с СВХ, дать заявку логистам. 17. Организация отпуска груза с СВХ: -Обеспечить наличие доверенности на выдачу груза с СВХ к моменту выпуска товара. - проверить отсутствие задолженности на СВХ - документы для вывоза со склада d). Выпуск разрешен Специалист по ТО: 18. Организовать отправку оригиналов с СВХ нам на почту 19. Занести в отчет ДТ, СВХ, платежи и проч.доп.расходы 20. Ежедневно контролировать отправку клиентам счетов и их оплату. - о о о о Информировать клиента на всех этапах работы: готовности к подаче декларации, факте присвоения номера, выставлении запросов и назначении проверок (требующих участие клиента), выпуске декларации. Взаимодействие ТЭО и ТО. 1. Заявка от клиента поступает в отдел логистики (далее ОЛ) 2. ОЛ: -просчитывает доставку и при необходимости таможенные платежи (с нач. отдела или специалистом ТО в отсутствие или по поручению руководителя). - согласовывает ставки с клиентом. - согласовывает транспортные документы для перевозки с клиентом и специалистом по ТО. - отправляет заявку и имеющиеся документы руководителю ТО который распределяет оформление по специалистам. (или специалисту по ТО в отсутствие руководителя) с указанием планируемого времени и места прибытия. - представляет информацию (счет ТЭО) в отдел ТО: стоимость до границы, стоимость после границы до места назначения, итого. - контролирует сроки прибытия и в случае изменений сообщает специалисту по ТО и руководителю ТО. - сообщает о прибытии груза клиенту и специалисту по ТО. - представляет специалисту по ТО оформленный комплект документов, идущих с грузом, от нанятых транспортных компаний и агентов. - забирает груз с СВХ (ЗТК) после выпуска ДТ. 3. Специалист по ТО (руководитель ТО): - помогает ОЛ в просчете поставки (коды, платежи и т.д по запросу) - в случае затруднений при подготовке ДТ или отсутствии обратной связи от клиента информирует ОЛ и руководителя ТО. - подает ДТ по факту имеющихся документов и факта прибытия товара. сообщает клиенту о поданной ДТ. - сообщает в ОЛ и клиенту о продлении срока выпуска товара (досмотр, доп. проверка и т.д. - сообщает в ОЛ и клиенту о выпуске ДТ. Руководители и специалисты несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность за своевременное и качественное выполнение своих обязанностей/ Документы в Логистике(ТСД): -Проверка Инвойса, Упаковочного- Логист/Декларант/Клиент -Проверка накладных (смр, airbill, жд, коносамент)- Логист/Клиент -Разбивка по кодам, стоимости, весу -Логист, проверка на Декларанте -Обязательно сохраняем в папку все документы, связанные с перевозкой. Обязательно проверяем в транспортных накладных: -Наименование и адрес отправителя -Наименование и адрес получателя (в авианакладной обязательно должен быть точно указан юр. адрес) -Номера сопроводительных документов -Вес брутто груза -Таможня назначения -Адрес и место выгрузки ПРИМЕР СМР(CMR): ПРИМЕР Авиа Накладной(Air Bill): Документы на Таможенное Оформление (Взаимодействие с Таможенным отделом). Идеальный вариант: 1. После подписания заявки с клиентом: -Отправить Декларанту на почту Заявку, Счёт.(и если есть Инвойс, Упаковочный и т.д.)с указанием ориентировочной даты прихода на конкретный СВХ, Порт, Станцию. 2. Остальные Транспортные документы по факту их появления досылаются на тот же электронный ящик(в копию ставится начальник ТО Альберт Юрьевич(azh@pl-provider.ru) Список обязательных ТСД документов по каждому из видом транспорта представлен ниже в таблице: авто жд букинг авиа море букинг CMR EX инвойс пакинг ВТТ страховой полис (если груз страховался) сертифкат происхождения ЖДН EX инвойс пакинг ВТТ Авианакладная EX инвойс пакинг ВТТ Коносамент EX инвойс пакинг ВТТ экспресс Экспресснакладная EX инвойс пакинг ВТТ Во всех документах должны корреспондировать!!!! : 1 2 3 4 5 Наименование груза Количество мест Отправитель/получатель Вес Стоимость
