Технологии выгрузки данных из 1С в Excel в один клик! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Я 21 год работаю в сфере управления финансами Последние 13 лет практически постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета. С 2006 года провожу семинары и тренинги по управлению финансами и автоматизации, на которых уже обучилось более 10 000 человек. Моя задача – сделать так, чтобы любые управленческие отчёты в любой компании формировались в один клик! И это должно быть быстро, просто, понятно и недорого! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Обычные истории из практики… Пару раз в месяц ко мне на консультации приходят владельцы и руководители малых и средних компаний. И все они задают примерно одни и те же вопросы: Илья! Вот у нас есть 1С, мы данные вводим, сделки учитываем, налоги считаем, отчёты сдаём… НО ГДЕ МНЕ В 1С ПОСМОТРЕТЬ ПРИБЫЛЬ!? КАКИЕ В НЕЙ ЕСТЬ ПОЛЕЗНЫЕ ДЛЯ МЕНЯ ОТЧЁТЫ!? И НАФИГА МНЕ ЭТА 1С, ЕСЛИ Я В НЕЙ НИЧЕГО НЕ ВИЖУ!? И это – очень правильные вопросы! Дело в том, что 1С – очень удобная программа для учёта. Но руководителям и владельцам бизнеса не интересен учёт как таковой. Им нужны данные, чтобы они могли УПРАВЛЯТЬ БИЗНЕСОМ! И им нужны не те отчёты, которые может «выдать» 1С. Им нужны ОТЧЁТЫ, КОТОРЫЕ ОНИ ПОНИМАЮТ! Конечно, можно дописать нужные отчёты в 1С Это хороший подход, но вам понадобится, как минимум, нормальный программист, и достаточное количество времени и денег. Плюс большой запас нервной энергии для общения с программистами! ☺ Кроме того – бизнес постоянно меняется, руководителю нужен то один отчёт, то другой, то несколько сразу. А постоянно переписывать отчёты в 1С – затратно и по времени, и по деньгам. Синергический эффект Если у вас есть правильно организованный массив данных – при помощи Excel вы легко можете создать любой отчёт, и представить любые данные в «удобоваримом виде». Но вводить данные в Excel не очень удобно, а если хранить в нём всю финансовую информацию – её можно потерять… Ввод данных в 1С реализован гораздо лучше, чем в Excel, и хранить большие массивы данных в 1С гораздо удобнее, чем в Excel. Но, чтобы создать в 1С все нужные отчёты – вам понадобится, как минимум, программист (или несколько программистов). Выгружать данные из 1С в Excel – это очень правильная идея! Как обычно происходит выгрузка данных из 1С… Выводим отчёты в 1С, а потом сохраняем в Excel. Но структура бухгалтерских отчётов слишком неудобна для Excel… Поэтому каждый раз вручную «цепляем» ссылки и формулы Excel к ячейкам отчётов, выгруженных из 1С. Долго, нудно, скучно… И ВООБЩЕ БЕСИТ!!! А потом бухгалтеры что-то добавили, удалили, или перепровели - и всё сначала!!! А если нужно выгрузить из 1С не один, а 15-20 отчётов!? Если попросить программистов… Они «вечно заняты» и им «постоянно некогда»… Под каждую вашу задачу нужно писать отдельную выгрузку… Каждый раз, когда нужно что-то изменить в выгрузке – нужно снова идти к программистам и подавать челобитные… Если нет штатных программистов – приглашённым приходится постоянно платить… Сложно, долго, дорого, неудобно, и сплошная нервотрёпка… При этом выгрузки получаются абсолютно негибкие! Мы рассмотрим три технологии выгрузки данных Выгрузка при помощи универсального отчёта Выгрузка по протоколу обмена данными OData Выгрузка при помощи специальной обработки Три главных закона выгрузки данных Никогда не выгружайте из 1С отчёты! Если вы выгрузите из 1С готовый отчёт – автоматически обработать эти данные в Excel будет невозможно, поэтому обработку вам придётся делать руками Выгружайте только необработанные исходные данные! В Excel есть все механизмы для создания ЛЮБЫХ ОТЧЁТОВ. Поэтому, выгрузив из 1С только нужные исходные данные – вы сможете создать в Excel абсолютно любой отчёт. Данные в Excel нужно выгружать только в табличном виде! Это – наиболее удобная для Excel структура, которая позволит вам сделать 100% автоматическую обработку данных. Никогда не выгружайте из 1С готовые отчёты Если вы думаете, что в 1С есть «волшебная кнопочка», которая сформирует нужный вам отчёт, и вы потом сможете просто сохранить этот отчёт в Excel – вы ошибаетесь. Из 1С в Excel можно выгрузить ТОЛЬКО ТЕ ОТЧЁТЫ, КОТОРЫЕ ТАМ УЖЕ ЕСТЬ! Но структура отчёта, который формируется в 1С, не позволяет автоматически обработать эти данные в Excel. Поэтому, если вы будете выгружать из 1С уже готовые отчёты – всю дальнейшую обработку данных в Excel вам придётся делать вручную, и собирать отчёты «через плюсики», последовательно складывая ячейки одну за одной… Выгружайте необработанные исходные данные! Если вы думаете, что в 1С есть «волшебная кнопочка», которая сформирует нужный вам отчёт, и вы потом сможете выгрузить этот отчёт в Excel – вы ошибаетесь. Из 1С в Excel можно выгрузить ТОЛЬКО ТЕ ОТЧЁТЫ, КОТОРЫЕ УЖЕ ЕСТЬ В 1С! Но структура отчёта, который формируется в 1С, не позволяет автоматически обработать эти данные в Excel. И, если вы будете выгружать из 1С уже готовые отчёты – в дальнейшем в Excel вы сможете делать отчёты только «через плюсик», последовательно складывая ячейки одну за одной… Данные в Excel нужно выгружать в табличном виде! Если вы думаете, что в 1С есть «волшебная кнопочка», которая сформирует нужный вам отчёт, и вы потом сможете выгрузить этот отчёт в Excel – вы ошибаетесь. Из 1С в Excel можно выгрузить ТОЛЬКО ТЕ ОТЧЁТЫ, КОТОРЫЕ УЖЕ ЕСТЬ В 1С! Но структура отчёта, который формируется в 1С, не позволяет автоматически обработать эти данные в Excel. И, если вы будете выгружать из 1С уже готовые отчёты – в дальнейшем в Excel вы сможете делать отчёты только «через плюсик», последовательно складывая ячейки одну за одной… Что будет, если выгружать из 1С готовые отчёты Отчёт M Выгружаем из 1С в Excel отчёты Отчёт A Ручная обработка данных Отчёт Z Выгрузка из 1С необработанных данных в табличном виде Отчёт M Исходные данные табличном виде Отчёт A 1С Отчёт Z Все листы Excel можно разделить на два вида Отчёт Данные в отчёте должны быть организованы таким образом, чтобы это было удобно для пользователя Хранилище Структура данных в хранилище должна быть сделана таким образом, чтобы это было удобно для Excel Если исходные данные организованы правильно – вы сможете в несколько кликов собрать из этих данных абсолютно любые отчёты Единственная правильная структура данных для Excel Отдельный столбец под каждый тип данных Заголовок столбца в первой строке Сплошной массив однородных данных Заголовок 1 Заголовок 2 … Заголовок Х Пример правильной структуры данных для Excel Отдельный столбец под каждый тип данных Заголовок столбца в первой строке Сплошной массив однородных данных Преимущества табличных структур + Все формулы Excel настроены под работу именно с табличными структурами + Количество измерений (столбцов) табличной структуры не ограничено, и по каждому измерению мы можем составить отчёт + + Табличные структуры легко передаются между файлами + Ввод данных очень легко стандартизировать Данные из множества табличных структур легко связываются между собой Все информационные системы для хранения данных используют только табличные структуры! Что происходит, когда мы выгружаем из 1С отчёты Дата Контрагент Договор Сумма Изначально 1С хранит исходные данные в правильных табличных структурах При формировании отчёта 1С на основании правильных исходных данных создаёт свою специфическую структуру отчёта, которая не поддаётся дальнейшей обработке… Мы вручную сохраняем эти данные в Excel, и пытаемся вручную привести их в нормальный вид… А потом в 1С изменилась пара документов, и всю эту адскую работу приходится проделывать заново!!! Правильная схема выгрузки из 1С Дата Контрагент Договор Сумма Изначально 1С хранит исходные данные в правильных табличных структурах Данные в Excel выгружаются не отчётами, а большими массивам исходных данных в табличном виде Из правильно организованных исходных данных все отчёты в Excel делаются автоматически Если исходные данные в 1С изменились – нам нужно просто заново выгрузить данные из 1С, а все отчёты в Excel пересчитаются автоматически Существует несколько вполне рабочих технологий выгрузки данных из 1С в Excel Выгрузка через OLE или COM – объекты. Очень хорошая технология, но нужно быть серьёзным программистом. Выгрузка через универсальный отчёт. Эту технологию может освоить любой пользователь, но можно выгружать только очень ограниченный набор данных… Выгрузка по протоколу OData. Чтобы освоить эту технологию не нужно быть программистом. Но потрудиться придётся. Выгрузка при помощи специальной обработки. Быстро, просто и удобно. Освоить выгрузку может абсолютно любой пользователь Excel или 1С. Данные об одной и той же операции 1С может хранить в разных местах Выгрузка данных по протоколу OData Open Data Protocol (OData) – это открытый веб-протокол для запроса и обновления данных. Протокол позволяет выполнять операции с данными при помощи HTTP-команд. 1С умеет «отдавать» данные по протоколу OData, а Excel при помощи надстройки Power Query может получить импортировать данные через канал OData Для импорта данных по каналу OData используются специальные HTTP-запросы Что нужно для импорта данных из 1С в Excel по каналу OData 1. Нужно «поднять» web-сервер на компьютере, где расположена база 1С. 2. Нужно сделать публикацию базы 1С на web-сервере 3. Нужно научиться создавать HTTP-запросы для получения данных из 1С в Excel Звучит страшно, но на самом деле всё несложно… ☺ Что такое web-сервер Веб-сервер — это компьютерная программа, которая устанавливается на любую операционную систему, и которая начинает выполнять какие-то определенные действия. Основная задача веб-сервера - принимать HTTP-запросы, обрабатывать их и выдавать HTTP-ответы. Для работы с 1С я использую бесплатный web-сервер Apache 2.2 Как опубликовать базу на web-сервере Запускаем базу в режиме конфигуратора от имени администратора Заходим на вкладку администрирование – публикация на web-сервере Указываем имя базы, каталог публикации, и жмём «Опубликовать» Внимание! На платформах «старше» версии 8.3.8 опубликовать всю базу не получится, там каждый объект публикуется отдельно, и заниматься этим должен программист! Что такое запрос OData Запрос OData указывает Excel, какие конкретно данные он должен получить из 1С. Например, это запрос к табличной части «Товары» документа «Реализация товаров и услуг»: http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реализа цияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select=Номенкл атура,Количество,Цена,Сумма&$format=json На первый взгляд – страшно… Однако всё намного проще, чем вы думаете! ☺ Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json http://localhost/ - это адрес web-сервера, на котором расположена база 1С. Адрес сервера вы настраиваете, когда устанавливаете web-сервер. И лучше, чтобы этим занимался программист… ☺ Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json demo/ - имя информационной базы, который вы задаёте в момент публикации базы на сервере. Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json odata/standard.odata/ - стандартная строка обращения к базе по протоколу OData Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json Document_РеализацияТоваровУслуг_Товары это адрес объекта, к которому идёт обращение Document – тип объекта РеализацияТоваровУслуг – внутреннее наименование объекта в 1С Товары – табличная часть (суффикс) объекта Загружать можно не только документы! ☺ Справочник — Catalog; Документ — Document; План счетов — ChartOfAccounts Регистр сведений — InformationRegister; Регистр накопления — AccumulationRegister; Регистр расчета — CalculationRegister; Регистр бухгалтерии — AccountingRegister и ещё десяток других… ☺ Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json ? – конец основной части запроса. После знака вопроса идут параметры. Некоторые параметры можно не указывать. Параметры разделяются между собой символом & Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json allowedOnly – параметр «только разрешённые», который указывает, какие объекты 1С разрешено получить запросом =true – запрос загружает только те объекты, к которым у пользователя есть доступ в 1С. =false – запрос загружает все объекты, в том числе и те, к которым у пользователя нет доступа в 1С. Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json $select – необязательный параметр, который позволяет выборочно загрузить нужные поля объекта Применяется для уменьшения объёма загружаемых данных. В данном случае будут загружены не все поля документа, а только Номенклатура, Количество, Цена и Сумма Структура запроса OData http://localhost/demo/odata/standard.odata/Document_Реа лизацияТоваровУслуг_Товары?allowedOnly=false&$select= Номенклатура,Количество,Цена,Сумма&$format=json $format=json – необязательный параметр, определяющий формат загрузки данных Если указать этот параметр, то Excel загрузит не только выбранные поля, но и все реквизиты, связанные с этими полями Если не указывать, то это позволит сократить объём загружаемых данных, но усложнит их обработку. ОЙ! А почему здесь одни закорючки!? ☺ Это не закорючки – это УИД! Уникальный идентификатор данных – это уникальный набор символов который является «внутренней» ссылкой 1С на элемент справочника или документ. Выглядит он примерно так: f7ee8474-0623-11e8-bf29-3065eca7670c К уникальному идентификатору данных привязаны другие реквизиты справочника или документа, которые имеют вполне «человеческий» вид. Уникальный идентификатор данных Например, наш идентификатор данных является ссылкой на элемент справочника «Номенклатура». К этому идентификатору привязаны нормальные реквизиты. Наименование – Лапша НоменклатурнаяГруппа – Товары собственного производства ЕдиницаИзмерения_Key – это УИД элемента справочника «Единицы измерения». Для того, чтобы получить наименование единицы измерения – нам надо будет отдельным запросом загрузить справочник «Единицы измерения», а потом объединить запросы. Плюсы технологии OData Эта технология есть, и она работает Эта технология абсолютно бесплатна! ☺ Но есть и минусы… Технология требует небольшого участия программистов, чтобы «поднять» web-сервер и опубликовать базу Многие компании отказываются публиковать базу 1С на web-сервере даже в своей внутренней сети. Некоторые серьёзные специалисты говорят, что технология плохо справляется с большими массивами данных Нужно знать внутреннее устройство 1С, чтобы понимать, какие данные и откуда можно выгрузить Нужно разбираться с технологией составления запросов Так что для рядового пользователя это будет сложновато… Скажите честно… Сколько времени и сил у вас уйдёт на то, чтобы освоить выгрузку через OData в совершенстве? А мне всегда хотелось «выгрузку с человеческим лицом», которая будет понятна даже не специалисту! Я провёл множество экспериментов этой области… Выгружал данные через отчёт – сохранить как Нашёл универсальный способ выгрузки и обработки журнала операций Сам писал обработку для выгрузки С переменным успехом возился месяца три, но ничего толкового не получилось… Заказывал обработку для выгрузки программистам Я предлагал разным программистам 300 000 за создание универсальной выгрузки, но никто из них не справился с этой задачей… Написать конкретную выгрузку программисты могут, а универсальную нет. Освоил создание запросов в 1С Запросы отлично выгружают данные, но для этого надо быть почти программистом Все решения, которые мне удалось создать Либо слишком примитивные Потому что позволяют «вытаскивать» из 1С ограниченный набор данных Либо слишком сложные И требуют знания внутреннего устройства 1С, логики организации данных, технологий обмена данными, и много других специальных знаний… Это было лучше, чем ничего, но всё равно не то… Я всегда хотел создать решение, которое: Сможет легко вытаскивать из 1С абсолютно любые данные Будет очень простым, быстрым и понятным в настройке И которое сможет освоить любой пользователь! Алексей Бондалетов – гениальный программист и талантливый предприниматель Ему удалось создать абсолютно новую технологию выгрузки данных из 1С! Благодаря нашей технологии вы сможете В один клик выгружать любые данные из любых конфигураций 1С Для этого не требуется ни программистов, ни технических навыков. Справится и пионер, и пенсионер! ☺ Использовать выгруженные данные где и как угодно - Делать отчёты в Excel - Создавать интерактивные отчёты в PowerBI - Дополнять и изменять любые данные - Или просто пересылать файлы коллегам… Для работы технологии нужны 3 компонента Любая конфигурация 1С – неважно, что это: бухгалтерия, управление торговлей, ERP, УПП, или любая другая Также неважно, стандартная это 1С, доработанная, или даже полностью «самописная» Обработка для выгрузки данных из 1С в Excel Программа для создания отчётов – для создания стандартных отчётов отлично подойдёт Excel, а для интерактивных – Power BI Механизм действия технологии Обработка для выгрузки данных из 1С в Excel Для того, чтобы получить свежие данные из 1С, и обновить все отчёты нужно сделать всего 2 клика – нажать кнопку «Выгрузить» в обработке, и кнопку «Обновить» в Excel или PowerBI Как часто вы выгружаете данные из 1С? И сколько времени и сил на это уходит? Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами А сколько бы вы согласились заплатить за то, чтобы решить все эти проблемы раз и навсегда!? Запишите сумму на листочке Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Выгружаем любые данные - документы, регистры, остатки и обороты по счетам Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Выгрузка работает в любых конфигурациях на платформах 8.2 и 8.3 Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Для выгрузки данных не нужно вносить никаких изменений в конфигурацию Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Для настройки и работы с выгрузкой не нужны программисты Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами С настройкой выгрузки легко справится любой пользователь 1С Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Вы делаете настройку один раз, и выгружаете свежие данные в любой момент в 1 клик! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Для обновления отчёта вам нужно сделать всего два клика мышкой! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Выгрузка учитывает права доступа 1С, поэтому пользователь не может выгрузить данные, к которым у него нет доступа в 1С! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Выгрузка настолько проста, что вы можете полностью настроить её всего за 1-2 часа! Илья Гришин Специалист по внедрению и автоматизации систем управления финансами Сколько может стоить такая выгрузка? Если вы найдёте абсолютно гениального программиста, который сможет вам её написать – у него уйдёт на это минимум 100 часов! 100 часов х 2 500 рублей в час = 250 000 рублей! А сколько денег вам сэкономит эта выгрузка? Предположим, у нас есть обычный экономист с зарплатой 25 000 рублей в месяц, и на выгрузку и обработку данных из 1С он тратит по 3 дня каждый месяц. При зарплате 25 000 + налоги – один час времени экономиста стоит 200 рублей. 3 дня х 8 часов в день х 200 рублей = 4 800 рублей в месяц. В год эта сумма составит 57 600 рублей! Сколько стоит наша выгрузка? Реальная ценность нашей выгрузки минимум 50 000 рублей! Но стандартная стоимость выгрузки - всего 9 900 рублей. Это и так предельно низкая цена за те задачи, она решает! Но сейчас вы можете получить её на 5 000 рублей дешевле. Таким образом, стоимость выгрузки сейчас для вас составит Всего 4 900 рублей!!! Но это предложение действует до 23:59 минут по Москве 30 сентября! Оплатить обработку можно банковской картой, электронными деньгами, или по безналичному расчёту. Ссылка для оформления заказа http://ilyagrishin.justclick.ru/order/1sExport/FYBRIF