Инструкция по вводу договоров на восстановление, перевод

ИНСТРУКЦИЯ ПО БИЗНЕС ПРОЦЕССУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА ПОУ НА ПЕРЕВОД,
ВОССТАНОВЛЕНИЕ, ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ ПЛАН
ОБУЧЕНИЯ
Проект “Автоматизация учетных задач ПОУ – Юридический
отдел”
Автор:
Костина М.В
Дата создания:
19 сентября 2007 г.
Последнее изменение:
19 сентября 2007 г.
Версия:
0.1
Статус:
Проект
Утверждено:
Руководитель проекта от Заказчика
«___»______________200 г. _____________
Руководитель проекта от Исполнителя
«___»______________200 г. _____________
308821969
Страница 1 из 20
Вер 0.1
Контроль за изменениями документа
Запись изменений
20
308821969
Дата
Автор
Версия
Краткое содержание изменений
19.09.2007
Костина М.В.
0.1
Создание документа. Нет предыдущих версий
Страница 2 из 20
Вер 0.1
1. Вход в систему ИС-ПРО
Для работы в системе ИС-ПРО необходимо подключить сетевой диск L.
1.1. Подключение к диску L
С Рабочего стола Вашего компьютера необходимо запустить иконку «Мой компьютер»,
далее кликнуть мышью на диск L. Ввести Логин (стоит по умолчанию) и пароль.
Логин(имя): best\tmp_bestuser
Пароль: 1478963
1.2. Запуск системы ИС-ПРО
-
кликнуть мышью на икону
ввести:
Имя:
на рабочем столе компьютера
UR_01
Пароль: 149
1.3. Начало работы в системе
Начать работу с кнопки «Пуск», Далее выбрать пункт меню (М) «Картотека договоров».
308821969
Страница 3 из 20
Вер 0.1
2. Ввод договора в систему ИС-ПРО
2.1. Место ввода в системе
Для ввода договора в системе ИС-ПРО необходимо:
Войти в пункт меню (М) Картотека договоров
Экран (Э) Реестр договоров
Выбрать в пункте списка (ПС) «Вид деятельности» - «Выставочная деятельность»
Выбрать в пункте списка (ПС) «Журнал» - журнал, относящийся к нужному Вам
факультету
2.2. Ввод договора
2.2.1. Создать новую запись: по (К) Insert
2.2.2. Выбрать тип договора из предлагаемого системой списка:
308821969
Страница 4 из 20
Вер 0.1
Если договор в РУБ или в У.Е , то - ПОУ02.
Если договор в USD , то - ПОУ01.
Нажать (К) Ок.
2.2.3. Далее заполнить поля предлагаемых экранов
308821969
Страница 5 из 20
Вер 0.1
-
Поле «Курс» - по умолчанию устанавливается 1. При необходимости изменить,
вызвав по (К) F3 справочник и выбрав из него нужное значение (2,3,4,5, для
магистров -1м,2м).
-
Поле «По дог. стоимость года обуч.» - заполняется автоматически в зависимости
от указанного ранее направления/специальности (сумма в РУБ), при
необходимости отредактировать. Если договор ВС / П /Ин заключается в У.Е.
или USD, в этом поле указывается стоимость года обуч. ОБЯЗАТЕЛЬНО в
У.Е. или USD.
308821969
Страница 6 из 20
Вер 0.1
-
Поле «Тек.статус студента» - ОБЯЗАТЕЛЬНО ЗАПОЛНИТЬ!!! из справочника
статусов (по (К) F3). Выбирать статусы: - восстановлен
- перевод
- индив.план
Нажать (К) Ок (для сохранения информации данного экрана).
-
Для выбора валюты договора только в одном из указанных полей поставить признак
(например 1)
-
2.2.3.1.Если выбрана валюта договора У.Е., то выводится экран:
-
предлагается курс для У.Е, установленный на 2007-2008 уч.год. При необходимости
(с опозданием вводится в систему договор 2006-2007 уч.года) изменить курс
308821969
Страница 7 из 20
Вер 0.1
-
стоимость 1 и 2-го семестров по умолчанию равна половине указанной годовой
стоимости, изменить значения при необходимости (см.след.экран). ВНИМАНИЕ!!!
Стоимость 1 и 2-го семестров указывать в У.Е.
-
Система для договора в У.Е. производит пересчет стоимости 1 и 2-го семестров из
У.Е в рубли по заданному курсу и сохраняет значения в рублях в дополнительных
полях.
-
2.2.3.2. Если выбрана валюта договора РУБ. или USD, то выводится экран без
запроса на курс пересчета:
308821969
Страница 8 из 20
Вер 0.1
Далее система выводит запрос на ввод Доп.соглашения на изменение стоимости.
Нажать «Отмена».
308821969
Страница 9 из 20
Вер 0.1
2.2.4. Ввод номера и даты заключения договора
«Внутренний» Номер договора системы – присваивается автоматически, НЕ МЕНЯТЬ!!
«Внешний»
номер
договора
–
присваивается автоматически, исправить на
нужный номер, если договоры вводятся в
систему не по порядку
Поля карточки «от» (это дата заключения договора) и «Дата рег.» (дата регистрации в
системе) заполняются автоматически текущей датой сервера. При необходимости (при
вводе договора в систему с опозданием) дату договора заменить на нужное значение.
2.2.5. Ввод студента в карточку договора
-
Установить курсор на поле «Студент», нажать клавишу «F3» (вызов
справочника контрагентов системы, где в одной из групп хранится информация о
студентах).
-
При восстановлении, переводе студента на другой факультет, при оформлении
индивидуального плана обучения, как правило, студент уже есть в системе.
Поэтому, прежде чем начинать ввод нового студента в картотеку контрагентов
системы, необходимо предварительно запустить процедуру поиска студента в
справочнике по фрагменту его наименования (чтобы не происходило
дублирование карточек студентов).
Поиск осуществляется по (К) F7:
-
по (К) F7 вызвать процедуру поиска
в качестве критерия для поиска выбрать вариант «По наименованию».
Для этого отметить выбранный вариант поиска «галкой».
308821969
Страница 10 из 20
Вер 0.1
в поле «Наименование» ввести фрагмент текста, например - сидоров.
В этом случае система будет искать всех контрагентов, в наименовании которых есть
фрагмент – сидоров.
Если система в результате поиска по фрагменту наименования НАХОДИТ карточку в
справочнике, проверить, совпадает ли наименование контрагента в карточке с тем, что
Вы искали (сравнить имя, отчество). Если не совпадает, продолжить поиск по (К) Alt +
F7.
Если НАЙДЕНА нужная карточка, но не совпадает учетный шифр факультета, по (К)
F4 (редактирование картотеки контрагентов) войти в карточку студента (контрагента),
заполнить паспортные данные, если они пустые, далее перейти на закладку «Адрес» и
изменить учетный шифр на нужный. После изменений данных карточки студента выйти
из нее, сохранив изменения, и по (К) «Enter » перенести карточку данного студента в
карточку договора.
Если в результате поиска система НЕ НАХОДИТ нужного студента (контрагента) в
справочнике контрагентов, его необходимо сначала добавить в справочник
контрагентов, а потом выбрать в карточку договора.
2.2.6. Ввод срока действия договора:
-
Переместить курсор на строку экрана «Срок договора с … по …»
-
Отредактировать дату начала действия договора и дату окончания действия
договора.
2.2.7. Ввод валюты договора (только для договоров в USD).
-
308821969
При создании валютного договора ОБЯЗАТЕЛЬНО выбирайте тип договора
ПОУ01. В этом случае система по умолчанию устанавливает в договоре валюту
USD по курсу ЦБ.
Страница 11 из 20
Вер 0.1
-
Далее необходимо поменять валюту расчетов. Для этого в поле «Все расчеты в..»
по (К) F3 выбрать из справочника валют валюту USD
Договор оформлен в системе.
Если договор не нужно распечатывать, выйти из карточки договора, подтвердив
сохранение введенных данных.
Для печати договора из карточки договора по (К) F9 вызвать на печать форму договора
и распечатать договор.
308821969
Страница 12 из 20
Вер 0.1
3. Редактирование существующего договора
(М) Картотека договоров
(Э) Реестр договоров
В (П) Вид деятельности по умолчанию - «Выставочная деятельность»
В (П) Журнал по умолчанию – «ПОУ 70101.МИЭФ»
3.1. Как найти договор в картотеке договоров
С помощью процедуры поиска по (К) «F7» найти нужный договор.
Внимание!!! Поиск может быть осуществлен по одному из перечисленных
параметров:
- по номеру - ввести внутренний номер договора,
- по дате - ввести дату заключения договора,
- по контраг./платель. - по (К)«F3» войти в справочник контрагентов и выбрать из
него нужного контрагента (поиск в справочнике контрагентов запускать по
наименованию - ФИО студента),
- РЕКОМЕНДУЕТСЯ - по внешнему номеру - ввести фрагмент внешнего номера
договора по следующему шаблону: *первые 3 знака номера договора*
(например, для договора 003-2007-МИЭФ в окно поиска ввести *003*, система
установит курсор на первый найденный договор, в номере которого встречается
308821969
Страница 13 из 20
Вер 0.1
комбинация 003). Если полный номер найденного договора не соотвествует
искомому, продолжить поиск по (К) «Alt + F7».
-
по аналитич. коду ( в данному случае совпадает с внутренним номером
договора) – НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ
3.2. Корректировка договора
В Картотеке договоров установить курсор на нужный договор и по (К) Enter войти в
карточку договора.
-
если договор имеет статус «Черновик», можно изменить значения следующих полей:

Внешний номер договора (на картинке ниже это 002-2007-МИЭФ)

Дата «от» (дата заключения договора)

Дата регистрации

Студент

Срок действия договора с… по…

Комментарий договора
для корректировки остальных данных по (К) «Alt + U» вызвать
операций договора:
окно выбора
для выбора операции «Корректировка договора» ввести в соответствующей строке
любое значение, например «1» или «*». Остальные строки не заполнять.
-
Нажать (К) Ок (для подтверждения введенной информации).
308821969
Страница 14 из 20
Вер 0.1
-
Далее внести изменения предлагаемых полей:
-
По (К) Ок подтвердить изменения
3.2.1. Ввод Доп.соглашения на изменение стоимости
При изменении стоимости годового обучения по Доп.соглашению (в случае, если
доп.соглашение не заключается одновременно с заключением договора) необходимо в
308821969
Страница 15 из 20
Вер 0.1
режиме выполнения операции корректировки договора внести изменения в следующие
поля:
-
«Уровень для стоимости» - выбрать из справочника (вызов справочника по (К)
F3)
-
«Тип Доп.соглашения» - выбрать из справочника тип дс01 «Изменение
стоимости обучения» (вызов справочника по (К) F3)
-
«Дата Доп.соглашения» - по умолчанию равна дате заключения договора,
изменить при необходимости
-
«Период действия с..», «Период действия по..» - ввести срок действия
Доп.соглашения
-
можно НЕ МЕНЯТЬ поля «Стоимость года обучения», «Стоимость 1 семестр»,
«Стоимость 2 семестр». Система позже выдаст запрос на пересчет
-
По (К) Ок подтвердить изменения
308821969
Страница 16 из 20
Вер 0.1
-
После этого система выдаст запрос на пересчет стоимости годового обучения.
-
По (К) Ок подтвердить изменения
-
Если запрос на пересчет подтвердить, система произведет пересчет годовой
стоимости и стоимости 1-го и 2-го семестра, исходя из нового уровня.
308821969
Страница 17 из 20
Вер 0.1
-
308821969
По (К) Ок подтвердить изменения
Страница 18 из 20
Вер 0.1
3.3. Ввод квитанции на оплату
(М) Картотека договоров
(Э) Реестр договоров
В (П) Вид деятельности по умолчанию - «Выставочная деятельность»
В (П) Журнал по умолчанию – «ПОУ 70101.МИЭФ»
С помощью процедуры поиска (см.п.3.1.) найти нужный договор и по (К) Enter
войти в карточку договора.
-
по (К) «Alt + U» вызвать окно выбора операций договора:
для выбора операции «Корректировка договора» ввести в соответствующей строке
любое значение, например «1» или «*». Остальные строки не заполнять.
-
Нажать (К) Ок (для подтверждения введенной информации).
-
Далее заполнить предлагаемые поля:
308821969
-
Дата квитанции
-
Номер квитанции
-
Ф.И.О Плательщика
-
Сумма квитанции, РУБ.
Страница 19 из 20
Вер 0.1
-
По (К) Ок подтвердить ввод
308821969
Страница 20 из 20
Вер 0.1