МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Е.С. Глухова ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ Учебно-методическое пособие Томск 2012 РАССМОТРЕНО И РЕКОМЕНДОВАНО к изданию методическим семинаром кафедры общей и педагогической психологии «12» декабря 2011 года, протокол № 3. Председатель методической комиссии ФП, профессор, доктор пед. наук И.Ю. Малкова Учебно-методическое пособие адресовано студентам старших курсов, обучающихся по специальности 04010465 (040700) – «Организация работы с молодежью»; 061000 – «Государственное и муниципальное управление», государственным и муниципальным служащим, специалистам производственных сфер, заинтересованных в формировании и развитии навыков управления собственной эффективностью. Содержит текстовые материалы по темам, практические задания для самостоятельной работы; в качестве методического обеспечения прилагаются специально разработанные автором раздаточные материалы («Рабочая тетрадь»), направленные на активизацию рефлексивной позиции обучающихся, которая может быть использована для индивидуальной работы. Рецензенты: Минеева Т.М., заместитель председателя комитета по управлению государственной гражданской службой Администрации Томской области, заместитель председателя Томской региональной комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации; Петрова В.Н., канд. психол. наук, доцент кафедры организационной психологии ТГУ АВТОР – Е.С. Глухова 2 ОГЛАВЛЕНИЕ Предисловие ………………………………………………………... 4 Введение ……………………………………………………………. 5 Глава 1. Виды психологического времени ……………………….. 8 Глава 2. Целеполагание ……………………………………………. 17 Глава 3. Методы планирования …………………………………… 28 Глава 4. Управление рабочей нагрузкой …………………………. 37 Глава 5. Методы самомотивации и саморазгрузки ……………… 46 Заключение …………………………………………………………. 53 Литература ……………….………………………………………… 54 Приложение ……………………………………………….……….. 55 3 Выражаю огромную благодарность Сергею Ивановичу Калинину, автору книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» и Глебу Архангельскому – идеологу и создателю тайм-менеджерского сообщества ПРЕДИСЛОВИЕ Управление временем – междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. Традиционно сложилось так, что «управление временем» – это раздел общего управления. В некоторых случаях тайм-менеджмент связан с общими вопросами управления организационными структурами и процессами, иногда – с персональными навыками и личными компетенциями сотрудников организации, именно поэтому, тайм-менеджмент имеет обширные междисциплинарные связи с множеством других наук: философией, психологией, социологией и др. Данная программа курса разработана в рамках гуманитарного цикла программ вузовской и послевузовской подготовки специалистов, входит в блок практикоориентированных дисциплин. Её целью является формирование у участников навыков планирования, распределения и управления собственным временем. Задачами курса является освоение практических навыков в области целеполагания, развитие навыков расстановки приоритетов в делах и планирования времени, а также анализ внутренних и внешних помех времени, овладение способами работы с помехами. Занятия проводятся в интерактивном режиме, позволяющем не только актуализировать понятие «управление собственным временем», но и обогатить опыт участников способами работы, сокращающими затраты времени на выполнение той или иной задачи. Особое внимание в программе курса уделяется развитию навыков расстановки приоритетов в делах и планированию времени. Представлены способы самомотивации и саморазгрузки. 4 ВВЕДЕНИЕ Человек начинает с попыток нахождения резервов времени, а заканчивает осознанием своих ценностей и приоритетов Ю. Погорелов Основная цель управления сбственным временем (согласно Зейверта Л. [6], являющегося ведущим экспертом по таймменеджменту в Германии и Европе) состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. Процесс управления собственной эффективностью включает в себя 5 последовательных этапа: постановка цели – анализ и формирование личных (или рабочих) целей; планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности; мотивация (самомотивация) – совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, направленной на достижение определенных целей. реализация намеченного – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач; контроль (самоконтроль) результатов – фиксирование результатов, сравнение полученных результатов с поставленной целью, удовлетворение от полученного результата. Достаточно часто под управлением собственной эффективностью (самоменеджмент) имеют в виду управление собственным временем (тайм-менеджмент). Г. Архангельский [2] выделяет следующие принципы эффективности управления собственным временем: 5 1. Качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Этот принцип свидетельствует о том, что каждый человек, знакомясь с основными методами целеполагания, планирования, контроля, самомотивации, в первую очередь, должен останавливаться на тех, которые подходят лично ему; не вызывают у него чувства отторжения и неуместности. 2. Не стоит подаваться стереотипу планирования. Существует стереотип, что управление временем – это скрупулезное планирование, письменная фиксация (расписание дня, недели) и чёткое следование прописанному. Этот стереотип создает огромный психологический барьер (отторжение) на пути улучшения системы управления личным временем, к тому же является в какой-то степени ложным. Человек понимает, что в повседневной жизни далеко не всё поддается планированию, часто возникают непредвиденные задачи и т.п. В этой связи инструментарий тайм-менеджмента оказывается практически бесполезным. Не стоит рассматривать планирование как самоцель, планирование должно применяться лишь как способ для достижения поставленной цели. 3. Первостепенную роль в управлении собственным временем, а значит и собственной эффективностью, играет изменение мышления. Если человек научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, он вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если ему только дали набор технических приемов, не научив отслеживать эффективность – большой пользы от такого обучения не будет. 4. Всё может быть усовершенствовано. Придерживаясь этого принципа, человек может до бесконечности совершенствовать имеющиеся или разрабатывать собственные способы и методы личной эффективности. Представленный вашему вниманию курс содержит базовые элементы практики применения ТМ. Безусловно, пособие ни в коем случае не претендует на полноту раскрытия системы ТМ. Тем не менее, автор смеет надеяться, что логика изложения и иллюстративные материалы, используемые автором на тренингах и семинарских занятиях, позволят актуализировать читателям данного текста стремление к более эффективному использованию собственного ресурса времени, а также позволит выбрать из предложенных методов наиболее приемлемые и полезные для себя, что, в конечном 6 счёте, должно привести каждого к удовлетворенности от ощущения полноценности и результативности собственного движения по жизненному пути. Текст пособия состоит из 5 глав: 1. Виды психологического времени. 2. Целеполагание. 3. Методы планирования. 4. Управление рабочей нагрузкой. 5. Методы самомотивации и саморазгрузки. Каждая глава содержит теоретическую информацию (основные понятия, закономерности и т.п.), описание методов ТМ, а также задания, предполагающие активное освоение читателями пособия основных технологий ТМ (целеполагания, планирования, расстановки приоритетов и др.). Кроме того приложение к пособию включает в себя методические материалы («Рабочую тетрадь»), позволяющие выполнять практические задания. В конце пособия представлен список используемой литературы и ссылки на Интернетисточники. 7 ГЛАВА 1. ВИДЫ ПСИХОЛОГИЧЕСКОГО ВРЕМЕНИ …человек зависит от времени. В этом только часть правды. Вместе с тем бесспорно и то, что время также зависит от человека. Особенно от большого человека И. Мележ Сложное понятие времени Несмотря на то, что время является одним из базовых свойств человеческого бытия, не существует единого и простого определения этого понятия. В связи с этим в начале тренинга, посвященного Тайм-менеджменту, я прошу участников дать своё определение времени. Достаточно интересные ассоциации озвучивают участники тренинга. Приведу лишь один пример (Валя К.): «Время – это песок в моих руках. Он сыплется сквозь пальцы, у меня остаются лишь крупинки. Но если соединить пальцы руки, то почти ничего не упадет на землю: почти все песчинки останутся у меня в руке». Лично для меня Время – это река. Она, то делает поворот, то резко срывается с горы, то замедляет свой ход, то вдруг течение усиливается. Я – лодочник, который может плыть, сложив весла, по течению. А может начать грести либо по течению, стремясь скорее познать нечто новое, может попробовать управлять лодкой и против течения, пока хватает сил. Лодочник может причалить к берегу, если устанет в пути или захочет разглядеть замок, стоящий на берегу. Главное, что после остановки, он снова садится в свою лодку и продолжает движение. Жизнь – движение и время – тоже движение. Для меня управление собственным временем – это вопрос желаний и действий лодочника: куда он движется? с какой скоростью? и есть ли у него весла, чтобы грести? 8 Сухой остаток: я не могу управлять течением реки (это не в моей власти), но я могу управлять лодкой, двигающейся в потоке воды. Поэтому, когда мы говорим об управлении временем, мы имеем в виду управление собственной эффективностью. На тренинге я прошу людей сформулировать ответ на вопрос «Зачем лично мне нужен тайм-менеджмент?» (см. рабочую тетрадь, стр. 56). Вполне ожидаемые ответы формулируют взрослые люди, имеющие опыт профессиональной деятельности. Чаще всего звучат варианты: – чтобы ВСЁ успевать; – эффективнее тратить своё рабочее время; – уметь расставлять приоритеты в делах; – успевать выполнить намеченное (на день, на неделю, на месяц); – чтобы в принципе выполнить намеченное (не откладывать дела «на потом»); – чтобы хватало времени на личные дела, хобби и т.д. Юрий Погорелов [14], один из участников Таймменеджментского сообщества, основываясь на подобной практике анализа запросов (проблем) в управлении временем, рассматривает технологии управления временем в виде Айсберга (рис. 1). Большинство существующих разработок по ТМ предполагают ответ на первый вопрос: «КАК?» (как эффективнее тратить рабочее время, как правильно расставить приоритеты в делах, как успевать выполнить намеченное и т.п.). Для ответа на этот вопрос созданы отдельные инструменты, но они не работают (они бесполезны), если человек не отвечает на следующие вопросы: «Куда?» и «Зачем?». Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти? – А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот. – Мне все равно... – сказала Алиса. – Тогда все равно, куда и идти, – заметил Кот. Льюис Кэрролл. «Алиса в Стране Чудес» Я бы добавила: «Если не знаешь, куда идти, то какая разница, с какой скоростью ты движешься». 9 Итак, рассмотрим модель Айсберга (рис. 1): видимая его часть (которая составляет около 1/10 от объема) – это ответ на вопрос, как идти; менее видимая, но более объемная – ответ на вопрос, куда идти (вектор деятельности); самая глубинная, большая, но сравнительно невидимая – ответ на вопрос, зачем идти (причина деятельности). Интересный факт, что если у работающих людей, включенных в ежедневный рабочий процесс, доминируют вопросы технические (Как?), то для студентов, пока только готовящихся к трудовой деятельности, актуальными являются вопросы из серии «Зачем?». Для них важно: понять, что такое управление временем; ощущать полноценность жизни; чувствовать себя полезным, нужным… Именно студенты чаще понимают управление временем в философском контексте (из категории «Зачем идти?»). Представленный вашему вниманию курс имеет своей целью представить систему управления собственной эффективностью, начиная от умения ставить личностно-значимые цели и заканчивая способами ежедневного продвижения к ним. Для успешного решения задач управления собственной эффективностью, каждому человеку не мешало бы знать, по каким законам течёт время его жизни. Безусловно, существует множество определений и классификаций понятия «время», но, на мой взгляд, наиболее адекватной целям нашего курса «Тайм-менеджмент: лич10 ная эффективность» соответствует систематизация психологического времени, предложенная С.И. Калининым (см. фото), который определяет три основных вида времени: восприятие, представление и концепция времени [7]. Рассмотрим каждый из них. Восприятие времени Психофизиологическое время определяется как непосредственное ощущение («чувство») потока времени, способность ощущать («чувствовать») и точно оценивать временные отрезки. 1. Связано с физиологией, с интенсивностью работы различных функциональных систем организма, в первую очередь, с активацией нервной системы, обменом веществ и т.п. Чем выше интенсивность работы ФС, тем «быстрее» время (например, холерики и флегматики). 2. Связано с функциональным состоянием организма в целом (усталость – подъем сил, болезнь – здоровье и др.). Если функциональное состояние снижено, время «замедляется». 3. Связано с эмоциональным состоянием. Эмоциональный подъем активизирует организм и «ускоряет» время. 4. Связано с уровнем мотивации, степенью актуализации потребностей. Если работа увлекает, решаемые задачи интересны человеку – время для него «летит незаметно». Если потребности удовлетворены и мотивация снижена – время «замедляется». Психофизиологическое время является важным индикатором работоспособности. Ещё раз подчеркну, что для каждого человека в зависимости от работы его нервной системы, от физиологического состояния, время либо воспринимается адекватно физическому времени, либо убыстряется, либо замедляется. 11 ПРАКТИКУМ Предлагаю выполнить тест «Субъективная минута», предложенный С.И. Калининым (см. рабочую тетрадь, стр. 57). Высчитайте свои показатели и проанализируйте полученные результаты. Если полученные результаты значительно отличаются от оцениваемого интервала в меньшую сторону (преобладает знак «–»), то это свидетельствует о том, что для человека его «внутреннее время» бежит быстрее, чем физическое. Например, интервал в 23 секунды, для человека закончился через 17 секунд (–6 секунд), а «на минуте» внутреннее восприятие было равно 40 секундам (–20 секунд). Если полученные результаты теста отличаются в большую сторону (преобладает знак «+»), то это говорит о том, что в восприятии человека время «замедляется». Например, на 32 секундах, результат равен 48 секундам (+16 секунд), а на минуте – 80 секунд (+20 секунд). Люди, для которых их внутреннее время (воспринимаемые им интервалы) «бежит быстрее», характеризуются тем, что практически всегда успевают выполнить работу в срок, у них редко случаются «накладки» в делах, зачастую они справляются с работой быстрее, чем изначально планировали, к тому же могут успеть в промежутке между двумя большими заданиями решить несколько мелких. Ограничение по срокам для таких людей может стать активизирующим фактором: в условиях ограничения во времени, их работоспособность увеличивается. Правда, следует отметить, что гонка за временем («успеть в срок»), может сопровождаться снижением качества выполненной работы. Другими словами: «Делаю быстро, но с ошибками». Зная о такой своей особенности, люди подобного типа восприятия времени, стараются оставить время для проверки (документа, работы и т.п.), т.е. выполнив задание, у них должна оставаться возможность проверить качество выполненной работы Те же, для кого время «течет медленнее обычного», отличаются тем, что нередко не справляются с заданием в установленные сроки (независимо от того, кто назначает срок исполнения: руководитель или сам человек). Обычно такие люди «свято верят», что успеют, но вовлекаясь в работу, они тщательно выполняют задание, редко допускают ошибки и …часто не укладываются в отведенное на эту 12 работу время. Бесполезно ограничивать таких людей по времени: это их дезорганизуют. В ситуации, когда нужно выполнить задание «быстро-быстро», они могут вообще отказаться от его выполнения; если же это невозможно и работа обязательно должно быть сделана, ограничение по времени приводит их к состоянию паники, что, безусловно, сказывается и на результате работы, и на самочувствии. Руководителям, в подчинении которых есть сотрудники с подобными особенностями восприятия времени, следует учитывать данный факт и доверять таким людям работу, не требующей спешки – будьте уверены: задание будет выполнено в срок. Если же всё-таки нужно получить какой-то документ (продукт) к определенному сроку, то не озвучивайте «крайнюю» дату, пусть человек при выполнении работы ориентируется на срок за 2–3 дня до намеченного. Встречаются люди, для которых внутреннее восприятие времени совпадает с физическим, либо практически от него не отличается. Например, разница оцениваемого интервала (1 минута) и восприятие этого интервала человеком не существенна (либо 54 секунды, либо 66 секунд, т.е. ± 10 секунд), разница в интервале 43 секунды составляет не более 5 секунд и т.п. Это свидетельствует о том, что человек адекватно воспринимает движение времени, может легко «внутренне» оценить время, потраченное на выполнение определенной работы, легко ориентируется во времени (заканчивает выполнение в срок, планирует ровно столько дел, сколько успеет выполнить). Такие люди практически могут обходиться без часов, они «внутренне чувствуют» время. Следует обратить внимание и на те примеры, когда у испытуемых на больших оцениваемы интервалах (43 с, 1 мин) зафиксирована разница со знаком «+», а на маленьких (15, 23 с) – со знаком минус или эти промежутки оцениваются человеком достаточно точно. Обычно это говорит о том, что с короткими по времени и небольшими по объему задачами человек справляется в срок, а вот при решении больших по объему и длительных по сроку выполнения человек может увлекаться и нарушать установленный график. Иногда встречаются варианты, когда первые 2 серии испытания человек выполняет с опережением (знак «–»), затем на 15 секундах его результат совпадает с оцениваемым, к концу выполнения теста (43 с и 1 мин) «внутреннее восприятие времени» замедляется. Данный факт может свидетельствовать о том, что человек суетиться при 13 включении в работу, мобилизуется, начиная какое-либо новое дело, затем, когда ситуация оказывается для него знакомой, он «успокаивается» и неторопливо выполняет задание. Знание об особенностях восприятия времени, человек может более эффективно, использовать методы планирования, расстановки приоритетов с учётом полученных знаний. Представление о времени Представление о времени – это не ощущение времени, а его сознательная, рациональная оценка (интерпретация). Психологическое «оперативное» время, связанное с конкретным видом деятельности. Человеку удобно осознавать время, связанное с какой-либо конкретной ситуацией или деятельностью. Например, каждый человек может точно определить, сколько времени ему понадобиться, чтобы собраться утром на работу, сколько примерно времени он потратит на выполнение привычного дела и т.п. Представление о времени имеет следующие особенности: 1. Связано с комплексом познавательных особенностей человека, с так называемыми «когнитивными стилями» (например, «аналитики-синетики»). 2. Связано с возрастными особенностями. 3. Связано с особенностями личности и психологическими проблемами (например, у тревожных людей представление о времени изменено). 4. Точность и способ оценки временных интервалов, связанных с профессиональной деятельностью, зависят от опыта и квалификации. В то же время эффективные когнитивные навыки сотрудника могут формировать более результативную модель деятельности (например, навыки составления отчета). Таким образом, комплекс навыков и способностей человека, участвующий в оценке (а также планировании, анализе и т.п.) временных интервалов, «привязанных» к конкретным ситуациям деятельности, является важным индикатором способа (стиля) работы. 14 Концепция времени Концепция времени – это личностное время, внутренний частично осознаваемый, частично состоящий из бессознательных установок «проект» времени жизни, своего рода внутренняя персональная философия времени. Включает в себя ряд когнитивных и поведенческих структур (схем) достаточно высокого уровня сложности: 1. Концепцию «событий – обыденности» и причинных связей между событиями (Что есть рутинное время обыденности, а что есть время ярких, необычных событий?). Во время тренинга я прошу участников вспомнить по 3 события, произошедших в их жизни за последние 3 года. Надо признать, что значительная часть людей затрудняются выполнить это задание: сложности возникают как при оценивании прожитого периода (что значимого, важного, эмоционально окрашенного произошло), так и при отнесении события к определенному жизненному периоду. «События» составляют историю личности и определяют содержание и временные характеристики его судьбы в целом; а также являются индикатором насыщенности (наполненности) текущей жизни. «Обыденность», которая противопоставляется «событиям», вообще не наделяется временными характеристиками. Обыденность – это период ожидания событий, который может измеряться часами, днями, а иногда и годами… С субъективной точки зрения он является «пустым», «неподвижным». Наверняка каждый может вспомнить людей из своего окружения, которые живут наполненной событиями жизнью, успевают выполнить массу дел, имеют хобби, удачно выстраивают отношения в семье, находят время для занятий с детьми и что самое главное – делают всё это с огромным удовольствием. Так же у каждого из нас есть и обратные примеры: человек ходит на работу с ощущениями, что отбывает повинность («Ну вот ещё три месяца потерплю, а там и отпуск»). Или: «Прихожу на работу в 9 утра и жду – не дождусь конца рабочего дня» и так каждый день! У каждого человека есть возможность сделать свою жизнь наполненную событиями, если только он научится понимать, что вре15 мя – ограниченный ресурс, который не имеет обратного хода. Ни один из прожитых нами дней уже не повториться, а значит каждый день, каждый миг надо наполнять событиями (пусть и не очень масштабными для кого-то, но зато очень важными лично для Вас). Тогда человек будет двигаться по жизни не скачками (по 2–3 события в год в лучшем случае), а впитывая энергию жизни ежеминутно, фиксируя достигнутые результаты и собственное движение. 2. Рефлексивную способность к построению трансспективы (способность прослеживать развитие явлений и событий в прошлом – настоящем – будущем); Трансспектива – это, согласно С.И. Калинину [7], невидимая линия, направляющая поступки человека от событий прошлого (воспоминаний о них) к мечтам и целям будущего через понимание и оценку настоящих событий. Другим словами, это способность человека выстраивать логику своего движения по жизни, где прошлое является стартом, настоящее – опорой, а будущее – новой вершиной, которая через определенное время, став настоящим, трансформируется в опору, встав на которую, человек вновь увидит следующую вершину, которую захочет покорить… 3. Сознательный проект жизни, который включает в себя цели и сроки их достижения (не только рациональное целеполагание и планирование своего далекого будущего, но и мечты); 4. Персональную стратегию овладения временем своей жизни (например, «активное достижение цели – пассивное ожидание, когда всё произойдет само по себе»). Личностное время по сути своей есть особая временная регуляция поведения личности в течение жизни, основанная на знаниях, установках и т.п. Личностное время доступно для наблюдения, прежде всего, как поведенческие стратегии личности (стиль жизни), определяющие ее успешность, результативность жизни в целом. Таким образом, для эффективного решения задач ежедневного управления собственным временем, человек должен достаточно хорошо разобраться в своей временной перспективе. Точное знание своих стилевых особенностей позволит более эффективно осваивать и применять методы ТМ. 16 ГЛАВА 2. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра Сенека Работа с целями Одним из самых важных этапов любых начинаний является работа с целями. Если не знать, чем вы хотите заниматься в жизни, невозможно это реализовать. Так, например, попробуйте купить билет на поезд «из Томска» – вряд ли у Вас это получится. Всегда важно знать название станции, куда вы хотите попасть. Попробуем рассмотреть те определения «Цели», которые представлены в словарях. В новой философской энциклопедии указано следующее значение: «ЦЕЛЬ – идеальный или реальный предмет сознательного или бессознательного стремления субъекта; финальный результат, на который преднамеренно направлен процесс» [12]. Наиболее полное определение, относящееся к нашему курсу, дает Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона [10]: Цель (филос.) – есть представление, которое человек стремится осуществить. В понятие цели входит определенное представление, стремление к его осуществлению и представление о тех средствах, коими цель может быть осуществлена. Понятие цель есть продукт деятельности сознания и воли, субъективная априорная форма волевой мотивации к действию. Другими словами, сначала у человека появляется желание (потребность или «мечта»), представление о чем-либо. Затем человек решает, необходимо ли ему из мечты сделать цель. То есть уже не просто мечтать о чем-либо, а составить план по достижению мечты и, как правило, на бумаге. После того как план составлен, прописываются мелкие шаги (действия), фактически это задачи. 17 И самое главное после этих трех этапов – начать действовать. То есть постепенно выполнять намеченные шаги (задачи), продвигаясь к цели, реализуя ту самую мечту, о которой когда-то человек думал. Данное определение делает понятной разницу между мечтой и целью. Мечта – это простое желание, цель – это уже руководство к действию. Причем данное руководство содержит описанные средства, необходимые для достижения представляемого желания. Для цели обязательно наличие сроков и ресурсов, необходимых для достижения данной цели. Задачи также содержат в себе сроки и ресурсы. Разница заключается в том, что задача – это единичное действие. Например, «Было бы здорово, чтобы я достиг успеха в профессиональной деятельности» (это мечта, или как я называю, «хотелки»). Затем мечта переформулируется в цель: «Необходимо разработать новый образовательный курс (учебное пособие), который позволит обобщить наработанный опыт, систематизировать знания и на этой основе создать образовательный продукт». Затем пишется подробный план (задачи, пошаговые выполнение которых приведет к означенной цели): 1. Задача № 1. Составить техническое задание: цели, объем текста, какие главы войдут в программу курса, сроки выполнения. 2. Задача № 2. Написать текст Введения. 3. Задача № 3.Написать тексты 5 глав (для реализации этого шага точно будут применяться инструменты ТМ, о которых речь пойдет далее). 4. Задача № 4.Написать текст Заключения. 5. Задача № 5.Отредактировать текст. 6. Задача № 6. Вставить иллюстрации. 7. Задача № 7. Составить список литературы и задания к курсу. Таким образом, вы можете просчитать расходы времени, спланировать свои действия и достичь любой цели. Виды целей классифицируются по: источнику: различают внутренние (собственные) и внешние (поставленные кем-то); по содержанию цели подразделяются на личные и профессиональные; по времени цели различаются на краткосрочные (до одного года), среднесрочные (от 1 года до 5 лет), долгосрочные (свыше 5 лет); 18 по форме выражения выделяют цели, которые характеризуются количественными показателями и описываемые качественно; по признаку времени среди целей различают стратегические, текущие и оперативные; по уровню иерархии определяются миссия, главная, общие и специфические (локальные) цели; по особенности взаимодействия цели могут быть безразличными по отношению друг к другу (индифферентными), конкурирующими, дополняющими (комплиментарными), исключающими друг друга (антагонистическими), совпадающими (идентичными). Принципы постановки целей: Чего хочу достигнуть?: цели должны быть ясными и четкими. Зачем (почему) мне это необходимо?: человек должен быть заинтересован в их достижении (они должны быть значимыми). Смогу ли я этого достигнуть?: цели должны быть реальными. Что именно я хочу получить?: при постановке целей должен быть установлен конечный и промежуточные результаты. Когда я достигну?: должно быть обозначено время достижения целей. Принципы постановки целей составляют основу процесса ЦЕЛЕПОЛАГАНИЯ. Целеполагание Современный экономический словарь содержит следующее определение: ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ – первичная фаза управления, выработки и принятия решений, заключающаяся в постановке генеральной цели и совокупности целей (дерева целей) в соответствии с сущностью и характером решаемых проблем, назначением (миссией) системы, стратегическими установками [16]. Социологический словарь значительно шире рассматривает процесс целеполагания: 1. Целеполагание (англ. realization of goal/aim; нем. Zielverfolgung) – смыслообразующее содержание практики, состоящее в формировании цели как субъективно-идеального образа желаемого (целеформирование) и воплощении ее в объективнореальном результате деятельности (целереализации). 19 2. Целеполагание – процесс формирования и выдвижения целей индивидуальным или совокупным субъектом; начинается на уровне потребностей, переходит уровень мотивов и определяется в цели. Цель образуется при встрече мотива (как осознанного стремления к удовлетворению потребностей) со средствами, т.е. ресурсами, условиями, возможностями [19]. В данной главе будут представлены некоторые методы целеполагания. Сразу оговоримся, что мы не ставим задачу представить всем известные методики SWART, проектирование, системы планов и т.п. Те, кто пользуется ими в своей профессиональной деятельности, наверняка, делают это легко и просто… В рамках нашего курса важно осознавать, что цель не возникает из ничего. Человеку необходимо понимать – а зачем, собственно говоря, он двигается к той или иной цели. Чем в конце пути он должен быть удовлетворен? На основе каких ценностей возникает та или иная цель? Задание. В рабочей тетради есть таблица (см. рабочую тетрадь, стр. 61), в которой Вам предлагается фиксировать те методы ТМ, которые лично для Вас будут представлять ценность. ПРАКТИКУМ «Колесо Целей» Предлагаю Вам освоить один из методов постановки целей. Называется он «Колесо целей» (см. рабочую тетрадь, стр. 58). Перед Вами колесо, состоящее из восьми наиболее значимых жизненных осей: Семья (можно рассматривать семью как вариант брачных отношений + дети, либо в более широком смысле – как совокупность родственных отношений (родители, родственники, дети). Здоровье – эта ось отражает состояние физического здоровья и самочувствия. Деньги – отображает состояние финансового благополучия. 20 Карьера – перспективы профессионального роста (как по вертикали – повышение в должности, возможность дополнительной профессиональной самореализации, так и по горизонтали – повышение профессиональной компетентности, овладение новыми знаниями и навыками). Время – показатель эффективного использования времени («хватает» и на работу, и на отдых; на выполнение дел и на общение с друзьями), отсутствие ощущения «нехватки» времени. Друзья – возможность иметь именно тех друзей, которых хочется, возможность уделять им внимание и время. Развлечение и отдых – эта ось отражает наличие в жизни человека возможности развлекаться и отдыхать Пространство вокруг нас – речь идет о физическом пространстве, в котором находится человек, то, что непосредственно окружает его: район проживания, обстановка в доме, на рабочем месте, благоустройство двора и т.п. Вам предлагается оценить (по предложенной 10-бальной шкале, обозначенной пересекаемыми оси окружностями) каждую из осей, где 0–1 – самые низкие показатели («хуже некуда»), а 9–10 – максимально возможные («лучше не бывает»). Это удобно сделать, отметив на каждой из осей (поставив «точку» или «крестик») точку пересечения с выбранной оценкой. Затем необходимо соединить прямыми линиями проставленные метки – получится замкнутая изогнутая линия, отражающая состояние Вашей удовлетворенности по основным ценностным направлениям собственной жизни на текущий момент. Ниже под Кругом предлагается подписать дату (как на карте), что изогнутая линия – это Ваша оценка, например, на 2 октября 2011 г. Затем проставьте (можно другим цветом) те значения по каждой шкале, где Вы хотели бы оказаться ровно через год (например, 2 октября 2012 г.) и соедините эти показатели, но теперь уже пунктирной линией (это пока не реализованные «хотелки»). Также проставьте внизу рисунка предполагаемую дату. Безусловно полученную «картинку» необходимо проанализировать: По каким направлениям (осям) позиция заметно должна улучшиться (на 3 и более единицы). Например, ось «Друзья» в 2011 г. оценена на 5 баллов, а через год этот показатель должен уве21 личиться до 8–9 баллов. Именно эти оси в настоящем являются «проблемными»: они свидетельствуют о то, что текущее состояние этой сферы жизни не удовлетворяет человека. Практика показывает, что чаще всего основными направлениями движения определяются по 2–3 осям. Также необходимо проанализировать: а за счет чего произойдет изменение? Чем человек будет «жертвовать», чтобы достичь желаемых результатов. Например, увеличив себе показатели по осям «Карьера» и «Деньги», человек должен точно знать (понимать) за счет каких ресурсов он этого достигнет. Например, уменьшит количество свободного времени или станет меньше внимания уделять семье (уменьшит показатели одноименных шкал). Возможно также, что человек просто научится более рационально распределять своё время, что также приведет его к увеличению показателей по осям «Карьера» и «Деньги». Главное, он точно должен знать, какие ресурсы будут использованы для достижения поставленной цели. Небольшое отступление. Нередко на тренингах наблюдается следующая ситуация: люди стремятся «улучшить» показатели по многим шкалам, не отдавая себе отчета в том, за счёт каких изменений это произойдет. Это желания из разряда «как-нибудь» само сложится. Хорошо если действительно изменения в лучшую сторону произойдут сами по себе, а если нет, то у человека возникнет чувство неудовлетворенности: хотел, но не получил. Отсюда, на мой взгляд, и так много у нас людей, недовольных своей работой, семьей, окружающей действительностью и т.д. Ждем чуда, а его нет. Кроме того, следует проанализировать те шкалы, по которым человек выставляет наивысшие баллы. Крайние точки всегда опасны: а что дальше? Отсутствие перспектив («То, что я имею, максимально меня удовлетворяет») может повлечь за собой и остановку собственного развития. Информация по этому пункту нужна скорее для размышления, чем для принятия каких-либо действий. На основании «Колеса целей» несложно определить внутренние, среднесрочные цели. После того, как проанализированы перспективы движения (желаемые результаты) на ближайший год, предлагаю обратиться к таблице (см. рабочую тетрадь, стр. 59) «Цели, на которых надо сфокусироваться». 22 В графе «Цели» Вам предлагается зафиксировать те цели (задачи), достигнув (решив) которых Вы точно получите тот результат, который хотите. Например, для того, чтобы улучшить показатели по шкале «Здоровье» кто-то должен пройти обследование у специалиста (удостовериться в отсутствии динамики заболевания, либо пройти курс лечения), а кому-то достаточно лишь записаться в бассейн или начать бегать по утрам. Обозначение конкретных целей позволяет прояснить поле для дальнейшего движения. После того, как подробно будут прописаны все цели по наиболее важным для Вас сферам жизни, попробуйте просчитать, сколько денег Вам понадобиться на реализацию каждого пункта. Зафиксируйте финансовые затраты на реализацию поставленной цели в графе «Деньги». Затем заполните графу «Срок», указав точную дату (это может быть конкретный день или месяц), когда Вы планируете достичь поставленной цели. Другими словами, проставьте даты, когда Вы зафиксируете полученный Вами результат (например: «не позднее 24 ноября у меня на руках будет абонемент в бассейн, и я как минимум уже дважды схожу на занятия»). Надо лишь помнить, что все даты должны укладываться в обозначенный год. Осталось расставить приоритеты. Не зависимо от сроков достижения целей, Вам необходимо проранжировать прописанные цели по степени значимости для Вас. На первом месте – самая значимая, на последнем – менее значимая. Задание. Проанализируйте полученные результаты заполнения таблицы: насколько реальными и достижимыми являются Ваши цели? Насколько запланированное Вами «укладывается» по срокам и финансам? Связаны ли между собой цели (логично ли вытекают одна из другой) или они абсолютно разрозненны? Возникло ли у Вас желание начать их реализовывать? Метод Дерево целей Этот метод позволяет выстроить последовательно шаги по достижению цели. Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжи23 рованная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево [16]. Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 г. Она позволяет человеку привести в порядок собственные планы, увидеть свои цели в группе. Независимо от того, являются ли они личными или профессиональными. В том числе, дерево целей позволяет выявить, какие возможные комбинации обеспечат наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей), полученной путем разделения общей цели на подцели. Метод дерева целей (рис. 2) ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Этот метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня. Метод ВАК – визуально, аудиально, кинестетически. Этот метод замечательно подходит тем, кто обладает развитым воображением. Смысл его заключается в том, чтобы просто представить (внутренне нарисовать) желаемый образ. Например, достаточно явно можно представить себе место отдыха. Именно то, что для ВАС лично является таковым (у кого-то возникнет картина моря, а кто-то с вос24 торгом увидит себя поднимающимся в гору с тяжёлым рюкзаком за плечами). Будьте уверены – именно такой сценарий проведения отпуска Вы и получите. Замечательно представить себя, сидящим в кресле с только что выпущенной в издательстве книгой в руках, написанной Вами. Или увидеть себя с чашечкой кофе, просматривающим на экране монитора созданный Вами Интернет-проект и т.п. Рис. 2. Пример использования метода «Дерево целей» Удивительно, что этот метод работает, казалось бы, сам по себе без особых усилий со стороны человека. Главное, представить себе яркий образ, который через какое-то время станет реальностью. Метод Коллажа Колла́ж (французское collage, буквально – наклеивание), технический приём в изобразительном искусстве, наклеивание на какуюлибо основу материалов, отличающихся от неё по цвету и фактуре; коллажем также называется произведение, целиком выполненное этим приёмом. 25 Также как и предыдущий метод основан на работе с образами. Человеку предлагается создать коллаж из картинок, которые легко можно вырезать из различных цветных журналов. Основная задача: создать коллаж из картинок на каждые пять лет жизни (либо на даты, связанные с яркими важными событиями в жизни человека). Обязательное условие – коллажи должны идти в хронологическом порядке: сначала создается коллаж прошлого (например, дата рождения, 1 класс, окончание школы, поступление в вуз, создание семьи и т.п.), затем обязательно делается образ настоящего (коллаж из картинок) и ближайшие 5, можно ещё и 10 лет. Обычно данная работа увлекает человека, и получаются весьма интересные работы. Задание. Попробуйте создать собственный коллаж. Отрефлексируйте полученный результат: нравится ли Вам картина в целом? Видите ли Вы логику своего движения по жизни? Какова траектория этого движения (прямая линия, спираль, круг и т.п.)? Можете ли Вы теперь чётко обозначить цели на ближайший год? Метод Позитивной цели Иногда человек планирует не то, что он хочет, а то, от чего хочет отказаться или избежать. При этом он достаточно ярко представляет себе нежелательный образ, формулируя цель со знаком «отрицания». Например, одна дама при покупке квартиры говорила: «Только НЕ такой-то район и НЕ выше пятого этажа». Именно в указанном ею районе, ровно на седьмом этаже она и приобрела квартиру, сославшись на то, что «обстоятельства вынуждали принимать такое решение». На самом деле, практика показывает, что надо учиться правильно формулировать цель. Той же даме нужно было бы чётко обозначить: «Квартира должна располагаться в таком-то районе, на таком-то этаже». Достаточно часто в жизни встречаются подобные примеры. Из добрых побуждений родители могут пожелать: «Главное, чтобы 26 дети не болели», при этом ярко и зрительно, и эмоционально представив себе картинку, где ребенок лежит в кровати с высокой температурой. Не надо удивляться потом, что этот образ через какое-то время становится реальностью. Хорошо бы желать: «Хочу, чтобы дети были здоровы» и видеть при этом (естественно, внутренним зрением) бегающих по парку, улыбающихся ребятишек. То же касается и рабочих моментов. Задание. Обратите внимание на то, как именно Вы формулируете цели (задачи). Каков текст Ваших «хотений»: «Хочу успешно справиться с новым проектом (написать статью, создать электронное пособие и т.п.)» или «Надо как-нибудь поскорее спихнуть это свалившееся на меня задание». Какие образы рождает у Вас предстоящая работа: возможно, Вы уже видите красивую обложку, готовый продукт и т.п., или Вы заранее обреченно опускаете голову и тяжело вздыхаете? Задание. Зафиксируйте в таблице на стр. 61 Рабочей тетради в графе «Инструменты ТМ» по заголовком «Работа с целями» те методы целеполагания, которые Вы считаете приемлемыми для себя. 27 ГЛАВА 3. МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Планирование Занимаетесь ли Вы планированием? Что такое планирование? Зачем нужно планирование? Прежде чем предложить вам конкретные способы и методы планирования, давайте рассмотрим в общем, что такое планирование деятельности и почему оно столь ценно. Вот какое определение даёт в своей книге Г. Архангельский (см. фото): «Планирование предполагает создание модели будущих действий (как правило, в форме их последовательности с привязкой к более или менее точному времени исполнения) и максимальное следование этой модели» [2]. Другими словами, в отличие от эмоционально-образного субъективного образа цели, план представляет собой объективацию последовательности действий, с наибольшей вероятностью ведущих к достижению поставленной цели. Простейший план – это логически упорядоченная последовательность действий, зафиксированная письменно и принимаемая как руководство к действию. Планирование означает подготовку к реализации целей их структурирование и (упорядочивание) по времени. Почему так важно заниматься планированием? 1. Каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения. Нет необходимости в течение дня вспоминать, что нужно сделать. Письменно зафиксированный план позволит спокойно и чётко выполнить необходимые задачи. 2. Планирование деятельности устанавливает приоритеты. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей. Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать поставленных целей. 28 3. И самое важное: процесс планирования работы программирует наш ум. Процесс планирования помогает нам уяснить четко для самих себя, что мы хотим и к чему стремимся. Методы планирования ПРАКТИКУМ Самый первый метод планирования – это письменная фиксация. Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей. В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему), т.е. если Вы имеете конкретный план расхода времени. Принципиально важно составлять план дня, недели, месяца или проекта, работы в письменном виде, потому что: планы, которые держат в голове, легко отвергаются; письменные планы обеспечивают разгрузку памяти; письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня; в результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами; благодаря контролю результатов у Вас «не теряются» несделанные дела; за счет письменной регистрации Вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время; последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы; если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а 29 что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целеустановки на день; реалистичный план должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию. При любом планировании всегда возникает вопрос важности выполняемого и сроков исполнения. Достаточно эффективным способом ответить на эти вопросы является освоение матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра Предлагаю освоить Вам метод планирования и расстановки приоритетов, разработанный Д. Эйзенхауэром (см. фото). Заполните строки «Мои цели на ближайшие два месяца» (стр. 60, рабочая тетрадь), перечислив дела, которые Вам необходимо выполнить в этот срок. Дела перечисляйте в свободном порядке (безотносительно сроков выполнения). Их должно быть не менее 12– 14. Каждое из перечисленных дел пронумеруйте (1, 2, 3 и т.д.). Теперь вернитесь обратно к таблице «Цели, на которых надо сфокусироваться» (стр. 59, рабочая тетрадь) и отметьте среди запланированных на ближайшие два месяца те дела, которые работают на достижение поставленных Вами целей. Проанализируйте полученный результат. Теперь расставьте цифры (номер каждого запланированного Вами дела) в один из четырех квадратов приведенной ниже таблицы, оценив каждое с точки зрения его значимости («Важное») для Вас и сроков исполнения («Срочно»). Проанализируйте получившийся результат. Зафиксируйте «любимый» квадрат, в котором оказалось более всего дел. 30 Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни Демокрит (ок. 470 или 460 – ок. 370 гг. до н.э.) «Важно и срочно» – нужно сделать быстро и самому. Если в этом квадрате большая часть запланированного (например, 7 дел из 12), то, скорее всего, Вы слабо владеете навыками планирования и часто выполняете дела в ситуации аврала. Если это Ваш «любимый» квадрат, то стрессы Вам обеспечены. Надежда, что дела из квадрата I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис – это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если вдруг постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время. Людей, ведущих такой образ жизни, часто называют работоголиками. Они обладают даром чрезвычайно быстро думать и принимать решения, любят работать хорошо и живут только работой. У них высокие стандарты выполнения работы и они не прощают бездеятельности и безынициативности. Работоголики любят соревнование и ненавидят рутину, выполняют несколько дел сразу и прекрасно умеют работать в нескольких направлениях одновременно. Им трудно прекратить работу в конце дня. Их эксплуатируют или, во всяком случае, пытаются подсунуть свои дела все, кому не лень. Работоголики редко добиваются большого успеха или получают повышение, поскольку и начальник, и все их окружение безумно боятся потерять «палочку-выручалочку», безотказного человека, готового просидеть над проектом месяц без выходных. При всем уважении к людям, умеющим хорошо работать и делающим это на самом высшем уровне, надо сказать, что такой образ жизни к успеху не приведет. «Важно и несрочно» – квадрат замечательного планирования. Здесь можно выбирать способ работы и сроки выполнения. Дела из этого квадрата выполняются с удовольствием. К задачам этого квадранта стоит присмотреться внимательней. Именно эти задачи принесут наибольшую отдачу в будущем. Люди, которые посвящают большую часть времени выполнению дел из этой группы, добиваются успеха чаще остальных. Кроме того, решение задач данного квадранта позволяет проявить себя в полной 31 мере: отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и назначать приемлемые сроки. Однако помните, что дела из данного квадранта, не выполненные своевременно, могут автоматически перейти в квадрат I. Ваша задача – не допустить такого развития событий. «Неважно, но срочно» – это квадрат делегирования. Выполнение дел, которые Вы включили сюда, можно делегировать. Достаточно часто при работе с матрицей, данный квадрат остается пустым, или же после того, как участники тренинга узнают, что дела из этого квадрата лучше делегировать, они начинают сопротивляться. Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадрате III, считают, что они находятся в квадрате I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадрата III можно и нужно делегировать. Неспособность, а чаще – внутренняя неготовность делегировать (поверьте, существует масса причин, по которым люди не хотят «отдавать» выполнение дел другим), приводит к тому, что человек сам загоняет себя в определенные рамки, тратит много времени на дела, которые не являются жизненноважными, а потом искренне недоумевают, почему не могут (просто не успевают) достигнут желаемой цели. «Неважно и несрочно» – это дела, от выполнения которых следует воздержаться. Это те дела, которые часто остаются невыполненными до тех пор, пока Вы не установите конечные сроки их выполнения. Можно назвать этот квадрат квадратом «Стресса». В нем обычно оказываются те дела, которые тихим молоточком бьют по голове напоминанием, что их нужно сделать, но «почему-то» выполнение данной категории дел откладывается. Рецепт один – либо не планируйте их (наверное не так уж и важно составить картотеку своих статей или рассортировать документы, которые не так часто и требуются), либо «осрочьте» (установите срок исполнения). Здесь важно не назначить срок, когда Вы начнёте выполнят задуманное, а ту дату, к которой запланированное будет выполнено. Иначе получится как всегда: «Ну вот, опять с понедельника не начал бегать по утрам, придётся отложить до следующего понедельника». Правильнее будет звучать: «Не позднее 20 октября я начну бегать по утрам». И ведь будете! 32 Метод супермаркета Небольшое отступление. Я сама поклонник этого метода. Если честно, даже не помню: прочла я о нем где-то или придумала сама, потому что этот метод настолько МОЙ, что я затрудняюсь зафиксировать природу его появления. Прошу заранее прощения у того, кто по каким-то причинам считает себя родоначальником данного инструмента ТМ. Суть метода: он позволяет очень точно определить способы «расходования» времени, а также учит моментальной расстановке приоритетов. Остановимся сначала подробнее на «расходовании» времени. «Время – деньги» – это словосочетание не только о том, что необходимо с экономической точки зрения оценивать потраченное на выполнение работы время. Время, так же как и деньги, можно рассматривать как определенный ресурс, имеющий свои ограничения (ну не бывает в сутках больше 24 часов!). Итак, метод супермаркета. Существуют два способа похода в магазин: первый, это когда мы после работы голодные забегаем в супермаркет, второй – когда мы целенаправленно со списочком идем туда за покупками. На первый взгляд, вроде бы цель одна – купить продукты, но мотивация разная и результат, соответственно, тоже. Какова цель в первом случае? Правильно, мы хотим кушать, поэтому берем те продукты, которыми можно быстро насытиться. Приходим домой – надо же! – а в холодильник поставить практически нечего, продуктовых запасов нет. Есть только еда на ужин, а деньги уже потрачены. Результат сомнительный, зато в процессе похода по магазину получили удовольствие от предвкушения вкусного ужина. Во втором случае нам необходимо купить продукты (либо на неделю вперед, либо подготовиться ко встрече гостей). Мы идем со списком по супермаркету, скрупулёзно вычёркиваем те продукты, которые уже положили в тележку. Денег у нас на всё хватает (мы же заранее просчитали). Рассчитываемся на кассе – и домой. Раскладываем продукты по местам: в холодильнике, на полках. Красота! – 33 ничего не забыли, всего достаточно. Удовлетворение от результата обеспечено. Денег и в том, и в другом случае может быть потрачено одинаковое количество, ещё раз повторю – результаты разные. Так и со временем: можем суетиться, вроде бы что-то делать (создавая видимость рабочего процесса), получая удовольствие от этой суеты, но… остается открытым вопрос эффективности потраченного ресурса времени. А можем письменно зафиксировать дела, чётко выполнить запланированное и получить результат. Метод супермаркета позволяет ярко увидеть и то, как человек воспринимает и учитывает ограничение ресурса времени. Почти любая хозяйка, заходя в магазин, примерно знает, сколько денег в её кошельке. Двигаясь вдоль стеллажей, она складывает в корзинку необходимые продукты. Подходя к кассе, она внутренне уверена (не считая!), что денег ей хватит. И ведь – О, чудо! – действительно набор продуктов укладывается в ту сумму, которая находится в кошельке. Это интуитивное ощущение: где-то на подсознании осуществляется контроль за имеющимися финансами и ограничение желаний. По аналогии с финансовыми ресурсами человек распоряжается и ресурсом времени (вспомните процесс и результаты теста «Субъективная минута»). Он берёт на себя именно столько задач, сколько способен выполнить за определенный период времени (за день, неделю, «до 20 числа» и т.п.). Конечно же, хозяйка может и слукавить: на всякий случай кроме наличных денег у неё с собой есть банковская карта или муж, у которого есть «заначка». Поэтому в случае «перебора» с продуктами – можно воспользоваться и дополнительными ресурсами. В ситуации с ресурсами времени это: взять работу домой, просидеть до 3 часов ночи, выполняя ответственное задание или составляя отчёт. «Занять» дополнительное время у домашних дел, отдыха, встреч с друзьями, прогулок с детьми и т.д. Если это разовый заём, наверное, нет ничего страшного. А если Вы делаете подобное часто? Теперь, что касается расстановки приоритетов… Практически завершая свой поход с наполненной тележкой вдоль прилавков, хозяйка друг видит любимый зефир в шоколаде. Что делать? Денег на зефир она не планировала. Варианта как минимум три: первый рассмотрен выше – использовав «заём», всё-таки положить сверху запланированных продуктов лоток с зефиром; второй – попробовать 34 равнодушно пройти мимо; и третий – взять зефир, но тогда выложить из корзинки какой-то другой продукт (например, пакет с мукой). Муку хозяйка купит в следующий раз, а сегодня можно без неё и обойтись. Третий вариант наглядно демонстрирует принцип расстановки приоритетов: если в течение дня Вам необходимо срочно выполнить незапланированную работу (поступило распоряжение начальства или дополнительное задание возникло в процессе выполнения основного дела), необходимо абсолютно спокойно и быстро решить «а что из тележки можно пока и вытащить?». Помните – в сутках только 24 часа. Просто примите это как факт: ну нет у Вас сейчас в кошельке больше денег и всё. Метод «Батон – DVD – Квартира» (автор бизнес-тренер Дмитрий Витер [5]) позволяет легко и быстро оценить степень значимости предстоящей задачи и необходимое время на её выполнение. Суть примера в том, что при покупке батона хлеба Вы не проводите исследование пищевого рынка. Вы заходите в ближайший продуктовый магазин и покупаете искомое. Вы тратите минимум времени на принятие решения о покупке. Если Вы решили купить DVD, Вы, наверняка, определитесь с приемлемой для себя ценой, минимальным набором нужных Вам функций, возможно, попросите совета у друзей, или зайдете на пару тематических сайтов в Интернете. Вы быстро сведете выбор к двум-трем моделям и сделаете покупку через Интернет или в ближайшем специализированном магазине. Как правило, на принятие решения о покупке у Вас уйдет не очень много времени (впрочем, очевидно больше, чем на батон). Если же речь идет о покупке квартиры, то тут придется продумать много вариантов, изучить ситуацию на рынке недвижимости, выбрать банк и риэлтера, или проводить долгие поиски в Интернете и печатных изданиях. На принятие и реализацию решения может уйти несколько лет. При возникновении какой-либо деловой/жизненной проблемы важно определиться, с чем Вы имеете дело – с «батоном», «DVD» или «квартирой». И рассчитывать свои усилия и время на принятие решения соответственно. 35 Практика показывает, что много людей при выполнении задач типа «Батон» субъективно воспринимают её как последний в своей жизни бастион, который непременно надо взять штурмом, выложившись на все 100%. Ничего удивительного, что на всё остальное (а чаще – самое главное) не хватает уже ни энергии, ни желания. Метод льдинок (автор бизнес-тренер Дмитрий Витер) заключается в том, чтобы при планировании дня можно было предвидеть возможные «внедрения» незапланированных дел или возможность не уложиться в отведенное для выполнения работы время. Очень часто люди планируют свой день «стык-в-стык», т.е. между запланированными делами нет никаких «промежутков». Дм. Винтер проводит аналогию со «льдинками», плывущими по узкому каналу. В случае если льдинки находятся «встык», возможна ситуация «затора»: если какая-то из льдинок «сдвинется» (Вы или ваши коллеги опаздывают, предыдущая встреча заняла больше времени, чем запланировано, начальник дал Вам срочное поручение), то остальным льдинкам приходится либо «сдвинуться» вниз по течению (т.е. Ваш рабочий день закончится очень поздно), либо «разрушатся», т.е. перейдут на следующий день, который тоже может быть уже забит на 100%. И многие дела так и останутся невыполненными. Если же между льдинками есть зазоры, то «сдвинувшая льдинка» немного подвинет следующие, но, благодаря свободному пространству, всем льдинками хватит места. Общая рекомендация: оставлять около 25% рабочего времени (2 часа в день) на незапланированные дела. Реальность практически всегда заставляет «льдинки двигаться». Словно айсберги, «всплывают» дела из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. И, если не оставить этого зазора, план не сработает – случится «затор». 36 ГЛАВА 4. УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКОЙ Учет биоритмов Одним из способов управления рабочей нагрузкой является учёт ритмических закономерностей жизнедеятельности человека. Наш организм живет по определенным ритмам: мы ритмично дышим, наше сердце бьётся в определенном ритме. Любое нарушение ритма ведёт к аритмии, а, следовательно, снижает эффективность функционирования организма. Также существуют и определенные ритмы нашей биологической активности, которые, к сожалению, в силу объективных обстоятельств могут быть нарушены. Однако знание о своих «биоритмах» (будем иметь в виду только периоды активности и спада работоспособности) даёт возможность более точного проектирования персональной системы управления временем. Суточные биоритмы человека Суточный биоритм человека связан в первую очередь с ритмом сна и бодрствования, а также с суточными колебаниями уровня энергии (работоспособности) человека. Принято выделять три типа людей, характеризующихся определенными особенностями подъема и спада активности в течение дня. Это «Совы», «Жаворонки» и «Голуби» или аритмики. «Жаворонки» отличаются тем, что их активность приходится на утренние часы. Эти «птички» рано просыпаются независимо от того будний день или выходной у них впереди. «Жаворонки» практически никогда не «вылёживаются», т.е. они поднимаются с постели сразу как только открыли глаза. Они чувствуют прилив энергии 37 ранним утром, в утренние часы они успевают справиться с домашними делами, решить трудную проблему, с энтузиазмом откликаются на новые предложения. Они настолько энергичны, что легко обходятся без сытного завтрака, позволив себе чашечку кофе или чая. Пик активности приходится на 9–11 часов утра, именно это время наиболее благодатно для выполнения сложных задач. Ближе к обеду (12–13 часам) работоспособность снижается, и «Жаворонки» нуждаются в «энергетической подпитке» – им обязательно нужно плотно пообедать. После обеда ещё 2–3 часа эти птички «трепыхаются», выполняя однотипные несложные задачи, а с 16 до 18 часов у них, как правило, начинается «мёртвая зона». Эти два часа самые сложные в рабочем графике «Жаворонков»: день в самом разгаре, а интеллектуальная активность снижена, энергии не хватает. Что делать? Встречаясь на тренингах с представителями «Жаворонков», я могу точно сказать, что большинство из них «подпитываются» в это время (я называю этот процесс «допингуются»): пьют кофе, едят шоколад, устраивают перекур. В вечерние часы люди этого типа могут заняться домашними делами, но, к сожалению, это самый малоэнергетичный тип, всплеск рабочей активности которого приходится только на первую половину дня. «Жаворонки» вряд ли будут способны плодотворно поработать вечером над сложным проектом или пойдут на шумную вечеринку. После 21 часа они вообще не очень хотят двигаться и скорее предпочтут спокойное чтение книг, общение с детьми и т.п. Ночное бодрствование ради выполнения какой-то срочной и важной работы, безусловно, возможно (у них откроется «второе дыхание»), но на такой подвиг «Жаворонки» способны лишь изредка. Представители этого типа рассказывали о том, что если решают какую-то задачу в вечернее время, то на это у них уходит много времени («долго раскачиваются»), а если всё-таки удаётся отложить её решение до утра, тогда в ранние часы задача решается и легче и быстрее. Зная о своих особенностях, «Жаворонкам» желательно планировать рабочую нагрузку так, чтобы дела, требующие интеллектуального и эмоционального напряжения приходились на первую половину дня. 38 «Совы» более энергетически сильные типы. «Сову» легко можно определить по процессу просыпания утром. «Сова» в отличие от «Жаворонка» никогда не вскакивает с постели. Часто представители «Сов» специально заводят будильники на более раннее время (как минимум 10–15 минут), чтобы у них была возможность «отлежаться». «Совы» долго «раскачиваются» по утрам, они обязательно соблюдают ежедневный ритуал (например, неспешно идут в ванну, подолгу сидят в любимом кресле, завтракают), они не переносят в период пробуждения никаких разговоров и не терпят, когда их подторапливают (к тому же это абсолютно бесполезное занятие). Окончательно «просыпаются» «Совы» часам к 11 утра. Если никто и ничто не испортило им утренний процесс пробуждения, «Совы» с готовностью включаются в работу и далее их энергии хватает до позднего вечера. «Совы» практически не нуждаются в «допинге» (они спокойно могут обойтись без обеда), их работоспособность на протяжении рабочего дня остается достаточно высокой. Если бы «Совам» можно было бы приходить на работу позже 11 утра, они с удовольствием бы работали по ночам. Поздним вечером и ночью, когда отсутствуют посторонние звуки и никто не отвлекает «Сов», они с удовольствием разрабатывают новые проекты, пишут статьи, сверяют цифры в отчетах и т.п. Учитывая особенности этих мощных ночных птиц, для них желательно планировать выполнение сложных задач, проведение совещаний или принятие решений по важным вопросам на вторую половину дня. Утром они способны выполнять задания, относящиеся к разряду функциональных: проверять почту, отвечать на звонки, составлять шаблонные документы и т.п. «Голуби» или аритмики – птички, которых объективные обстоятельства вынудили стать таковыми. Это перерожденные «Совы», которым приходится вставать в 7 утра, чтобы к 9 быть на рабочем месте, это бывшие «Жаворонки», рабочий день которых заканчивается позднее 16 часов, а иногда и вовсе ближе к ночи. Социум вынуждает аритмиков (нарушенный ритм) приспосабливаться к рабочему графику: они не могут себе позволить быть активными только в определенные часы, аритмикам приходится тратить свою энергию 39 и утром, и вечером, а ещё лучше – быть бодрым и активным на протяжении всего светового дня, решая массу рабочих задач, успевая заботиться о детях и вести домашнее хозяйство. Именно аритмики, благодаря способности приспосабливаться и изменять природный, биологический ритм своей жизни, более всего подвержены различного рода стрессам и неврозам. К сожалению, человек мало внимания уделяет своей биологической природе и не всегда прислушивается к своему организму, который легко может подсказать – как быть эффективным без ущерба для здоровья. Задание. Понаблюдайте за собой во время отпуска, когда нет необходимости следовать внешнему графику, и Вы узнаете какой режим жизнедеятельности является Вашим. Кто Вы по природе – Сова или Жаворонок. Определив свой природный тип, попытайтесь распределить рабочую нагрузку согласно биологическим ритмам Вашей птички. Недельные биоритмы человека Недельные биоритмы по своему происхождению являются внешними, социальными. Однако за годы обучения и работы у человека формируются явно выраженные внутренние психологические недельные ритмы. Общепризнанным является недельный энергетический ритм, отражающий динамику работоспособности в течение недели. «Понедельник – день тяжёлый» - мы не только знаем эту фразу, но и каждый раз встречам доказательства её правоты. Начало недели – это период «раскачки», «врабатываемости». Как минимум до обеда первого дня недели энергетические, психологические и интеллектуальные ресурсы человека снижены, поэтому не нужно планировать на утро понедельника важные встречи и переговоры, так же как почти бесполезно начинать «новую жизнь» (проект, задачу) в этот день. Максимально благоприятными для высокой работоспособности является середина недели. Самые активные дни – это среда и четверг. Именно в это время самые сложные задачи будут решаться легко. К пятнице уже накапливается усталость и происходит спад 40 работоспособности. С точки зрения эффективного ТМ-планирования на конец недели рекомендуется планировать небольшие дела, которые могут быть успешно завершены, а также доделывать незавершенные. Распределение рабочей нагрузки при решении крупных и мелких задач Данная часть Главы посвящена методам работы с крупными и мелкими задачами, в основе которых не столько технология достижения результата, сколько задача сохранения энергии (мотивации), т.е. перевода задачи из категории «надо» в категорию «Хочу и делаю с удовольствием». Подробное описание значительной части методов (в том числе и сами названия «Слоны» и «Лягушки») можно легко найти в Интернете. Некоторые же из методов были взяты из опыта участников тренингов. Методы работы с крупными задачами («Слоны») Есть огромные дела, которые нам предстоят. Они важны для нас, но каждый шаг не несет большого результата, поэтому теряется мотивация. Чем крупнее задача и чем менее жесткий срок исполнения, тем труднее заставить себя ее выполнить. В тайм-менеджменте подобные крупные дела называют слонами, которых необходимо съедать по частям (нарезать слона на бифштексы). Переводя с языка тайм-менеджмента, большие дела нужно разбить на множество мелких задач, и решать эти маленькие задачи ежедневно, уделяя им полчаса. И вот такими небольшими шажками вы продвинетесь к поставленной цели. Кстати, зачастую получается, что на горестные мысли о «несъеденных слонах» у нас уходит в итоге больше времени, чем, собственно, на само «поедание слона». К поеданию слонов как нельзя лучше подходит пословица «аппетит приходит во время еды». Стоит только начать большое дело, как энтузиазм и воодушевление начинают расти с каждым съеденным кусочком. Например: «Слон» – написать новую образовательную программу, «бифштексы» – в неделю составлять 1 параграф (по 5–6 страниц текста), уделять по 1 часу в день каждой задаче (см. Главу «Целеполагание»). 41 Ещё один способ «поедания слона» – «Метод швейцарского сыра». Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнить задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т.д. Например, при написании программы, можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько самых простых и понятных для вас абзацев, составить список литературы. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно. «Промежуточная радость». Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами называется «Промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов, и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду. Например, за каждые две написанных страницы вы можете откусить кусочек шоколадки и т.д. Награды и наказания могут быть совсем маленькими, но важно, чтобы вы получили их немедленно, не откладывая на потом. Как правило, маленькие радости за каждый сделанный шаг мотивируют лучше, чем предвкушение долгосрочных результатов, помогают сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки. Действуя подобным образом, можно делать нужные дела в нужный момент времени. Метод «Пяти минут» – ещё один способ «поедания слонов». Обычно на тренингах этот метод вызывает интерес, мало того, именно его в первую очередь начинают использовать в ситуации, когда долго откладывалось какое-то крупное дело (из IV квадрата матрицы Эйзенхауэра). Суть этого метода заключается в том, что вместо того, чтобы представлять себе весь (отталкивающий изначально) объем предстоящей работы, человек просто определяет либо очень маленький объем (например, сегодня напишу только 1 страничку – и всё!), либо определяет небольшой «5 минут» промежуток времени, в течение которого будет заниматься определенной задачей (например, уделю 15 минут тексту, не более!). Здесь очень важен чисто психологический момент: реально нетрудно написать одну страничку или потратить 15 минут в день на написание 42 той же программы. Сильно заставлять себя человеку не приходится – просто садится и делает, после того как прошло 15 минут (или написана страница текста), возникает ощущение выполненного дела (как обещано – сделал!), а затем «имею право остановится, а могу (не обязательно!, но могу же) продолжить». Как правило, одна страничка превращается в 3–4, а 15 минут в 1–1,5 часа. Работает! Способы поедания «Лягушек» Кроме крупных задач (слонов), есть множество мелких задач – лягушек, то есть неприятных скользких и квакающих дел, таких как: составить презентацию к докладу, навести порядок в столе, договориться с преподавателем о дополнительной встрече. Такие дела мы обычно откладываем до лучших времен, а потому они копятся и размножаются. Бороться с лягушками не сложно. Поедать «Лягушек» также как и «Слонов» можно разными способами. Съешь «лягушку». «Лягушки» все время откладываются, и грозят перерасти в большие неприятности. Обидно получается: задача, требовавшая 5–20 минут, откладывалась неделями и, в конце концов, превратилась в проблему, на решение которой придется потратить несколько часов. Существует поговорка «Каждое утро съедай лягушку». Действительно, начав день с поедания одной «лягушки», вы весь день ходите бодрый и радостный. Про остальных «лягушек» вы не вспоминаете – они припасены на следующие дни. И наоборот, если утром «лягушку» не съесть – она будет весь день «маячить на горизонте» и отравлять вам жизнь. Можно чередовать дневной рацион: съедать «бифштекс» от Слона, чередуя его с мелкими Лягушками. Некоторые предпочитают справляться с Лягушками сразу по мере их поступления, кто-то группирует их и, выделив специальное время, съедает всех вместе. Выберите удобный для себя способ и – приятного аппетита! 43 Метод письменной фиксации. Задачи из разряда «Лягушки» точно подлежат письменной фиксации. Они настолько мелкие, к тому же их часто бывает по несколько штук в день, что нет необходимости их запоминать. Составьте список «Лягушек» и по мере их «поедания» – вычёркивайте. С одной стороны, Вы точно не пропустите ни одной, а с другой – чувство удовлетворения от «поедания лягушек» и удаления их из списка носит терапевтический характер, освобождая Вас от необходимости напрягаться и каждый раз вспоминать: «Что-то ещё надо было сделать…». Метод отдельных бумажек является одной из модификаций предыдущего способа работы с мелкими задачами. Его отличие в том, что рекомендуется записывать каждую новую «Лягушку» на отдельный маленький листок бумаги (обычно для этих целей используют бумагу с клейким краем). Листочки с заданиями можно разместить в местах, где их легко увидеть (например, на компьютере, на рабочем столе, дома на холодильнике или входной двери и т.п.). После выполнения каждого задания бумажка с аналогичной записью с удовольствием разрывается на ещё более мелкие кусочки и удаляется в мусорную корзину. Наверняка Вы испытывали подобное удовольствие от этой процедуры. Данное действие в психологии называется проекцией – выполняя физические манипуляции с выполненной задачей (когда Вы рвёте и выкидываете листок), Ваше сознание также освобождается от контроля над «поеданием очередной лягушки». Метод «Цветные маркеры» заключается в том, что Вы не только фиксируете перечень мелких задач, но и можете проранжировать их по степени важности и срочности. Присвоив каждому цвету значимое для Вас значение (например, красный – ни в коем случае не забыть! Важно! Срочно! Синий – если останется время – сделаю, задача из разряда («хорошо бы»), зелёный – приятная («вкусная») ля- 44 гушка – выберу удобное время и с удовольствием съем её и т.д.) Вы толстым маркером соответствующего цвета раскрашиваете список. Метод «Смайлика». Этот метод мне подарили на одном из тренингов. Он заключается в том, что после выполнения перечня мелких задач человек не вычёркивает их из списка, а напротив каждого приклеивает (или рисует) символ улыбающегося смайлика, тем самым фиксируя успешное исполнение всего запланированного на день. В конце дня перед глазами оказывается весь перечень реализованного, что, безусловно, позволяет почувствовать удовлетворение от работы. 45 ГЛАВА 5. МЕТОДЫ САМОМОТИВАЦИИ И САМОРАЗГРУЗКИ Вот ведь замечательно – цели поставлены, дела запланированы и даже расписаны, знаний, как их выполнить, – море, но … как говорил известный киногерой фильма «Влюблён по собственному желанию»: «Не греет!» К сожалению, множество проектов, задумок так и не реализуется, спотыкаясь на пресловутой «лени», в основе которой – масса причин (от неправильно поставленной цели до банального «устал»). Попробуем рассмотреть методы, которые, надеюсь, помогут вам создать собственную копилку способов самомотивации. Система бонусов. Одной из базовых потребностей человека является потребность в признании. Нам важно, чтобы нас похвалили, заметили успехи. Надо сказать честно, не всегда дожидаемся. Как показывает практика, скорее заметят и укажут нам на промахи, чем подчеркнут достоинства (кому интересно, почитайте о мотивации достижения успеха и избегания неудач). Также и мы чаще видим свои недостатки, нежели концентрируемся на достоинствах. Парутройку раз поругаем себя за то, что что-то не выполнил или выполнил, но не качественно, не успел вовремя и т.д. Да мало ли за что…. Руки опускаются: какой смысл двигаться к цели, если этот путь сопровождается упреками, переживаниями и неудовлетворенностью? Долой мрачные мысли! Давайте будем учиться поддерживать себя на пути к заветной цели. Одним из способов такой поддержки является собственная система бонусов. Задание. Перечислите все способы награждения себя за выполненную работу. Запишите их в столбик. Проанализируйте: сколько получилось? Довольны ли вы полученным результатом. Система бонусов предполагает наличие множества вариантов самопоощрения за хорошо выполненную работу (потраченное с пользой время). Свидание с самим собой. Этот метод заключается в том, чтобы включать в свой рабочий график дела, которые либо долго отклады46 ваются, либо носят сугубо личный характер и мы их каждый раз «не успеваем сделать». Например, вам необходимо доделать проект, который практически закончен (допустим, осталось оформить его для публикации). Так как основной отчёт по этому проекту сдан и вы уже решаете другие задачи, очень сложно найти время (не будем лукавить – сложно убедить заставить себя найти время) на окончательное завершение проекта. Где-то на подсознании долгое время Вы будете ощущать дискомфорт от незавершенного дела. Чтобы этого не произошло можно использовать метод свидания с самим собой: в своем рабочем графике вы «находите» 1,5–2 часа для этой работы; главное, что вы именно так и записываете «Свидание с самим собой», т.е. вы честно выполняете взятые на себя обязательства. Этот метод также может быть использован для решения задач личного характера. Например, вам необходимо подвести итоги прошедшего периода, получить удовольствие от проделанной работы и вознаградить себя за эффективно потраченное время. Вы назначаете себе «свидание»: это могут быть 30 минут в рабочем графике, которые позволят вам расслабиться, например, сделать звонок другу, с которым из-за загруженности давно не общались. Это могут быть 2 часа в вечернее время, которые вы уделяете только себе (принимаете ванну, читаете любимую книгу), в это время никто и ничто не должно вас тревожить – это время должно принадлежать только вам. Потраченное на себя любимого время позволяет не только успокоиться, но и привести свои мысли и чувства в порядок, построить перспективные планы на будущее. Задание. Запишите в столбик все дела, выполнение которых вы давно откладывали. Вычеркните из списка те, которые можно и не делать. Оставшиеся распределите на ближайший месяц, назначив «свидание». Зафиксируйте через месяц получившийся результат. «Внешнее пинание». Реально «любимый» многими метод. Заключается в том, чтобы дождаться внешнего «ускорителя» или «толкателя», когда собственного желания недостаточно для конкретных действий. Источником «внешнего пинания» может стать кто-то из родственников, друзей или начальства. Этот метод работает автономно («пинок» прилетает независимо от вашего желания), либо же человек сам организует себе такое удовольствие. Например, 47 пообещав значимому для себя другому, что уж точно отчет будет готов к положенному сроку. И дальше включаются уже две мотивационные составляющие: слабенькое собственное «хочу» или «надо» и мощное «Я же обещал». Важно помнить: «пинать» надо в мягкой форме, чтобы это «освежало» память, а не озлобляло. Метод холодильника. Небольшое отступление. Точно не помню, откуда я узнала об этом методе. Удивительно устроен человек: как только знания или навык осваивается человеком и он начинает применять их на практике, он настолько «срастается» с этим новым знанием (навыком), что быстро присваивает себе авторство. Данный феномен работает на продуктивность тренинговой работы или любого другого способа активного обучения. Задача тренера как раз и состоит в том, чтобы человек либо научился новому способу, «сросся» с ним и начал активно использовать в своей жизни, либо просто отрефлексировал собственную систему управления временем и просто присвоил название тем способам, которые до этого использовал. Ещё раз на всякий случай прошу прощения у автора (если таковой имеется) этого метода, но мне кажется, что даже само название придумано мной. Итак, метод холодильника помогает решить сложную задачу из разряда слонов. Все мы помним холодильники, которые требовали разморозки. Процесс освобождения от наледи состоял из целого ряда операций: необходимо извлечь все содержимое холодильника; «пристроить» продукты, требующие постоянного охлаждения; дождаться, когда растает весь лёд; затем вся влага должна высохнуть; после этого необходимо помыть холодильник изнутри и снаружи; и, наконец, разложить съестные припасы по полкам. Уфф! Многочасовая операция осложняется тем, что требует неусыпного контроля, дабы вода не потекла на пол. Кроме того, кухня на время операции по разморозке превращается в захламленный склад, что нарушает привычный уклад жизни обитателей квартиры. Устаешь уже от самой мысли о предстоящей работе. Именно по этим причинам холодильник освобождался ото льда не тогда, когда это необходимо было делать по правилам эксплуатации, а тогда, когда просто переставал закрываться. Процедура становилась неизбежной, предстоящая работа казалось изнурительной и требующей значительных усилий. Метод холодильника заключается в том, чтобы просто войти в квартиру и выдернуть шнур из розетки. И всё! Процесс пошёл без 48 вашего участия. Вы можете спокойно переодеться после работы, выпить чашечку чая, просмотреть почту. Пока вы занимаетесь привычными вечерними делами – холодильник УЖЕ размораживается! Мало того, знаю людей, которые убыстряли процедуру: ставили в открытую морозилку кастрюлю с горячей водой. Я делала ещё проще. Выдергивала шнур поздним вечером (после того, как все поужинают), убирала продукты с полок, подставляла тазики и подкладывала тряпки туда, откуда могла потечь вода, и ….шла спать. Утром (а я «жаворонок») мне предстояло лишь вылить воду из ёмкостей, протереть просохший холодильник и составить обратно провиант. Такой способ полностью избавлял меня от необходимости задумываться об объемах предстоящей работы, с трудом настраиваться на её выполнение. Всё происходило для меня быстро и как бы само по себе. Аналогично можно выполнять крупные задачи: просто сделай первый шаг. Всё – «поезд пошёл». Мы действительно больше «настраиваемся» на работу, затрачивая усилия на борьбу с собственной «ленью», чем работаем по факту. Меньше слов (продумываний) – больше дела! И результат обеспечен! Ограничение сроков (dead-line). Для некоторых людей (вспомните тех, чьё восприятие времени ускорено) ограничение по времени является мобилизующим фактором. Например, студенты в последний день перед экзаменом запоминают объемы материала, сопоставимые с изученным за целый семестр. Не будем, справедливости ради, говорить о том, что подобная мобилизация в стрессе характеризуется низким качеством (ну и сколько дней, а иногда и часов помнит выученное этот студент?). Однако для нас важен сам факт такой возможности. Человек может использовать его в качестве метода самомотивации: устанавливать для себя сроки более ранние, чем того требует объективная реальность, что будет способствовать внутренней активизации. Например, я в большинстве случаев определяю для себя конечный день подготовки тех или иных материалов раньше, чем их нужно куда-либо сдать. Тогда у меня остается время на проверку и шлифовку неточностей, к тому же появляется ощущение законченности работы и удовлетворенности от результата. Метод ограничения сроков работает только в том случае, если вы честны с собой. Знаю примеры, когда человек вроде бы ставит собственный dead-line, внутренне подразумевая, что в принципе у него 49 есть ещё в запасе пара-тройка дней. Однако он не только не укладывается в свои сроки, но и нарушает установленные извне. Почему? Ответ очень прост: занимаясь самообманом, человек не повышает собственную мотивацию, а, наоборот, расхолаживается. Визуализация. Этот способ Ю. Погорелов описывает как близкий к ВАКу (см. главу «Целеполагание»). Конечно, можно представить себя стоящим в красивом костюме на трибуне и произносящим пламенную речь (в качестве подобного примера посмотрите выпуск «Ералаша» «Одуванчик полевой...»). Будьте уверены, что в реальности так и будет. Мне же ближе ещё одно применение этого метода, которое, может быть, меньше относится к методам самомотивации, а больше направлено на снижение тревожности (снятие барьеров) перед выполнением какой-либо трудной задачи. Суть в том, чтобы представлять себе не сам процесс выполнения задачи и даже не полученный результат (особенно в ситуации, когда этот результат слишком значим), а увидеть то, что произойдет позднее. Например, студенты часто сильно волнуются перед экзаменом, волнение иногда настолько «зашкаливает», что для многих сам экзамен становится непреодолимым барьером. «Дальше жизни нет», в голове только экзамен. Подобное встречается и у работающих взрослых (например, предстоит аттестация или трудные переговоры). На тренингах я прошу рассказать, чем человек будет заниматься вечером того же дня, после значимого для него события. Если правильно пользоваться этим методом, то должны «рисоваться» достаточно приятные картинки: например, «пойду в кафе с другом (или подругой)», «буду смотреть свой любимый фильм» или «наконец-то позволю себе просто ничего не делать». Эти милые образы переключают внимание человека с фрустрирующей его ситуации на последующие за ней события, тем самым снижая внутренне напряжение и делая поставленную цель достижимой. Мишка коала. Этот способ мне также «подарили» на тренинге, хотя с его разновидностью я ранее встречалась и использовала. Оказывается (я поверила на слово, кому любопытно – проверьте), коала поедает листья деревьев в интересной последовательности: сначала съедает самые сочные и вкусные, а потом доедает то, что осталось. Так и человек вправе решать, в какой последовательности выполнять те или иные задачи. Яркий пример применения данного способа встречается у школьников при выполнении домашних уроков. Есть ребята, которые сначала для раскачивания выполняют самые 50 лёгкие (или интересные) задания, а потом уже по инерции справляются с заданиями посложнее. Есть те, которые, наоборот, со свежими силами берутся за самое сложное, а «на закуску» оставляют то, что не требует от них большого напряжения. На мой взгляд, этот способ хорошо применять при учёте собственных биоритмов. На пике активности выполнять самые сложные (не всегда «вкусные и сочные») дела, а потом, когда энергия идет на спад, позволить себе побыть медвежонком коалой, поедающим с удовольствием самые сочные листочки. Приятного аппетита! Не упустите возможности! или нахождение личностнозначимого смысла. Абсолютно понятно, что любая работа мотивирует в том случае, если человек знает, зачем лично ему это нужно. Об этом очень подробно говорилось в главе «Целеполагание». Я внесла этот метод в раздел по самомотивации потому, что использую его в качестве мотивации при решении вопроса о том, включаться в новое дело или нет. Практически всегда, когда возникает новый проект или ставится кем-то новая задача, я берусь за её выполнение, так как считаю, что даже если на первом этапе не очевидны бонусы, в процессе выполнения или по результатам появятся дополнительные эффекты. Я рассматриваю каждую такую задачу как способ саморазвития (и профессионального, и личностного). Не всегда можешь просчитать заранее, какие возможности откроются для тебя в ходе предложенной работы. К примеру, так получилось с тренингом «Тайм-менеджмент». Впервые он был заказан мне руководителем института дистанционного образования нашего университета в 2007 г., тематика не совсем отвечала моим интересам в то время (я проводила в основном коммуникативные тренинги для студентов). Эта работа далась мне очень непросто: не было особых знаний в области управления временем, отсутствовал опыт проведения подобных тренингов. Поэтому тот вариант был настолько теоретизирован, что до сих пор удивляюсь, как он понравился первым участникам. Впоследствии именно этот тренинг позволил мне принять участие в конкурсе бизнес-тренеров, который организовал Томский региональный ресурсный центр, занимающийся подготовкой управленческих кадров региона. Потом было обучение, посещение семинаров Глеба Архангельского и… вот уже в течение трёх лет я провожу тренинги по самоменеджменту. Причём его вариации для студентов, преподавателей, управленцев несколько отличаются. 51 Для меня это самый яркий пример того, как проект, который вначале не только не мотивирует, но и воспринимается как нечто чужеродное, становится позднее перспективным направлением саморазвития. Конечно, должны быть опасения, что в условиях современной действительности, которая практически каждый день «подкидывает» разнообразные задачки, можно переусердствовать и начать бездумно включаться во всё, создавая впечатление распыляющегося человека. Тогда вместо результативности можно получить обратный эффект («везде – значит нигде», «всё – значит ничего»). Эта тонкая грань удерживается, как мне кажется, благодаря интуиции, а также способности в любом деле находить личностнозначимый смысл и использовать результаты работы как средство движения к собственным жизненно важным целям. Вперёд – дорогу осилит идущий! 52 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Вот и ещё один проект подходит к завершению. В скором времени написанный текст станет печатным учебным пособием и, как хочется надеяться, будет доступен для других и полезен им. Наверное, впервые созданное мной «произведение» носит столь личный характер. До этого был опыт написания научных статей, диссертации, образовательных программ. Все они создавались на основе практического опыта работы психологом, но нигде так откровенно не передавалось личностное отношение к описываемому предмету или процессу. Долгие размышления привели к тому, что по-другому (в формально-деловом режиме) представить этот материал невозможно. Я сама (хочется в это верить) владею некоторыми навыками управления временем, к настоящему времени уже имею трёхлетний опыт ведения тренингов «Таймменеджмент», встречаю тех, кто проходил обучение и получает теперь результаты. Всё это позволило обобщить и передать опыт применения системы управления собственной эффективностью. Написание данного пособия само по себе является примером использования методов таймменеджмента на практике: от постановки цели, нахождения личностнозначимого смысла до реализации в готовый продукт. В данном пособии представлены методы поэтапного управления собственной эффективностью: o Определение «зоны ответственности» – чем можно управлять? Что значит «самоменеджмент»? o Нахождение и определение целей. o Планирование шагов для достижения целей. o Способы реализации задуманного и, наконец, o Способы сохранения энергии и желания на пути к Цели. Надеюсь, что представленные вашему вниманию материалы принесут реальную пользу в плане повышения личной эффективности, позволят проанализировать систему управления собственным временем, откроют новые подходы к распределению рабочей нагрузки. В заключение хочу ещё раз обратиться к словам Юрия Погорелова, использованным мною в качестве эпиграфа: «Человек начинает с попыток нахождения резервов времени, а заканчивает осознанием своих ценностей и приоритетов». Желаю всем наполненной событиями жизни, удовольствия от процесса работы, удовлетворения от получаемых результатов! 53 Литература 1. Архангельский Г.А. Апология усилия. URL: www. improvement.ru 2. Архангельский Г.А. Организация времени от личной эффективности к развитию фирмы. СПб. : Питер, 2005. 441 с. 3. Архангельский Г.А. Тайм-драйв. URL: www.koob.ru/arhangelskij_ gleb/arhangelskij_time_drive 4. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / пер. с англ. К. Ткаченко. М. : ФАИР-ПРЕСС, 2001. 288 с. 5. Витер Дм. Простые методики тайм-менеджмента. URL: www. improvement.ru 6. Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. М. : Аст, Астрель, 2007. 129 с. 7. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем. СПб. : Речь, 2006. 371 с. 8. Литвак Д. Календарик-пинарик: Как перестать лениться. URL: www. improvement.ru 9. Лукашенко М.А. Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии. URL: www. improvement.ru 10. Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона. URL: http://alcala.ru/brokgauz-slovari/brokgauz.shtml 11. Моргенстерн Дж. Тайм-менеджмент: Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М. : Добрая книга, 2004. 256 с. 12. Новая философская энциклопедия : в 4 т. / под ред. В.С. Стёпина. М. : Мысль, 2003. 13. Осминин А. Как избавиться от лени и достичь Цели. URL: www. improvement.ru 14. Погорелов Ю. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход. URL: www. improvement.ru 15. Погорелов Ю. Вдохновение под заказ. URL: www. improvement.ru 16. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. 5-е изд., перераб. и доп. М., 2006. 17. Ретунский А. Создание настроя на высокую работоспособность. URL: www. improvement.ru 18. Резник С.Д. Персональный менеджмент Тесты и конкретные ситуации : учеб. пособие по специальности 061100 «Менеджмент организации». М. : ИНФРА-М, 2003. 161 с. 19. Социологический словарь. URL: http://www.onlinedics.ru/slovar/soc/c/ tselepolaganie.html 54 Приложение Раздаточный материал с элементами рабочей тетради Тренинг «Тайм-менеджмент» Томск 55 Чтобы узнать цену одного ГОДА, спроси студента, который подошел к последним экзаменам. Чтобы узнать цену одного МЕСЯЦА, спроси мать, которая родила ребенка слишком рано. Чтобы узнать цену одной НЕДЕЛИ, спроси издателя еженедельного журнала. Чтобы узнать цену одного ЧАСА, спроси влюбленных, ожидающих встречи. Чтобы узнать цену одной МИНУТЫ, спроси кого-то, кто опоздал на поезд, самолет или автобус. Чтобы узнать цену одной СЕКУНДЫ, спроси того, кто пережил несчастный случай. Чтобы узнать цену одной МИЛЛИСЕКУНДЫ, спроси того, кто на Олимпийский Играх получил Серебряную медаль. Зачем лично мне нужен ТМ? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ С какими трудностями управления временем я сталкиваюсь? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 56 Тест «Субъективная минута» Оцениваемый интервал 23 секунды Ваш результат Разница 44 секунды 15 секунд 32 секунды 1 минута Количество ошибок со знаком «+» = _______ Количество ошибок со знаком «–» = _______ Инструкция: 1. Попросите кого-нибудь выступить в роли экспериментатора, учитывающего Ваши оценки временных интервалов. Экспериментатору понадобятся часы с секундной стрелкой или секундомер (таковой имеется в любом сотовом телефоне). 2. По команде экспериментатора (например, «Оцениваемый интервал 23 секунды… Начали!») Вы начнете интуитивно отмерять заданное количество секунд. Важно! Не считать в уме и не представлять себе образ часов, а просто «почувствовать» нужный интервал. Когда, по Вашему мнению, заданный временной интервал закончится, сообщите об этом экспериментатору, который запишет Ваш реальный результат в таблицу (графа таблицы «Ваш результат»). Для оценивания Вам поочередно предлагается 5 временных интервалов (см. Таблицу). Для чистоты эксперимента желательно до конца всего теста не смотреть результаты, которые будет фиксировать Ваш экспериментатор. 3. После измерения всех пяти заданных интервалов вычисляется разница между временем заданного интервала и временем, которое реально указал испытуемый. Результаты вычислений записываются в графу «Разница», при этом учитывается знак (если ответ меньше заданного интервала, то величина разницы записывается со знаком «минус»; если ответ больше заданного интервала, то величина разницы записывается со знаком «плюс»). 57 Колесо целей 58 Ваши цели Цели, на которых надо сфокусироваться Цель Деньги Срок Приоритет 59 Матрица Эйзенхауэра Мои цели на ближайшие два месяца: ________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ 60 Важные и Срочные Неважные и Срочные Важные и Несрочные Неважные и Несрочные Инструменты ТМ (способы работы) Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему – и вы решите ее. Примечания Инструменты ТМ Использую или нет Работа с целями Планирование «Слоны» и «лягушки» Самомотивация 61 Вырабатывать вкус к напряженному усилию так же непросто, как к хорошей музыке или литературе. Думаю, этот вкус редко кому дается от рождения. Но «игра стоит свеч». Удовлетворение жизнью, ее насыщенность и наполненность смыслом, которые дает преодоление себя, многократно превосходят любое из удовольствий «общества расслабления». Только напряженное усилие дает почувствовать, что такое настоящий успех и настоящее развитие. В конечном итоге – что такое настоящая жизнь. Г. Архангельский Критерии эффективности личного ТМ: __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Что я точно буду применять в своей системе ТМ: __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ С чего я начну: __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 62 Отпечатано на участке оперативной полиграфии редакционно-издательского отдела ТГУ Заказ № от «23» апреля 2012 г. Тираж 100 экз. 63
