Семинар «Изменения в работе с кадровой документацией в образовательной организации» Янковая Валентина Федоровна, доцент РГГУ, кандидат исторических наук, член РОО «Гильдия управляющих документацией» Содержание 1. Переход на электронные трудовые книжки: какие документы нужно будет готовить 2. Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты организации в связи с переходом на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде 3. Как учесть требования сотрудников, если они хотят иметь бумажную трудовую книжку 4. Как меняется номенклатура дел и сроки хранения в 2020 году 5. Как заключать срочный трудовой договор Рабочая группа по реализации проекта «Электронный кадровый документооборот» (приказ Минтруда России от 29 августа 2017 г. № 648) Состав группы: Минтруд России, Роструд, Минфин России, Минкомсвязи России, ПФР, ФСС, Федерация независимых профсоюзов России, Рос. союз промышленников и предпринимателей, ПАО «Сбербанк России», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «МТС», Объединенная химическая компания «Уралхим» , общественные организации. Рабочие подгруппы: «Электронная трудовая книжка», «Электронный кадровый документооборот работодателя» и «Электронный надзор» (2017-2019 годы). Электронный кадровый документооборот 3 Электронная трудовая книжка («персональная траектория развития») Понятие трудовой книжки предлагается заменить понятием «персональная траектория развития». Кроме сведений о трудовой деятельности в «персональную траекторию развития» (цифровой профиль) должны включаться сведения об образовании, прохождении независимой аттестации (оценки квалификации) и иные данные. Изменения в законодательстве Федеральный закон от 16.12.2019 № 436 «О внесении изменений в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (обратить внимание на статью 2). Федеральный закон от 16.12.2019 № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения». Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения». Электронный кадровый документооборот 5 Мероприятия работодателя (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) В течение 2020 года: 1. Принятие или изменение ЛНА (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной проф. организации (при его наличии); В ЛНА наверняка прописано только ведение трудовых книжек на бумажном носителе, поэтому следует внести изменения (дополнения), указав: «… и представление сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации». 10.05.2020 6 Мероприятия работодателя (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) 2. Подготовка и обсуждение с уполномоченными представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ; 3. Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования; 10.05.2020 7 Мероприятия работодателя (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) 4. Уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. 10.05.2020 8 Пример уведомления: «Информируем Вас о том, что в связи с изменениями, внесенными в Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66.1) о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации и в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник должен в срок до 31.12.2020 подать заявление в отдел кадров (наименование организации) о его желании продолжить ведение трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или перейти на ведение сведений о трудовой деятельности исключительно в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)». 10.05.2020 9 Мероприятия работодателя (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) 5. Работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику, подавшему письменное заявление о представлении работодателем сведений о его трудовой деятельности в ИС ПФР (в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ), и освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ: «Работник подал заявление от (дата) о передаче сведений о его трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Подпись, дата 10.05.2020 10 Со стороны работника (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) 1. По 31 декабря 2020 г. включительно подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) или о передаче работодателем сведений о трудовой деятельности в информационную систему ПФР (ст. 66.1 ТК РФ). Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем в ИС ПФР. Если работник не подал работодателю заявления, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ. За работником, написавшим заявление о дальнейшем ведении работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. 10.05.2020 11 Со стороны работника (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) 2. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о его трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. 10.05.2020 12 Работники, не работавшие в 2020 году (ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2) Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из письменных заявлений вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. Лица, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г. формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются. 10.05.2020 13 Сроки по 30 июня 2020 г. включительно по 31 декабря 2020 г. включительно в течение 2020 г. 10.05.2020 уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор (оставить труд. книжку или перейти на ведение сведений о труд. деятельности в электронном виде работник подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ст. 66 ТК РФ) (информация о заявлении включается в сведения о труд. деятельности, представляемые работодателем в ИС ПФР) внести изменения в локальные нормативные акты, при необходимости в кол. договор, подготовить техническую базу к передаче сведений о труд. деятельности в электронном виде 14 Сроки после 31 декабря 2020 года начиная с февраля 2020 г. (не позднее 15 (17) числа) не позднее 15 февраля 2021 г. 10.05.2020 на лиц, впервые поступающих на работу, трудовые книжки не оформляются. представление сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема, перевода, увольнения, подача заявления о ведении труд. книжки на бум. носителе и др.* *При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя. представление по форме СЗВ-ТД в ПФР сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц по состоянию на 1 января 2020 года, если в отношении работника не совершались кадровые действия (прием, перевод увольнение, подача заявления о ведении труд. книжки или о переходе на ведение сведений в электронном виде) 15 Сроки с 1 января 2021 года: 10.05.2020 не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки или ведение сведений в эл. виде, представление сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица. 16 Новые формы отчетов: СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР Постановление Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее заполнения» - предложена форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)»; Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» - предложены формы 1) «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и 2) «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)». 10.05.2020 17 10.05.2020 18 10.05.2020 19 10.05.2020 20 Форма СЗВ-ТД (п. 1.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД) Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (вкл. лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми: • заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения; • произведены другие кадровые изменения (перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие); • а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Форма СЗВ-ТД (п. 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД) При представлении формы СЗВ-ТД впервые страхователь одновременно представляет сведения о трудовой деятельности работника (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года. Форма СТД-Р 10.05.2020 23 ТК РФ, статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности работника» (новая статья) При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. 10.05.2020 24 Услуга предоставляется экстерриториаль но, без привязки к месту жительства или работы человека 10.05.2020 25 Вопросы и ответы 1. Как правильно заполнить в отчете СЗВ-ТД «… конкретный вид поручаемой работы» (графа 4)? Ответ: (п. 5.2.4. Порядка) Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя. Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное). Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься). 2. В отчете за месяц мы должны отразить в отчете ВСЕХ сотрудников, которые у нас работают, или только тех, в отношении которых будут произведены действия? Ответ: В сведения за отчетный период включаются только данные о тех работниках, с которыми производились какие либо кадровые действия (к кадровым действиям относится и подача заявлений о продолжении ведения трудовой книжки или о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в ИС ПФР. 3. Если работник написал заявление о переходе на «электронную трудовую книжку», когда работодатель должен выдать ему бумажную? Ответ: Работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику, подавшему письменное заявление о представлении работодателем сведений о его трудовой деятельности в ИС ПФ РФ (в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ), и освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. 4. Будет ли вноситься информация о трудовом стаже в электронные трудовые книжки за период до 2020 года? Ответ: Нет не будет. 5. Если работник написал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки, это тоже кадровое событие? Ответ: Да, это кадровой событие, об этом нужно подавать сведения по форме СЗВ-ТД в ИС ПФР. См. п. 1.4. Порядка (приложение к постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). 6. Если в отделе кадров нет ни 1С, ни другой системы, можно ли сдать сведения бесплатно через ПФР ? Ответ: Сведения можно будет передать на бумажном носителе или через онлайн-сервис на информационном портале «Работа в России» в сети «Интернет». 7. Пришел новый сотрудник и сразу написал заявление на ЭТК. В его бумажной трудовой книжке мы не делаем никах записей? Надо ли где-то фиксировать, что не берем у него трудовую книжку? Ответ: ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ, ст. 2: «5) работодатель выдает трудовую книжку на руки работнику, подавшему письменное заявление о представлении работодателем сведений о его трудовой деятельности в ИС ПФ РФ (в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ), и освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки». См. статью 66.1 ТК РФ. Работодатель должен оформить прием на работу, сделать запись в трудовой книжке о приеме, затем о подаче работником заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. 8. Если в организацию в 2020 году устраивается работник, который уже написал заявление о ведении ЭТК, должны ли мы принять у него бумажную и вести ее до конца 2020 года? Как понять, что на прежнем месте работник подавал / не подавал заявление? Ответ: Нет, не должны. Если работник написал на прежнем месте работы заявление о переходе на предоставление этих сведений в ИС ПФР в электронном виде, у него должна быть соответствующая запись в трудовой книжке. К новому работодателю он должен прийти не с трудовой книжкой, а со сведениями по форме СТД- Р или СТД-ПФР. 9. Нужно ли подавать сведения в случае награждений, поощрений, выговоров? Ответ: Сведения о награждениях, поощрениях, выговорах в ИС ПФР не подаются. 10. Нужно ли подавать сведения на внешних совместителей? Если да, то получается, что у одного работника будет несколько ЭТК? Ответ: п. 1.4. Порядка: «Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. 11. Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было? Ответ: Трудовое законодательство не содержит понятия "переименование должности". Любое изменение наименования должности - это перевод, изменение трудовой функции. Это означает, что должен быть издан приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в СЗВ-ТД. Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись. 12. 28 февраля издан приказ о приеме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март? Ответ: Датой начала работы является 2 марта, поэтому сведения об этом кадровом действии нужно включать в отчет за марта, направляемый в ПФР уже в апреле. Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант. 13. Если на работу устраивается сотрудник, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он приносит только сведения по форме СТД-Р. Но они содержат информацию только с последнего места работы. Новому работодателю нужно подсчитать общий трудовой стаж для установления надбавки к окладу для оплаты больничных. Раньше мы это делали по бумажной трудовой книжке. Как сейчас узнать эти данные? Ответ: Закон не запрещает работнику при трудоустройстве представлять работодателю бумажную трудовую книжку, она не перестает быть юридически значимым документом. Кроме того, работник при увольнении получает от работодателя справку о средней зарплате за последние два года - это требование закона, с ней указан стаж и зарплата работника. Онлайнинспекция Электронный кадровый документооборот 38 Электронный кадровый документооборот 39 Электронный кадровый документооборот 40 Проверочные листы (списки контрольных вопросов) Приказ Федеральной службы по труду и занятости от 10.11.2017 № 655 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» Электронный кадровый документооборот 41 Проверочные листы (чек-листы) Проверочные листы применяются с 2018 года. Каждый лист основан на требованиях законодательства о труде. Реквизиты этих листов должны быть записаны в приказе (распоряжении) на проверку (п. 5.1.части 2 статьи 14 Федерального закона от 26.12.08 № 294-ФЗ). Работодатель заранее узнает вопросы и сможет подготовиться к проверке. За пределы этих требований инспекторы выходить не должны. Количество проверочных листов при одной проверке не ограничено. В настоящее время применяется 132 проверочных листа, планируется использовать в работе 154 проверочных листа. Электронный кадровый документооборот 42 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; зарегистрирован в Минюсте России 13.02.2020 № 57488). Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237; зарегистрирован в Минюсте России 13.02.2020 № 57488). Перечень документов со сроками хранения 2019 г. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона (статья 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Перечень документов со сроками хранения 2019 г. Особенности применения Перечня 2019 г. Росархив: Разъяснения по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (URL:http://archives.ru/press/12-03-2020.shtml): «2. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 № 236». Особенности применения Перечня 2019 г. Перечень предназначен для применения всеми организациями, включая общественные, религиозные, а также индивидуальными предпринимателями. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 5 ст. 14): государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане … руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства. К законодательству в сфере архивного дела относятся и перечни документов со сроками хранения. Перечень документов со сроками хранения 2019 г. Общий объем статей в перечне – 657 статей (Перечень 2010 г. - 1003 статьи). Сокращение примерно на 34%. В Перечне 2010 г. было более 200 статей, в которые была включена переписка по различным вопросам с типовым сроком хранения – 5 лет или 5 лет ЭПК. В Перечне 2019 г. переписка, в основном включена в комплексы с другими документами, например: «342. Документы (проекты, предложения, заключения, обоснования, переписка) о подготовке договоров о международном сотрудничестве (срок хранения – 5 лет)». Сократилось количество статей с перепиской с отметкой «ЭПК». Структура Перечня 2019 г. (в сравнении со структурой Перечня 2010 г.) Инструкция по применению Перечня 2019 г. (2.1.) Перечень является нормативным правовым актом, устанавливающим сроки хранения типовых управленческих архивных документов …; (2.2.) Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.1.) Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.4.) Срок хранения "Постоянно", установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях (15 лет, 10 лет, 5 лет и др.); Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.4.) Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения "Постоянно" в соответствующие архивы в сроки, определенные договором. Срок хранения "Постоянно" для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.5.) Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.6.) Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения "До минования надобности" установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов. (4.7.) Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (п. 4.8.) Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее: • срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет; • срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет; Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в течение 75 лет (ЭПК) после прекращения государственной службы. Инструкция по применению Перечня 2019 г. (5.3.) При подготовке номенклатур дел используются приведенный в Перечне видовой состав документов и установленные Перечнем сроки их хранения. Наименования видов документов конкретизируются. К сроку хранения дается ссылка на статью Перечня. При наличии других перечней, типовых или примерных номенклатур дел дается ссылка на соответствующий перечень (номенклатуру). (5.4.) Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии. Изменение сроков хранения: договоры и соглашения • договоры ГПХ на выполнение работ, оказание услуг физическими лицами (статья 301) – 50/75 лет (для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года - 75 лет, после 1 января 2003 года - 50 лет, и в том и в другом случае по истечении сроков хранения проводится экспертиза ценности документов). • В Перечне 2010 г. разные договоры ГПХ имели разные сроки хранения (договоры подряда, как и трудовые договоры, – 75 лет (ст. 657); договоры возмездного оказания услуг, договоры поручения – 5 лет (ст. 443, 444), хотя и те и другие могут заключаться не только с юридическими, но и с физическими лицами). Изменение сроков хранения: обращения граждан Перечень 2019 г. - обращения граждан и переписка по их рассмотрению (статья 154) - срок хранения 5 лет ЭПК; Перечень 2010 г. - обращения граждан и документы по их рассмотрению (статья 183) распределялись по срокам хранения на три группы: постоянный срок хранения, 5 лет ЭПК, 5 лет. Изменение сроков хранения: раздел 8 «Кадровое обеспечение» Изменение сроков хранения: раздел 8 «Кадровое обеспечение» • Новый перечень: • Старый перечень: Изменение сроков хранения: раздел 8 «Кадровое обеспечение» • Новый перечень: • Старый перечень: Изменение сроков хранения: раздел 8 «Кадровое обеспечение» • Новый перечень: Срочный трудовой договор Трудовой кодекс Российской Федерации различает два основных вида трудовых договоров: • трудовые договоры, заключаемые на неопределенный срок; • срочные трудовые договоры (до 5 лет), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Срочный трудовой договор Срочные трудовые договоры заключаются: • в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). • в случаях, когда срочный трудовой договор может быть заключен по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. предусмотренных (ч. 2 ст. 59 ТК). Срочный трудовой договор В отдельных случаях срок трудового договора, заключаемого с работниками, зависит от срока полномочий других лиц. • Ст. 332 ТК РФ: срок окончания срочного трудового договора, заключаемого с проректором образовательной организации высшего образования, не может превышать срока окончания полномочий ректора. Срочный трудовой договор Срочные трудовые договоры заключаются: • со студентами, аспирантами, обучающимися по дневной форме обучения заключаются (ч. 2 ст. 59 ТК РФ); • с научными, педагогическими и другими категориями работников по результатам конкурса (ст. 332 ТК и); • при избрании работника на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу (ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Срочный трудовой договор Ст. 59 ТК РФ: Срочный трудовой договор может заключаться с лицами, поступающими в организации субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 работников (в организации розничной торговли и бытового обслуживания - до 20 работников). В данном случае субъект малого предпринимательства коммерческая организация или ИП. ВАЖНО!!! В срочном трудовом договоре обязательны условия: 1) о причине и основаниях заключения трудового договора со ссылкой на ст. 59 ТК РФ; 2) о сроке действия трудового договора (конкретная дата или наступление какого-либо события). Срочный трудовой договор Недопустимо многократное перезаключение срочного трудового договора на непродолжительный срок для выполнения одной и той же трудовой функции. Суд может признать такой договор, заключенным на неопределенный срок. Условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу, если: - ни одна из сторон не потребовала расторжения трудового договора; - работник продолжает работу. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
