Министерство образования Тверской области государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Тверской химико-технологический колледж» К ЗАЩИТЕ ДОПУЩЕНО Заместитель директора по учебной работе __________ И.Н. Горло _______________ 2019 г. ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА Тема: «Информационная поддержка проведения инвентаризации материальных ценностей в ООО «Агроторг» Выпускник: Виноградов Даниил Агбилович Специальность: ________________________ ______________________________________ Группа: _______________________________ Руководитель работы _______________________/ / (подпись, Ф.И.О.) «____»____________ 20___ г. Председатель ЦК _______________________/ / (подпись, Ф.И.О.) «____»____________ 20 ___ г. Дата защиты ___________________ Оценка _______________________ Тверь, 2019 Содержание Введение 3 ГЛАВА 1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 5 1.1 Основные сведения и анализ деятельности предприятия 5 1.2 Организационно-штатная структура предприятия 6 1.3 Анализ видов инвентаризации и методик ее проведения 9 1.4 Требования к разрабатываемой информационной системе 15 1.5 Подсистемы разрабатываемой информационной системы 15 ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 17 2.1 Проектирование информационной системы 17 2.2 Программное обеспечение 21 2.3 Контрольный пример 33 Заключение 36 Список использованной литературы 38 Приложение 1. Описание бизнес-процессов 40 2 Введение В современном мире информационные ресурсы охватывают все новые и новые области. Объем информации растет. В связи с этим необходимы новые решения в области хранения и обработки данных. Как раз данные и явились основой современной информационной технологии, главные идеи которой базируются на концепции баз данных. Согласно этой концепции, данные должны быть организованы в базу и адекватно отражать реальную действительность в той или иной предметной области, обеспечивать пользователя актуальной информацией. Задачи хранения, получения, анализа, визуализации данных принято называть управлением данными, а программы для решения подобных задач – системами управления базами данных. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Основное преимущество автоматизации – это сокращение избыточности хранимых данных, а, следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте. Цель данного дипломного проекта – комплексное изучение ведения внутрихозяйственного контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей и автоматизация данного процесса. Задачи работы: 1) Рассмотрение организации внутрихозяйственного сохранностью товарно-материальных ценностей на предприятии. 3 контроля за 2) Выявление потребностей предприятия в сфере автоматизации данных процессов. 3) Создание программной среды для учета товаров на оптовом складе. объект, предмет, проблема, цели, задачи работы Чтобы реально представлять финансовое положение дел организации, независимо от формы собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено. Цель дипломной работы – автоматизировать процесс инвентаризации мебели и компьютерной техники на рабочих местах организации при помощи использования терминала сбора данных. После реализации и внедрения модуля «Автоматизация инвентаризации мебели и компьютерной техники с использованием ТСД» время инвентаризации намного сократилось. Исчезла необходимость записывать данные на лист бумаги, а потом вносить данные с бумаги в компьютер. Автоматическое создание и заполнение документов избавили персонал от монотонной работы. Так как на этом этапе происходит максимальное количество ошибок, связанных с человеческим фактором, то при использовании данного модуля риск ошибок, связанных с инвентаризацией, сократился до минимума, а время инвентаризации снизилось. 4 ГЛАВА 1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ 1.1 Основные сведения и анализ деятельности Компании Компания ООО «Агроторг» является юридическим лицом федеральной торговой сети «Пятёрочка» (далее – Компания) – крупнейшей сети продуктовых магазинов, которая ведет свою деятельность в 1998 г. по всей России и находится в управлении компании X5 Retail Group. Основная задача Компании – предложить покупателю богатый ассортимент товаров и отличное соотношение цены и качества. Миссия Компании: сделать посетителя магазина – довольным покупателем, довольного покупателя – постоянным покупателем, постоянного покупателя – сторонником торговой сети. Постоянно прикладывать максимум усилий, для того чтобы посетители радовались приемлемым ценам, широкому ассортименту товаров, качественному обслуживанию. Компания продолжает работать над увеличением своей ассортиментной базы. На данный момент в сети «Пятерочка» представлено около 5300 наименований. Основным ассортиментом «Пятерочки» являются продовольственные и непродовольственные товары. Основные потребители магазинов «Пятерочка» – абсолютно разные слои населения любого возраста со средними, высокими и низкими доходами. Компания старается делать цены максимально доступными, постоянно ведет инновационные разработки по снижению себестоимости. 5 1.2 Организационно-штатная структура Компании Руководители торговой сети «Пятёрочка» напрямую подчиняются главному исполнительному директору Х5 Retail Group. Управленческая структура «Пятерочки» состоит из дивизионов (филиалы, распределение по регионам), кластеров, кустов (группа магазинов) и магазинов. Организационная структура Компании представлена ниже (Рисунок 1). Рисунок 1. Организационная структура «Пятерочки» В состав дивизионов «Пятерочки» входят: Центральный дивизион, Северо-Западный дивизион, Центрально-Черноземный дивизион, Волжский дивизион, Южный дивизион, Волго-Вятский дивизион, Уральский дивизион, Приволжский дивизион. Для исследования системы взаимосвязей взят Северо-Западный Дивизион Компании, организационная структура которого представлена ниже (Рисунок 2). 6 Рисунок 2. Организационная структура Северо-Западного Дивизиона Компании В Северо-Западном дивизионе существуют следующие кластеры (15 кластеров): Архангельск, Мурманск, Карелия, Вологда, Псков, Новгород, СпбЛО-Выборг, Спб-ЛО-Всеволожск, Спб-Колпино, ЛО-Волхов-Тихвин, ЛОГатчина-Кингисепп, Спб-центр, Тверь, Кострома, Ярославль. Карта кластеров представлена на рисунке ниже (Рисунок 3). Рисунок 3. Кластеры Северо-Западного Дивизиона Компании 7 В каждом из представленных кластеров существует своя организационная структура. Каждый отдел, представленный в данной структуре, находится в подчинении соответствующего отдела в структуре Дивизиона. Ниже представлена организационная структура кластеров (Рисунок 4). Рисунок 4. Организационная структура кластеров Компании В каждом из магазинов также существует своя организационная структура (Рисунок 5). 8 Рисунок 5. Организационная структура магазина "Пятерочка" В условиях рыночной экономики перед компаниями постоянно стоит проблема обеспечения конкурентоспособности, основой которой является требуемый уровень качества товаров и оказываемого сервиса. Для решения данной задачи нужна соответствующая материальная база, квалифицированный и заинтересованный персонал и четкая организация работ.[1] Анализ видов инвентаризации и методик ее проведения 1.3 Инвентаризация материальных ценностей – проверка наличия материальных активов (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) организации на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.[2] Порядок проведения инвентаризации на каждом отдельном предприятии должен быть предусмотрен Учетной политикой предприятия как основополагающим методом проверки наличия на его балансе активов и обязательств. Наличие такого порядка обусловлено спецификой работы отдельно взятого предприятия. 9 Правила проведения инвентаризаций регламентированы Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация по охвату имущества делится на полную и частичную. По основаниям проведения на плановую и внеплановую (внезапную). Процесс проведения автоматизированной инвентаризации товарноматериальных ценностей на предприятии состоит из следующих этапов: Оформление приказа на инвентаризацию. Формирование заданий на пересчет товаров. Фиксация результатов пересчета товаров (излишки, недостачи, пересортица). Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ создаются рабочие группы инвентаризационной комиссии. При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить проведение инвентаризации ей.[3] Комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период. Также она проверяет правильность результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, на строительных участках и в других местах их хранения. При необходимости (например, при выявлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает директор магазина своим приказом, 10 который нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации. В ходе инвентаризации имущества проверяется и документально и обязательств, их состояние и подтверждается наличие оценка. Инвентаризации подвергается все имущество организации и все виды ее финансовых обязательств. При этом проверять следует имущество, которое принадлежит организации на праве оперативного управления, находится на ответственном хранении, арендуемое имущество, полученное для переработки, а также неучтенное имущество. Такая инвентаризация называется сплошной. По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте. Важно помнить о том, что если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты будут признаны недействительными. Еще одним обязательным условием при проверке фактического наличия имущества ответственных лиц. ответственности инвентаризация При является коллективной проводится присутствие (бригадной) с материально материальной обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.[4] До начала инвентаризации материально ответственные лица должны представить отчеты о движении ценностей и денежных средств и дать расписку, что все ценности, находящиеся на их хранении, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход, и что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию или комиссии. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены. 11 Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, приходуются после даты инвентаризации. Комиссии, которые созданы для проведения инвентаризации, пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц. В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные ведомости, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательствах. Ведомости оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Инвентаризационные ведомости являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные ведомости можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.[5] Непосредственно перед началом проверки фактического наличия имущества материально-ответственное лицо обязано представить членам рабочей инвентаризационной комиссии приходные и расходные документы о движении материальных ценностей или отчеты об их движении. Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов учета, их количество указывается в ведомостях согласно номенклатуре, в единицах измерения, принятых в учете. После окончания проведения инвентаризации председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан 12 сдать надлежаще оформленные материалы инвентаризации в бухгалтерию, где проверяется их качество, правильность указанных цен, таксировка, подсчет итогов, о чем на последней странице инвентаризационной ведомости должна быть сделана отметка за подписями лиц, проводивших эту проверку.[6] Только после этой процедуры выводится окончательный результат инвентаризации, бухгалтер формирует сличительную ведомость. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой – в годовом бухгалтерском отчете. Укрупненное проведению описание инвентаризации бизнес-процесса представлен магазина в Приложении Компании по 1 настоящей квалификационной работы, диаграмма SADT в нотации IDEF0 представлена ниже (Рисунок 13 6). Рисунок 6. Диаграмма бизнес-процесса проведения инвентаризации SADT в нотации IDEF0 14 1.4 Требования к разрабатываемой информационной системе Для функционирования разрабатываемой информационной системы (далее – ИС) требуется следующее программное обеспечение: системное: операционная система Windows 7 и версии более новые; прикладное: СУБД Microsoft Access. Аппаратным обеспечением информационной системы являются: серверный персональный компьютер с необходимым системным и прикладным ПО, имеющий доступ к локальной сети; персональные компьютеры сотрудников; принтер или многофункциональное печатающее устройство; сканер. 1.5 Подсистемы разрабатываемой информационной системы На основании изучения действующих в Компании бизнес-процессов по инвентаризации, функционал информационной системы был разделен на следующие подсистемы: подсистема «товары»; подсистема «места хранения»; подсистема «поставщики»; подсистема «материально-ответственные лица»; подсистема «инвентаризационная ведомость». Исходными данными при разработке информационной системы являлись: список остатков товаров, поставляемых в организацию; список поставщиков; список мест хранения; список материально-ответственных лиц (далее – МОЛ); инвентаризационные ведомости. 15 Выходной являлась информация в виде отчетной документации (сличительные ведомости). Цель разработки автоматизированной системы – повысить управляемость процесса инвентаризации в Компании, и как следствие, повышение контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. 16 ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 2.1 Проектирование информационной системы На основании выделенных подсистем разрабатываемой информационной системы определим информационные объекты (Таблица 1). Таблица 1. Информационные объекты предметной области Наименование Информационных объектов Код Наименование Количество Товары Цена за шт. Поставщик Где хранится Категория товара Код Места хранения Тип склада Наименование склада Поставщики Код Наименование контрагента Код МОЛ Наименование должности Наименование склада Код Инвентаризационная ведомость Наименование товара Количество товара после подсчета МОЛ 17 Для качественной разработки автоматизированной информационной системы построим инфологическую модель (ER-диаграмма), которая содержит информацию о сущностях системы и способах их взаимодействия, включает идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих атрибутов и их связей с другими объектами. [7] После инфологической модели необходимо начать разработку даталогического проектирования, которая описывает данные (информацию, которая будет записана в памяти компьютера) и связи между данными. Каждая СУБД опирается на определенную модель данных. Наиболее популярной в настоящее время является реляционная модель данных. [8] Таблица «Предприятия»Номер предприятияНазвание предприятияГод открытияАдрес правленияОсновной капитал 1 N Таблица«Члены правления»Номер персоналаФамалия, инициалыДолжностьВозраст Номер предприятия Рисунок 7. Даталогическая реляционная модель Понятие реляционный (англ. relation – отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных. [9] Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет двумерный массив и обладает следующими свойствами: каждый элемент таблицы – один элемент данных; 18 собой все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину; каждый столбец имеет уникальное имя; одинаковые строки в таблице отсутствуют; порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют записям, а столбцы – полям. Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ. [10] Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы внешний ключ – ключ второй таблицы. Ключ обеспечивает: однозначную идентификацию записей таблицы; ускорение выполнения запросов к БД; установление связи между отдельными таблицами БД; использование ограничений ссылочной целостности. Далее будет структура реляционных таблиц БД (Таблица 2, Таблица 3, Таблица 4, Таблица 5, Таблица 6). Таблица 2. Реляционная таблица «Товары» Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Счетчик Длинное целое да/нет нет Наименование Текстовый Длинное целое да/нет нет Количество Числовой Длинное целое да/нет да Имя поля Код 19 Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Цена за шт. Денежный Длинное целое да/нет нет Поставщик Числовой Длинное целое да/нет да Где хранится Числовой Длинное целое да/нет да Категория товара Числовой Длинное целое да/нет да Имя поля Таблица 3. Реляционная таблица «Места хранения» Имя поля Код Наименование склада Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Счетчик Длинное целое да/нет нет Текстовый Длинное целое да/нет нет Таблица 4. Реляционная таблица «Поставщики» Имя поля Код Наименование контрагента Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Счетчик Длинное целое да/нет нет Текстовый Длинное целое да/нет нет Таблица 5. Реляционная таблица «МОЛ» Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Счетчик Длинное целое да/нет нет Наименование должности Текстовый Длинное целое да/нет нет Наименование склада Числовой Длинное целое да/нет да Имя поля Код 20 Таблица 6. Реляционная таблица «Инвентаризационная ведомость» Тип данных Размер поля Поле обязательное / индексированное Подстановка / расчет Код Счетчик Длинное целое да/нет нет Наименование товара Числовой Длинное целое да/нет да Количество товара после подсчета Числовой Длинное целое да/нет нет МОЛ Числовой Длинное целое да/нет да Имя поля 2.2 Программное обеспечение Информационная система, использующая базу данных, включает в себя два вида программного обеспечения: программное обеспечение общего назначения для поддержания базы данных, обычно называемое системой управления базой данных (СУБД). прикладное программное обеспечение, которое использует средства СУБД для выполнения конкретных деловых задач, таких как выставление счетов или анализ продаж. Система управления базой данных (СУБД) это системное программное обеспечение, аналогичное операционной системе или компилятору, обслуживающее конечных пользователей, программистов и т.д. Как следует из названия, СУБД предназначена для того, чтобы обеспечивать управление базой данных. Обычно СУБД выполняет следующие функции: Централизованное определение и контроль данных, известное под названием словарь/каталог данных. Защита данных и обеспечение их целостности. Одновременный доступ к данным для нескольких пользователей. Ориентированные на пользователя возможности запросов, обработки и извлечения данных. 21 Ориентированные на программиста возможности создания прикладных систем. Словарь/каталог данных. Подсистема словаря/каталога данных следит за определениями всех элементов данных базы, включая элементарные группы данных (поля), структуры данных на уровне групп и записей, файлы или реляционные таблицы. Эту информацию поддерживает не только словарь данных, но именно он отслеживает отношения, существующие между различными группами данных. Кроме того, он поддерживает индексы, служащие для быстрого обращения к данным. Он также отслеживает установки формата вывода данных, которые могут использоваться различными прикладными программами. [11] Первостепенным этапом проектирования информационной системы является разработка и заполнение таблиц на основе реляционных моделей, составленных ранее. Все таблицы на рисунках составлены с помощью конструктора (Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10, Рисунок 11, Рисунок 12). Рисунок 8. Таблица «Товары» (конструктор) 22 Рисунок 9. Таблица «Места хранения» (конструктор) Рисунок 10. Таблица «Поставщики» (конструктор) 23 Рисунок 11. Таблица «МОЛ» (конструктор) Рисунок 12. Таблица «Инвентаризационная ведомость» (конструктор) 24 В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает логическую структуру базы данных: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных. Для нормализованной базы данных, основанной на одно-многозначных и одно однозначных отношениях между таблицами, в схеме данных для связей таких таблиц по первичному ключу или уникальному индексу главной таблицы могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности. [12] При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно при первоначальной загрузке базы данных, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции только в том случае, если она не приводит к нарушению целостности. Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования. В схеме данных связи могут устанавливаться для любой пары таблиц, имеющих одинаковое поле, позволяющее объединять эти таблицы. На рисунке отображена схема данных разрабатываемой ИС (Рисунок 12). 25 Рисунок 13. Схема данных Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД – это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. [13] Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для: ввода и просмотра информации базы данных; изменения данных; печати; создания сообщений. Способы создания форм: 26 конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности); мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию); автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи); автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи); автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица); автоформа: сводная таблица; автоформа: сводная диаграмма; диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph); сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel). На рисунках ниже показаны макеты форм ввода и внешний вид готовых форм, выполненных в режиме автоформы (Рисунок 14, Рисунок 15, Рисунок 16, Рисунок 17, Рисунок 18). 27 Рисунок 14. Форма «Товары» Рисунок 15. Форма «Места хранения» 28 Рисунок 16. Форма «Поставщики» Рисунок 17. Форма «МОЛ» 29 Рисунок 18. Форма «Инвентаризационная ведомость» Запрос – это формирование условий выборки информации из БД. Запрос может относиться к одной или многим связанным таблицам. Результатом запроса является результирующий набор записей, который внешне выглядит как таблица. Эта виртуальная таблица может рассматриваться как таблица БД (добавление, удаление, обновление, включение в новые запросы). [14] Типы запросов: 1. Запрос на выборку. Извлекаем данные из одной или нескольких таблиц и результаты отражаем в объекте «Запрос» в режиме таблицы, в котором допускается извлечение записей. Кроме этого, используется для группировки записей, вычисления сумм значений, количества записей и прочих итоговых значений. 2. Запрос с параметрами. Это запрос, запуск которого вызывает появление диалогового окна для ввода некоторого условия отбора записей или значения для вставки в поле. Может открыться несколько диалоговых окон. Например, можно задать диапазон дат. Это удобно для создания форм и отчетов. При этом форма базируется не на таблице, а на запросе. 3. Перекрестный запрос. Это выборка данных, записанная в двумерной матрице. Обычно используется для представления статистических данных. 4. SQL. Запрос, создаваемый прямо на языке SQL (StructuredQueryLanguage) – стандартный язык структурированных запросов 30 аппаратно и программно независимый. Любой запрос превращается в SQL (и его можно увидеть). 5. Запрос на изменения. Это запрос, который за одну операцию (его выполнения) вносит изменения во многие записи. Существует 4 типа запроса на изменение: на создание таблицы; на удаление записей; на добавление и на обновление. 6. Создание простого запроса. Для создания запроса нужно определить следующее: таблицы и поля в них, которые будут участвовать в запросе; критерии отбора данных в таблицах; какие поля показывать на экране. Создадим список проектируемых запросов к разрабатываемой системе на языке SQL. Какой_товар_хранится_на_складе: SELECT Товары.Код, Товары.Наименование_товара, Товары.Количество, Товары.Цена_за_шт, Товары.Поставщик, МестаХранения.Наименование_склада, Товары.[Категория товара] FROM МестаХранения INNER JOIN Товары ON МестаХранения.Код=Товары.Где_хранится WHERE (((МестаХранения.Наименование_склада)=[Введите склад:])); Кто поставщик: SELECT Товары.Наименование_товара, Товары.[Категория товара], Товары.Цена_за_шт, Товары.Поставщик FROM Поставщики INNER JOIN Товары ON Поставщики.Код = Товары.Поставщик WHERE (((Товары.Наименование_товара)=[Введите название товара:])); Расхождения весь ассортимент: SELECT Товары.Код, Товары.Наименование_товара, Товары.Где_хранится, Товары.Количество, 31 ИнвентаризационнаяВедомость.Количество_после_подсчета, [Количество_после_подсчета]-[Количество] AS Расхождения, Товары.Цена_за_шт, [Расхождения]*[Цена_за_шт] AS [На сумму] FROM Товары INNER JOIN ИнвентаризационнаяВедомость ON Товары.Код=ИнвентаризационнаяВедомость.Наименование_товара WHERE ((([Количество_после_подсчета]-[Количество])<0 Or ([Количество_после_подсчета]-[Количество])>0)) ORDER BY [Количество_после_подсчета]-[Количество] DESC; Расхождения определенной категории товара: SELECT Товары.Код, Товары.Наименование_товара, Товары.[Категория товара], Товары.Где_хранится, Товары.Количество, ИнвентаризационнаяВедомость.Количество_после_подсчета, [Количество_после_подсчета]-[Количество] AS Расхождения, Товары.Цена_за_шт, [Расхождения]*[Цена_за_шт] AS [На сумму] FROM Товары INNER JOIN ИнвентаризационнаяВедомость ON Товары.Код=ИнвентаризационнаяВедомость.Наименование_товара WHERE (((Товары.[Категория товара])=[Введите категорию:]) AND (([Количество_после_подсчета]-[Количество])<0 Or ([Количество_после_подсчета]-[Количество])>0)) ORDER BY [Количество_после_подсчета]-[Количество] DESC; Когда созданы базовые таблицы, запросы, формы для работы с таблицами и запросами и отчёты для вывода на печать необходимой информации, можно сказать, что создана база данных. Однако, чтобы пользователю было удобно работать с базой данных, необходимо создать кнопочное меню или главную кнопочную форму. Это позволит пользователю, не зная устройства базы данных, просто выбирать из меню необходимые ему функции. [15] Главная кнопочная форма представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. 32 Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчёт. Главная форма разработанной АИС показана на рисунке ниже (Рисунок 19). Рисунок 19. Главная форма АИС 2.3 Контрольный пример Проведем тестирование созданной базы данных, с целью выявления каких-либо неточностей или ошибок. А также оценим целостность и работоспособность созданной автоматизированной информационной системы. Запросы для контрольного примера: весь товар, на определенном складе; расхождения на весь ассортимент; расхождения по определенной категории товара; кто какой поставляет товар; 33 итоговый отчет по инвентаризации; Сотрудники Компании могут формировать запросы в любом порядке, в зависимости от поставленной им задачи. На рисунках приведены данные по вышеперечисленным запросам контрольного примера (Рисунок 20, Рисунок 21, Рисунок 22, Рисунок 23, Рисунок 24). Рисунок 20. Запрос контрольного примера («Какой товар хранится на складе») Рисунок 21. Запрос контрольного примера («Расхождения на весь ассортимент») Рисунок 22. Отчет («Расхождения определенной категории товара») 34 Рисунок 23. Запрос контрольного примера («Кто какой поставляет товар») Рисунок 24. Отчет («Итоговый отчет по инвентаризации») 35 Заключение Тема моей выпускной квалификационной работы – «Информационная поддержка проведения инвентаризации материальных ценностей в ООО «Агроторг». Целью ВКР является разработка качественного информационного продукта для автоматизации внутрихозяйственного контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей ООО «Агроторг». На сегодняшний день управление бизнес-процессами стало не просто важной, а скорее неотъемлемой частью бизнеса эффективных предприятий. Сложно представить себе по-настоящему прогрессивную и экономически эффективную компанию, система организации которой не базировалась бы на процессном подходе к бизнесу. Параллельно бизнес-процессы стали выполнять и еще одну важнейшую функцию: нейтрализацию влияния человеческого фактора. Независимо от степени технической оснащенности компании или уровня технического прогресса в компаниях все равно работают люди, поэтому на определенном организационном уровне влияние человеческого фактора проявляется в любом случае. Процесс инвентаризации состоит из ряда простых однотипных и часто повторяющихся задач, с учетом колоссального торгового оборота ООО «Агроторг» он требует от сотрудников компании весомых трудозатрат и предельной точности. Проведение инвентаризации товаров – одна из самых важных частей работы любой торговой компании. Благодаря ей осуществляется эффективный контроль над сохранностью ценностей компании в товарном и материальном эквиваленте, и руководители компании могут получить полную и точную информацию об активах компании, которые находятся в ее собственности. 36 Автоматизация процесса инвентаризации ООО «Агроторг» позволила решить следующие задачи: увеличилась скорость обработки информации участниками процесса; повысилась согласованность действий между участниками процесса; усилился контроль ответственных руководителей за процессом. 37 Список использованной литературы 1 Информационные системы и технологии / Под ред. Тельнова Ю.Ф.. М.: Юнити, 2017. - 544 c. 2 Касьянова, Г. Ю. Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2017. - 172 c. 3 Касьянова, Галина Юрьевна Инвентаризация. Бухгалтерская и налоговая. Все объекты учета: сложные вопросы, практические примеры, оформление документов / Касьянова Галина Юрьевна. - М.: Ассоциация бухгалтеров, аудиторов и консультантов (АБАК), 2016. - 534 c. 4 Золотова, Е.В. Основы кадастра: Территориальные информационные системы: Учебник для вузов / Е.В. Золотова. - М.: Фонд «Мир», Акад. Проект, 2016. - 416 c. 5 Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов - М., 2017. – 224с. 6 Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник [текст] / А.С. Марков, К.Ю. Лисовский. – М.: Финансы и статистика, 2016. – 512 с. 7 Петров В.Н., Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд. [Текст] / СПб.: Питер Принт, 2018 – 656 стр. 8 Фельдман Я.А. Создаем информационные системы [текст] / Я.А. Фельдман. - М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2016. – 120 с. 9 Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. «Базы данных» Учебник для вузов Изд., Корона-Принт 2017 г – 736с. 10 Экономический анализ / Под. ред. Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИДАНА, 2015.-527 с. 11 Сергеев А. Access 2007. Новые возможности [текст] / А.Сергеев. – СПб.: Питер, 2016. – 176 с. 12 Вдовин, В.М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова и др. - М.: Дашков и К, 2016. - 388 c. 38 13 Поляков А.В. Семь лекций об учёте затрат на предприятиях, имеющих распределённую структуру [текст] / А.В.Поляков. – М.: ИД «Русский журнал», 2016. – 56 с. 14 Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы / К.Н. Мезенцев. - М.: Academia, 2016. - 1280 c. 15 Крупский А.Ю. Разработка и стандартизация программных средств: Учебное пособие [текст] / А.Ю. Крупский, Л.А. Феоктистова. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2018. – 100 с. 39 Приложение 1. Описание бизнес-процесса инвентаризации магазина Компании № 1. 2. 3. Что (вход) График проведения инвентаризации Приказ о проведении инвентаризации Задания на пересчет товаров От кого (поставщик) Руководитель контрольноревизионного отдела Директор магазина Инвентар. комиссия Кому (клиент) Операция Исполнитель Что (выход) Для кого Директор магазина На основании графика проведения инвентаризации Директор магазина формирует приказ о проведении инвентаризации, в котором определяет точную дату проверки, лиц, ответственных за ее проведение (членов инвентаризационной комиссии) и направляет его по электронной почте всем ответственным лицам. Бухгалтер Приказ о проведении инвентаризации Инвентар. комиссия, МОЛ Инвентар. комиссия На основании приказа о проведении инвентаризации инвентар. комиссия формирует задания для рабочих групп на пересчет товаров. Инвентар. комиссия Задания на пересчет товаров Рабочие группы инвентар. комиссии Рабочие группы инвентар. комиссии К назначенной дате инвентаризации рабочие группы формируют инентар. ведомости с остатками ТМЦ по категориям в количественном выражении в тех единицах измерения, Рабочие группы инвентар. комиссии Инентар. ведомость Рабочие группы инвентар. комиссии 40 № Что (вход) От кого (поставщик) Кому (клиент) Операция Исполнитель Что (выход) Для кого которых они приняты к учету, с указанием мест хранения и МОЛ. 4. Приказ о проведении инвентаризации Инентар. ведомость 5. Заполненная инвентар. ведомость Рабочие группы инвентар. комиссии, МОЛ В назначенную дату проведения инвентаризации магазин закрывают (опломбируют) шкафы, кладовые, холодильники. Ограничивают передвижения персонала по магазину, доступ в него покупателей. Пересчитывают отдельно товары, собранные в инвентарную корзину, добавляют данные в ведомость. Подводят итоги, собирают подписи участников проверки Рабочие группы инвентар. комиссии, МОЛ Заполненная инвентар. ведомость Бухгалтер Бухгалтер На основании полученной от рабочей группы инвентар. ведомости формирует сличительную ведомость, в которой отражает все пересортицы, недостачи и излишки. Бухгалтер Сличительная ведомость Директор магазина Директор магазина Рабочие группы инвентар. комиссии Рабочие группы инвентар. комиссии, МОЛ 41
