АУДИТ ТРАНСПОРТНОЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ При проведении аудита процессов ТЛС целесообразно применять методические приемы (методы), изложенные ниже в практическом руководстве. Само руководство разработано на основе использования базовой концепции Всеобщего менеджмента качества TQM, с учетом международных и европейских стандартов, их гармонизированных и русифицированных версий. Основные нормативные документы: Семейство Международных стандартов ИСО 9000 "Системы менеджмента качества"; Рекомендации ISO ТС 204/SC N VI4 «Автоматическая идентификация транспортных средств и оборудования - Транспортная архитектура и терминология интермодальных товаров AVI/AEI, ISO 2000; ГОСТ Р 51897-2002. Менеджмент риска. Термины и определения; Руководство по управлению глобальными стандартами в цепях поставок (информационно-методическая версия документа EAN/UCC). Подкомитет ГОСТ Р/ТК 355/ПК 6; Терминологический словарь "Управление цепями поставок в транспортной логистике" (русифицированная версия Глоссария IOLT - Великобритания). Подкомитет ГОСТ Р/ТК 355/ПК 6; Словарь и сокращения в документации складской логистики (на базе стандартизованного Глоссария Международной Ассоциации складской логистики IWLA). Подкомитет ГОСТ Р/ТК 355/ПК 6; Общие требования к цепям поставок (Руководство по применению, версия 3.0). Подкомитет ГОСТ Р/ТК 355/ПК 6. Рекомендации являются методическим пособием для проведения аудита и последующей оценки транспортных (транспортнологистических) систем при проверке способности организации и ее процессов предоставлять транспортные услуги, отвечающие требованиям потребителей (грузовладельцев). Осуществляется также оценка результативности и эффективности ТЛС. Основная цель методических рекомендаций и рекомендуемой практики - обеспечить с помощью формализованных процедур повышение удовлетворенности потребителей всех уровней и снижение рисков, общих затрат в ТЛС организации. Требования к системе, содержащиеся в настоящих рекомендациях, являются дополнением к требованиям стандартов семейства ИСО 9000 и не заменяют их. (см. «Общие требования к цепи поставок. Руководство по применению. Версия 3.0.,ГОСТ Р ТК 355/ПК6). Модель транспортно-логистической системы В качестве транспортно-логистическойсистемы (ТЛС) рассматривается организация как открытая система, в которой материальный, финансовый и соответствующий им информационный потоки связаны с поставщиками, потребителями и посредническими организациями (экспедиторскими, транспортными, складскими), а также внутрифирменными операциями. В ТЛС организации возникают трудности по преодолению зон «стыковок» между функциями и иерархическими уровнями, взаимодействием с информационными потоками поставщиков и потребителей. Потоковые процессы проходят через границы полномочий и ответственности отдельных подразделений организации и через границы хозяйствующих субъектов, входящих в ТЛС. Систематическая идентификация и управление различными процессами, реализуемыми внутри организаций, и, в особенности, взаимосвязь между такими процессами могут быть названы в управлении как подход, основанный на процессах, или "процессный подход". Модель системы цепи поставок, согласно Международному стандарту ИСО 9000: 2000 "Системы менеджмента качества", как системы процессов поставщика, организации и потребителя, представлена на следующем слайде. Модель рассматривается как синоним термина транспортноэкспедиционная система» применительно к сфере транспортировки грузов. Требования Требования Выход Выход Процесс поставщика Вход Обратная связь Выход Процесс организации (ТЛС) Вход Вход Процесс потребителя Обратная связь Модель транспортно-логистической системы организации ТЛС состоит из объекта управления – различных типов процессов, связанных с транспортировкой, складированием, доставкой, а также специализированного блока управления. Блок управления включает две подсистемы: информационно- вычислительную и организационнофункциональную. Информационно-вычислительная подсистема (ИВП) состоит из следующих основных элементов: средств автоматической идентификации, прослеживаемости и обработки данных; телекоммуникационных средств, и линий связи; включая беспроводные, средств электронного обмена данными (компьютерных сетей), программного обеспечения; средств отображения информации. Организационно-функциональная подсистема (ОФП) включает следующие основные элементы: организационную структуру; мониторинг рисков в системе менеджмента безопасности; человеческие ресурсы; навыки работы в команде; знания, постоянно обновляющиеся; опыт работы с ТЛС (менеджмент знаний); психическое и физическое состояние; бизнеси технологические процессы жизненного цикла системы; непрерывный анализ функционирования ТЛС в динамике и обеспечение устойчивости; анализ и диагностику, формирование кросс-управленческих команд. Требования по применению в организации ТЛС носят системный, комплексный характер, они основаны на соблюдении требований международных стандартов и развитии партнерских отношений и сотрудничества в бизнес-среде. В результате функционирования ТЛС организации получают преимущества за счет достижения высокой операционной эффективности, качества обслуживания клиентов и уникальности транспортно-логистических активов. Транспортно-экспедиционная система должна интегрировать материальные, информационные и финансовые потоки в экономических секторах производства, торговли, транспорта, складирования и обслуживания поставок. общие требования к технической документации документально оформленные заявления о политике и целях в области логистики и ТЛС; руководство по ТЛС; документированные процедуры, определяемые настоящими рекомендациями и другими нормативными документами; документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления бизнес-, транспортно- технологических процессов и управления ими; записи, требуемые нормативными включая стандарты. документами, Степень документированности ТЛС одной организации может отличаться от другой в зависимости от: а) размера организации и вида деятельности; б) сложности и взаимодействия процессов; в) компетенции персонала. Документация может быть представлена в любой форме и на любом носителе. Базовым документом, комплексно отражающим содержание аудита процессов в ТЛС, является руководство по транспортно-логистической системе. Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии техническую документацию руководства по ТЛС, содержащую: описание области применения ТЛС, включая подробности и обоснование любых исключений; документированные процедуры, разработанные для ТЭС, или ссылки на них; описание взаимодействия транспортно-технологических и логистических функций, процессов, результатов ТЛС; г) описание порядка измерения, анализа, диагностики и оценки логистических показателей, показателей качества и риска. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) проверку документов на адекватность до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения; ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. Аудит — это системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям. Из определения вытекают следующие требования к аудиту и аудитору: объективных факторов работников компании; администрации, собственников, аудитор определяет степень соответствия данных, представленных в отчетности, реальным данным, т.е. формирует свое мнение по поводу верности и обоснованности информации, содержащейся в отчетах, а не подтверждает абсолютную точность представленных данных; аудитор определяет, в какой мере представленные данные соответствуют критериям и стандартам. Основная задача аудита - обеспечение потребителя комплексной аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования с последующим проведением реинжиниринга процессов. Целью диагностического исследования является определение и детальный анализ проблем, стоящих перед транспортной организацией. Для этого необходимо: • определить факторы, воздействующие на проблемы; • сформировать информацию для принятия решения по устранению проблем; • • определить необходимые временные, материальные, финансовые и квалификационные ресурсы для устранения выявленных проблем. сформулировать рекомендации по методам устранения проблем; Аудиторская деятельность включает проведение собственно аудита и оказание сопутствующих ему консультационных услуг. Виды консультационных услуг включают: создание необходимых для организации документов; проверку имеющихся документов на соответствие принятым критериям, контроль ведения учета и составления отчетности, тестирование персонала; проведение обучения, семинаров, круглых столов, издание методических рекомендаций; информационное обслуживание.
