Создание нового документа

Порядок работы пользователя в СЭД РГУФКСМиТ.
1. Вход в систему.
В адресную строку одного из интернет-браузеров (рекомендуемые
браузеры Firefox или Chrome последних версий) введите адрес
системы cosas/df или 172.17.252.243/df. Так же на страницу
авторизации системы электронного документооборота можно попасть
через сайт университета по адресу http://www.sportedu.ru, раздел
Сервисы, ссылка Документооборот .
Вход в СЭД РГУФКСМиТ осуществляется путем авторизации в системе.
Логин и пароль пользователя полностью совпадает с логином и
паролем пользователя АИС ВУЗа. (если у Вас нет этих данных,
обратитесь в группу поддержки АИС тел. 6000, комната 208А
административного корпуса). Авторизация возможна только из
внутренней сети университета.
2. Структура интерфейса системы.
После авторизации в СЭД, Вы попадаете на Главную страницу системы.
На ней Вы видите сообщения обо всех действиях, которые
происходят с Вашей служебной запиской.
На странице “Служебная записка” отображаются все служебные
записки, которые создавались Вами как авторами, направлялись Вам
как исполнителю. На этой же вкладке происходит создание нового
документа.
3. Создание нового документа. Этап 1.
Для создания нового документа, во вкладке “Служебная записка”
необходимо нажать на кнопку “Добавить”,
после чего откроется новое диалоговое окно
где происходит заполнение информации по новому документу. Если
“Тип документа” не встал автоматически, его необходимо выбрать
вручную. Красным выделены поля, обязательные для заполнения:
1. Тип документа,
2. Разработчик - кто готовит докладную записку, осуществив вход в
СЭД со своего логина,
3. Заголовок - в нем отражается тема документа.
После сохранения внесенных параметров, создается текст
докладной записки. При его написании не надо указывать, кому
предназначена записка. Если Тип документа “Докладная записка” адресат указывается автоматически на вкладке “Участники”. Если Тип
документа иной (на данном этапе в системе не реализован) - адресат
выбирается Автором из списка самостоятельно.
После завершения работы над текстом и прикрепленными
документами, документ необходимо перевести в следующее
состояние. Для этого на вкладке Участники необходимо добавить
автора. Нажав на кнопку Добавить, появится список “ролей”.
Выбрав значение «Автор», появится дерево занимаемых должностей.
Из нее по фильтру определенной колонки выбирается персона, которая
является автором документа (за чьей подписью идет документ).
ЗАМЕЧАНИЕ: если Разработчик и Автор одно и то же лицо, то выбирается
одна и та же персона.
Выделив запись и нажав на кнопку Выбрать, необходимо закрыть текущее
окно, нажав на крестик в правом верхнем углу окна.
После выделения поля с ролью “Автор”, необходимо нажать на кнопку
“создана (на согласование)”.
Если Разработчик и Автор различные персоны, то на этом этапе роль
Разработчика заканчивается.
4. Создание нового документа. Этап 2.
После отправки документа Разработчиком Автору, последний получает
уведомление об этом действии на Главной странице системы.
ЗАМЕЧАНИЕ: если Разработчик и Автор одно и то же лицо,
уведомление не приходит.
После того как Автор открыл пришедшую к нему докладную записку,
он может:
 оставить ее без изменения;
 отредактировать на свое усмотрение;
 отправить на доработку Разработчику;
 отправить на доработку Разработчику с добавлением
комментария
Добавление комментария: Нажать на кнопку “Добавить
комментарий”, ввести необходимый текст, нажать на ту же кнопку.
После прочтения сообщения, на него можно ответить. Автор
комментария может редактировать или же вовсе удалить его.
Полностью подготовив документ к отправке ректору, Автор должен
перевести его в состояние “на оформление в канцелярию”.
ЗАМЕЧАНИЕ: если Разработчик и Автор одно и то же лицо, перевод из
состояния “Создана” и “на оформление в канцелярию”, проводит один и тот
же человек.
После перевода в состояние “на оформление в канцелярию”, автор может
отслеживать движение докладной записки по уведомлениям на Главной
странице, или контролем текущего состояния в меню Служебные записки, в
дереве Мои документы.
В любой момент времени, при необходимости, докладную записку можно
вывести в печатную форму в браузер и распечатать или сохранить на
компьютере.
5. Вынесение решения по докладной записке.
После вынесения решения ректором и выбора Исполнителя по
докладной записке, Исполнитель получает уведомление об этом на
Главной странице системы. Прочитав текст документа, Исполнитель
может:
 ответить на документ самостоятельно (1 вариант);
 делегировать документ руководителю подразделения, в
компетенции которого находится возможность решения вопроса
(2 вариант).
1 вариант. Документ приходит только к тому, кого выбрали
исполнителем по нему, это отражено на вкладке Участники. Решение
по документу отражено в поле Состояние.
Для создания ответной записки, Исполнитель нажимает на
кнопку Ответ.
После нажатия открывается новое диалоговое окно, в котором
создается ответ, аналогично созданию исходящего документа, где
разработчиком становится тот, кто был назначен Исполнителем этого
документа, а в заголовке автоматически формируется текст, из
которого понятно, что это ответ на документ.
Далее документ готовится и отправляется обратно аналогично п.3
Создание нового документа.
При необходимости, текст исходной докладной записки можно найти
на вкладке Связанные служебные записки.
ЗАМЕЧАНИЕ: т.к. в варианте 1 Разработчик и Автор одно и то же лицо,
перевод в состояния “Создана” и “на оформление в канцелярию”,
проводит один и тот же человек.
2 вариант. Получив оповещение и изучив документ, Исполнитель может
Делегировать руководителю подведомственного подразделения или любой
другой персоне, способной решить вопрос, изложенный в документе. Для
этого Исполнитель заходит на вкладку Участники, нажимает кнопку
Делегировать и добавляет еще одну персону из дерева сотрудников.
После всех этих действий, уведомление приходит той персоне, которой
делегировали документ. Этот человек становится Разработчиком ответной
докладной записки.
Далее документ готовится и отправляется обратно аналогично п.3 Создание
нового документа, где Разработчиком является делегируемая персона, а
Автором тот, кому этот документ был назначен для исполнения.
При необходимости, текст исходной докладной записки можно найти на
вкладке Связанные служебные записки.
ЗАМЕЧАНИЕ: т.к. в варианте 2 Разработчик и Автор разные лица, то перевод в
состояние “Создана” осуществляется Разработчиком, а перевод в состояние
“на оформление в канцелярию” осуществляется Автором.
На всем этапе прохождения докладной записки, Автор основного
документа имеет возможность отслеживать ее текущее состояние.
После вынесения решения ректора на ответ основной докладной записки
Решено, переписка прекращается, документ уходит в Архив.