Тема 3. Бизнес-процессы и маршруты бизнес- процессов МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Тема 3. Бизнес-процессы и маршруты бизнеспроцессов
Цели обучения:
 познакомить с понятием маршрута;
 рассмотреть типы маршрутизации.
Оглавление
Основные понятия ...............................................................................................1
Виды маршрутов ..................................................................................................1
Тип маршрутизации .............................................................................................2
Язык маршрутизации ...........................................................................................4
Роль ......................................................................................................................5
Для самостоятельной работы ..................................................................................5
Основные понятия
Задача — некоторый объем работ, определенный инициатором, который нужно
выполнить (с привлечением работников предприятия).
Задание — работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному
из исполнителей.
Подзадача — задача, созданная исполнителем в рамках своего задания.
Ведущая задача — задача, в которой есть подзадачи.
Главная задача — задача, которая не является подзадачей никакой другой
задачи
Маршрут задачи — список исполнителей задачи с указанием сроков
исполнения документа или совокупность заданий, выполняемых в определенной
последовательности в рамках одной задачи.
Виды маршрутов
Маршруты бывают жесткие и свободные.
Из самого названия маршрута следует, что в первом случае электронный
документ проходит строго регламентированный маршрут, а во втором — маршрут
документа
может
задаваться
(изменяться)
любым
участвующим
в документообороте пользователем.
В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних
документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для
других свободная.
Пример свободного маршрута с подзадачей
Замдиректора предприятия направляет задание руководителю подразделения.
1
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Руководитель подразделения не всегда сам выполняет порученные задания,
а перепоручает их своим сотрудникам, распределяя между ними обязанности
и контролируя их загрузку. В этом случае он создает подзадачи для своих
сотрудников и таким образом меняет маршрут задачи в целом.
Рис. 1. Пример свободного маршрута с подзадачей
Жесткий маршрут — согласование документа (договора).
При использовании СЭД применение типа маршрута (свободного или жесткого)
должно быть проверено практикой.
Тип маршрутизации
Определяет условия, при которых задача переходит от одного исполнителя
к другому.
Последовательная
Задания
(рис. 2).
выполняются
в линейной
последовательности —
одно
за другим
В конкретный момент над задачей работает только один исполнитель.
Условием перехода задачи к следующему исполнителю является завершение
выполнения задания предыдущим исполнителем.
2
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 2. Пример последовательного маршрута
Параллельная
Все задания рассылаются исполнителям одновременно. Все задания
выполняются одновременно. Завершение отдельных заданий может произойти
в разные строки.
Завершение задачи происходит после завершения выполнения заданий всеми
исполнителями.
Рис. 3. Пример параллельной маршрутизации
3
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Сложная
Включает комбинированные виды маршрутизации.
Характеризуется описанием условий, при которых задача переходит
к следующим исполнителям при наличии разветвления на параллельные задания.
Эти условия описываются посредством логических функций И и ИЛИ.
Например, при увольнении сотрудника имеется такая последовательность
действий (рис. 4):
1.
2.
3.
4.
сотрудник пишет заявление об уходе;
непосредственный руководитель его визирует;
в отделе кадров выдают Обходной лист;
после заполнения обходного листа издается приказ об увольнении.
Так, переход в стадию издания приказа наступает только при подписании
всеми требуемыми службами обходного листа (логическая связка И).
Рис. 4. Пример сложной маршрутизации
Язык маршрутизации
В СЭД для описания маршрута задачи имеется встроенный графический
редактор, в котором определен набор графических блоков и способов связи
между ними.
Для свободных маршрутов имеются блоки «задание», «уведомление».
Для жестких — дополнительно задаются блоки условия перехода, сценарии
на внутреннем языке, блоки ожидания, мониторинга событий (рис. 5).
4
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 5. Элементы языка описания маршрутов
Типовые маршруты создаются:
Во-первых, для процессов, подлежащих жесткой регламентации.
Во-вторых, для часто повторяемых задач.
Современные СЭД должны обеспечивать механизм создания и использования
типового маршрута.
Роль
В больших (особенно) организациях возникает проблема работы с большим
количеством исполнителей. Мы видели, как может разветвиться маршрут задачи
при переходе его к рядовым сотрудникам. Тем не менее, у сотрудников могут
быть сходные функциональные обязанности.
Для назначения задания многим сотрудникам одновременно в СЭД имеются две
возможности:
1. Выделение групп пользователей. Созданием таких групп и их объединением
занимается администратор системы. Группы пользователей рекомендуется
создавать
в соответствии
с условно
постоянными
структурами
на предприятии (подразделениями) — отделы, администрация и т. д.
2. Разработка функциональных ролей и приписывание сотрудникам некоторой
роли либо временно для выполнения конкретной задачи, либо постоянно.
Роли используются в тех случаях, когда требуется получить пользователей
в зависимости от конкретной ситуации, например, начальник текущего
исполнителя документа.
Роль — множество пользователей, объединенных по некоторому признаку.
С помощью встроенного языка (в Directum ISBL — Builder Language) можно
гибко изменять множество пользователей путем задания вычислений.
Для использования СЭД необходимо формализовать (зарегламентировать)
действующие на предприятии бизнес-процессы. Наличие формализованного
бизнес-процесса позволит правильно составить маршрут бизнес-процесса.
Для самостоятельной работы
1. Сформулировать краткие выводы по изученному материалу.
2. Пройти тест «СЭД Тема 3» в системе ВУОКСа.
5