подробное описание системы

ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
ТМ-система на базе MS Outlook: подробное описание
1. Жесткое краткосрочное планирование; хронометраж
Помимо «жесткого» планирования встреч, в разделе «Календарь» возможно
«гибкое» бюджетирование времени, а также учет расходов времени с экспортом и
анализом в Excel.
Самомотивация,
информация к
сведению
Жесткое
планирование
Бюджетирование
времени
Примечание: в этом и следующих примерах удалены либо изменены фамилии и другие
конфиденциальные детали. Различие цветов в хронометраже отражает категорию времени
по сложности; в планировании – характер загрузки («занят», «свободен», и т.п.)
«Жесткое» краткосрочное планирование в системе осуществляется с помощью
назначения встреч (как с контрагентами, так и «встреч с самим собой» –
приоритетных задач, на которые жестко планируется время исполнения).
«Жесткие» встречи легко переносятся в раздел «гибких» задач, и наоборот.
Хронометраж расходов времени ведется с помощью «встреч в прошлом».
Экспорт данных в Excel позволяет использовать разнообразные формы обработки
и анализа данных. К «встречам в прошлом» могут добавляться текстовые
комментарии, прикрепляться файлы и e-mail’ы. Наряду с использованием
возможностей поиска и применением классификаторов проектов и ключевых
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
1
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
областей, это позволяет получить «историю вопроса» по любой проблеме,
проекту или направлению.
Бюджетирование времени осуществляется с помощью «встреч в будущем», не
привязанных к четкому времени. Такой подход позволяет планировать расходы
времени реалистично, не тратя при этом усилия на составление четкого
расписания.
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка индивидуальных и командных систем классификаторов
задач. Классификаторы (краткие условные обозначения, используемые при
хронометраже) позволяют эффективно планировать и анализировать
структуру расходов времени в личной и командной работе. Классификация
расходов времени является основной для их анализа и оптимизации.

Разработка системы экспорта и анализа данных в MS Excel.
Экспортированные в Excel «встречи в прошлом», т.е. данные хронометража,
могут обрабатываться различным образом, с анализом структуры расходов
времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей, и
т.п. При этом строятся удобные обзорные таблицы и диаграммы.

Разработка системы использования хронометража как основы
«мини-CRM». В личной работе и работе небольших команд Outlook может
использоваться как CRM-система (Customer Relationship Management –
управление взаимоотношениями с клиентами). Руководитель получает
полный обзор истории контактов с клиентами и планов будущих контактов;
минимизируются риски, связанные с уходом из компании сотрудников, в
частности менеджеров по продажам.
2. Гибкое краткосрочное планирование
Большинство задач в работе менеджера не привязано к точному времени.
«Вспомнить о нужном в нужное время» позволяет методика контекстного
планирования. Для оптимальной «привязки» задач к времени используется
понятие контекста – наиболее благоприятной для выполнения задачи
совокупности обстоятельств. («Увидев пробегающего Скумбриевича, поймать его
и взять показания для занесения в желтую папку с ботиночными тесемками»).
Управление «контекстно-привязанными» задачами осуществляется с помощью
присвоения этим задачам соответствующих категорий.
Также с помощью категорий реализуется метод структурирования внимания,
позволяющий гибко распределять ресурсы внимания между задачами как на
оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования.
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
2
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Оперативное
планирование
(день)
Тактическое
планирование
(неделя)
Тактическое
планирование (проекты,
контексты, справочная
информация)
Тактическое планирование
(проекты и задачи по
ключевым областям)
Элементы стратегического
планирования, доступные
из «тактического» обзора
«Панель задач» в представлении «Календарь» находится справа от собственно календаря.
Близкое расположение этих представлений позволяет одновременно осуществлять и жесткое,
и гибкое планирование, легко перемещая задачи из одного представления в другое. Задачи
могут быть сгруппированы и отсортированы различным образом, в зависимости от
специфики личной работы пользователя.
Оперативное гибкое планирование (на уровне 1-3 дней) осуществляется с
помощью присвоения соответствующим задачам категории «День»; при
необходимости – установкой сроков и напоминаний.
С помощью цвета осуществляется управление двумя ключевыми параметрами задач:
важностью (красный) и срочностью (синий). «Раскрашивание» задач осуществляется
автоматически с помощью настроек автоформатирования. В соответствии с методом
структурирования внимания автосортировка настроена так, что важные и срочные задачи
автоматически выносятся в вершину списка.
Тактическое гибкое планирование (на уровне недели) осуществляется с
помощью нескольких видов категорий. При этом любая задача или проект могут
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
3
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
быть «видны» одновременно из нескольких категорий, что позволяет
гарантировать их своевременное выполнение. Основные типы категорий:
1. Хронологическая категория «Неделя» объединяет задачи с «гибкой»
привязкой к текущей неделе (т.е. «выполнить приблизительно в течение этой
недели, но неважно в какое время»). Обмен задачами между разделами «День» и
«Неделя» осуществляется в соответствии с методом структурирования внимания.
2. Контекстные категории задают некие обстоятельства, оптимальные для
выполнения задачи. Это могут быть обстоятельства места, времени, состояния,
взаимодействия с каким-либо человеком, и т.п. Например «В офисе», «В
автосервисе», «На совещании», «Когда хочется работать», «Когда шеф в
хорошем настроении», «именные» категории на каждого из подчиненных или
коллег, и т.п.
3. Проектные категории объединяют оперативные задачи по какому-либо
проекту. При этом проектную категорию можно «перетаскивать» мышью в другие
разделы целиком, вместе со всеми содержащимися в ней задачами, т.е.
оперировать проектом не только как набором задач, но и как единым целым.
«Обзорный файл проекта» - элемент стратегического планирования, может содержать общие
мысли и информацию по проекту. На тактических и оперативных уровнях планирования для
отличия от задач выделяется особым шрифтом.
4. Служебные категории оформляют справочную информацию, регулярные
задачи, и т.п.
5. Категорий ключевых областей позволяют создать обзор всех проектов и
задач на уровне тактического планирования.
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
4
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Приоритетные задачи и проекты в примере выделены красным; проекты – черным
полужирным; мысли и информация к сведению – серым. Пример на рисунке характерен для
специфики консалтинговой деятельности; в работе менеджера скорее будут преобладать
задачи, а не проекты. При этом для упрощения обзора с помощью автофильтрации по признаку
«Статус / Выполняется» либо по полю «Срок» на панель задач могут быть выведены только
наиболее актуальные на данный момент проекты и/или задачи.
Оптимальный обзор организуется с помощью авторсортировки, группировки задач
(возможны «вложенные» уровни группировки внутри каждой ключевой области),
автоформатирования. На основе общих принципов метода структурирования
внимания создается наиболее эффективный обзор для конкретного менеджера, с
учетом специфики деятельности и психологического типа личности.
Дополнительное распределение «стратегического внимания» между проектами
осуществляется с помощью календарных привязок напоминаний о проектах к
дням «разгребания завалов» и планирования (например на рис. 29 мая, т.е. наиболее
удобный день в конце месяца, выделен как день пересмотра статуса наиболее актуальных
проектов).
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка системы индивидуальных и командных «ключевых
областей» и «контекстов». При этом основной задачей является
обеспечение «индивидуального пошива» в структуре категорий для каждого
менеджера, но при этом совместимости индивидуальных систем между
собой, в рамках командного тайм-менеджмента.

Оптимизация управления личными и командными проектами. В
деятельности,
не
требующей
применения
специализированного
программного обеспечения для управления проектами, эта задача может
решаться с помощью Outlook. Разрабатывается оптимальная форма
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
5
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
представления проектов; при необходимости подбираются
«надстройки» к Outlook, в изобилии представленные на рынке.

готовые
Разработка командных стандартов управления задачами –
проработка, согласование и регламентация понятий «важность»,
«срочность», «приоритетность», и соответствующих правил работы с
задачами и сроками.
3. Долгосрочное планирование
Настройка различных пользовательских представлений обеспечивает удобный
обзор стратегических задач и проектов.
Пример стратегического обзора – проекты, отсортированные по контексту («лето» в данном
случае – не столько хронологическая привязка, сколько «контекст», связанный со спецификой
делового сезона). Красным выделены приоритетные проекты; синим проекты «в ожидании»,
т.е. «срочные», наиболее близкие к состоянию «выполняется». Часть названий проектов на
рисунке стерта.
Стратегическое
планирование
является
наиболее
многовариантной
составляющей системы. Возможны представления проектов в виде «Упрощенного
графика Гантта», «По исполнителям», «По контекстам», и т.п. При этом
представления могут разрабатываться как «с нуля», так и на основе стандартных,
например представления «Временная шкала для задач».
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка индивидуальных и командных форм стратегического
обзора, позволяющих эффективно и динамично управлять множеством
проектов, не затрачивая избыточные ресурсы на детальное планирование.
4. Управление входящей информацией и e-mail
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
6
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Грамотно построенная структура папок входящей почты
и информации, автосортировка и автоотбор – позволят
не «захлебнуться» в постоянно увеличивающемся
потоке информации. В командной работе не возникнет
проблемы «незаменимости от неорганизованности», за
счет удобных и известных всему коллективу правил
хранения информации.
При
корпоративном
осуществляется:
внедрении
системы

Разработка индивидуальных и командных
форм
структурирования
информации,
позволяющих организовать удобное хранение и
поиск
нужных
документов.
Может
упорядочиваться информация как только внутри
Outlook, так и в стыковке со структурой папок
файловой системы.

Разработка и настройка правил сортировки входящей почты,
благодаря которым информационные потоки легко упорядочиваются по
важности, срочности, отдельным проектам, и т.п.
5. Творческая картотека
«Метод
ограниченного
хаоса»
и
эффективно
используемая папка Заметки помогут вырастить
решения самых сложных задач и «родить» новые
блестящие идеи.
При
корпоративном
осуществляется:

внедрении
системы
Разработка
системы
управления
эффективностью
интеллектуального
труда
для
топ-менеджеров,
специалистов,
сотрудников «творческих» подразделений (маркетинг, дизайн, и т.п.)
6. Управление контактами
Увидеть полную историю делового взаимодействия с контрагентом – для этого
достаточно одного «клика» мыши. Полная и достоверная информация – ваше
оружие!
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
7
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
При выборе вкладки «Действия» вы можете получить всю историю
взаимодействия с человеком. При этом выведенные встречи, задачи, сообщения
электронной почты, дневниковые записи, – можно отсортировать и
отформатировать различными способами.
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Регламентация системы управления контактами: документирования
и обзора внутрикорпоративных и внешних взаимодействий.
7. Командное планирование;
делегированными задачами
управление
проектами
и
Outlook позволяет эффективно координировать работу команды – с помощью
автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через интернет,
настройки форм делегирования задач, и других технологий.
На рисунке – экран автоматического согласования расписаний участников встречи.
Для того, чтобы видеть расписания других членов команды в вашем Outlook, не
обязательно
покупать дорогой
корпоративный
сервер
–
достаточно
зарегистрироваться на специально бесплатном интернет-сервере Microsoft. Также
можно воспользоваться многочисленными «надстройками» к Outlook (в том числе
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
8
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
очень недорогими), позволяющими организовать удобный обзор командных задач
и проектов.
Управление делегированными задачами может осуществляться с помощью
настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут
использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена
стандартными задачами и/или информацией «по горизонтали».
Применение такого рода форм в управлении делегированными задачами
помогает руководителю «ничего не упустить» как при постановке задачи, так и при
контроле ее исполнения.
При работе с топ-менеджерами может проводиться разработка систем контроля
делегированных задач для секретарей, на базе Outlook и/или Excel, а также
соответствующих регламентов для секретарей.
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка системы командного тайм-менеджмента, координации
работы членов команды, как на базе штатных возможностей Outlook, так и с
применением «надстроек». Также может прорабатываться вопрос
взаимодействия с системами автоматизации документооборота, системами
управления проектами и CRM-системами.

Разработка форм и регламентов управления делегированными
задачами. Достигаемая автоматизацией четкость в постановке задач и
передаче информации позволяет, сохранив гибкость планирования и
реагирования на непредвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и
«несостыковок» в командной работе.
8. Синхронизация
«мобилизация»
с
внешними
устройствами,
Ноутбук, карманный компьютер, диктофон, мобильный телефон… Все это должно
согласованно работать на повышение вашей личной и командной эффективности.
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
9
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Оценка потребности в «мобилизации» работы менеджеров,
проработка вопросов совместимости ТМ-системы с внешними устройствами.

Разработка критериев и процедуры формирования оптимального
набора внешних устройств, в зависимости от специфики работы
конкретных менеджеров.
Логика корпоративного внедрения системы
Приведенный порядок следования блоков является типовым. На стадии
диагностики логика внедрения уточняется исходя из потребностей и специфики
деятельности Заказчика.
1. Диагностика потребностей по
восьми основным направлениям
внедрения
Проект системы и рамочный план
внедрения
2. Опрос/анкетирование по
характеру информационных
потоков
Структура ключевых областей и
папок обработки информации
3. Опрос/анкетирование по
характеру и количеству задач и
проектов
Структура контекстных категорий;
принципы представления и обзора
проектов; классификаторы задач
4. Настройка и внедрение
хронометража и краткосрочного
контекстного планирования
Опрос/анкетирование по апробации
системы; коррективы в систему
5. Настройка и внедрение систем
управления e-mail, информацией,
контактами
Опрос/анкетирование по апробации
системы; коррективы в систему
6. Проектирование системы
«мобилизации», выбор внешних
устройств
Проект системы «мобилизации»;
критерии выбора внешних устройств
7. Проектирование, настройка и
внедрение системы командного
тайм-менеджмента
Регламенты и формы командного
ТМ-взаимодействия;
опрос/анкетирование по апробации
системы; коррективы в систему
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
10
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Для индивидуальных клиентов
СОЗДАЙТЕ ЛИЧНУЮ OUTLOOK-СИСТЕМУ
С ПОМОЩЬЮ ПЕРСОНАЛЬНОГО ТМ-ТРЕНЕРА
Помощь в разработке персональной системы планирования на Outlook
является стандартной составляющей программы «ТМ-школа».
ТМ-ШКОЛА – уникальный курс дистанционного обучения тайм-менеджменту
на базе пособия «Учебный органайзер». Подробности, отзывы, форма
заказа:
http://www.improvement.ru/tmschool
ВЕЧЕРНЯЯ ТМ-ШКОЛА – углубленный курс, включающий в себя кроме
дистанционного консультирования дополнительно четыре еженедельных
«оффлайновых» вечерних тренинга в Москве и Санкт-Петербурге.
http://www.improvement.ru/tmschool/evening
Звоните (095) 518-54-15, 959-10-49.
Пишите: [email protected]
Уведомление об авторских правах
Авторские права на описанную в документе ТМ-систему на Outlook принадлежат ООО
«Организация Времени». Запрещается копирование, воспроизведение, распространение любым
способом в бумажной или электронной форме любых материалов, относящихся к системе, без
письменного разрешения правообладателя. Незаконное использование объектов авторского права
подлежит ответственности по ст. 146 УК РФ.
© ООО «Организация Времени», 2004 г. Контакт: [email protected], (095) 518-54-15
ООО «Организация Времени»
119180, Москва, ул. Большая Полянка, д. 7/10, стр. 3. оф. 512.
Тел. (095) 518-54-15 Тел./факс (095) 959-10-49 www.improvement.ru [email protected]
11