1 форматирование данных и содержимого таблиц

Современная
Гуманитарная
Академия
Дистанционное образование
4083.01.01;МУ.03;1
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL 2007
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ И СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ
МОСКВА 2010
Разработано Т.В. Санкиной, сертиф. специалистом Microsoft (Microsoft office specialist)
Под ред. Н.В. Евтюхина, канд. физ.-мат. наук
Рекомендовано Учебно-методическим
советом в качестве учебного пособия
для слушателей ДПО
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL 2007
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ И СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ
Настоящее учебное пособие предназначено как для преподавателей, так и слушателей курсов
ДПО по офисным продуктам Microsoft.
Для слушателей ДПО
______________________________________________________________________________
© СОВРЕМЕННАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ, 2010
2
ОГЛАВЛЕНИЕ
Стр.
1 ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ И СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ ..........................................4
1.1 Оформление рабочего листа...............................................................................................................4
1.1.1 Использование стилей .............................................................................................................4
1.1.2 Применение стиля....................................................................................................................4
1.1.3 Изменение стиля ......................................................................................................................4
1.1.4 Удаление стиля ........................................................................................................................6
1.1.5 Встроенные темы .....................................................................................................................7
1.1.6 Настройка темы........................................................................................................................8
1.1.7 Применение стилей при оформлении таблиц .......................................................................9
1.1.8 Изменение формата шрифта .................................................................................................10
1.2 Применение числовых форматов .....................................................................................................10
1.2.1 Формат Числовой...................................................................................................................11
1.2.2 Формат Общий .......................................................................................................................12
1.2.3 Формат Процентный .............................................................................................................12
1.2.4 Финансовый и денежный форматы......................................................................................12
1.2.5 Формат даты ...........................................................................................................................14
1.2.6 Текстовый формат .................................................................................................................14
1.2.7 Дополнительные форматы ....................................................................................................15
1.2.8 Использование личных числовых форматов ......................................................................15
1.2.9 Кодировка числового формата .............................................................................................16
1.2.10 Удаление личного формата.................................................................................................18
1.2.11 Копирование форматов в другие ячейки ...........................................................................18
1.3 Форматирование данных в виде таблицы .......................................................................................19
1.3.1 Автоматическое применение стиля к новому элементу таблицы .....................................21
1.3.2 Преобразование таблицы в диапазон...................................................................................21
1.4 Вставка и изменение строк и столбцов ...........................................................................................21
1.4.1 Удаление столбцов и строк ...................................................................................................23
1.4.2 Изменение высоты строк и ширины столбцов ...................................................................23
3
1 ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ И СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ
1.1 Оформление рабочего листа
Профессионально оформленные документы – это визитная карточка их владельца и
составителя. Поэтому для быстрого и качественного оформления таблиц Excel были разработаны
простые и эффективные инструменты, такие, как темы и стили.
1.1.1 Использование стилей
Стилем называется набор параметров форматирования данных и ячеек: числовой формат,
выравнивание, шрифт, граница, заливка, защита. Стиль не обязательно должен включать в себя
все параметры форматирования.
Использование стилей обеспечивает единообразие оформления данных и ячеек во всей книге,
позволяет быстро устанавливать выбранный набор параметров форматирования, а также
мгновенно изменять оформление всех ячеек, к которым применен один стиль.
При изменении параметров стиля автоматически изменяется оформление всех ячеек, к
которым применен изменяемый стиль.
Для ячеек, к которым применен какой-либо стиль, можно применять также и любое другое
оформление. Параметры оформления, установленные после применения стиля, не будут автоматически изменяться при изменении стиля.
Стиль сохраняется вместе с книгой, в которой он создан. Стили можно копировать из одной
книги в другую.
Пользователь может создавать форматы для собственных стилей ячеек и добавлять их в
галерею стилей. Это можно осуществить, воспользовавшись командой Создать стиль ячейки,
которую можно найти внизу галереи.
Команда Объединить стили позволяет добавить стили в галерею из другой рабочей книги.
1.1.2 Применение стиля
Для того чтобы выбрать и применить выбранный стиль:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
2) щелкните на кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная и выберите нужный стиль
(рисунок 1). При наведении указателя мыши на выбираемый стиль срабатывает функция предварительного просмотра и фрагмент листа отображается с указанным оформлением, если это
оформление Вам подходит, щелкните по нему левой кнопкой мыши.
1.1.3 Изменение стиля
Изменение стиля можно начать еще при его создании. Можно изменять стиль и тогда, когда
он уже создан и применен. Для этого:
1) выделите ячейку, оформленную изменяемым стилем;
4
2) щелкните на кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная;
3) в галерее стилей щелкните правой кнопкой мыши на названии изменяемого стиля и в
контекстном меню выберите команду Изменить;
4) в появившемся диалоговом окне Стиль нажмите кнопку Формат (рисунок 2);
Рисунок 1. Применение стиля
Рисунок 2. Изменение стиля
5
5) во вкладках появившегося диалогового окна Формат ячеек (рисунок 3) установите
параметры оформления стиля;
Рисунок 3. Диалоговое окно Формат ячеек. Изменение параметров оформления стиля
6) в диалоговом окне Формат ячеек нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Стиль нажмите
кнопку ОК.
После изменения стиля автоматически изменится оформление всех ячеек, к которым был
применен изменяемый стиль.
Следует с осторожностью изменять стиль Обычный, поскольку именно этот стиль установлен
по умолчанию ко всем ячейкам. Изменение стиля Обычный приведет к изменению оформления не
только всех ячеек с данными, но и всех пустых ячеек, в том числе и во вновь вставляемых листах.
1.1.4 Удаление стиля
Из книги Excel можно удалить любой стиль, как встроенный, так и пользовательский, кроме
стиля Обычный. Для этого:
1) щелкните на кнопке Стили ячеек группы Стили вкладки Главная;
2) в галерее стилей щелкните правой кнопкой мыши на названии изменяемого стиля и в
контекстном меню выберите команду Удалить;
Стили удаляются только из текущей книги. При создании новой книги она будет содержать
все встроенные стили.
Отменить удаление стиля невозможно.
Для восстановления в книге встроенных стилей можно создать новую книгу, а затем
копировать из нее все стили.
6
Упражнение 1
Рабочие файлы и папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Откройте Рабочий файл 2. Лист 4.
2. Выделите ячейки A3:D3.
3. Щелкните на кнопке Стили ячеек группы Стили вкладка Главная и выберите стиль
Заголовок 3.
4. Выделите ячейки А4:D59. В группе Стили нажмите кнопку Стили ячеек, выберите стиль
40%-Акцент 1 и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите
Изменить.
5. В диалоговом окне Стиль нажмите кнопку Формат. Выберите вкладку Шрифт и измените
название шрифта на Arial. Установите размер шрифта равный 12 пт. Перейдите на вкладку
Граница и выберите внешние границы.
6. Примените стиль 40 %-Акцент 1 к ячейкам А4:D59.
1.1.5 Встроенные темы
Темы оформления позволяют придавать рабочим листам профессиональный и привлекательный внешний вид.
Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую тему (набор цветов), тему шрифтов (набор шрифтов заголовков и основного текста) и тему
эффектов (набор линий и заливок).
Для выбора и применения темы оформления переходят на вкладку Разметка страницы и в
группе команд Темы нажимают одноименную кнопку. Появляется панель встроенных в
программу тем оформления (рисунок 4). Достаточно навести указатель мыши на интересующую
тему, чтобы увидеть изменения, которые произойдут после применения данной темы к рабочему
листу.
Выбор темы
оформления
Темы с интернет-узла
MS Office
Поиск тем в папках
локальных дисков и на
сетевых ресурсах
Сохранение текущего
оформления документа
как новой темы
Рисунок 4. Работа с темами оформления
7
Для применения выбранной темы к листу следует щелкнуть мышью по выбранной теме.
Можно изменить тему документа, используемую по умолчанию, выбрав другую заранее
определенную или пользовательскую тему документа.
Выделять какие-либо ячейки при выборе темы нет необходимости. Параметры темы будут
применены ко всем листам книги.
При желании пользователь может добавлять в коллекцию тем свою собственную тему с
помощью команды Сохранить текущую тему на панели кнопки Тема (см. рисунок 4).
1.1.6 Настройка темы
Каждая тема характеризуется определенным набором шрифтов для основного текста и для
заголовков. Для изменения шрифтов темы на вкладке Разметка страницы щелкают на кнопке
Шрифты и выбирают нужный набор шрифтов (рисунок 5). При наведении указателя мыши на
тему срабатывает предварительный просмотр, и таблица отображается с указанными шрифтами.
Выбор набора шрифтов не означает, что при оформлении нельзя использовать другие
шрифты.
Рисунок 5. Выбор шрифтов темы
Для изменения цветового оформления темы на вкладке Разметка страницы щелкают на
кнопке Цвета и выбирают нужный набор цветов (рисунок 6).
8
Рисунок 6. Меню кнопки Цвета вкладки Разметка страницы. Выбор цветов темы
Цвета темы содержат четыре цвета для текста и фона, шесть цветов для выделения и два цвета
для гиперссылок. Выбрав набор цветов, в дальнейшем можно использовать другие цвета для
оформления элементов документа.
Упражнение 2
Рабочие файлы и папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Откройте Рабочий файл 2. Лист 3.
2. На вкладке Разметка страницы в группе команд Темы, щелкните кнопку Цвета и
выберите Модульная. Из группы Шрифты выберите Классическая 2.
1.1.7 Применение стилей при оформлении таблиц
Для упрощения оформления больших таблиц в Excel 2007 применяются различные стили
оформления - стили таблиц и стили ячеек.
Функция Форматировать как таблицу позволяет оформить таблицу определенным стилем.
В данном случае стиль будет включать в себя такие элементы оформления, как шрифт, границы и
заливка ячеек. Кнопка Форматировать как таблицу расположена на вкладке Главная в группе
Стили. Раскрывающаяся панель этой кнопки имеет большую коллекцию различных стилей
оформления таблицы. В результате будет создана отформатированная таблица (рисунок 7), в
каждый столбец которой автоматически будет добавлен значок автофильтра. Также на Ленте
автоматически отобразится контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор.
9
Рисунок 7. Применение функции Форматировать как таблицу
При необходимости пользователь сам может создать собственный стиль оформления,
воспользовавшись командой Создать стиль таблицы.
Любой из встроенных стилей таблиц предлагает пользователю применить не только элементы
оформления, но и автофильтр к каждому столбцу таблицы (подробнее см. в п. 1.3 Форматирование
данных в виде таблицы).
1.1.8 Изменение формата шрифта
Чтобы выделить заголовки или любую другую информацию в ячейках таблицы, применяют
форматирование ячеек.
Большинство команд, с помощью которых можно изменять формат ячейки, находятся на
вкладке Главная.
Для форматирования символов их необходимо выделить и далее воспользоваться
следующими командами:
– для изменения шрифта - щелкните на стрелке в нижнем поле группы Шрифт и в
одноименном диалоговом окне выберите другой шрифт;
– для изменения размера шрифта - щелкните на стрелке в поле списка Размер, а затем
выберите другой размер шрифта или воспользуйтесь кнопками увеличения и уменьшения шрифта;
– для выделения данных полужирным шрифтом - щелкните на кнопку Полужирный;
– для выделения текста или числа курсивом - щелкните на кнопку Курсив;
– чтобы применить к данным стиль подчеркивания - щелкните на кнопку Подчеркнутый;
– для изменения цвета текста или чисел - щелкните на стрелке кнопки Цвет текста.
1.2 Применение числовых форматов
Под числами в Microsoft Excel понимаются числа с десятичными и/или простыми дробями и
числа с указанием символа процентов, а также даты и время.
Для установки в ячейках таблиц Excel числовых форматов используют команды группы Число
вкладки Главная, а также вкладку Число диалогового окна Формат ячеек, которое вызывается
щелчком на стрелке группы Число (рисунок 8).
10
Рисунок 8. Группа Число вкладки Главная
При установке формата отображение введенного числа в строке формул и в ячейке может
отличаться. Но именно значение числа, отображаемое в строке формул, будет использоваться при
вычислениях, сортировке данных и т.д.
Основные числовые форматы можно выбрать следующим образом: выделяют ячейку или
диапазон ячеек; щелкают на стрелке кнопки Числовой формат группы Число вкладки Главная и в
раскрывающемся списке выбирают нужный формат (рисунок 9).
Рисунок 9. Установка основных числовых форматов
Кнопка Числовой формат предназначена для установки финансового, числового и
процентного форматов, формата с разделителями, а также для увеличения и уменьшения
десятичных разрядов.
1.2.1 Формат Числовой
Формат Числовой используется для более удобного представления данных на листе. Он
применяется как для чисел, введенных с клавиатуры или импортированных, так и для результатов
вычислений. Значение введенного или импортированного числа или результата вычислений при
установке формата не изменяется. Установленный числовой формат сохраняется после очистки
содержимого ячейки, изменения формулы, обновления импортированных связанных данных.
11
1.2.2 Формат Общий
Формат Общий используется по умолчанию. Обычно числа формата Общий отображаются
так, как они были введены с клавиатуры.
Для установки формата Общий проще всего воспользоваться раскрывающимся списком
кнопки Числовой формат группы Число вкладки Главная.
1.2.3 Формат Процентный
Формат Процентный позволяет установить для числа в ячейке обозначение знака процента
(%). Этот формат используется для представления результатов вычислений, связанных с процентами.
Для установки формата Процентный:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
2) нажмите кнопку Процентный формат (рисунок 10) в группе Число вкладки Главная.
Рисунок 10. Кнопка Процентный формат
По умолчанию в процентном формате число отображается без десятичных разрядов. Для
установки необходимого количества десятичных разрядов процентного формата можно
воспользоваться кнопками Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность группы Число
вкладки Главная.
Для чисел, введенных с клавиатуры, процентный формат изменяет отображение не только в
ячейке, но и в строке формул. Например, число 0,4 после применения процентного формата будет
отображаться и в ячейке, и в строке формул как 40 %. На результатах вычислений это никак не
сказывается.
1.2.4 Финансовый и денежный форматы
Установка финансового или денежного форматов позволяет отображать в ячейке число с
указанием денежной единицы.
Финансовый формат устанавливается с использованием кнопки Финансовый числовой
формат группы Число вкладки Главная. Для этого:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
12
2) щелкните на стрелке кнопки Финансовый числовой формат и выберите обозначение
денежной единицы (рисунок 11);
Рисунок 11. Меню кнопки Финансовый числовой формат. Установка финансового формата
3) если требуемой денежной единицы нет в списке, выберите команду Другие финансовые
форматы;
4) во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек (см. рисунок 8) в раскрывающемся
списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы.
В денежном формате, в отличие от финансового, можно выбрать способ отображения
отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый форматы отличаются способом
выравнивания обозначения денежной единицы и знаком минус (-) у отрицательных значений.
Чтобы установить денежный формат:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
2) активируйте вкладку Число диалогового окна Формат ячейки;
3) в списке Числовые форматы выберите Денежный;
4) в списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы.
В списке Обозначение для финансового и денежного форматов диалогового окна Формат
ячейки можно найти условные обозначения денежных единиц всех государств Европы, некоторых
других стран, а также коды валют почти 200 стран всего мира.
В счетчике Число десятичных разрядов диалогового окна Формат ячейки можно установить
необходимое количество десятичных разрядов.
Для установки финансового формата с указанием российской денежной единицы (руб.)
достаточно выделить ячейки и нажать кнопку Финансовый числовой формат.
Для установки финансового или денежного форматов с указанием российской денежной
единицы можно также воспользоваться раскрывающимся списком Числовой формат (см. рисунок 11).
13
1.2.5 Формат даты
Установка формата даты позволяет изменить представление даты, отображаемой в ячейке.
На рисунке 12. в столбце А показаны разные способы представления даты 2.07.2009 в ячейках Excel.
Рисунок 12. Установка формата даты
Для установки формата даты:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
2) активируйте вкладку Число диалогового окна Формат ячейки;
3) в списке Числовые форматы выберите Дата;
4) в списке Тип выберите необходимый тип формата даты;
5) при необходимости в раскрывающемся списке Язык выберите язык, в стандартах которого
будет отображена дата.
Для установки краткого или длинного форматов даты выберите нужный тип формата даты.
1.2.6 Текстовый формат
Если необходимо, чтобы какое-либо число не рассматривалось как значение, которое может
использоваться в расчетах (например, номер позиции), можно изменить его формат на текстовый.
Число, отформатированное как текст, выравнивается по левому краю ячейки, а не по правому, и
отображается точно в том виде, в каком было введено. Оно хранится как текст и не может быть
включено в расчеты.
Для установки текстового формата можно воспользоваться раскрывающимся списком
Числовой формат в группе Число.
14
1.2.7 Дополнительные форматы
Дополнительные форматы используют для удобства ввода номеров телефонов, почтовых
индексов, табельных номеров.
Для установки дополнительных форматов:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек;
2) активируйте вкладку Число диалогового окна Формат ячейки;
3) в списке Числовые форматы выберите Дополнительно;
4) в списке Тип выберите необходимый формат (рисунок 13);
5) при необходимости в раскрывающемся списке Язык выберите язык представления данных.
Рисунок 13. Установка дополнительных числовых форматов
Например, после установки формата Номер телефона (язык Русский) при вводе цифр номера
телефона в ячейке автоматически отобразятся скобки, и будет установлен дефис.
1.2.8 Использование личных числовых форматов
Личные числовые форматы позволяют изменить стандартные отображения данных в
форматах Microsoft Excel, а также применять собственные способы отображения данных.
Например, можно добавлять собственные единицы измерения, изменять цвет представления
положительных, отрицательных или нулевых значений, добавлять текст к значениям и т.д.
Использование личных форматов может облегчить просмотр и анализ данных.
Для создания числовых форматов:
1) выделите ячейку или диапазон ячеек, для которых создается формат;
2) активируйте вкладку Число диалогового окна Формат ячеек;
15
3) в списке Числовые форматы и в раскрывающемся списке Тип выберите наиболее близкий
к создаваемому стандартный формат;
4) в списке Числовые форматы выберите (все форматы) (рисунок 14);
5) в поле Тип откорректируйте установленные или введите новые коды создаваемого формата;
6) после ввода всех необходимых кодов нажмите кнопку ОК.
Рисунок 14. Диалоговое окно Формат ячеек - Все числовые форматы
При вводе ошибочных кодов формата выйдет сообщение об ошибке. Необходимо нажать
кнопку ОК, а затем в поле Тип внести исправления.
Созданный числовой формат сохраняется только в той книге, в которой был создан. Для
переноса формата в другие книги следует воспользоваться копированием.
1.2.9 Кодировка числового формата
Числовой формат может иметь до четырех разделов, определяющих форматирование
положительных чисел, отрицательных чисел, нулевых значений и текста соответственно. Если
указаны только два раздела, первый из них используется для форматирования положительных и
нулевых значений, а второй – для отрицательных. Если указан один раздел, то ко всем числам
применяется этот формат. Разделы отделяются друг от друга точкой с запятой. Если раздел
пропущен, должна присутствовать завершающая его точка с запятой (рисунок 15).
Каждый раздел может включать в себя коды, определяющие следующие параметры: способ
отображения числа, цвет шрифта, условие, текст.
16
Рисунок 15. Стили команды Форматировать как таблицу
Способ отображения числа в ячейке задается шаблоном, который состоит из закодированного
числового состава. В шаблоне можно использовать следующие символы:
– 0 (ноль) – метка цифры. Указывает в шаблоне количество цифр в целой и десятичной частях
числа. Если число имеет меньше цифр в целой или десятичной части числа, чем указано в
шаблоне, то программа автоматически приписывает нули в недостающие десятичные разряды;
– # – метка цифры. Указывает количества цифр в десятичной части числа. Если число имеет
больше цифр в десятичной части, чем указано в шаблоне, то это число округляется до указанного
в шаблоне разряда;
– ? – метка цифры. Работает так же, как и метка 0, но вместо незначащих нулей целой и
десятичной частей отображает пробелы. Используется для выравнивания отображаемых чисел по
десятичной запятой.
В шаблоне можно использовать комбинации символов 0, # и ?. Кроме того, в шаблоне можно
использовать запятую для разделения целой и десятичной частей и пробел в качестве разделителя
групп разрядов.
В различных разделах числового формата можно устанавливать различные шаблоны
отображения чисел. Для отображения отрицательных чисел со знаком минус (-) необходимо перед
шаблоном числа в соответствующем разделе поставить этот знак. В противном случае знак
отображаться не будет.
Для того чтобы автоматически для выбранных ячеек отобразить текст вместе с числом, текст
должен быть заключен в кавычки (" "). Для отображения одиночного символа (например №)
можно поставить перед ним обратную косую черту (\) .
Чтобы задать пробел между числом и текстом, в код числового формата необходимо
включить знак подчеркивания (_) и пробел или два знака подчеркивания.
Текст может располагаться и перед числом и после числа, а также одновременно перед
числом и после числа.
17
Можно добавлять различный текст для различных разделов формата. Например, формат:
«0,00_ "Прибыль";0,00_ "Убыток";0,00; Основной» - устанавливает отображение положительных
чисел с текстом Прибыль, отрицательных – с текстом Убыток, а нулевых значений без текста.
1.2.10 Удаление личного формата
Для удаления личного формата:
1) отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячеек;
2) в списке Числовые форматы выберите пункт (все форматы);
3) в поле Тип выберите удаляемый формат и нажмите кнопку Удалить;
4) нажмите кнопку Закрыть.
Упражнение 3
В этом упражнении Вы создадите и примените пользовательский числовой формат.
Рабочие папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Запустите программу Microsoft Office Excel 2007.
2. Откройте файл EasyRead, находящийся в папке ChangingDocApperance.
3. Перейдите к ячейке G9.
4. Перейдите к командной вкладке Главная.
5. В наборе команд Число щелкните на стрелке команды Числовой формат и выберите пункт
Другие числовые форматы. Откроется диалоговое окно Формат ячеек.
6. В поле Числовые форматы выберите пункт (все форматы).
7. В поле Тип выберите # ##0.
8. Измените тип на следующий: $# ##0«всего».
9. Щелкните на кнопке Ok. (Диалоговое окно Формат ячеек закроется, а представление
данных в ячейке изменится в соответствии с созданным форматом.)
10. Скопируйте данный формат на диапазон ячеек G10:G15.
11. Сохраните книгу и закройте Excel 2007.
1.2.11 Копирование форматов в другие ячейки
Применить к данным в ячейках формат, уже использованный в какой-то части рабочего листа,
можно с помощью кнопки Формат по образцу. Кнопка расположена на вкладке Главная в группе
Буфер обмена.
Для того чтобы скопировать формат нужно выделить отформатированную ячейку, щелкнуть
на кнопке Формат по образцу и указать область применения копируемого формата. Если формат
нужно копировать в несколько мест, тогда можно включить кнопку Формат по образцу двойным
щелчком, а после применения отключить ее, щелкнув на кнопке один раз.
Упражнение 4
В этом упражнении Вы примените автоформат к ячейкам и скопируете формат на другие
ячейки. Рабочие папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Запустите программу Excel 2007.
2. Откройте файл AutoFormat, находящийся в папке ChangingDoc.
18
3. Перейдите к листу Корпоративные.
4. Перейдите к командной вкладке Главная и щелкните по ячейке B1.
5. В наборе команд Стили выберите команду Стили ячеек. Откроется галерея стилей ячеек.
6. В раскрывшейся галерее выберите стиль Название. К ячейке будет применен данный стиль.
7. Щелкните по ячейке C2.
8. В наборе команд Стили выберите команду Стили ячеек, затем стиль Пояснение.
9. В наборе команд Буфер обмена выберите команду Формат по образцу и щелкните по
ячейке G2. К ячейке будет применен тот же формат, что и у ячейки C2.
10. Скопируйте формат из ячейки G2 в ячейки B3, E3 и F3.
11. Выделите диапазон ячеек B4:F7.
12. В наборе команд Стили выберите команду Стили ячеек, затем стили 40 % - Акцент 2
(40 % - Accent 2). К выделенным ячейкам применится данный стиль.
13. Сохраните книгу и закройте Excel 2007.
Упражнение 5
В этом упражнении Вы измените формат данных и создадите собственный формат. Рабочие
папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Запустите программу Excel 2007.
2. Откройте файл FormatData, находящийся в папке ChangingDOC.
3. Выделите диапазон ячеек E4:E7.
4. В наборе команд Число щелкните на стрелке команды Финансовый числовой формат.
Откроется список финансовых форматов.
5. В раскрывшемся списке выберите пункт р. Русский. К выделенным ячейкам будет
применен данный формат.
6. В наборе команд Число дважды щелкните на кнопке Уменьшить разрядность. Разрядность
данных уменьшится.
7. Выделите диапазон ячеек F4:F7.
8. В наборе команд Число щелкните на стрелке команды Числовой формат, затем выберите
пункт Другие числовые форматы. Отроется диалоговое окно Формат ячеек.
9. В поле Числовые форматы выберите категорию (все форматы).
10. В поле Тип выберите формат # ##0. В строке Тип отобразится # ##0.
11. Щелкните справа от формата в строке Тип и введите р. «всего» и нажмите кнопку Ok.
12. К выделенным ячейкам применится созданный формат.
13. Сохраните книгу и закройте Excel 2007.
1.3 Форматирование данных в виде таблицы
Данные, представленные на листе Excel, можно оформить в виде отдельной таблицы. При
создании таблицы появляется возможность анализировать ее данные и управлять ими независимо
от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Формат
таблицы удобен для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных,
содержащихся в ней.
19
Функция Форматировать как таблицу дает возможность оформить таблицу определенным
стилем. Для этого:
1) выделите любую ячейку в диапазоне данных форматирования;
2) нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите
стиль оформления (см. рисунок 15);
В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных,
который преобразуется в таблицу. При необходимости можно очистить поле и на листе выделить
другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы;
3) нажмите кнопку ОК.
В результате, будет создана таблица, в каждый столбец которой автоматически добавляется
значок автофильтра
. Также на Ленте появится контекстная вкладка Работа с таблицами
/Конструктор (рисунок 16).
Рисунок 16. Контекстная вкладка Конструктор
На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицы можно настроить параметры
оформления таблицы (см. рисунок 16).
С этой целью в группе Параметры стилей таблицы:
– для включения или отключения строки заголовков установите или снимите флажок Строка
заголовка;
– для включения или отключения итоговой строки установите или снимите флажок Строка
итогов;
– для отображения специального форматирования первого столбца таблицы установите или
снимите флажок Первый столбец;
– для отображения специального форматирования последнего столбца таблицы установите
или снимите флажок Последний столбец;
– для отображения четных и нечетных строк в целях облегчения чтения установите или
снимите флажок Чередующиеся строки;
– для отображения четных и нечетных столбцов в целях облегчения чтения установите или
снимите флажок Чередующиеся столбцы.
20
Упражнение 6
Рабочие папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
1. Откройте Рабочий файл 2, Лист 2.
2. Выделите таблицу. На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу и выберите
стиль оформления таблицы Стиль таблицы: средний 18.
3. В группе Параметры стилей таблицы включите Строку итогов. Сохраните файл под Вашим
именем.
1.3.1 Автоматическое применение стиля к новому элементу таблицы
Стили таблиц в Excel 2007 автоматически распространяются и на новые элементы таблицы,
дополнительно вставленные столбцы и строки.
Для наглядности рассмотрим пример, в котором добавим к таблице еще один столбец справа.
Пример.
1. Откройте файл, который Вы сохранили под Вашим именем (см. упражнение 6).
2. В ячейку E2 введите Статистика. Появится новый столбец. После ввода названия
столбца необходимо нажать клавишу Enter. Столбец будет оформлен тем же стилем, что и таблица.
1.3.2 Преобразование таблицы в диапазон
Таблицу можно преобразовать в обычный (неотформатированный) диапазон данных. После
создания таблицы в приложении Microsoft Office Excel может оказаться, что функции таблицы
больше не нужны или требуется только стиль таблицы. Чтобы прекратить работу с данными в
таблице, не потеряв при этом примененное форматирование, таблицу можно преобразовать в
обычный диапазон данных на листе.
1. Выделите любую ячейку таблицы.
2. Нажмите кнопку Преобразовать в диапазон в группе Сервис вкладки Конструктор.
3. В окне запроса на преобразование нажмите кнопку Да.
1.4 Вставка и изменение строк и столбцов
Добавление столбцов и строк.
Для добавления столбца (строки) щелкают
правой кнопкой мыши на заголовке столбца
(строки) листа, слева от которого (выше которой) вставляется новый столбец (новая строка), и в
контекстном меню выбирают команду Вставить.
Можно также выделить любую ячейку, затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть на
стрелке кнопки Вставить и выбрать требуемую команду (рисунок 17).
21
Рисунок 17. Добавление столбцов или строк
Если выделить несколько столбцов или строк, то такое же число столбцов или строк будет
добавлено слева от выделенной группы столбцов или выше от выделенной группы строк.
Вставленный столбец (строка) повторяет оформление столбца, расположенного слева (строки,
расположенной выше). Если требуется использовать оформление столбца, расположенного справа,
или не требуется никакого оформления, то после добавления столбца следует щелкнуть на значке
Параметры добавления (рисунок 18) и затем выбрать соответствующую команду в раскрывающимся меню. Аналогично можно поступить при добавлении строк.
Рисунок 18. Выбор параметров добавления столбцов
22
1.4.1 Удаление столбцов и строк
Для удаления столбца или строки таблицы следует щелкнуть правой кнопкой мыши на
заголовке столбца или строки и в контекстном меню выбрать команду Удалить.
Можно также выделить любую ячейку, а затем в группе Ячейки вкладки Главная щелкнуть на
стрелке кнопки Удалить и выбрать требуемую команду (рисунок 19).
Если требуется удалить несколько столбцов или строк, то сначала их следует выделить и
затем воспользоваться командами, описанными выше. Невозможно удалять одновременно
столбцы и строки.
Рисунок 19. Удаление столбца (строки)
1.4.2 Изменение высоты строк и ширины столбцов
Для изменения ширины столбца следует:
1) выделить столбец (столбцы), ширину которого требуется изменить.
На вкладке Главная в группе Ячейки щелкнуть на кнопке Формат и выбрать пункт Ширина
столбца (рисунок 20);
Рисунок 20. Выбор пункта ширины столбца
23
2) в появившемся диалоговом окне ввести нужное значение ширины столбца в поле Ширина
столбца и щелкнуть на кнопке Ok (рисунок 21).
Рисунок 21. Установка точной ширины столбца
Размер столбца определяется количеством символов, помещенных в ячейке по ширине. При
размере букв 10 пунктов, стандартная ширина столбца по умолчанию будет составлять 8,43 символа.
Установку оптимальной ширины столбца, ориентированную на самую длинную ячейку этого
столбца, следует проводить одним из следующих способов:
– на вкладке Главная в группе Ячейки щелкнуть на кнопке Формат и выбрать пункт
Автоподбор ширины столбца (рисунок 22);
– дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.
Рисунок 22. Автоподбор ширины столбца
Для изменения ширины нескольких столбцов:
1) выделите столбцы, ширину которых нужно изменить;
2) поместите указатель мыши на границе между заголовками любых двух выделенных столбцов
и, когда указатель мыши примет вид вертикальной линии с двунаправленной стрелкой, перетащите границу влево или вправо.
Чтобы установить нужную высоту строки:
1) выделите строку, высоту которой следует изменить;
2) на вкладке Главная в группе Ячейки щелкните на кнопке Формат и в раскрывшемся меню
выберите пункт Высота строки (рисунок 23);
24
Рисунок 23. Установка высоты строки
3) в появившемся одноименном диалоговом окне введите нужное значение в поле Высота
строки и щелкните кнопкой OK.
Стандартная высота строки по умолчанию 12,75 пт (3 пт ≈ 1 мм).
Для изменения высоты нескольких строк:
1) выделите строки, высоту которых требуется изменить;
2) поместите указатель мыши на границе между заголовками любых двух выделенных строк
и, когда указатель примет вид горизонтальной линии с двунаправленной стрелкой, перетащите
границу вверх или вниз.
Упражнение 7
Рабочие папки находятся в папке Excel_2007_Work_files.
В этом упражнении Вы измените формат ячеек и отформатируете таблицу для более удобного
отображения данных.
1. Запустите программу Excel 2007.
2. Откройте файл FormatTable, находящийся в папке ChangingDoc.
3. Щелкните по ячейке B8. Удерживая на клавиатуре клавишу Ctrl, щелкните по ячейке D8.
Две ячейки будут выделены.
4. В наборе команд Шрифт щелкните на стрелке команды Размер шрифта, в раскрывшемся
списке установите размер шрифта, равный 14.
5. В наборе команд Шрифт выберите команду Полужирный. Выделенные ячейки изменят
свое начертание.
6. В наборе команд Шрифт щелкните на стрелке команды Цвет шрифта. Откроется галерея
цветов.
7. В галерее выберите цвет Красный, Акцент 2. Выбранный цвет будет применен к
выделенным ячейкам.
8. Выделите диапазон ячеек B8:E8.
9. В наборе команд Шрифт щелкните на стрелке команды Цвет заливки, затем выберите цвет
Красный, Акцент 2, более светлый оттенок 80 %.
10. Выделите диапазон ячеек B1:D1
11. В наборе команд Выравнивание выберите команду Объединить и поместить в центре.
Выделенные ячейки будут объединены, и информация размещена по центру.
25
12. Наведите указатель мыши между названиями столбцов H и I, зажмите левую кнопку и
расширьте столбец до 10,00 (75 пиксел). Слово человек будет отображено полностью.
13. Щелкните по ячейке B6.
14. В наборе команд Выравнивание выберите команду Перенос текста.
15. Расширьте столбец В до 15,00 (110 пиксел).
16. Наведите указатель мыши на номер строки 4, зажмите левую кнопку и протащите вниз до
строки 7. Будут выделены строки с 4 по 7.
17. Расширьте строку 7 до 30,00 (40 пиксел). Данная высота применится ко всем выделенным
строкам.
18. Выделите диапазон данных B4:F7.
19. В наборе команд Выравнивание выберите команду Выровнять по середине. Данные будут
выровнены по середине ячеек.
20. Выделите диапазон данных C3:D7.
21. В наборе команд Ячейки щелкните на стрелке команды Удалить. Отобразится список
удаляемых объектов.
22. В списке выберите команду Удалить ячейки, в открывшемся окне нажмите кнопку Ok.
Выделенные ячейки будут удалены.
23. Дважды щелкните между названиями столбцов D и E. Столбцы будут автоматически
расширены так, чтобы в них полностью отображались данные.
24. Объедините и поместите по центру ячейки A3 и B3.
25. Выделите строки с 9 по 14, щелкните правой кнопкой мышки в любом месте выделения и
в контекстном меню выберите команду Удалить. Выделенные строки будут удалены.
26. Выделите диапазон ячеек B4:D7.
27. В наборе команд Шрифт щелкните на стрелке команды Границы. Откроется галерея
границ.
28. В раскрывшейся галерее выберите пункт Все границы.
29. Выделите диапазон ячеек B8:E8.
30. В наборе команд Шрифт щелкните на стрелке команды Границы, затем выберите пункт
Толстая нижняя граница.
31. Сохраните книгу и закройте Excel 2007.
26
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL 2007
ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ И СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ
Ответственный за выпуск Е.Д. Кожевникова
Корректор Т.А. Борисова
Оператор компьютерной верстки Т.А. Митлина
_____________________________________________________________________________________
НАЧОУ ВПО «Современная Гуманитарная Академия»
27