qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa Инструкция по программной sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf отчетности 2015 г. ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuio pasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjk Международный Альянс по ВИЧ/СПИД в Украине Оглавление Оглавление .................................................................................................................................................. 1 Преамбула ................................................................................................................................................... 2 Раздел 1. Комплектация программного отчета ........................................................................................ 2 Раздел 2. Заполнение форм программного отчета.................................................................................. 6 Отчет о выполнении индикаторов......................................................................................................... 6 Описательный отчет ................................................................................................................................ 6 Раздел 3. Порядок предоставления программного отчета ..................................................................... 7 1 Преамбула Данная инструкция описывает упрощенный процесс формирования программных отчетов c 2015г. Данная инструкция и указанные в ней формы не используется для финансовой отчетности. Формы заполняются только по проектам, финансируемым Альянсом. C 01.01.2015 субгрантеры Альянса отчитывают программные данные на полугодовой основе. Вместе с тем данные должны вноситься в систему на регулярной основе согласно инструкции по учету программной деятельности. По завершению промежуточных кварталов (первого и третьего), 15 числа месяца, следующего за кварталом, в учетной системе закрывается период для обеспечения полноты и своевременности внесения информации для ее анализа и защиты изменения данных в прошедшем периоде. Процесс программной отчетности автоматизирован в учетной системе SYREX. Отчетные формы более не рассылаются для заполнения. Отчет формируется и сохраняется в учетной системе. Раздел 1. Комплектация программного отчета Программный отчет состоит из 2 частей: 1. Отчет о выполнении индикаторов 2. Описательный отчет Ниже будет детально рассмотрен порядок заполнения отдельных частей отчета. Дополнительно в сканированном виде отправляются / выкладываются файлы на FTP-сервер1 в соответствии с рекомендациями ниже: Для всех проектов: Подписанные должностные инструкции исполнителей проекта и гражданско-правовые договора на предоставление услуг. Для первого отчетного периода проекта предоставляются все инструкции и договора, для последующих отчетных периодов – только новые или измененные (например, в случае замены персонала проекта). При формировании архива рекомендуем следующую структуру: Название архивной папки: Договора и должностные инструкции 1 FTP-сервер для передачи больших объемов электронных документов в Альянс можно найти на сайте по следующей ссылке: ftp://gate.aidsalliance.org.ua/. 2 Название файлов в папке: Договор_ФИО Для проектов профилактики: «Квартальний звіт про надані послуги з тестування та ВІЛ-інфекцію представників груп ризику з використанням швидких тестів та методом ІФА, взяття під медичний нагляд та початку АРТ» за два квартала отчетного полугодия. При формировании архива рекомендуем следующую структуру: Название архивной папки: Отчеты ВИЧ Название файлов: Отчет ВИЧ_город_квартал Для проектов профилактики: Талоны перенаправления в ЛПУ (ВИЧ) за отчетный период, расположив их отдельно по 1-м талонам, 2-м талонам и 3-м талонам. При формировании архива рекомендуем следующую структуру: Название архивной папки: Талоны ВИЧ Название подпапок: Талон №1, Талон №2, Талон №3 Название файлов в подпапках: ВИЧ_№1_Месяц, ВИЧ_№2_Месяц, ВИЧ_№3_Месяц 3 Для проектов профилактики: Талоны перенаправления в ЛПУ (ТБ) за отчетный период, расположив их отдельно по 1-м талонам, 2-м талонам (талоны по направлению 7А отдельно от других). При формировании архива рекомендуем следующую структуру: Название архивной папки: Талоны ТБ 01 А – 03 А Название подпапок: Талон №1, Талон №2 Название файлов в подпапках: ТБ_№1_Месяц, ТБ_№2_Месяц Название архивной папки: Талоны ТБ 07А Название подпапок: Талон №1, Талон №2 Название файлов в подпапках: ТБ_№1_Месяц, ТБ_№2_Месяц 4 Для проектов профилактики: «Щомісячна інформація про звернення представників груп ризику до лікувального закладу за направленням НУО для діагностики та лікування інфекцій, що передаються статевим шляхом» - за 6 месяцев отчетного полугодия. При формировании архива рекомендуем следующую структуру: Название архивной папки: Отчеты ИППП Название файлов: ИППП_Город_Месяц Для проектов национальной горячей линии по вопросам ЗПТ: публикации в СМИ, официальные обращения в организации, органы, учреждения относительно проблемных случаев сопровождения клиентов ЗПТ 5 С целью верификации индикаторов программный специалист может запросить любой из первичных документов, подтверждающих выполнение индикаторов. Раздел 2. Заполнение форм программного отчета Отчет о выполнении индикаторов Отчет о выполнении индикаторов формируется в учетной системе SYREX, в Документе «Отчет о выполнении индикаторов» (раздел документов «Программный отчет в Альянс»). Для этого необходимо создать новый документ, выбрать отчетный период (полугодие), организацию, регион и нажать на кнопку «Заполнить». Если организация работала в нескольких регионах Украины (области, г. Киев, г.Севастополь), необходимо создать по одному документу на регион. В отчет автоматически подтягиваются индикаторы, плановые значения из таблиц индикаторов, фактические значения, если активность по этому индикатору велась в учетной системе. В случае, если активность не ведется в учетной системе, необходимо проставить фактическое значение напротив индикатора. Если индикатор имеет детализацию (до группы риска, пола и т.д.), ее можно просмотреть по каждому отдельному индикатору. При установке курсора на индикатор в нижней таблице появляется его детализация. Если в процессе проверки отчитываемых данных выявляются ошибки, необходимо сверить данные с первичной документацией, внести изменения в системе. После этого необходимо отредактировать существующий Документ «Отчет о выполнении индикаторов» (не создавать новый): нажать вновь на кнопку «Заполнить». Данные в документе перезаполнятся автоматически. После того, как документ заполнится, и данные проверены, нажмите на кнопку «Провести и закрыть». Описательный отчет Описательная часть отчета формируется в учетной системе SYREX, в Документе – «Описательный отчет» (раздел документов «Программный отчет в Альянс»). Для этого необходимо создать новый документ, выбрать отчетный период (полугодие), организацию. 6 Далее вносится наративная часть по соответствующим секциям отчета. Описание должно быть максимально коротким, конкретным, информативным и должно относиться к деятельности соответствующего компонента. Описательная часть делится на такие секции: 1) Достижения проекта Эта секция показывает, какие изменения произошли в проекте в отчетном периоде, что нового по сравнению с предыдущими периодами было сделано в программе. Если отдельные индикаторы были перевыполнены, укажите, пожалуйста, что привело к таким результатам. 2) Трудности выполнения программы В этой секции перечисляются трудности проекта, показывается их влияние на проект. Если отдельные индикаторы были недовыполнены, укажите, пожалуйста, причины недовыполнения. 3) Действия, запланированные для улучшения исполнения проекта В этой секции перечисляются запланированные организацией действия, которые направлены на улучшение исполнения проекта. 4) Запрос на техническую помощь Альянса Если организация нуждается в технической помощи Альянса, заполняет данную секцию с указанием четкого перечня. 5) Дополнительные комментарии по выполнению проекта При наличии важной информации по выполнению проекта, которая не вошла в предыдущие пункты, организации могут ее кратко изложить в данной секции отчета. 6) Комментарий представителя Альянса Данная секция заполняется представителем Альянса для внесения комментариев. После заполнения организацией Документа – «Описательный отчет» необходимо его сохранить и проверить заполнение. Для этого нажмите на кнопку «Печать», в результате на экран выведется печатная форма описательного отчета. Раздел 3. Порядок предоставления программного отчета 7 После формирования и проверки Документов «Отчет о выполнении индикаторов» и «Описательный отчет», необходимо выложить перечисленные в 1 разделе сканированные документы на FTP-сервер и сообщить о готовности отчета программному специалисту по электронной почте. Дата предоставления электронной формы программного отчета прописана в таблице индикаторов каждой организации. После того, как программный специалист сообщает о завершении проверки и подтверждении отчета, необходимо: Распечатать из учетной системы SYREX отчет о выполнении индикаторов (Документ – «Отчет о выполнении индикаторов»), описательную часть (Документ – «Описательный отчет»). Поставить на КАЖДОЙ странице подпись и печать организации. Сделать копию подписанного и пропечатанного отчета. Копии отчетов должны храниться в организации в отдельной папке. Отправить оригинал программного отчета в Альянс курьерской почтой не позже конца месяца, следующего за отчетным периодом. Оригиналы и копии дополнительных документов в распечатанном виде отправлять не надо. 8