Термины: Корпоративный тайм-менеджмент
реклама
Лекция 1. Цель лекции: определиться с общим понятием «тайм менеджмента», рассмотреть понятие «дефицит времени», и 5 лучших способов борьбы с нехваткой времени. Термины: Тайм менеджмент, Дефицит, «Поглотители» времени. Что такое Тайм Менеджмент? Из-за нашего непонимания механизмов времени и неумения не только правильно с ними обращаться, а даже просто понимать их, происходит множество неприятных событий или даже процессов в жизни. Многие из нас постоянно живут прошлым. Вспоминают его, анализируют, радуются прошлым успехам, в глубине души не веря, что подобное может повториться, грустят и корят себя за ошибки. Все это неестественно, так как прошлого не существует, и оно может лишь отображаться в переживаниях настоящего. Есть категория людей, постоянно находящихся в будущем. Они плохо помнят прошлое, не думают о нем, все их мысли — это мечты и планы на будущее, все их действия — это лишь подготовка к некоему идеальному моменту в будущем, который никогда не наступит. Ни те ни другие не в состоянии в полной мере переживать радость настоящего, находиться здесь и сейчас. Тем, кто живет исключительно теперешним моментом, это, напротив, удается, но и они не живут во времени. Это происходит потому, что в настоящий момент сейчас нет ни проблем, ни радостей — ничего нет. Есть только конкретное статичное состояние, зафиксированное моментом, как фотография — а разве можно жить на фотографии? Время следует видеть целиком и как бы со стороны. Это непрерывная полоса из прошлого — настоящего — будущего, которая дает нам знания и опыт (прошлое), действия и переживания (настоящее) и потенциальный стимул действовать лучшим образом в настоящем (будущее). Такая философия времени необходима нам для того, чтобы эффективно управлять своими действиями во времени. Элементарный пример: восприятие времени на Западе и на Востоке. Гипертрофированная немецкая пунктуальность имеет результатом высочайшее экономическое развитие. Тягучесть и естественность времени, скажем, в Индии обосновывает репутацию страны, богатой мудрецами, ее размеренная, почти беззаботная жизнь протекает как бы в прошлом веке. Выбирая в этом диапазоне отношение ко времени, вы выбираете свое мышление, свои поступки и свою жизнь. Никто не вправе навязать вам выбор, вы должны сделать его сами, а мы поможем вам научиться поступать в соответствии с ним. Управление временем, организация времени (англ. time management) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при которых специально увеличивается эффективность и продуктивность. Правильное управление временем может помочь вам рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении определенных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование (организация работы, при которой руководитель распределяет свою ответственность между подчинёнными). анализ временных затрат, мониторинг, сопоставление списков расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким, же основанием. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. Структура - Анализ своей деятельности или деятельности всего предприятия, разбираем (причины потери время или почему не успели сделать, находим причины для устранения их в будущем). - Моделирование стратегий с учетом проведенного анализа. - Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей). - Планирование и расстановка приоритетов. Разрабатываем план достижения поставленных целей и выделяем приоритетные(первостепенные) задачи для выполнения. - Реализация – конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. - Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем. Планируют и дальше осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты хронометража в виде “карточек проекта” (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов и программ. Дефицит рабочего времени Дефицит рабочего времени – это нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, или неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. что, в конечном счете, существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия. Одним из методов совершенствования управления временем на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам: - отсутствует четкое расписание работы на текущий день; - секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня; - из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма; - частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе; - менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше; - большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой; - работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению. Наиболее характерные причины дефицита времени: - бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации; - несоответствие работника и занимаемой им должности; - неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности; - отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю); - неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций); - слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности труда (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени. Причины дефицита времени Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам: 1. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных); 2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними); 3. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах); 4. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации); 5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени); 6. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее); 7. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей); 8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей); 9. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления). После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых. «Поглотители» времени Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны: 1. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы. Наладьте распределение звонков, отсеивающее не предназначенные вам, и переносите менее важные на более свободное время. 2. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу. При четкой, правильно разработанной структуре организации с посетителями, как правило, взаимодействует специальный отдел, что не мешает работе остальных отделов. 3. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями. Рекомендуется отладить своевременность передачи данных, их точность и конкретность. Это же правило должно соблюдаться в деловом, особенно телефонном, общении сотрудников. 4. Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой. Соблюдайте правила по работе с техникой, держите под рукой специалиста, своевременно и квалифицированно обслуживающего ваше оборудование. 5. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами. Избегайте советчиков, знающих лучше вас, что и в какое время вам нужно делать. Не поддавайтесь на провокации! 6. Недостаток организационного планирования. Расстановка приоритетов при работе с большим объемом дел позволят определить очередность их выполнения. 7. Неумение слушать других людей. Из передаваемой информации извлекайте только нужное, не загружайте голову лишним, забывая и переспрашивая впоследствии о главном. 8. Неудовлетворительная организационная структура. Должностные обязанности каждого сотрудника должны быть прописаны максимально четко. 9. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр. Но переделывать иногда приходится дольше, и, в любом случае, вновь отвлекаясь от текущих дел. 10. Нерешительность в деловых вопросах. Раскачивание на преодоление сомнений может стоить потери клиента, сотрудника и других недоразумений. 11. Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки. Конкретные вопросы подготавливаются заранее, определяются расходы времени на обсуждение каждого пункта, нужные лица заблаговременно извещаются, а исполнение вынесенных решений контролируются. 12. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня. Самые эффективные способы борьбы с нехваткой времени. 1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время. 2. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность - еще одно средство экономии времени. 3. Как вы относитесь к работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени. 4. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном. 5. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания. Практические задания к лекции: 1. Выпишите 15 ваших «поглотителей» времени. 2. Найдите по 2 способа как от «поглотителей» времени избавиться. 3. Проанализируйте ваш день, сколько времени вы тратите не эффективно, т.е. в пустую. 4. Умножьте эту цифру на 365 и посчитайте сколько таким образом времени вы тратите в год. Лекция 2. Цель лекции: работа над собой, определение конечного результата, самоменеджмент. Термины: самоменеджмент, самооценка САМОМЕНЕДЖМЕНТ Загодя планируйте каждый свой день Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее и тем самым имеем возможность сделать что-нибудь в отношении него уже сейчас. АЛАН ЛЭЙКИН Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы ели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого. Ваш интеллект, ваша способность мыслить, планировать и принимать решения является вашим главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Ваше умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход вашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает ваши ментальные ресурсы, пускает в ход ваш творческий потенциал и умножает вашу полезную ментальную и физическую энергию. Созвучна с этим мысль Алекса Маккензи: «Незапланированное действие суть причины всех неудач». Ваша способность хорошо планировать свои действия, при этом заблаговременно, является мерилом вашей общей компетенции. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, приступить к своей «лягушке», после чего продолжать упорно добиваться своей цели. Одной из высших целей в любой работе является достижение самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным для вас обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей. На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа (100-120 минут) потраченного иначе впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня. Вы, вероятно, слышали о так называемой формуле шести «П», которая гласит: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие». Всегда работайте «по перечню». Когда появляется новое дело, включайте его в перечень, прежде чем приступить к его реализации. Вы в состоянии увеличить собственную продуктивность и производительность на двадцать пять и более процентов с того дня, как начнете работать строго в соответствии с перечнем запланированных дел. Составляйте свой перечень вечером накануне, в конце рабочего дня. Включите в него все, что вы не успели завершить за день текущий, а также дела, которые планируете назавтра. Составляя таким образом подобный перечень, можете быть уверены, что он подвергнется усвоению вашим подсознанием на протяжении всего ночного сна. Следствием этого нередко бывает то, что вы просыпаетесь с грандиозными идеями, которые, как оказывается, можно с успехом применить в работе, увеличив скорость и качество выполняемых задач. Вам потребуются различные перечни согласно их назначению. Во-первых, вам необходимо составить генеральный перечень, в котором следует перечислить все, что приходит вам в голову в связи с планируемым на будущее. Его назначение - включить в себя каждую идею, приходящую вам в голову по поводу планируемого, как, например, каждую новую цель или задачу. Сортировку включенных в перечень идей можно выполнить позднее. Во-вторых, вам необходим месячный перечень - его составляют в конце каждого месяца на перспективу следующего. Сюда могут входить пункты, прежде внесенные вами в генеральный перечень. В-третьих, вам потребуется недельный перечень, при помощи которого вы загодя планируете свои действия на следующую неделю. Составление данного перечня следует осуществлять в течение текущей недели. Наконец, вам следует перенести ряд пунктов из своего месячного и недельного планов в свой ежедневный план. Таковыми являются конкретные задачи, которые вы планируете осуществить на протяжении следующего дня. По ходу работы в течение дня вычеркивайте пункты из своего перечня-плана по мере их выполнения. Ценным для вас в процессе этого является видимая картина достигнутого. Так рождается ощущение успеха и движения вперед. Видя себя последовательно осуществляющим запланированные задачи, вы обретаете мотивацию и энергию, необходимую для того, чтобы дойти до конца перечня. Одновременно повышается и ваша самооценка, и уважение к себе. Подспудно наблюдаемый вами собственный прогресс обеспечивает ваше движение вперед и помогает вам не допускать промедления в делах. ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ! С сегодняшнего дня начните планировать наперед каждый день, неделю и месяц своей жизни. Возьмите блокнот или лист бумаги и составьте перечень всего, что вам необходимо сделать в течение следующих двадцати четырех часов. Дополняйте его по мере того, как в голову приходят новые идеи. Также составьте перечень всех проектов, крупных многозадачных мероприятий, осуществление которых имеет большое значение для вашего будущего. Думайте на бумаге! Всегда базируйте свою деятельность на исполнении перечня мероприятий. Вы будете поражены, насколько продуктивнее станет ваша работа и насколько проще вам будет съесть свою «лягушку». Слагаемые эффективного самоменеджмента Для того чтобы научиться эффективно управлять собой, необходимо приложить усилия и потратить немало сил и времени. Рассматриваются составляющие эффективного самоменеджмента, предложенные Кейт Кинан, дипломированным психологом . 1) Самооценка. Самооценка играет очень важную роль в самоменеджменте. Если у человека заниженная самооценка, то ему даже не придет в голову мысль о необходимости научиться управлять собой. Если человек сам себя не ценит, почему его должны ценить другие? Рекомендуется составить список того, что человеку самому в себе нравится, а что нет. Безусловно, осознание собственных достоинств дает человеку уверенность в себе. А недостатки можно воспринимать как нечто неизбежное – как часть себя самого – или можно попытаться от них избавиться. Необходимо научиться ценить себя. Никто не сможет заставить человека ценить самого себя, если он сам этого не захочет. А еще он не будет всерьез воспринимать похвалу окружающих, потому что не будет уверен в том, заслужил ли он ее. Только свои собственные достижения могут повысить самооценку. Рекомендуем начать с малого: приходить вовремя на работу; выполнять задания в срок; выполнять обещания; выполнить хотя бы одно задание, которое совсем не хотелось делать; закончить то, что когда-то начали и никак не могли закончить. Уверенность в себе появится только с возникновением собственных стандартов. Необходимо придерживаться их. Достигнув определенных результатов, человек начнет воспринимать признание окружающих как награду за выполнение даже незначительных заданий и при этом будет уверен, что похвала заслужена. Следует помнить, что никто не сможет унизить человека без его негласного позволения на то. Высокая самооценка дает его обладателю уверенность в себе и способствует достижению успеха. 2) Умение постоять за себя. Часто людям очень трудно сделать две вещи – настоять на своем и сказать «нет», поскольку они думают, что навязывают свою точку зрения окружающим. а) умение настоять на своем. Если человек к чему-то стремится и старается всеми силами этого достичь, то обычно он испытывает чувство некоторого беспокойства, вызванное предчувствием отказа. Риск отказа всегда возможен, но нужно быть к этому готовыми, что потом не расстраиваться. От того, как человек выразит свое желание, зависит многое. Сказать «Это неплохая идея, но…» лучше, чем «Я хочу, чтобы…» Еще больше шансов на успех появится, если сказать «Я знаю, что Вы заняты, но я просил Вас…», а не «Почему Вы не выполнили задание, о котором я Вас просил?» У человека, не привыкшего настаивать на своем – если все получается именно так, как он хотел, - может возникнуть чувство вины. Нужно научиться избавляться от этого чувства. Воспринимать свои права как должное, не более. б) умение сказать «нет». Основная проблема большинства людей – это неумение отказывать. Для того чтобы не приходилось очень часто говорить «нет», человеку нужно подумать, почему именно к нему обращаются с просьбами. Может быть, потому, что он хороший человек, или потому, что он очень мягкий человек, который всегда поможет и справится с любыми трудностями. Возможно, данный человек очень ответственный, и все задания выполняет вовремя – иногда даже в ущерб себе. А может, другие люди более настойчивы или эгоистичны. Следует проанализировать, часто ли человек оказывает помощь другим. Выполняя дополнительное задание, человек тратит свое драгоценное время. Нужно попытаться объяснить людям, где можно найти необходимую информацию, и рассказать, как выполнить вызвавшую затруднение задачу. Эта стратегия имеет два преимущества: - человеку не придется выполнять чужую задачу; - другие научатся выполнять задание собственными силами и больше не будут надоедать с просьбами. Обычно человеку очень трудно сказать «нет» - он либо чувствует себя неловко, либо же его просто заставляют это сделать, не предоставляя даже права выбора. Кейт Кинан советует не бояться говорить «нет», но учит делать это конструктивно. При этом рекомендует стараться помогать дельным советом, который облегчит решение возникшей проблемы. Всегда стоит помнить: если к человеку обращаются с просьбой, и он говорит твердым голосом: «Нет, я не могу помочь, но я могу предложить…», то его никогда не заставят делать то, что не входит в круг его обязанностей. Если человек не должен что-то делать и говорит «нет», а в ответ проситель делает вид, что его не понимает, не надо бояться снова сказать: «Это не входит в мои обязанности. Делать этого я не буду». Если позволить «сесть себе на голову», люди будут постоянно обращаться с просьбами. Но этого можно избежать, научившись говорить «нет». И вполне возможно избавиться от ненужных хлопот. Необходимо уметь твердо сказать «нет», и люди будут обращаться с просьбами все реже. Они поймут, что человек ценит себя и свое время. 3) Умение быть настойчивым. Приняв решение, нужно немедленно действовать. Только так можно добиться хороших результатов. Преуспевают не только умные и удачливые люди. Добиться успеха может каждый, кто постоянно работает и настойчиво стремится к достижению поставленных целей. Безусловно, человек должен быть на сто процентов уверен в необходимости осуществления той или иной задачи. Он должен добиваться своего, преодолевая возникающие преграды и препятствия. При этом, конечно, можно услышать и негативные отзывы относительно своих действий, найдется множество причин доказать неосуществимость плана. Но если человек твердо уверен в правильности своего решения, это не должно ему помешать. Поэтому необходимо полагаться только на себя и упорно добиваться поставленных целей. Настойчивость – качество, которое необходимо постоянно развивать и воспитывать. Можно достичь потрясающих результатов, поверив в успех и продолжая начатое дело. Нужно помнить, что «вода камень точит». 4) Умение справляться со стрессом. Первобытные люди были охотникамисобирателями. Они обеспечивали себя всем необходимым, охотясь на диких животных, сражаясь с другими племенами, постоянно борясь за выживание. Они жили в постоянном страхе и гневе. Страх и гнев до сих пор неотъемлемые части человеческой сущности. Но человек устроен так, что может справиться с этими чувствами. В ответ на угрозу опасности человеческий организм готовится к двум видам защитной реакции: - к борьбе – смелый и решительный человек справится с ситуацией (либо же у него просто не будет другого выбора; - к побегу – если благоразумнее избежать грозящей опасности. Подобный механизм реагирования приводит к возникновению стресса, потому что способствует накоплению негативной энергии, которой не всегда можно дать выход. Таким образом, человек оказывается в стрессовой ситуации. Панацея от стресса реально существует. Обычно вовлечение в какую-нибудь деятельность помогает избавиться от стресса. Есть три прекрасных способа избавления от стресса: 1) Физические нагрузки снимают напряжение и помогают вернуться к нормальному состоянию. 2) Общение с окружающими, дружеская беседа и смех дают выход негативной энергии. 3) Составление различных планов помогает отвлечься, заставляет задуматься и таким образом направить энергию в другое русло, хотя это и не самый эффективный способ избавиться от стресса. Можно использовать каждый метод отдельно, но их комбинирование способствует достижению лучших результатов. Кому-то может показаться странным расходовать физическую энергию на снятие стресса. Но ведь нет необходимости радикально менять образ жизни. Просто можно сделать свои будни более активными, и это поможет избавиться от переизбытка энергии. Психолог рекомендует: - пройтись пешком; - сходить в бассейн; - посетить тренажерный зал или просто сделать зарядку – это улучшает фигуру и способствует поднятию жизненного тонуса. Снять напряжение могут и другие виды физических нагрузок: теннис, сквош и т. д. Нужно подобрать тот вид занятий, который человеку по душе. Даже при небольших усилиях результат не заставит себя ждать. Тем самым если мы сегодня начнем работать над своим Я и над своим распорядком дня, наша эффективность резко возрастет, настроение улучшиться. Окружающие быстро обратят внимание на такие изменения, и скажут вам об этом. Но не стоит забывать и такой очень важный фактор, люди очень неохотно одобряют изменения в вас, мы не любим, что б, что, то менялось. Поэтому как только вы сядете на коня, и помчитесь завоевывать трофеи, изначально это могут воспринять негативно. Переждите этот момент, время исправит мнение о вас. Практическое задание 1. Составьте список ваших положительных качеств. Список должен состоять из не менее 20 пунктов. 2. Составьте список ваших достижений за последние пять лет. 3. Объясните фразу: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие» Лекция 3. Цель лекции: понять сложные термины тайм менеджмента, которые описаны в доходчивой форме, и усвоить опыт зарубежных ученых, разработавшие основные положения в тайм менеджменте. Термины: Принцип Паррето, Матрица Эйзенхауэра, реструктуризация, реорганизация реакция, переосмысление, возврат контроля. Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем. Матрица Эйзенхауэра Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел. В противовес распространенному мифу, что отказ от выполнения части дел немедленно приведет к пропорциональному падению эффективности, можно привести известное правило, предложенное Вильфредо Парето. Правило 80/20 гласит: Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80% ценности приходится на предметы, составляющие 20% от их общего числа, в то время как 20% ценности приходится на предметы, составляющие 80% от их общего числа. Исходя из правила 80/20, в списке из 10 дел 2 дела могут обеспечить 80% успеха. Иными словами, лишь 1/5 нашей работы обычно протекает эффективно, а 4/5 деятельности характеризуются в 16 раз меньшей эффективностью. Следовательно, задача сводится к нахождению этих двух дел. Даже если восемь остальных останутся несделанными, ценность их результатов будет в четыре раза меньше, чем у двух, наиболее плодотворных. Положения принципа 80/20: Значимых факторов не много, а факторов тривиальных множество – лишь единичные действия приводят к важным результатам. Большая часть усилий не приводит к желаемым результатам. То, что мы видим, обычно отличается от того, что мы получаем: всегда существуют скрытые силы. Большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил; большинство неприятностей связано с действием небольшого числа высокодеструктивных сил. Большая часть действий, групповых или индивидуальных, представляет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения реального результата. Значимость принципа Парето для повышения эффективности не подлежит сомнению. Умение отыскать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты. Для этого предлагается следовать нескольким простым правилам: - Концентрироваться на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытаться повысить эффективность всех ресурсов сразу. - Пытаться достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям сразу. - Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более профессионально. - Делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего. В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут привести к 80% результатов. - Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой самые важные цели, при достижении которых принцип 20/80 будет работать на вас, помните, «всех денег не заработаешь». - Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысший результат и когда звезды благосклонны к вам. Предложенные правила связаны как с планированием личного времени, так и с системой принятия важных решений. Планирование необходимо. Однако и оно требует времени. Кроме того, исследования психологов показывают, что склонность в той или иной степени планировать время определяется типом личности. В частности, согласно типологии по Майерс-Бриггс, люди «решающего» типа предпочитают распланированный образ жизни, а люди типа «ощущение», более склонны к спонтанным действиям. Т.е., каждый человек должен выбирать подходящий для себя способ планирования времени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкретный прием планирования, а на планирование времени вообще. Тем не менее, можно сформулировать несколько универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает подстроить систему планирования под индивидуальные особенности личности. Планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптимальный объем планирования, поскольку чрезмерная педантичность сама по себе отнимает много времени. Тот, кто регулярно в течении 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени. Планируйте не все рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времен, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия. На работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено, поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания. Важнейшим элементом планирования является определение приоритетных целей. При планировании необходимо определить, что должны сделать вы, а что можно поручить другим. Последняя рекомендация может быть выполнена с помощью матрицы Эйзенхауэра. Классическое правило расстановки приоритетов принадлежит американскому президенту Д. Эйзенхауэру. Согласно этому правилу приоритеты в делах устанавливаются по двум критериям срочности и важности. Сочетание этих параметров дает матрицу, представленную на рисунке 1, состоящую из двух строк и двух столбцов: Срочные Несрочные Важные 1 II. Неважные III. IV. Матрица Д. Эйзенхауэра Подобная система, состоящая, правда, не из четырех, а из трех категорий, принадлежала еще Бенджамину Франклину. К первоочередным он относил задачи, не терпящие отлагательства. Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если, сегодня, нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. Теперь, используя модель Эйзенхауэра, рассмотрим рекомендации по выполнению дел разных типов. 1. Важные и срочные. Их приходится делать немедленно, чтобы важные дела не превращались в срочные. В противном случае жизнь руководителя превращается в непрерывный стресс и кризис, постоянный стресс убивает вначале способности мыслить и анализировать, затем возникают проблемы со здоровьем. Надежда, что дела из квадранта I будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, не что иное, как пустой звук. Стресс и кризис это образ жизни, они переходят в привычку, человек становится зависимым от них и чувствует себя ненужным, если постоянное давление этих двух факторов вдруг по каким-то причинам заканчивается на какое-то время". 2. Важные и несрочные. Г.Архангельский пишет о них как о самых обиженных, наиболее ущемляемых делах, связанных с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа I появляются из-за пренебрежения делами типа II, изза чего руководитель вынужден иметь дело со следствиями, вместо того, чтобы воздействовать на причины. Поскольку активности квадранта I требуют немедленного принятия решений и незамедлительных действий, они отводят руководителю роль пассивного исполнителя поставленной срочной и важной задачи. В квадранте II ситуация меняется на диаметрально противоположную: человек может сам влиять на способ решения задачи, выбор метода, установление листа приоритетов, определение команды исполнителей. Эти задачи требуют определения сроков исполнения. 3. Неважные и срочные. Эти дела легко маскируются под дела из квадранта I. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела из ячейки III создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи, что часто относят к признакам эффективной организации. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств. 4. Неважные и несрочные. В идеале эти дела нужно "финансировать по остаточному принципу" или отказываться от них вообще. Причин, по которым дела этой группы становятся пожирателями времени, две: Они часто приятны и интересны (просмотр личной почты, новостей в Интернет, чтение газет и журналов), поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. Они связаны с социальными обязательствами. Не стоит выполнять чужие дела категории I за счет своего времени. Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Если человек обращается к вам с просьбой, но она не имеет для вас значения, вы можете отложить ее исполнение (во всяком случае, после первой просьбы). Семь «R» тайм-менеджмента Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Их называют их семь R, потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы. Первое R — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом, спросить себя: Почему это происходит? В случае неудачи мы начинаем давить на ситуацию — на отношения, работу, расстраиваемся и злимся, но самый лучший способ в этой ситуации — отступить назад и спросить себя: Может быть, есть путь лучше? Второе R — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей. Третье R — Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации. Четвертое R — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20% работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы. Пятое R — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефоный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т.д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов? Шестое R —это Reinventing (переосмысление). Подумайте о том, что вам пришлось начать все сначала и заняться чем-то абсолютно другим. Вы не обязаны менять карьеру, но на подсознательном уровне всегда должна быть мысль: А что, если бы мне пришлось полностью сменить род деятельности? Что, если бы моя карьера, или работа или компания исчезла бы за ночь, и мне пришлось бы начинать все сначала в сегодняшнем состоянии? Думайте о своей работе, помня принцип слабых мест. Представьте, что вы провели линию в прошлое, и спросите себя: Есть ли в моей сегодняшней жизни что-то такое, чего я бы никогда не начал снова? Иногда, когда люди задают себе этот вопрос, ответ на него становится настоящим открытием. Седьмое R —Regain control (возврат контроля). Начав снова контролировать свою жизнь, вы берете на себя полную ответственность за все, что с вами происходит. Вы прекращаете делать себе поблажки или винить кого-то другого. Если вам не нравится что-то в вашей жизни, скажите себе: Я сам за это отвечаю, и я изменю это. Бенджамин Дизраэли как-то сказал: Никогда не жалуйтесь и не оправдывайтесь. Если вам что-то не нравится, меняйте это, но не вините других людей. Лекция 4. Цель лекции: раскрывается тема внедрения тайм менеджмента в коллектив, описание тренинга проведенного компанией «Business Professionals Network» для руководителей предприятий, примеры работы тайм менеджмента в ОАО ТНК "ДАСТАН", ОсОО «NetCom». Термины: Корпоративный тайм-менеджмент Корпоративный тайм-менеджмент Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией. Таким образом, если корпоративный менеджмент — путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент — путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации. Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем пример технологии такого встраивания тайм-менеджмента в программу на примере реального проекта. Обучение тайм-менеджменту компанией «Business Professionals Network» проходит по следующей схеме: 1) участники тренинга заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень их ТМ-компетенции и сделать обучение более индивидуализированным; 2) проводится двухдневный тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной к специфике деятельности компании. 3) в ходе тренинга участники начинают работу с авторским пособием «Учебный органайзер», являющимся своеобразным «самоучителем по тайм-менеджменту». В нем даны простые упражнения и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен «один на один» с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий; 4) через месяц после тренинга проводится 4-часовой пост-тренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. 5) через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы. Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе активно взаимодействуем с сотрудником, его руководителем и ТМ-тренером, для того чтобы все изучаемые техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах. Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту — диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников. Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля — простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента Профиль строится на основе данных, полученных от анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании: личный тайм-менеджмент — степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров; командный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды; корпоративный тайм-менеджмент — качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными. Анализ построенного ТМ-профиля позволяет выявить проблемные ТМсоставляющие ежедневной деятельности каждого сотрудника, подразделения и организации в целом. Проведение повторного анкетирования (после завершения обучения) позволяет оценить его эффективность. Оценка экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента. 1. Отделы продаж. При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличении — на непосредственное общение с потенциальными клиентами можно прогнозировать практически прямо пропорциональное увеличение объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и сравнение ее с аналогичными параметрами работы конкурентов, как одного из ключевых факторов конкурентоспособности. 2. Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов. 3. Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть проведена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность, меньшее количество стрессов и «переработок» повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда). «Десять заповедей тайм-менеджмента» Диагностический ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. 1 ТМ- критерии ТМ-заповеди 2 Материализованность и обозримость задач Материализуй мысли и задачи, и информации находясь «в голове», они не контролируемы 3 Измеримость результатов, эффективности 4 Системность, согласованность, Систематизируйте работу: скоординированность работы объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата 5 Гибкость деятельности, простота Планируйте максимально просто и планирования, оперативность гибко. Повышайте скорость реагирования реагирования на изменения 6 Целеориентированность, направления 7 Приоритезированность, сфокусированность на главном 8 Инвестиционность, развитие 9 Своевременность исполнения времени и Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. определенность Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей ориентация 10 Контролируемость исполнения Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы на Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего 11 Легкость работы Управляйте рабочей нагрузкой, работайте меньше, но « умнее». Загнанный как лошадь менеджер профнепригоден Вкратце остановимся отдельно на каждом критерии. 1. Материализованность. Эффективный тайм-менеджмент начинается с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на внешних носителях (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. 2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте — практически аксиома. То же самое верно в отношении и личного, и командного тайм-менеджмента. Пример: в ходе корпоративного проекта в ОАО ТНК "ДАСТАН руководитель одного из отделов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность плановопредупредительных работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в предотвращение пожара, чем завтра потратить неделю героических усилий на его тушение. 3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?» 4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности. 5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении. 6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах. 7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее». 8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не привязанных к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности. 9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному или договорились о чемто с коллегой, насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче? Пример: в ходе ТМ-проекта в отделе технической поддержки компании NetCom, были разработаны простые Excel-формы контроля задач секретарем, включающие регламент для секретаря, формы контроля задач, формы мониторинга проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем — задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач. 10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий. Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию — «Внимание к эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.
