Инструкция по редактированию индивидуальных планов

Инструкция по редактированию индивидуальных планов
Для отдела планирования
При каждом изменении кол-ва ставок ППС на кафедре и отклонений в распределении
часов по разделам необходимо отразить соответствующие изменения в системе.
1) В случае увольнения, приема или изменения доли занимаемых ставок сотрудника
нужно отразить отклонение индивидуального плана в меню «Профили
пользователей», раздел «Профиль кафедры» > «Изменения плана работы
кафедры» > «Редактировать нормативы планов сотрудников кафедры». Если
произошло увеличение количества занимаемых ставок, со знаком «-» отражается
снижение нагрузки сотрудника за счет неполного отработанного года. При
уменьшении количества ставок со знаком «+» отражается увеличение нормы
нагрузки за счет периода, отработанного на большее кол-во ставок.
2) Изменения в отклонениях распределения часов по разделам так же необходимо
отразить в системе в разделе «Изменения нормативов кафедрального плана». При
этом, как правило, происходит списание с первой половины дня за счет увеличения
минимальных норм по другим разделам. В сумме отклонения составляют 0 и не
влияют на общий минимальный объем плана работы кафедры.
Для кафедр
1) Для каждого сотрудника по ходу года вносятся корректировки в его
индивидуальный план. Корректировки могут быть двух видов – включение и
исключение часов.
2) Если сотрудник устроился на работу после утверждения кафедрального плана в
начале года, то все корректировки его индивидуального плана будут включением
часов.
3) Исключить из плана можно количество часов, не превышающее изначально
запланированное по выбранному пункту, т.е. если на написание статей у
сотрудника запланировано 100 часов, то списание может быть 100 часов и меньше,
план по конкретному пункту не может иметь отрицательных значений.
4) Если необходимо заменить один пункт плана другим, например, перенести
запланированные часы с написания зарубежных статей на написание тезисов, то
необходимо сначала исключить часы из пункта «зарубежные статьи», а затем
включить их в пункт «тезисы».
5) При редактировании плана по прохождению курсов повышения квалификации
можно только полностью исключать существующие записи и добавлять новые.
6) При редактировании пунктов плана по первой половине дня с указанием групп и
дисциплин записи так же можно исключать или добавлять полностью. Пункты
плана не связанные с группами и дисциплинами редактируются аналогично
разделам НИР, УМР и т.п.
7) Кол-во часов, включенных в индивидуальный план, не ограничено, но необходимо
помнить, что общий план кафедры с учетом внесенных корректировок должен
соответствовать нормативам, так же, как и утвержденный в начале года. Таким
образом, если количество ставок и нормативные значения на кафедре не
изменились, то сумма часов, включенных в индивидуальные планы по 1 половине
дня по результатам корректировок должна быть равна сумме исключенных часов,
т.к. общий план кафедры по 1 половине дня не должен измениться. При
увеличении общего количества ставок на кафедре увеличивается норма часов для
плана, как по первой, так и по второй половине дня. Изменения в план работы
кафедры вносятся только после проведения всех кадровых перестановок через ОК.
8) Состояние индивидуального плана всех сотрудников на начало года и по
результатам всех изменений можно отследить в разделе «Изменения плана
работы кафедры» при переходе по ссылке «Редактировать нормативы планов
сотрудников кафедры». В белых колонках значения, утвержденные в начале года, в
серых – значения с учетом всех утвержденных и активных правок.
9) После внесения всех корректировок и проверки плана кафедры на соответствие
нормативам можно отправить лист изменений на утверждение. Пока один лист
изменений находится на рассмотрении, кафедра не может отправить на
утверждение другой, но может продолжать вносить корректировки в систему по
тем пунктам, которые не вошли в предыдущий лист.
Возможные ситуации
1) Сотрудник был принят на работу после утверждения кафедрального плана,
количество ставок на кафедре возросло на ставку сотрудника. Сотрудникам отдела
планирования необходимо отразить списание за счет того, что сотрудник работает
на кафедре неполный год. Происходит увеличение нормативных значений плана
работы кафедры на норму часов для ставки сотрудника минус списание за
неполный год работы. Заполняется индивидуальный план нового сотрудника за
счет включения часов по нужным пунктам в формах изменения индивидуального
плана. Исключения часов из индивидуального плана такого сотрудника быть не
может, т.к. его первоначальный план равен 0.
2) Сотрудник был принят на работу после утверждения кафедрального плана, но
количество ставок на кафедре не изменилось, т.к. он принят на ставку
уволившегося сотрудника. Возникает два варианта:
a) При утверждении плана старого сотрудника сразу вносится нагрузка на
целый год. После приема нового часть нагрузки списывается со старого
сотрудника и включается в индивидуальный план нового аналогично п.1).
Никаких списаний с нормативов обоих сотрудников за неполный год не
производится, т.к. общая норма по кафедре не меняется.
b) Увольнение старого сотрудника изначально заложено в утвержденном
плане кафедры – отражено списание в его плане за счет неполного года
работы. Его индивидуальный план отражает только тот объем работ,
который должен выполнить сотрудник до увольнения. Объем работ нового
сотрудника при этом закладывается в почасовой фонд. После устройства
нового сотрудника заполняется его индивидуальный план аналогично п.1),
списание со старого снимается для исключения из почасового фонда
нагрузки нового сотрудника.
Тот же принцип действует при выходе из декретного отпуска сотрудницы,
отсутствующей на момент формирования плана кафедры, нагрузку которой да
выхода выполнял другой сотрудник.
3) Сотрудник уволился после утверждения кафедрального плана, количество ставок
на кафедре уменьшилось. Варианты:
a) Нагрузка, невыполненная сотрудником, уходит в почасовой фонд.
Происходит увеличение почасового фонда кафедры за счет уменьшения
нормативов нагрузки по ставкам при прежней общей нагрузке кафедры,
установленной УВиППО. Отделу планирования необходимо внести
списание нагрузки сотрудника за неполный отработанный год. Кафедре –
исключить невыполненную сотрудником нагрузку из индивидуального
плана.
b) Сокращение ставок произошло из-за уменьшения общей нагрузки на
кафедре (сокращения читаемых дисциплин, контингента студентов и т.д.).
Отдел планирования отражает уменьшение общей кафедральной нагрузки,
установленной УВиППО и списание нагрузки сотрудника за неполный
отработанный год. Кафедра исключает невыполненную сотрудником
нагрузку из индивидуального плана.
Все корректировки индивидуальных планов, включая редактирование перечня групп, типа
контроля, наименования дисциплин и т.п. теперь должны проводится только через заявки,
сформированные в системе. Сотрудники УИиТ никаких правок не производят.
После того, как лист изменений сформирован в системе, его необходимо распечатать и
предоставить на подпись заведующего кафедрой и утверждение руководства. После утверждения
печатного варианта листа изменений, указанные в нем корректировки отражаются в
действующем плане работы кафедры. Лист изменений может быть отклонен, в таком случае все
включенные в него правки считаются недействительными и удаляются из системы без каких либо
изменений в действующем плане работы кафедры. Если лист изменений отправлен на доработку,
то входящие в него пункты становятся открытыми для редактирования, а сам лист можно
сформировать заново и еще раз отправить на утверждение.
Инструкция по редактированию результатов экзаменационной сессии
Редактирование результатов экзаменационной сессии по истечении сроков производится
путем формирования заявок на изменение и довнесение оценок ответственными по кафедре
через соответствующий раздел в меню «Профили пользователей»
1) Перечень преподавателей в появившейся форме формируется исходя из
утвержденных индивидуальных планов и планов работы преподавателей на
почасовой основе, т.е. нельзя проставить оценки за преподавателя, сведений об
индивидуальном плане которого нет в системе.
2) Поле «Действие» отражает возможные варианты изменения результатов
экзаменационной сессии
a) Изменение основной оценки – исправление данных, по той или иной
причине неверно внесенных в систему, опечаток
b) Пересдача по продлению сессии – выставление результатов сессии,
полученных студентами за ее сроками вследствие продления сессии по
решению деканата, не путать с пересдачей по хвостовке
c) Перезачет – перенос результатов сессии, полученных студентом в период
обучения в другой группе, ВУЗе и т.п.
d) Проставление оценок за сроками сессии – выставление результатов сессии
всей группе по той или иной причине не внесенных в систему в сроки
сессии
Первые три варианта изменения возможны только при наличии выставленных
результатов сессии для группы, перечень дисциплин и групп по которым
возможны такие правки отражается под списком «Действие». Если список
отсутствует, значит, нет ни одного результата экзаменационной сессии,
проставленного преподавателем в срок, в таком случае возможно только действие
«Проставление оценок за сроками сессии».
3) После выбора нужного действия необходимо выбрать в списке дисциплину и
группу, для которой будет подана заявка на изменение оценки. На форме
появляется перечень студентов группы с указанием основных (без учета пересдач)
результатов экзамена. Далее необходимо выбрать студента и внести в поля ввода
результаты экзамена (зачета) и указать причину изменения ранее проставленной
отметки, после чего нажать на кнопку «Добавить заявку»
4) Добавленной заявке автоматически присваивается номер, и она появляется в
списке сформированных заявок в нижней части страницы. Заявки с одним типом
изменения, сформированные по одной и той же группе и дисциплине,
автоматически группируются и получают один и тот же номер.
5) Сформированную заявку необходимо отправить на рассмотрение в деканат. После
отправления заявки на рассмотрение, пункты, входящие в эту заявку блокируются
для изменения до рассмотрения заявки. Статус заявки отражается в списке в
нижней части страницы.
6) Если по выбранному студенту уже добавлена заявка, то внести новую можно
только после удаления или рассмотрения старой.
7) При проставлении результатов за сроками сессии необходимо указать дату
проведения экзамена (зачета), выбрать дисциплину, группу и тип контроля, а затем
внести результаты экзамена (зачета) для всей группы с указанием причин, по
которым результаты не были внесены в сроки сессии.
8) Отправленные кафедрами заявки появляются в разделе «Заявки на изменение
оценок» у пользователей деканатов отфильтрованные по факультетам. Деканат
может отклонить заявку или включить ее в служебную записку. При наличии у
факультета активной служебной записки, заявка включается в нее, если активных
служебных записок нет, автоматически формируется новая. Сформированную
служебную записку можно распечатать для утверждения.
Печатный вариант служебной записки подписывается сотрудником деканата,
проводившим выверку включенных в записку правок, и деканом факультета, после чего
отправляется на утверждение проректора по учебной работе. Утвержденная или отклоненная
служебная записка отправляется в УИиТ для внесения соответствующих правок в
информационную систему. Если служебная записка утверждена, результаты сессии, внесенные в
нее, автоматически заменяют основные (без учета пересдач) результаты. При отклонении
служебной записки, проставленные в ней оценки никак не влияют на ранее внесенные в систему.