Контроль возвратных документов исполнения

Методика работы с возвратными документами
исполнения
Порядок формирования возвратного документа к обычному документу исполнения ......1
Контроль возвратных документов исполнения ......................................................................3
Особенности формирования возвратных документов к документам исполнения, по
которым имеются платежные документы ...............................................................................3
Рассмотрение возвратных документов исполнения ФО........................................................4
В случае, когда по документу исполнения осуществляется фактический возврат товара,
необходимо формировать документ исполнения.
Возвратные документы исполнения могут формироваться к утвержденным обычным
документам.
К одному документу исполнения можно формировать несколько возвратных документов
исполнения.
Порядок формирования возвратного документа к обычному
документу исполнения
1. Перейдите на интерфейс «Документы исполнения» РМ «Учет договоров». Нажмите
кнопку
. Выберите документ исполнения, к которому необходимо
сформировать возвратный документ исполнения.
2. Для формирования возвратного документа исполнения предназначена кнопка
Создание возвратного документа исполнения
, расположенная на панели
операций
. При нажатии на эту кнопку будет
автоматически создан возвратный документ исполнения (рис. 1).
Рис. 1. Сформированный возвратный документ
3. В сформированном возвратном документе будет указано начальное состояние
«Возвратный документ создан» (схема прохождения возвратных документов
представлена на рис. 2). Так же у возвратного документа исполнения будет указан
номер первичного документа исполнения (т.е. документа, по которому осуществляется
1
возврат)
. В заголовке возвратного
документа нельзя менять данные получателя продукции, поставщика продукции,
первичного документа исполнения, вид учета и тип документа.
(12) Возвратный
документ создан
ФО
ГосЗаказчик
(8) На рассмотрении
ФО
ФО
(10) Отклонен ФО
ФО
ФО
(11) Аннулирован
(9) Утвержден
ФО
Рис. 2. Схема прохождения возвратных документов исполнения
4. Перейдите в режим детализации, для этого нажмите на кнопку
Детализация,
расположенную на панели интерфейса
.
5. В детализации документа можно редактировать только количество продукции, в
данном поле необходимо указать количество возвращаемой продукции. В возвратном
документе по умолчанию количество будет указано равным количеству по обычному
документу (т.е. изначально поставленное количество). Если производится частичный
возврат продукции, то необходимо исправить значение в поле «Количество». При этом
стоимость рассчитается автоматически. Зафиксируйте изменения данных по кнопке
навигатора
Галочка и сохраните изменения с помощью меню желтого кристалла
Кристалл действие
Сохранить изменения.
6. Затем необходимо вернуться в заголовок возвратного документа, для этого нажмите на
кнопку
Заголовок, расположенную на панели
.
7. В заголовке необходимо указать новую сумму документа исполнения. Для этого
нажмите на кнопку
Проставить сумму заголовка, расположенную на панели
.
8. После этого данный возвратный документ исполнения необходимо проконтролировать
(см. следующий раздел).
9. Если документ проходит контроль, то необходимо:
9.1. Для Госзаказчика: переведите возвратный документ в состояние «На рассмотрение
ФО», для этого нажмите на кнопку
Передать на рассмотрение ФО,
расположенную на панели операций. После чего выделите возвратный документ и
нажмите на кнопку
Отослать.
2
9.2. Для ФО: переведите возвратный документ состояние «Утвержден», для этого
нажмите на кнопку
Утвердить, расположенную на панели операций.
Контроль возвратных документов исполнения
Для контроля возвратных документов исполнения предназначена кнопка
Предварительный контроль.
Необходимо выполнить следующие виды контролей:
1. Т.к. возвратных документов и обычного документа может быть несколько, то
необходимо проверять, чтобы общая сумма возвратов не превышала сумму самого
документа исполнения. Так же по документу исполнения могла осуществляться оплата
(полная или частичная), в системе нельзя производить возврат уже оплаченной
продукции. Для этого предназначен Контроль сумм возвратного документа.
Если возвратный документ не проходит контроль из-за того,
что по обычному документу была осуществлена оплата, а
возврат все равно надо осуществить, то см. следующий раздел
«особенности формирования возвратных документов к
документам исполнения, по которым имеются платежные
документы»
2. В возвратном документе исполнения указывается количество возвращаемой
продукции, т.е. так же необходимо контролировать, чтобы общее количество единиц
возращенной продукции, не превышало изначально поставленное количество этой
продукции. Для этого предназначен Контроль возвратных документов
(Детализация).
3. Так же необходимо выполнить логический контроль возвратного документа:
Контроль возвратных документов (Заголовок).
Особенности формирования возвратных документов к
документам исполнения, по которым имеются платежные
документы
Могут иметь место следующие ситуации:
1. По документу исполнения была произведена оплата (полная или частичная) – т.е.
кассовый расход по документу исполнения больше 0, и мы хотим осуществить полный
возврат продукции по документу исполнения (сформировать возвратный документ на
всю продукцию первичного документа исполнения). В этом случае, необходимо
сделать следующее:
1.1. Необходимо сформировать возврат платежа на всю сумму имеющегося кассового
расхода по данному документу исполнения на РМ «Казначейство» (в возвратном
казначейском документе необходимо указать номер этого документа исполнения).
1.2. После этого необходимо сформировать возвратный документ к документу
исполнения на интерфейсе «Документы исполнения» РМ «Казначейство».
2. По документу исполнения была произведена оплата (полная или частичная) – т.е.
кассовый расход по документу исполнения больше 0, и мы хотим осуществить
частичный возврат продукции по документу исполнения (сформировать возвратный
документ на часть продукции первичного документа исполнения). Например: у нас
имеется документ исполнения на 100 рублей. Имеется кассовый расход на 80 рублей.
Нам надо осуществить возврат продукции на 50 рублей. Контроль такой возвратный
документ не пропустит, т.к. у нас есть неоплаченная продукция по документу
исполнения только на 20 рублей (на 100 рублей поставлено продукции, на 80 оплачено). В этом случае, необходимо сделать следующее:
3
2.1. Сформировать возврат оплаты по документу исполнения на 30 рублей на РМ
«Казначейство» (стоимость возвращаемой продукции – стоимость неоплаченной
продукции). В возвратном казначейском документе необходимо указать номер
этого документа исполнения
2.2. После этого можно осуществлять возврат продукции. Для этого на интерфейсе
«Документы исполнения» сформируйте возвратный документ на 50 рублей.
Рассмотрение возвратных документов исполнения ФО
Порядок рассмотрения возвратных документов не отличается от порядка рассмотрения
остальных документов исполнения. Отличие заключается в том, что для возвратных
документов необходимо выполнить другой набор контролей (см. раздел «Контроль
возвратных документов»).
Учет возвратных
различных систем
документов
в
контролях
и
отчетах
В связи с появлением в системе возможности осуществления возврата по документам
исполнения меняются правила формирования отчетов и контролей систем (РМ
«Консолидация заказов», РМ «Учет договоров», РМ «Казначейство»).
Все контроли и отчеты, в которые выводились данные по исполнению (суммы по
документам исполнения), доработаны. Документы исполнения в эти отчеты и контроли
выбираются по тем же правилам, что и раньше, только теперь при подсчете суммы
документа исполнения значение рассчитывается следующим образом: сумма документа
исполнения – сумма всех утвержденных возвратных документов по данному документу
исполнения.
Т.е. все суммы по документам исполнения выводятся за вычетом суммы возвратов по
данным документам исполнения.
4