Хранение документов организации

1
Хранение документов организации
В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых
напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как общества с
ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы. Это
предусмотрено статьей 50 Федерального закона РФ от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с
ограниченной ответственностью" и статьей 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об
акционерных обществах".
Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов
предусмотрена статьей 17 Закона о бухгалтерском учете.
Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникает у бухгалтера, - сколько времени
должны храниться бухгалтерские документы?
Срок хранения бухгалтерских документов
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в
течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного
дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете).
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года
(далее - Перечень).
В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются
на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в
государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает
обобщенное наименование каждого вида документа.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида:
документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком
хранения;
документы, которые должны храниться постоянно.
Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет,
75 лет), используются абсолютно всеми организациями.
Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом
окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных
делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.
Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.
Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐
│
Вид документа
│ Срок хранения начинается
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Договора:
│После истечения срока действия дого-│
│с контрагентами;
│вора
│
│имущественного страхования;
│
│
│с аудиторами или аудиторскими ор-│
│
│ганизациями
│
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Кредитные договора и договора зай-│С момента погашения задолженности по│
│ма
│указанным договорам
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Договора о полной материальной от-│После увольнения материально ответс-│
│ветственности
│венного лица
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Книги, журналы, карточки учета до-│После окончания срока действия пос-│
│говоров, контрактов,
соглашений│леднего договора
│
│(кредитных, хозяйственных, опера-│
│
│ционных)
│
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Сообщения (свидетельства) о поста-│После снятия с учета
│
2
│новке на учет в налоговых органах │
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Лицевые счета акционеров
│После перехода права собственности│
│
│на акции к другому лицу
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Книги, журналы, карточки учета ос-│После ликвидации основных средств
│
│новных средств (зданий, сооруже-│
│
│ний)
│
│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│Книги, журналы, карточки учета ре-│С даты последней записи в них
│
│ализации товаров, работ, услуг,│
│
│облагаемых и не облагаемых НДС
│
│
└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘
Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий
временной срок хранения.
Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае
отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные
расчетные или расчетно-платежные ведомости);
о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).
В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды
заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только
практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее
одного года.
В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к
ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой
отчетности.
Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в
организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное
дело.
Имеются в виду:
бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и т.д.);
оборотные ведомости;
первичные документы и приложения к ним, в которых зафиксирован факт совершения хозяйственных
операций (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения
банков и переводные требования, акты о приеме и сдаче, списании имущества и материалов, накладные,
счета-фактуры, авансовые отчеты и др.);
документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности,
контрольно-ревизионной работ, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. (планы,
отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка);
документы на выдачу заработной платы, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные
и расчетно-платежные ведомости);
доверенности на получение материальных ценностей;
документы об инвентаризации имущества организации (протоколы заседаний, инвентаризационных
комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости);
книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями, приходно-расходных кассовых документов,
счетов, платежных поручений, депонированной заработной платы, доверенностей, имущества предприятия.
Документы с временным сроком хранения, которые имеют отношения к указанным событиям, нужно
хранить до завершения проверки или до принятия окончательного решения по спорным ситуациям. Даже
если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек.
Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются
источниками комплектования архивов. К ним относятся:
государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы
в установленном порядке;
негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора,
заключенного с архивом.
Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и
муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим
образом:
государственные и муниципальные организации - 10 лет;
негосударственные организации - не менее 10 лет.
Причем, дальнейший срок хранения таких документов негосударственные организации определяют
самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического
использования этих документов.
3
К таким документам относятся:
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к│
│балансу, пояснительные записки, специализированные формы)
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки,│
│доклады)
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (про-│
│токолы, акты, заключения)
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударст-│
│венному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Годовые отчеты по налогам
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей
│
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных│
│систем бухгалтерского учета и отчетности
│
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Некоторые виды документов постоянного срока хранения негосударственные организации обязаны
хранить в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации. Например:
сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу,
пояснительные записки, специализированные формы);
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к
ним;
документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости
имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);
документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);
паспорта сделок;
книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1
"Бухгалтерский учет и отчетность" Перечня. В то же время количество документов, которые организация
обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше. Они располагаются в других разделах
Перечня ("Планирование деятельности", "Финансирование деятельности", "Статистический учет и
отчетность", "Правовое обеспечение деятельности" и др.).
К ним относятся:
учредительные документы;
протоколы общих собраний акционеров;
документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом
(свидетельствам, договорам),
документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков
обслуживания и др.;
документы по аттестации, аккредитации, сертификации;
реестры акционеров;
реестры владельцев ценных бумаг;
списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;
и т.д.
Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время,
исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых
документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.
Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс утверждено "Положение о порядке и
сроках хранения документов акционерных обществ". В отношении бухгалтерских документов положением
установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться
не менее 5 лет.
Документы бухгалтерской отчетности АО хранятся в зависимости от вида отчетности. Сводная
(консолидированная) годовая отчетности и годовая отчетность подлежат постоянному хранению.
Квартальные отчеты необходимо хранить не менее 5 лет, а месячную бухгалтерскую отчетность - не менее 1
года.
При этом в состав бухгалтерской отчетности включается:
бухгалтерский баланс;
отчет о прибылях и убытках;
4
приложения к бухгалтерской отчетности;
аудиторское заключение, подтверждающее достоверность годовой бухгалтерской отчетности;
пояснительная записка.
Как видно из приведенных цифр, сроки хранения бухгалтерских документов, которые установлены
для акционерных обществ, соответствуют срокам хранения этих документов, установленных Перечнем.
Сроки хранения налоговых документов
Согласно первой части Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать
сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, которые необходимы для расчета и уплаты
налогов в течение 4х лет (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Кроме того, в течение этого срока
необходимо хранить документы, которые подтверждают полученные расходы, произведенные расходы и
уплаченные налоги.
Но это еще не все.
Превышение расходов организации над ее доходами означает, что предприятием получен убыток. В
этом случае налоговая база по налогу на прибыль равна нулю. В то же время на сумму такого убытка
организация может уменьшить прибыль прошлых лет.
Правила переноса убытка на будущее установлены статьей 283 НК РФ.
Убыток переносится в полной сумме или частично. Главное, чтобы общая сумма налога на прибыль
не была снижена более, чем на 30%. Если организации не удалось полностью списать все убытки за один
год, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10 лет. Этот период
рассчитывается со следующего года после получения убытка.
В течение всего срока переноса убытка на будущее организация обязана хранить документы, которые
подтверждают объем понесенного убытка. Речь идет не только о регистрах налогового учета, но и о
первичных документах бухгалтерского учета.
Таким образом, в общем случае налоговое законодательство предусматривает меньший срок
хранения бухгалтерских документов, а в случае переноса убытков на будущее - больший срок.
Как же быть бухгалтеру?
Как вы помните, для расчета сумм, подлежащих уплате в бюджет по отдельным налогам (НДС, налог
на имущество организаций, ЕСН, взносы в ПФР и др.), а также для составления налоговых регистров по
налогу на прибыль используются данные бухгалтерского учета. Согласно Закону о бухгалтерском учете
первичные документы и регистры бухгалтерского учета следует хранить в течение 5 лет.
Кроме того, согласно Перечню отчеты по налогам и сборам (имеются в виду расчеты по налогам и
налоговые декларации) отнесены к бухгалтерским документам. Для годовых отчетов по налогам установлен
постоянный срок хранения, а для квартальных отчетов - 5 лет.
Следовательно, срок хранения документов в размере 4 лет, который установлен статьей 23 НК РФ,
можно применять только к регистрам налогового учета. В то же время срок хранения этих документов
следует увеличить в случае переноса убытков на будущее.
Что касается бухгалтерских документов, то по ним необходимо применять наибольший срок хранения
бухгалтерских документов из тех, что предусмотрены действующим законодательством (как бухгалтерским,
так и налоговым).
Это значит, что бухгалтерские документы, по которым установлен срок хранения 5 лет, следует
уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее - увеличивать срок их хранения до
10 лет.
Как организовать хранение документов
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации
(частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В
нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет.
В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по
указанному договору. Услуги по сохранению, комплектованию и использованию архивов, которые оказывают
архивные учреждения, освобождены от НДС (подпункт 6 пункта 2 статьи 149 НК РФ). Поэтому вся сумма,
перечисленная организацией специализированному архиву, будет уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Если же администрация организации решила самостоятельно хранить документы, то необходимо
разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации
хранения документов.
Этим документом может быть, например, Положение о хранение документов, утвержденное приказом
генерального директора. В нем необходимо определить:
виды документов, подлежащих обязательному хранению;
структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
порядок поступления документов на хранение;
сроки хранения;
5
порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
другие вопросы.
Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а
также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности
архива.
Затем необходимо разработать Положение об экспертной комиссии, которая будет проводить
экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению
Перечня). Положение утверждается руководителем. Он своим приказом должен утвердить состав экспертной
комиссии.
В состав комиссии включаются, как правило, наиболее квалифицированные сотрудники организации
в количестве не менее 3х человек. Кроме того, в состав экспертной комиссии можно пригласить архивариуса
из окружного архива. Если вся работа по отбору документов для хранения и уничтожения будет проходить в
присутствии работника архива, то неприятностей с хранением документов у организации не будет.
Экспертная комиссия создает номенклатуру дел со сроками хранения документов, то есть
систематизирует все имеющиеся документы по видам и датам и составляет перечень наименований дел.
Для этого необходимо разобрать документы по годам и прошить их в хронологическом порядке.
По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному
учетному регистру (например, кассовые или банковские документы), подшиваются в отдельные папки в
хронологическом порядке. Страницы в этих папках следует пронумеровать в правом верхнем углу. В деле
может быть не более 250 страниц или оно не должно быть толще 4 см.
Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и
вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных
журналах. Такое требование установлено постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914
"Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж
при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть
утверждена руководителем предприятия.
Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение. Документы должны
располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также
предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.
Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов
включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры,
влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.
Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются
на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В целях налогообложения указанные затраты учитываются в
составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Ежегодно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет документы с истекшим
сроком хранения, которые подлежат уничтожению, и составляет на них Акты в произвольной форме.
Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела.
Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и
утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в Акте, отделяются от
остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.
Учтите, что использовать в хозяйственной деятельности документы, подлежащие уничтожению,
нельзя. Дела, срок хранения которых истек, передаются на переработку специализированной организации
или уничтожаются самой организацией.
Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации
оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В ней необходимо указать дату передачи, количество
передаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно непосредственно в организации
на бумагорезательной машине. В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения
устаревших документов, составив соответствующий Акт.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения бухгалтерских
документов несет руководитель организации.
За нарушение архивного законодательства руководителя организации также могут привлечь к
административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер
штрафа составляет от 300 до 500 руб. (статья 13.20 КоАП РФ).
Предприятие или его должностные лица могут оштрафовать также за отсутствие (или
непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые
запрашивают у организации налоговики и таможенники (статья 15.6 КоАП РФ, статья 126 НК РФ).
6
Ненадлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета могут проверять
налоговые органы. Так налоговики вправе наложить штраф (от 20 до 30 МРОТ) на должностных лиц
организации за нарушение установленного порядка и сроков хранения бухгалтерских учетных документов
(статья 15.11 КоАП РФ).
"Консультант бухгалтера", N 12, декабрь 2004 г.