Стандартная операционная процедура – СОП Название учреждения

Стандартная операционная процедура – СОП
Название учреждения
Архивирование на короткий срок
ИН документа:
Пр. 23
Содержание и назначение:
Пересмотр через:
Эта процедура объясняет, как архивировать
документы на короткий срок
1 год
Местонахождение:
Распространение:
Номер версии:
Дополнительные документы:
В 1.0
Нет
Составлено:
ФИО, даты и подписи авторов
Проверено:
ФИО, даты и подписи
Утверждено:
ФИО, дата и подпись
Заменяет версию:
Не применимо (1-я версия)
Изменения, внесенные в последнюю утвержденную версию:
Не применимо (1-я версия)
Учреждение: Версия: 1.0
Дата:
Число страниц: 3
Название: Процедура
«Архивирование на короткий
срок»
ИН документа: Пр. 23
Глава РК: 13
Процедура «Архивирование на короткий срок»
Применение ......................................................................................................... 2
Цель ..................................................................................................................... 2
Определения ....................................................................................................... 2
Список литературы ............................................................................................. 2
Ответственность ................................................................................................. 2
Порядок действий ............................................................................................... 2
Связанные документы ........................................................................................ 3
Применение
Эта процедура обеспечивает правильное архивирование лабораторных
документов.
Цель
Эта процедура объясняет, как архивировать документы на короткий срок.
Она относится ко всем документам и записям, созданным сотрудниками
лаборатории, Комитетом по качеству, Комитетом по биобезопасности и
руководством лаборатории.
Определения
Документ – информации и ее носители в электронной или физической
форме.
Запись – документ, содержащий полученные результаты и являющийся
свидетельством проведенной работы. Информация, внесенная в таблицы,
формы и графики.
Список литературы
Заполнить при необходимости
Ответственность
Менеджер по качеству отвечает за надзор за надлежащим архивированием
документов и записей.
Порядок действий
1. Менеджер по качеству отвечает за архивирование. Он/она проверяет
юридические и нормативные требования, определяющие, какие документы
и записи и как долго должны храниться.
2. Все журналы и записи собирают в отдельные папки или скоросшиватели
и архивируют каждые XXX (период времени).
 Формы запросов на анализ хранят не менее XXX месяцев (зависит
от страны).
 Отчеты с результатами лабораторных анализов хранят не менее XXX
лет (зависит от страны).
2
Учреждение: Версия: 1.0
Дата:
Число страниц: 3
Название: Процедура
«Архивирование на короткий
срок»
ИН документа: Пр. 23
Глава РК: 13
3. На всех архивных документах
 проставляют дату архивирования;
 документы должны быть разборчивыми; их организуют так, что их
легко найти и извлечь.
4. Организуют файловую систему для хранения и архивирования данных в
разных соответствующих папках. Все документы и записи одной категории
содержатся в одной папке.
5. Документы и записи регистрируют в соответствующем архивном журнале
и маркируют в соответствии с системой организации, сбора и
классификации/индексации информации.
6. Недействительные или устаревшие документы и данные могут храниться
в отдельном архиве, к которому обращаются за исторической справкой или
для получения общего представления.
7. Если кому-то потребуется извлечь документ из архива, в архивном
журнале записывают дату и ФИО данного человека. Замену документов
также регистрируют в архивном журнале.
8. После XXX лет архивирования на короткий срок документы, не имеющие
юридического значения, могут быть удалены; документы, имеющие
юридическое значение, перемещают в XXX для архивирования на
длительный срок (см. СОП «Архивирование на длительный срок»).
Связанные документы
СОП «Архивирование на длительный срок» ИН документа XXX.
3