Инструкция по работе ConfEmail

Руководство пользователя
системой юридически значимого защищенного электронного документооборота
«ConfEmail»
На 19 листах
Согласовано
Исполнитель
_________________ _______________
______________ ____________
СОДЕРЖАНИЕ
1.
Введение
2
1.1
Область применения
2
1.2
Описание возможностей
2
1.3
Уровень подготовки пользователя
2
2.
Подготовка к работе
3
2.1.
3
2.2.
Требуемый состав программного обеспечения у
Пользователя
Установка и настройка
2.3.
Проверка работоспособности
4
3.
Описание операций
5
3.1.
Вход в систему
5
3.2.
Основная страница системы «ConfEmail»:
6
3.3.
Основные приемы в работе
6
3.3.1.
Создание сообщения и его отправка
6
3.3.2.
Черновики
10
3.3.3.
Получение сообщений
10
3.3.4.
Просмотр сообщения
11
3.3.5.
Пересылка сообщения
13
3.3.6.
Архив
15
3.3.7.
Поиск
15
3.3.8.
Адресная книга
16
3.3.9.
Личный кабинет
17
3
1
1. Введение
1.1
Область применения системы «ConfEmail»:
Система
«ConfEmail»
предназначена
для
обмена
защищёнными
и
юридически значимыми электронными сообщениями с вложенными в них
документами через сеть общего пользования Интернет.
* В системе, для устранения возможных спорных ситуаций, связанных с
доставкой сообщений, формируются квитанции об отправке и получении
сообщений, подписанные ЭЦП Оператора Системы, где фиксируется время и дата
события.
Для работы в Системе «ConfEmail» необходимо ознакомиться с настоящей
«Инструкцией…» и
пройти
регистрацию
у Оператора
системы
- ООО
«Комплексные услуги безопасности»:
- подать заявку на подключение;
- получить электронную цифровую подпись (ЭЦП) на USB-носителе (Flash,
eToken).
1.2
Описание функциональных возможностей системы «ConfEmail»:
 создание электронного сообщения;
 отправление электронного сообщения;
 получение электронного сообщения;
 просмотр содержимого электронного сообщения;
 сохранение документа в файл на компьютере пользователя;
 хранение электронного сообщения в БД и всех вложенных в него документов;
 ведение архива корреспонденции;
 автоматическое формирование квитанций об отправке, доставке и получении
сообщений с указанием времени и даты формирования квитанции, а также
реквизитов сертификата ЭЦП Оператора Системы.
 контекстный поиск по реквизитам сообщений, пользователей;
 работа с адресной книгой, содержащей сертификаты открытых ключей
пользователей;
 формирование ЭЦП документа, с возможностью формирования под одним
документом ЭЦП нескольких пользователей;
 верификация (проверка) ЭЦП документа;
 шифрация документа;
 дешифрация документа;
 получение информации о сертификате;
 создание правил автоматической обработки сообщений.
2
1.3
Требования к уровню подготовки пользователя системой «ConfEmail»:
Пользователь должен иметь навыки работы на ПК с ОС Microsoft Windows XP,
MS Windows 7 или MS Windows 8 и сетью Интернет в браузере Internet Explorer или
Mozilla FireFox.
2. Подготовка к работе
2.1. Требуемый состав программного обеспечения у Пользователя:
 Операционная система - MS Windows XP, MS Windows 7, MS Windows 8;
 Браузер - Internet Explorer версии 6.0 (или более поздней версии) или
CryptoProFox (разработка компании "КРИПТО-ПРО" на основе Mozilla
FireFox);
 Microsoft.NET Framework;
 Microsoft Silverlight;
 Средство криптографической защиты информации КриптоПро CSP.
2.2. Установка и настройка:
Скопируйте
программу
установки
на
компьютер
с
сервера
Системы
(www.cryptovik.ru/CE-Install.zip) и запустите её на выполнение.
 Нажмите кнопку «Выполнить»
 Ответьте «Да» на вопрос о разрешении установки корневого сертификата
3
При нормальном завершении появиться сообщение
2.3. Проверка работоспособности:
Для проверки работоспособности следует открыть в веб-браузере главную
страницу системы «ConfEmail» и выполнить процедуру входа, описанную в пункте 3.1.
«Инструкции…»: “Вход в систему”.
4
3. Описание операций.
3.1. : Вход в систему «ConfEmail»
 Для входа в систему, введите в строке адреса браузера адрес ”www.cryptovik.ru” и
выполните переход по данному адресу.
В системе используется двухсторонняя TLS-аутентификация и
аутентификация по логину и паролю. Под двухсторонней TLSаутентификацией понимается установка защищенного
соединения между браузером пользователя и веб-сервером
системы с использованием сертификата и закрытого ключа не
только веб-сервера системы, но и пользователя.
 Вам будет предложено сделать выбор сертификата ЭЦП. Выполнение данного шага
для браузера Internet Explorer выглядит следующим образом*:
 Введите логин и пароль и нажмите на кнопку Вход.
При правильном вводе логина и пароля откроется основная страница системы.
5
 Для других разрешенных браузеров выполнение данного шага аналогично.
3.2.
Основная страница системы «ConfEmail»:
Основная страница состоит из:

Блока заголовка и настроек
o Имя абонента.
o Личный кабинет. Позволяет посмотреть трафик пользователя, настроить
работу с папками, настроить механизм разложения входящей
корреспонденции по папкам, изменить личную информацию.
o Выход. Завершение сеанса работы в системе.

Папки пользователя

Блока представления данных

Навигация и поиск
3.3.
Основные приемы в работе системы «ConfEmail»:
3.3.1.
Создание сообщения и его отправка
Новое сообщение может быть создано двумя способами:
 Наведением указателя «мыши» на ссылку «Новое сообщение» и нажатием
левой кнопки.
 Выбором нужного получателя в Адресной книге и нажатием на кнопку
«Выбрать для сообщения».
В обоих случаях откроется страница по созданию нового сообщения:
6
 Шаг 1. Выбор и удаление получателей:
А) Выбор получателя можно сделать двумя способами:
 Установить указатель «мыши» на поле выбора получателей, ввести символы
для поиска – появится список получателей, из которого и следует выбрать
нужного.
Если в качестве шаблона для поиска были введены цифры, то поиск
производится по ИНН получателя, иначе - по ФИО и названию
организации. Сначала анализируются «Избранные контакты»
Адресной книги, и если не найдено ни одного, то «Общий список
клиентов».
Если в поле выбора получателей не вводить шаблон для поиска и
нажать на левую кнопку «мыши», то появится список получателей
 Нажатием на строку «Из адресной книги» выбираем получателя.
Если получателей сообщения более одного, то для выбора следующего –
необходимо повторить описанную процедуру.
7
Б) Удаление получателя из числа выбранных:
 При наведении указателя «мыши» на поле со списком выбранных справа от
наименования каждого получателя появится кнопка
 Нажатием на эту кнопку абонент удаляется.
.
 Шаг 2. Ввод темы и текста сообщения:
 В соответствующем окне страницы нужно ввести наименование темы, и
текст формируемого сообщения
 Шаг 3. Выбор документа для отправки его по системе «ConfEmail»:
 Для выбора документа, необходимо нажать кнопку «Выбрать документ», откроется
окно для выбора файлов:
8
Для выбора нескольких файлов используйте клавиши CTRL и SHIFT
 После выделения файлов необходимо нажать кнопку «Открыть»
После выполнения процедуры выбора документов страница создания сообщения будет
выглядеть следующим образом:
 При наведении указателя «мыши» на один из вложенных в список документов
открывается окно с перечнем операций, допустимых для этого документа;
 Необходимо сделать выбор операции для каждого из документов, готовящихся к
отправке;
 После выполнения указанных операций документы готовы к отправке в системе
«ConfEmail»
 Шаг 3. Отправка сообщения:
После добавления всех необходимых документов и корректировки (при
необходимости) других реквизитов сообщения (тема, текст сообщения) необходимо
нажать на кнопку «Отправить».
Сообщение будет отправлено и помещено в папку «Отправленные»
3.3.2.
Черновики
9
В
папку
«Черновики»
автоматически
сохраняются
созданные,
но
не
отправленные сообщения, к редактированию которых можно вернуться позднее. В
качестве темы сообщения будут использованы первые символы текста сообщения.
В списке показывается следующая информация:
значок
показывает наличие вложенных документов
название получателей
тема и текст сообщения
дата и время последнего изменения
При наведении указателя «мыши» на позицию «текст сообщения» отображается
полный текст сообщения.
o
o
o
o
Если установить флажок (навести указатель «мыши» и нажать левую кнопку) в
квадратике справа от даты и времени последнего изменения, то станут активными ссылки
«Удалить» и «В архив». Нажимая на которые будут выполняться соответствующие
действия с выбранными (отмеченными флажком) сообщениями.
Для просмотра, редактирования, отправки сообщения необходимо навести
указатель «мыши» на строку в списке, и нажать левую кнопку.
3.3.3.
Получение сообщений в системе «ConfEmail»
Первоначально вся входящая корреспонденция находится в блоке «Папки
пользователя», в папке «Непрочитанные». После просмотра сообщения, оно
автоматически переносится в папку «Входящие» (или в одну или несколько папок в
соответствии с правилами автоматического разложения входящей корреспонденции,
выбранной пользователем в системе).
10
В списке показывается следующая информация:
 значок показывает наличие вложенных документов
 название отправителя
 тема и текст сообщения
 дата и время отправки
Если установить флажок (навести указатель «мыши» и нажать левую кнопку) в
квадратике справа от даты и времени отправки сообщения, то станут активными ссылки
«Переложить в папку», «Копировать в папку» и «В архив». При нажатии на данные
ссылки будут выполняться соответствующие действия с выбранными (отмеченными
флажком) сообщениями.
Для просмотра, пересылки сообщения необходимо навести указатель «мыши» на
строку в списке, и нажать левую кнопку.
3.3.4.
Просмотр сообщения
Для просмотра сообщения необходимо выбрать папку, в которой находится
сообщение («Непрочитанные», «Входящие», «Отправленные», папки созданные
пользователем, папки «Архива»), для чего необходимо навести указатель «мыши» на
строку с нужным сообщением в списке и нажать левую кнопку.
Откроется страница, содержащая информацию о выбранном сообщении:
11
Используемые значки
- документ подписан
- документ зашифрован
- документ подписан и зашифрован
При наведении указателя «мыши» на список вложенных документов показывается
перечень операций, допустимых для каждого документа.
Например, успешное завершение операции «Проверить подпись» отображается таким
образом:
12
Если нажать левой кнопкой «мыши» на ссылку «Служебные квитанции», которая
находится в верхней части страницы «Просмотр выбранного сообщения», откроется окно
с информацией о дате и времени отправки, доставки и получения сообщения. (Квитанция
о получении формируется, когда получатель выполнит просмотр сообщения):
Если навести указатель «мыши» на любую из строк списка и нажать левую кнопку, то
выполнится проверка подписи квитанции и отобразится информация о сертификате:
3.3.5.
Пересылка сообщения
Для пересылки сообщения необходимо на странице «Просмотр выбранного
сообщения» нажать левой кнопкой «мыши» на ссылку «Переслать сообщение»:
13
Автоматически, из данных пересылаемого сообщения (тема, текст сообщения,
вложенные документы) будет создано новое сообщение:
Далее необходимо выполнить следующие действия:
 Выполнить выбор получателей;
 При необходимости скорректировать тему и текст сообщения;
 Выполнить одну из двух процедур («Сформировать подпись», «Удалить») для
каждого пересылаемого документа;
 При необходимости добавить другие документы;
 Нажать на кнопку «Отправить» для отправки сообщения.
14
3.3.6.
Архив
Всю корреспонденцию пользователя можно разделить на архивную и не
архивную. Структура папок идентична: «Входящие», древовидная структура папок
пользователя для входящей корреспонденции, «Отправленные», «Черновики».
Для переноса сообщений в архив необходимо выполнить следующие действия:
 выбрать папку, в которой находится сообщение;
 установить флажок (навести указатель «мыши» и нажать левую кнопку) в
квадратике справа от даты и времени сообщения, (Станет активной ссылка «В
архив»)
 нажать на ссылку «В архив».
Для возврата сообщений из архива необходимо выполнить аналогичные действия
3.3.7.
Поиск
Поиск осуществляется по всей корреспонденции пользователя, включая «Архив».
 Параметры сообщений, по которым выполняется поиск:
 фамилия, имя, отчество получателя/отправителя;
 название организации;
 тема и текст сообщения.
Для выполнения поиска необходимо ввести искомую информацию в поле,
расположенное в нижней правой части страницы и нажать кнопку «Найти».
Откроется страница с результатом поиска:
15
Для просмотра сообщения необходимо навести указатель «мыши» на строку в списке, и
нажать левую кнопку.
3.3.8.
Адресная книга
Адресная книга содержит информацию обо всех пользователях системы. Имеется
возможность включать пользователей в группу: «Избранные контакты».
При выборе получателей при создании сообщения вначале поиск
выполняется в группе «Избранные контакты» и если не найдено ни
одного, то в «Общем списке клиентов».
В списке показывается следующая информация:
 Значок
показывает, что пользователь включен в группу «Избранные
контакты».
 фамилия, имя, отчество
 название организации
 ИНН
16
При наведении указатель «мыши» на строку в списке показывается окно с информацией,
заполненной пользователем (см. Личные данные).
Если установить флажок (навести указатель «мыши» и нажать левую кнопку) в
квадратике справа от ИНН, то станет активной ссылка «Добавить в избранные», нажимая
на которую включаем пользователя в группу «Избранные контакты».
Если в поле поиска начать вводить символы, то списке будут отображаться только те
строки, в реквизитах которых есть введенные символы.
Для выбора пользователя как получателя сообщения необходимо выполнить действия:
 навести указатель «мыши» на строку в списке и нажать левую кнопку: (цвет фона
выбранной строки станет темнее):
 нажать на кнопку «Выбрать для сообщения»
3.3.9.
Личный кабинет
На странице «Личный кабинет» доступны следующие ссылки на разделы:
 Трафик
 Папки
 Правила
 Личные данные
 Трафик
Формирование данных об объеме отправленной корреспонденции в разрезе выполненных
криптографических операций (формирование ЭЦП, шифрация).
Для формирования информации необходимо:
 выбрать желаемый период, для чего надо навести указатель «мыши» на поле с
датой и нажать левую кнопку. Откроется календарь с возможностью выбора
требуемой даты.
 выбрать метод группировки (День, Неделя, Месяц, Год).
 нажать кнопку «Сформировать».
 Папки
17
Данный раздел позволяет создавать, модифицировать, просматривать древовидную
структуру папок для входящей корреспонденции.
В скобках указывается количество сообщений в папке в настоящий момент.
 Правила
Данный раздел позволяет создавать, модифицировать, просматривать правила
автоматического разложения входящей корреспонденции по папкам пользователя.
Для добавления нового правила необходимо нажать на кнопку «Новое правило», после
чего сформировать желаемые условия:
 Выбрать из списка:
o «От кого» (анализируется информация о данных отправителя)
или
o «Тема» (анализируется информация темы сообщения);
 сформировать поле «Содержит» (при нажатии левой кнопки «мыши» в этом поле,
выполняется поиск в адресной книге и формирование списка пользователей,
удовлетворяющих шаблону, введенному в это поле, для выбора отравителя из
списка - наводим указатель «мыши» и нажмем левую кнопку.)
Для добавления нового условия в правило необходимо нажать кнопку «Добавить
условие».
В правом поле экрана отмечаются папки, в которые необходимо переносить сообщения,
если выполнятся заданные условия. Правило сохраняется при нажатии кнопки
«Сохранить».
Для удаления условия из правила достаточно нажать на кнопку
.
18
 Личные данные
В этом разделы вы можете посмотреть/ изменить личную информацию. Позиции
«Фамилия», «Имя», «Отчество», «Организация» сформированы из сертификата, поэтому
для редактирования недоступны.
Для изменения Логина ввести новый логин в соответствующее поле
Для изменения пароля нажмите кнопку «Изменить пароль», введите требуемую
информацию и нажмите кнопку «Сохранить».
Логин и пароль – индивидуальная информация, требуемая для входа в систему совместно
сертификатом ЭЦП.
19