Из опыта работы по предоставлению муниципальных услуг

СОВМЕСТНОЕ ЗАСЕДАНИЕ
НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИХ СОВЕТОВ ЮЖНОГО, КРЫМСКОГО
И СЕВЕРО-КАВКАЗСКОГО ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОКРУГОВ
Тема: «Из опыта работы по предоставлению муниципальных услуг
в соответствии с интересами граждан»
Коваленко Елена Викторовна,
начальник архивного отдела
управления делами администрации
муниципального образования
город Краснодар
г. Ростов-на-Дону
26 – 28 мая 2015 года
1
Уважаемые коллеги! Позвольте мне в начале своего выступления очень
коротко представить наш архив.
Архивный отдел управления делами администрации муниципального образования город Краснодар (далее - архив) создан в 1995 году и является структурным подразделением администрации города. Объём хранящихся документов – 68 с половиной тысяч единиц хранения. Документы по личному составу с
1943 года, постоянного хранения с 1992 года. Штатная численность – 12 человек, все - муниципальные служащие.
Большую часть бюджета рабочего времени занимает исполнение запросов, поступающих от юридических и физических лиц. На слайде вы видите, что
неуклонно увеличивается доля социально-правовых запросов. На одного работника приходится более тысячи исполненных запросов в год.
Нашим архивом предоставляются две муниципальные услуги: «Выдача
копий архивных документов, подтверждающих право на владение землёй» и
«Предоставление архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
В целях повышения качества исполнения и доступности результатов
предоставления услуг были разработаны и внедрены Административные регламенты по предоставлению каждой услуги, которые устанавливают порядок их
предоставления: определяют сроки и последовательность административных
процедур, включающих информирование, приём, подготовку и выдачу документов, создание комфортных условий для заявителей. Административными
регламентами утверждены Перечни документов, необходимых для получения
архивных справок.
Для предоставления комплекса взаимосвязанных между собой государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна» в 2009 году в городе Краснодаре был открыт первый многофункциональный центр (МФЦ).
Муниципальный архив города Краснодара был представлен в МФЦ с
первых дней его работы. Архиву было выделено отдельное окно, куда электронная очередь направляла заявителя при соответствующем обращении. Прием заявлений и выдачу готовых справок осуществлял работник архива.
2
Приём заявителей в МФЦ осуществляется шесть дней в неделю с 8-00 до
20-00, без перерыва. Время ожидания в очереди не превышает 20 минут.
Предоставление услуг осуществляется бесплатно.
В настоящее время в городе уже 5 многофункциональных центров, но отдельного архивного окна в них нет. При обращении за архивной справкой, архивной копией заявитель направляется в любое окно, в котором приём заявлений, консультирование, выдача конечного результата осуществляется работниками МФЦ.
Это, конечно, несколько снизило качество принимаемых заявлений, в которых теперь может быть указано недостаточно сведений для организации поиска документов, так как работники МФЦ достаточно часто меняются.
Для улучшения качества приёма заявлений архивом были составлены памятки для работников МФЦ об особенностях приёма заявлений о предоставлении архивных справок, регулярно проводятся обучающие семинары, при необходимости консультации по телефону.
При обращении в МФЦ заявителю предоставляются бланки заявлений и
образцы их заполнения, разработанные архивом и утвержденные Административными регламентами. Если необходимо приложить копии документов, служащих основанием для выдачи архивных справок, копирование их осуществляется в МФЦ бесплатно.
Передача документов из МФЦ в архив и в обратно, осуществляется 5
дней в неделю, курьерами МФЦ по графику.
В 2009 году сроки предоставления архивом муниципальных услуг были
разными: по документам со сведениями имущественного характера был установлен срок в 15 календарных дней, а по документам по личному составу - 30
дней. В настоящее время срок предоставления обеих услуг через МФЦ один и
составляет 30 календарных дней. Продление срока предоставления услуг архивом не предусмотрено.
Количество обращений за архивной информацией через МФЦ с каждым
годом неуклонно растет.
3
Это подтверждает динамика поступления заявлений о предоставлении
услуг архивным отделом (в 2012 году через МФЦ поступило и было исполнено
49,8 % от общего количества запросов, в 2013 году - 63 %, в 2014 году - уже 78
% запросов).
С открытием МФЦ был сделан еще один шаг по пути ликвидации административных барьеров, снижения коррупционных рисков, повышения качества
предоставления услуг. Трудовые и временные ресурсы, ранее тратившиеся на
организацию и проведение приёма заявителей, высвободились на непосредственное исполнение запросов и другие направления архивной работы.
В целях реализации краевых законов «Об основах регулирования земельных отношений в Краснодарском крае» и «О предоставлении гражданам, имеющим трёх и более детей, в собственность бесплатно земельных участков,
находящихся в государственной и муниципальной собственности», с 2012 года
архивом осуществляется исполнение запросов по документам о предоставлении
ранее земельных участков гражданам, претендующим в настоящее время на их
бесплатное получение.
Запросы на поиск подобных документов поступают от департамента муниципальной собственности и городских земель и формируются пакетно, списками до двухсот фамилий, поступающими подряд в течение нескольких дней.
При этом отсутствуют сведения о дате и номере разыскиваемого документа. По
сути, архив выступает контролирующим органом, проверяющим достоверность
предоставляемых гражданами сведений. При этом у архива нет никаких данных, кроме фамилий. А срок исполнения данных запросов остается стандартный.
В этих условиях особенно остро встал вопрос о создании информационно-поисковой базы данных с целью ускорения поиска необходимых сведений,
обеспечения сохранности документов и удобства использования.
С 2013 года в соответствии с муниципальной программой «Электронный
Краснодар» администрацией города ежегодно выделяются денежные средства
4
на создание и внедрение системы электронного архива, сканирования и индексирования документов.
Было принято решение, что оцифровке подлежат только документы постоянного хранения.
В первую очередь для оцифровки были определены наиболее востребованные документы, а именно документы органов местного самоуправления –
постановления и распоряжения администрации города, районных, окружных,
сельских и поселковых администраций Краснодара – примерно 6,5 тысяч дел,
включающих в себя более 1,5 млн. листов документов. Это документы, связанные с вопросами имущественного характера, в основном, предоставления земельных участков.
С 2013 года начался процесс оцифровки документов с их последующим
индексированием. Для работы с оцифрованными документами была установлена Автоматизированная Информационная Система – АИС «Архив», так как она
позволяет осуществлять поиск по ключевым словам. Кроме того, оцифрованные документы при необходимости можно вывести на печать, что позволяет
существенно уменьшить контакт с единицей хранения и тем самым увеличить
срок хранения документов.
Сложнее всего было на начальной стадии, так как нам надо было выбрать
и приобрести программное обеспечение, определиться с объемом сканирования, выбрать фонды подлежащие первоочередному сканированию, и конечно
же провести его внедрение и испытание.
И в 2014, 2015 годах мы уже занимаемся только сканированием и индексированием, так как первые этапы создания электронного архива уже пройдены.
Автоматизированная информационная система, внедренная в нашем архиве включает в себя несколько модулей:
1.
Модуль «Читальный зал», обеспечивающий:
хранение индексной информации и графических копий документов, организации резервного копирования и восстановление данных системы;
5
навигацию и поиск документов по Путеводителю и тематическим комплексам научно-справочного аппарата, регламентированного просмотра электронных копий описей и дел из состава фонда пользования сотрудниками государственных архивов и пользователями, работающими в читальном зале;
формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива;
учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива, организацию мониторинга дел с истекающими сроками возврата.
2.
Модуль «Участок текущего ввода», обеспечивающий ввод индекс-
ной информации и пополнение фонда пользования на электронных носителях
силами специалистов архива.
3.
Модуль «Администрирование», обеспечивающий:
общее администрирование подсистемы;
управление правами пользователей подсистемы;
защиту от несанкционированного доступа к данным и их изменений;
настройку подсистемы под особенности работы архива.
4.
Модуль взаимодействия с программным комплексом «Архивный
фонд» (версия 4.1)», обеспечивающий экспорт и импорт данных по рубрикам,
фондам, описям и делам.
В целях сохранения виз, оттисков печатей, различных пометок на документах (включая пометки карандашом), нумерацию листов сканирование документов выполняется в цветном режиме и режиме оттенков серого (256 градаций
серого цвета) в файл формата JPEG, обеспечивающий эффективное сжатие
файла без потери качества. Оптимальное с разрешение – 300 точек на дюйм.
Допустимый процент ошибки поля составлял 0,2%, допустимый процент ошибки символа – тоже 0,2%.
Перед сканированием дела расшиваются для предотвращения потери значимой информации, попадающей в переплет.
Для сканирования и индексирования дела передаются пофондово, с учетом хронологического порядка, в соответствии с архивными описями. Дела
6
сканируется вместе с обложкой и заверительным листом. Ветхие документы
большого формата – в специальных конвертах, предохраняющих их от повреждений при сканировании. Не расшиваются многостраничные документы,
скреплённые печатью.
В процессе сканирования используется следующее оборудование:
планетарный сканер - позволяет сканировать ветхие документы, документы, не подлежащие расшиву;
широкоформатные протяжные сканеры - для сканирования документов
больших форматов типа А0;
поточные сканеры - для сканирования массива неветхих документов на
белых листах форматов А4 и А3.
В 2013 году из-за наличия большого количества ветхих документов сканирование проходило с помощью прижимного стекла полистно. В настоящее
время сканирование, в основном проводится в поточном режиме, что позволяет
значительно ускорить процесс.
На отсканированные документы создаются электронные карточки, вы их
видите на слайде, в которые вносятся следующие реквизиты:
номер фонда с литерой;
номер описи;
номер дела с литерой;
вид документа (словарное поле);
наименование органа власти – фондообразователя (словарное поле);
номер документа;
дата документа;
наименование (заголовок) документа;
наименование организации из текста;
ФИО из списка.
К созданной электронной карточке привязываются файлы с отсканированными электронными образами документов. Перевод традиционных документов в электронный вид проводится с учетом следующих требований:
7
информативность электронных графических образов документов не
должна быть ниже информативности соответствующих листов бумажных документов;
оборотные стороны листов бумажных документов, не несущие информации, не должны переноситься в электронные документы;
набор индексных полей каждого типа документов должен позволять осуществлять все типовые запросы к документам данного типа;
в составе индексных данных, формируемых для документа в электронном
виде, должны содержаться реквизиты соответствующего бумажного документа;
получаемые массивы электронных образов должны учитывать последовательность документов в бумажном деле для восстановления, в случае необходимости, бумажного экземпляра дела, а также для формирования внутренней
описи;
внешний вид бумажного дела после проведения всех работ, связанных с
переводом документов в электронный вид, должен соответствовать внешнему
виду дела до начала работ (порядок и состояние листов, переплет и т.д.);
особенностей, связанных с различием физических характеристик бумажных документов и внутренней структуры документов.
Всего на настоящий момент отсканировано и проиндексировано более 2
тысяч дел, что составило 9,4% от общего количества дел постоянного хранения.
Работниками архива с 2012 года проводилось также сканирование описей
дел, в первую очередь - фондов администраций города Краснодара и внутригородских округов. В настоящее время оцифровано 97,7% от общего количества
описей дел постоянного хранения. Описи дел по личному составу на первых
этапах работы было решено не оцифровывать.
Установленная в нашем архиве программа автоматической информационной системы позволяет вести поиск документов:
по названию заголовка документа, его точного номера и даты.
по ключевым словам: фамилиям граждан и наименованиям юридических
лиц.
8
В процессе поиска обнаруживаются и формируются в список десятки документов, что позволяет проследить историю имущественных прав отдельных
физических и юридических лиц.
Именно эта функция программы позволяет архиву значительно продвинуться по пути сокращения сроков исполнения запросов, имея минимальные
исходные данные. При этом на розыск затрачивается в три раза меньше времени и значительно повышается достоверность предоставляемой информации.
Таким образом, эффективность создания электронной базы данных архивных документов в оказании муниципальных услуг для нас очевидна. Значительно сокращаются затраты времени на поиск запрашиваемых сведений и, соответственно, исполнение социально-правовых запросов. Кроме того минимальными становятся физический износ архивных документов и риск их утраты.
Мы уверены, что сегодня без современных электронных технологий в архивах невозможно качественно оказывать услуги населению и соответствовать
запросам и ожиданиям потребителей архивной информации.