Инструкция

Фрагмент Инструкции по делопроизводству
Содержание
1. Термины и определения ..........................................................................................................
2. Общие положения .....................................................................................................................
3. Правила оформления документов .........................................................................................
3.1. Общие требования ...................................................................................................................
3.2. Правила оформления реквизитов служебных документов...................................................
3.2.1. Дата документа ...............................................................................................................
3.2.2. Регистрационный номер документа ..............................................................................
3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа ..............................................
3.2.4. Место составления или издания документа .................................................................
3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу .......................................................................
3.2.6. Адресат ............................................................................................................................
3.2.7. Гриф утверждения документа........................................................................................
3.2.8. Резолюция........................................................................................................................
3.2.9. Наименование вида документа ......................................................................................
3.2.10. Заголовок к тексту ........................................................................................................
3.2.11. Отметка о контроле ......................................................................................................
3.2.12. Текст документа ............................................................................................................
3.2.13. Отметка о наличии Приложений .................................................................................
3.2.14. Подпись .........................................................................................................................
3.2.15. Виза и гриф согласования документа .........................................................................
3.2.16. Печать ............................................................................................................................
3.2.17. Отметка о заверении копии ..........................................................................................
3.2.18. Отметка об исполнителе ..............................................................................................
3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело .................................
3.2.20. Отметка о поступлении документа ............................................................................
3.3. Внесение изменений и дополнений. .......................................................................................
4. Составление и оформление основных документов Общества. .........................................
4.1. Основные виды документов Общества ..................................................................................
4.1.1. Организационные документы. .......................................................................................
4.1.2. Распорядительные документы. ......................................................................................
4.1.3. Документы по учету кадров. ..........................................................................................
4.1.4. Нормативные документы. ..............................................................................................
4.1.5. Информационно-справочные документы. ....................................................................
4.1.6. Финансово - бухгалтерская документация. ..................................................................
4.1.7. Договорная документация..............................................................................................
4.2. Порядок подготовки и оформления документов ...................................................................
4.2.1. Приказ, Распоряжение ....................................................................................................
4.2.2. Положение, Правила, Инструкция ................................................................................
4.2.3. Протокол..........................................................................................................................
4.2.4. Служебные письма .........................................................................................................
5. Организация документооборота в Обществе .......................................................................
5.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов...................................................
5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих документов ...............................................
5.3. Порядок обработки и регистрации внутренних документов................................................
5.4. Порядок передачи документов внутри Общества .................................................................
5.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам .................................................
электронной почты и факсимильной связи ...........................................................................
6. Контроль исполнения документов ........................................................................................
6.1. Общие требования ...................................................................................................................
6.2. Сроки исполнения документов ...............................................................................................
7. Систематизация дел .................................................................................................................
7.1. Формирование дел ...................................................................................................................
7.2. Составление Номенклатуры дел .............................................................................................
8. Хранение документов ...............................................................................................................
8.1. Оперативное хранение документов ........................................................................................
8.2. Подготовка документов к передаче в архив ..........................................................................
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение №1. Образец общего бланка Общества ...............................................................................
Приложение №2. Образец бланка письма Общества ......................................................................................
Приложение №3. Образец служебного письма Общества ..............................................................................
Приложение №4. Образцы журналов регистрации .........................................................................................
Приложение №5. Образец оформления Приказа .............................................................................................
Приложение №6. Образец оформления Распоряжения...................................................................................
Приложение №7. Образец оформления Протокола.........................................................................................
3
4
5
5
5
6
6
6
7
7
7
8
8
9
9
9
10
12
12
13
14
14
14
15
15
15
15
15
15
15
15
16
16
16
16
16
16
18
18
19
20
20
20
22
22
22
23
23
23
24
24
25
27
27
27
28
29
30
31
32
33
34
Приложение №8. Образец оформления Служебной записки .........................................................................
Приложение №9. Образец оформления Листа согласования .........................................................................
Приложение №10. Образец оформления Акта ................................................................................................
35
36
37
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Общество – Открытое акционерное общест во «ХХХ».
Подразделение – структурное подразделение Общества.
Инструкция - Инструкция по делопроизводству в ОАО «Х Х Х ».
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) –
совокупность
принципов
и
правил,
устанавливающих
единые
требования
к
документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – процесс производства, передачи и
переработки документированной информации, необходимой для управления Обществом.
Делопроизводство – деятельность, охватывающая составление документов и организацию
работы с ними.
Документооборот – движение документов в Обществе с момента их создания или получения
до отправки или передачи на хранение.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности
Общества.
Входящий документ – документ, поступающий в Общество от корреспондента.
Внутренний
документ
–
документ,
созданный
Обществом,
предназначенный
для
внутреннего использования и не выходящий за его пределы.
Исходящий документ – документ, созданный в Обществе и отправленный адресату.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком оформления.
Подлинник документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Дубликат
документа
–
повторный
экземпляр
подлинника
документа,
имеющий
юридическую силу.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
2. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в Обществе независимо от
способов создания или обработки документов.
Инструкция разработана в соответствии с Основными правилами работы архивов
организаций, Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст и ГОСТ Р 6.30-2003
(Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов), с учетом специфики деятельности Общества.
Правила
ведения
делопроизводства,
предусмотренные
настоящей
Инструкцией,
распространяются на документы открытого характера.
Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа,
регулируется специальными документами, утверждаемыми Генеральным директором Общества.
Делопроизводство в Обществе организуется на основе централизации, осуществляется
Секретариатом, который устанавливает единый порядок работы с документами с учетом
требований настоящей Инструкции и сложившейся практики.
Организационно-методическое руководство и контроль состояния делопроизводства в
Обществе осуществляет Секретариат. Секретариат дает указания по вопросам ведения
делопроизводства, обязательные для исполнения всеми подразделениями Общества.
При увольнении, перемещении, уходе работника в отпуск, отъезде в командировку и в
других случаях отсутствия работника, все неисполненные им документы должны быть переданы
по указанию непосредственного руководителя другим работникам с соответствующей пометкой в
журналах учета документов. В случае увольнения руководителя подразделения, дела должны быть
переданы по Акту (Приложение №10) другому должностному лицу, исполняющему обязанности
уволившегося работника, или принятому на эту должность, либо в Секретариат.
При применении вычислительной техники соблюдаются основные правила (оформления и
регистрации) работы с документами.
Работники Общества обязаны знать и выполнять все требования настоящей Инструкции.
Все вновь принятые на работу работники должны быть ознакомлены руководителями
подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по
делопроизводству под роспись.
Руководители подразделений, а также другие должностные лица Общества несут
персональную ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка
работы с документами в подразделениях Общества.
Передача служебных документов и их копий третьим лицам, а также публикация их в
печати допускается только с разрешения Генерального директора Общества или уполномоченных
им лиц.
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы составляются на основании указаний Генерального директора Общества,
руководителей подразделений, по инициативе работников подразделений и в ответ на
поступившие документы от других организаций и граждан.
Проект
возможности
документа
кратким,
должен
излагаться
быть
конкретным,
просто
и
ясно,
логически
последовательным,
соответствовать
по
действующему
законодательству.
Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных
документов возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.
3.1. Общие требования
Все служебные документы оформляются только на бланках установленного образца
(Приложения №1 и №2), за исключением случаев, оговоренных в данной Инструкции и
законодательстве РФ.
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил,
обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и
последующему использованию документа.
3.2.Правила оформления реквизитов служебных документов
Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
При оформлении документов используются следующие реквизиты:
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- подпись;
- виза и гриф согласования документа;
- печать;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию.
3.2.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для Протокола – дата
заседания (принятия решения), для Акта – дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является
наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Допускается заранее машинописным способом указать месяц и год подписания или утверждения
документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день
месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять 05.01.2001.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой
способ оформления даты (без кавычек), например: 01 марта 2004 г.
Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на
бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с
подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением, датируются и подписываются.
3.2.2. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в деле. Например:
вх. № 117, где вх. - означает входящий документ, 117 - порядковый номер в деле.
3.2.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который
должен быть дан ответ. Размещается в левом верхнем углу, под исходящим номером документа.
3.2.4. Место составления или издания документа
Данный
реквизит
обязательно
указывают
на
следующих
документах:
Приказ,
Распоряжение.
3.2.5. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе
документа выше реквизита "адресат" или грифа утверждения. Грифы ограничения бывают:
КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА, ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ (ДСП).
Ниже грифа
ограничения может ставиться номер экземпляра документа, например: "Экз. № 3".
Степень ограничения доступа к документу устанавливается исполнителем документа.
3.2.6. Адресат
Данный реквизит состоит из частей, располагающихся в следующем порядке:
- наименование организации;
- наименование подразделения;
- должность получателя;
- инициалы и фамилия должностного лица;
- почтовый адрес.
Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных).
Точка в конце частей реквизитов не ставится. Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем
углу документа. Наименование организации и ее подразделения указывают в именительном
падеже.