Документация для менеджеров

Instant Business Network — Курс обучения для менеджеров
Содержание

Введение

Особенности интерфейса
o
Дополнительные элементы интерфейса
o
Центр управления

Запуск нового проекта
o
Создание нового проекта
o
Формирование команды проекта
o
Постановка задач
o
Cоздание других объектов в рамках проекта

Управление проектом
o
Диаграмма Ганта и связи между задачами
o
Вехи и базовый план проекта
o
Утверждение листов учета рабочего времени
o
Завершение проекта

Управление финансами проекта и других объектов
o
Активация системы финансов проекта
o
Редактирование финансовой информации проекта
o
Базовый финансовый план пректа
o
Финансы прочих объектов

Отчеты
o
Пользовательские отчеты
o
Шаблоны отчетов
Введение
В базовом курсе обучения вы познакомились с Instant Business Network 4.5 и получили
минимальные навыки для работы с системой. Курс для менеджеров - следующий шаг на пути
изучения IBN 4.5.
Как вы могли узнать из базового курса, в основе IBN лежит принцип разграничения доступа к
данным: каждому пользователю доступна лишь та информация и те действия, что имеют
отношение к его работе и которые соответствуют его правам в системе. В IBN 4.5 определены
1
несколько ролей: обычные пользователи (исполнители), администраторы, служба поддержки,
исполнительные менеджеры, проект-мененджеры и руководители. Три последние роли относятся
к так называемым «менеджерским» ролям, и именно им посвящен этот курс.
В первую очередь курс для менеджеров сфокусирован на проектном управлении и работе с
проектами в Instant Business Network 4.5. В рамках курса вы научитесь создавать проекты,
формировать структуру задач, работать с различными объектами, а также познакомитесь со
средствами управления и инструментами контроля и анализа.
Курс для менеджеров, как и базовый курс, разделен на несколько глав, каждая из которых
включает по нескольку уроков. Курс традиционно завершается финальным тестом, успешно сдав
который, вы сможете получить сертификат.
Особенности интерфейса
Дополнительные элементы интерфейса
Менеджеры обладают более широкими правами и возможностями в системе, чем обычные
пользователи (исполнители). Как следствие, менеджеру доступны некоторые дополнительные
элементы интерфейса: кнопки управления, разделы левого меню, страницы и действия. В этой
главе мы коротко расскажем об основных элементах интерфейса, которые доступны только
менеджерам, об их назначении и информации, которую можно получить, используя эти
элементы.
Верхняя панель инструментов менеджера содержит в развернутом виде дополнительную кнопку
«Новый проект». Руководитель дополнительно видит кнопку «Создание нового отчета». О
назначении этих кнопок вы узнаете в следующих главах курса.
Левое меню менеджера содержит дополнительный раздел «Центр управления», содержащий
различные инструменты контроля работы пользователей портала . Подробнее о работе с
разделом смотрите в следующем уроке.
2
Дополнительную информацию содержит и раздел левого меню «Проекты». Информация этого
раздела позволяет менеджеру просматривать проекты, которыми он руководит, проекты, над
которыми он работает в качестве исполнителя, и прочие доступные проекты.
Дополнительные данные содержатся и в закладке «Запросы» строки закладок. Менеджер видит в
этом разделе запросы на утверждение листов учета времени, выполненные задачи и поручения,
требующие утверждения, а также нераспределенные задачи и поручения.
Существуют и другие, менее значимые, отличия интерфейса менеджера от интерфейса
исполнителей. На эти отличия мы будем обращать ваше внимание по ходу курса.
Центр управления
3
Помимо дополнительных элементов интерфейса, менеджеры имеют доступ и к дополнительной
информации. Раздел левого меню «Центр управления», доступный лишь проект-менеджерам и
руководителям, содержит различную информацию, позволяющую отслеживать ход текущей
работы.
Проект-менеджерам доступны три раздела: «Занятость исполнителей», «Листы учета времени» и
«Проектный анализ План/Факт».
Раздел «Занятость исполнителей» позволяет просматривать информацию о занятости ваших
сотрудников в работе:
Вы можете просмотреть занятость всех исполнителей одной из групп в работе над всеми
объектами или над отдельными типами объектов (мероприятиями, задачами, поручениями,
задачами и документами):
4
Система фильтров позволяет просмотривать запланированную, активную и завершенную работу
пользователей выбранной группы.
Использование информации раздела «Занятость исполнителей» позволит вам всегда видеть, над
чем работают ваши сотрудники, и, как следствие, оптимально планировать их дальнейшую
работу, четко формировать команды исполнителей задач и грамотно устанавливать сроки.
Раздел «Листы учета времени» содержит списки доступных вам утвержденных и ожидающих
утверждения листов учета времени. Список ожидающих утверждения листов повторяет
содержимое закладки «Запросы» строки закладок (пункт «Ожидающие утверждения листы учета
времени»):
5
В списке утвержденных листов вы можете просмотреть листы, связанные с проектами,
менеджером которых вы являетесь:
Подробнее о работе с листами учета времени вы сможете прочесть в третьей главе этого курса.
«Проектный анализ План/Факт» позволяет проводить сравнительный анализ проектов или
анализировать отклонение хода проекта от плана. Работе с базовыми планами вы также
научитесь в рамках этого курса.
6
Руководителям дополнительно доступны разделы «Общий отчет», «Группировка» и «Просмотр
исполнителей». О том, как работать с этими разделами и как эффективно использовать
содержащуюся в них информацию, будет рассказано позднее.
Запуск нового проекта
Создание нового проекта
Мы переходим к самой важной части курса - работе с проектами, наиболее крупными и
сложными объектами IBN. В системе IBN проекты представляет собой целый комплекс различных
взаимосвязанных объектов (задач, поручений, инцидентов, мероприятий, документов).
Объединение работы над различными объектами в единую систему и установка связей между
ними позволяют четко спланировать и систематизировать работу, обеспечить быстрый доступ ко
всей необходимой информации и, как следствие, эффективно организовать работу над проектом.
В этой главе вы узнаете о том, как создавать в системе IBN новые проекты и готовить их к
работе. В следующей главе курса будет рассказано непосредственно об управлении проектами.
7
Чтобы создать новый проект, воспользуйтесь кнопкой «Новый проект» верхней панели
инструментов (в развернутом виде) или кнопкой «Новый проект» в правом верхнем углу
страницы «Просмотр проектов».
Теперь необходимо внести информацию о создаваемом проекте.
Заполните поля блока Основная информация: введите название проекта, выберите шаблон
проекта.
8
Вы можете использовать готовый шаблон проекта, в котором уже определены основные
характеристики проекта (например, валюта, категории проекта,клиент и т.д.), а также расписаны
цели, ожидаемые результаты, описание и масштаб. Шаблоны удобно использовать, когда нужно
быстро создать проект, не являющийся уникальным по своим характеристикам, например, один
из однотипных проектов, над которыми регулярно работает ваша компания. О том как создавать
шаблоны проектов, вы узнаете в одном из следующих уроков.
Итак, создавая проект вы можете выбрать в поле «Шаблон» один из существующих (то есть
ранее сохраненных вами или другими проект-менеджерами) шаблонов.
Если вы обладаете правами руководителя, вы можете назначить менеджера создаваемого
проекта из числа проект-менеджеров и других руководителей. Проект менеджеры могут
создавать проекты только от своего имени, иначе говоря, менеджерами создаваемых проектов
они становятся автоматически.
9
Вы также можете назначить исполнительного менеджера из числа проект-менеджеров или
руководителей. Исполнительный менеджер сможет просматривать и вносить изменения в
финансовый раздел проекта.
Теперь выберите календарь рабочего времени, содержащий расписание рабочих и нерабочих
дней вашего проекта. Список календарей формирует администратор. Обратите внимание, что
настройки календаря могут влиять на даты начала и завершения объетов, которые вы будете
создавать в рамках проекта. Например если вы выберете базовый календарь (стандартная
рабочая неделя) и попытаетесь в дальнейшем создать мероприятие со временем начала 22:00
или поручение с началом в воскресенье (то есть во время, не являющееся рабочим в
соответствии с выбранным календарем), то время начала работы над объектом будет
автоматически сдвинуто на ближайшее рабочее (по выбранному календарю) время.
Наконец, выберите валюту, в которой будут учитываться все расходы проекта, а также
определите соответствующий вашему проекту тип(например, программа обучения персонала).
Список типов так же устанавливается администратором в зависимости от специфики
деятельности вашей организации.
В блоке Информация состояния введите планируемые даты начала и завершения проекта.
Установите начальный статус проекта, который можно изменять, учитывая текущее
состояние(активен, на рассмотрении, приостановлен, завершен) и приоритет проекта в
зависимости от его значимости для вашей компании (низкий, высокий, очень высокий и др.), а
также начальную и текущую фазы, отражающие текущий этап работы над проектом (фазы также
как и тип выбираются из списка, формируемого администратором вашего портала).
В следующем блоке, Категории и информация для отчетов, выберите клиента, с которым
связан ваш проект. Там же отметьте общие категории и категории проекта (определенную
тематику проекта, например, «Продажи» или «Реклама»), наличие которых в последствии
позволит быстрее найти нужный проект в портале.
Если у вас есть права руководителя, выберите группу проектов. Как правило, проекты
объединяются в группы по принципу, выбранному самой фирмой. Это зависит от сферы ее
10
деятельности. Группы,как и категории, позволяют ускорить процесс поиска нужного проекта в
портале.
В последнем блоке – Дополнительная информация – заполните поля «Цели» (цели, на
достижение которых направлен проект), «Описание» (что представляет собой проект),
«Результаты» (ожидаемый исход проекта) и «Масштаб» (сфера проекта, область его
применения).
Теперь нажмите «Сохранить».
Ваш проект создан
11
Если вы используете в работе систему MS Project, то вы можете перенести информацию о
проектах MS Project в IBN 4.5, используя средства импорта/экспорта данных. Для этого создайте
новый проект или выберите существующий (в этом случае вся содержащаяся в проекте
информация будет удалена) и выберите пункт «Экспорт/импорт проекта» меню «Действия»
на странице просмотра того проекта, в который вы хотите импортировать данные.
12
На странице «Экспорт/импорт проекта» в окне «Импортировать» выберите необходимый .xml
файл, используя кнопку “Browse”, и нажмите «Импортировать».
В окне помощника, который откроется автоматически, необходимо установить соответствие
между ресурсами MS Project и пользователями IBN и нажать «Принять».
В случае ошибки в процессе импорта, файл со структурой MS Project проекта в формате xml
будет добавлен в библиотеку файлов IBN проекта.
Вы можете экспортировать проект из MS Project в IBN непосредственно из окна системы MS
Project. Если у вас установлен пакет клиентских приложений IBN, в окне MS Project вам будет
доступна панель инструментов IBN. Кнопка «Отправка данных проекта на сервер IBN» позволит
вам перенести данные о текущем проекте в один из существующих IBN проектов.
13
Формирование команды проекта
Важным ресурсом любого проекта являются люди, которые тем или иным образом задействованы
в его выполнении - команда проекта. Чтобы сформировать команду вашего проекта, нажмите
кнопку «Изменить» в окне «Команда» на вкладке «Участники». Также вы можете выбрать пункт
меню «Редактировать – Участники – Команда проекта».
Формирование команды проекта абсолютно аналогично формированию команды исполнителей
поручения, документа, мероприятия и других объектов. Выберите сотрудников, которых вы
хотите включить в проект. Вы можете добавить в проект целую группу пользователей. Все
пользователи, которые будут в дальнейшем попадать в эту группу, будут автоматически
становиться членами команды исполнителей. Это удобно делать, когда проект поручен
некоторому отделу, которому поручена работа над проектом. Тогда, кадровые изменения в
отделе будут автоматически отражаться в команде проекта.
Напротив каждого из участников отметьте ставку в валюте проекта - размер оплаты одного часа
работы над проектом. Эта сумма будет учитываться в бюджете проекта при утверждении листов
учета рабочего времени. Подробнее об этом вы узнаете в следующих уроках.
14
Аналогично формируются списки спонсоров и заинтересованных лиц. Эти пользователи смогут
наблюдать за ходом работы над проектом, публиковать комментарии и файлы.
Как только вы сформировали список, нажмите кнопку «Сохранить».
15
Если вы откроете вкладку «Участники», вы увидите сформированный вами состав команды
проекта.
С этого момента включенные в проект пользователи будут получать уведомления о различных
изменениях в ходе проекта.
Постановка задач
Задача - основной элемент IBN проекта. Именно задачи в первую очередь определяют структуру
проекта. Задачи в IBN имеют много общего с поручениями, простейшими объектами системы, о
которых было подробно рассказано в базовом курсе. Задача, как и поручение, отражает
некоторые действия или работу, которая должна быть выполнена определенными сотрудниками в
определенные сроки. О том, как работать над задачами в качестве исполнителя, вы уже знаете
из базового курса. В этом и нескольких последующих уроках будет рассказано о работе с
задачами с точки зрения менеджера.
Задачи, в отличие от других IBN объектов, могут существовать только в рамках проектов. В
рамках проекта задача можете быть создана только менеджером проекта либо руководителем.
Чтобы создать новую задачу, воспользуйтесь пунктом «Новая задача» меню «Создать» на
странице «Просмотр проекта».
16
На странице создания новой задачи заполните необходимые информационные поля.
В блоке Основная информация введите название и описание задачи. Там же, если требуется,
прикрепите к задаче файл.
В блоке Информация состояния установите даты начала и завершения задачи. Установите
приоритет, предполагаемое время работы над задачей. Выберите один из трех типов активации:
«Вручную» - задача вручную активируется менеджером (после активации можно приступать к
выполнению задачи);
«Проверять зависимости» - задача-последователь с таким типом завершения не будет
активирована, пока не будет завершена задача-предшественник и не наступит запланированная
17
дата начала задачи (подробнее о связи «предшественник-последователь» между задачами
смотрите в следующей главе);
«Автоматически без проверок» - задача-последователь будет автоматически активирована, когда
наступит запланированная дата ее начала.
Затем выберите тип завершения. Если выбран тип «Каждый должен завершить», то задача будет
завершена только после того, как все исполнители выполнят свою работу (т.е. установят процент
завершения 100). Если же установлен тип завершения «Любой может завершить», то для
завершения задачи достаточно, чтобы один из участников завершил работу над задачей.
Отметьте флажок «Веха», если вы создаете задачу-веху. О том, что такое вехи и как с ними
работать, вы узнаете в следующей главе курса.
Выберите общие категории задачи в блоке «Информация о категориях». В этом же блоке вы
можете выбрать исполнителей задачи из списка членов команды проекта. Отметьте флажок
«Должны подтвердить», чтобы дать пользователям право отказаться от работы над задачей. В
этом случае пользователи получат запрос (отображается в закладке «Запросы» строки закладок)
с предложением принять участие в работе над задачей.
18
Заполнив поля необходимой информацией, нажмите «Сохранить».
Если же вы нажмете кнопку «Сохранить и назначить», откроется окно «Исполнители», где вы
сможете окончательно сформировать команду исполнителей задачи, включив в нее тех
пользователей, которые не входят в команду проекта.
Менеджер проекта автоматически становится менеджером задачи. Дополнительно можно
отметить флажок «Менеджер» для отдельных исполнителей. В этом случае отмеченные
исполнители будут иметь право редактировать задачу. В остальном процедура формирования
команды исполнителей задаче абсолютно аналогична формированию команд поручений,
мероприятий и документов. Об этом было рассказано в прошлом уроке данной главы и в базовом
курсе обучения IBN.
Задача создана:
Cоздание других объектов в рамках проекта
19
В процессе реализации проекта часто возникает необходимость в создании дополнительных
связанных с проектом объектов (не считая задач). Такими объектами могут быть поручения,
документы, инциденты и мероприятия. Активные объекты, связанные с текущим проектом можно
увидеть на странице просмотра проекта во вкладке «Главное».
Создать объект в рамках проекта может только менеджер или руководитель. Однако мероприятие
или инцидент в рамках проекта может создать и исполнительный менеджер.
Например, поручение в рамках проекта можно создать, если требуется дать небольшое задание,
не являющееся настолько важным и серьезным, чтобы выделять под него целую задачу.
Поручение можно дать пользователю, который не включен в команду текущего проекта. Тогда он
будет получать уведомления об изменениях, связанных непосредственно с этим поручением, а не
с проектом в целом.
Чтобы создать поручение в рамках проекта, достаточно выбрать «Новое поручение» на странице
просмотра в меню «Создать». Если же вы хотите создать поручение с другой страницы портала,
то выберите нужный проект в блоке основной информации на странице создания поручения.
Аналогичным образом вы можете создавать в рамках проекта и другие объекты.
Если вы уже сформировали команду проекта, то исполнителей создаваемых объектов вы можете
выбрать из списка участников проекта или же назначить любого другого пользователя системы.
20
Для удобного просмотра объектов, созданных в рамках проекта, предусмотрена вкладка
«Управление». Раздел «Список» содержит перечень мероприятий, инцидентов, документов,задач
и поручений, которые связаны с проектом. Для быстрого поиска нужного вам объекта установите
фильтр. Списки инцидентов и документов, связанных с проектом, вынесены в разделы
«Инциденты» и «Документы» соответственно.
Таким образом, менеджер проекта и исполнительный менеджер (а также руководители) может в
любой момент просмотреть информацию о необходимых объектах.
Управление проектом
Диаграмма Ганта и связи между задачами
Прежде чем приступать к непосредственному управлению проектом и составляющими его
элементами, необходимо иметь возможность в любой момент оценить текущее состояние проекта.
Такую возможность дает Диаграмма Ганта, крайне удобный и простой инструмент представления
структуры задач, наглядно отражающий ход работы над проектом.
Диаграмма Ганта - распространенный тип диаграмм, который используется для иллюстрации
плана, графика работ или структуры задач какого-либо проекта. На странице «Просмотр
проекта» выберите вкладку «Управление» - «Диаграмма Ганта», чтобы перейти к просмотру
структуры задач проекта.
21
Горизонталь диаграммы соответствует временной шкале (период выполнения проекта),
вертикаль - задачам, составляющим проект. Каждой задаче соответствует отрезок, начало
которого - время начала работы над задачей, конец - время завершения работы. Таким образом,
длина отрезка соответствует длительности выполнения задачи.
Фиолетовым цветом обозначены сроки выполнения задачи, черным – степени завершенности,
серым - завершенные задачи. Черным ромбом обозначены вехи. О вехах будет подробно
рассказано в следующем уроке.
Если проект достаточно продолжителен по времени, все задачи могут не уместиться на
диаграмме. Зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, перемещайте мышь, чтобы увидеть
задачи, расположенные ближе к датам начала или конца проекта. Перейти к части диаграммы,
соответствующей началу (концу) проекта можно также, нажав кнопку «в начало проекта» («в
конец проекта»). Чтобы вернуться к задачам, активным в текущий момент, нажмите «сегодня».
22
Диаграмма Ганта помимо временной последовательности задач отображает и связи между
задачами. Система IBN позволяет устанавливать несколько видов связей между задачами одного
проекта. Первый тип - отношение «предшественник-последователь». Такую связь как правило
устанавливают для задач, которые должны быть выполнены последовательно. Простейшим
примером логической последовательности задач может быть «Приглашение участников
конференции» - «Встреча участников» - «Проведение конференции». Таким образом одна и та
же задача (в примере это «Встреча участников») может одновременно быть как
предшественником какой-либо задачи, так и последователем (но другой). Необходимо обратить
внимание, что циклическая связь не допускается (в нашем примере, сделать задачу «Проведение
конференции» предшественником задачи «Приглашение участников конференции» будет
невозможно).
Чтобы определить для некоторой задачи проекта задачу-последователя (предшественника),
необходимо на странице просмотра задачи в меню «Действия» выбрать «Добавить
последователя» («Добавить предшественника»).
В открывшемся окне из числа задач проекта выбирается та задача, которая будет
последователем (предшественником) текущей. Если же необходимо, чтобы задача-последователь
началась не сразу после завершения предшественника, а через некоторое время, то можно
23
установить период задержки, по завершении которого начнется задача-последователь.
Например, 3 часа 30 минут.
Здесь важно помнить, что при установленном типе активации задачи «Проверять зависимости»
задача-последователь не будет активирована, пока не будет завершена задача-предшественник
и пока не наступит запланированная дата начала задачи.
На диаграмме Ганта связь «предшественник - последователь» отображается стрелкой, ведущей
от задачи-предшественника к задаче-последователю.
Таким образом, использование связи этого типа позволяет, во-первых, четче отразить структуру
задач проекта (логические последовательности задач), во-вторых, облегчить поиск связанных
задач и, в-третьих, автоматически активировать задачу после завершения работы над
предшественниками.
Второй тип связей между задачами - связь «суммарные задача - подзадача». Связь этого типа
позволяет разбивать отдельные задачи проекта на подзадачи. Такой подход позволяет
детализировать проект без использования дополнительных объектов (например поручений) и
четко отразить структуру детализированного проекта в диаграмме Ганта.
Если вы нажмете кнопку «Переместить вправо» ( ), то задача станет подзадачей расположенной
над ней задачи. Последняя в свою очередь станет суммарной задачей. В списке задач суммарная
задача будет выделена жирным шрифтом, а на диаграмме Ганта будет изображена черным
отрезком. Даты начала и завершения суммарной задачи будут автоматически изменены в
соответствии с датами начала и завершения всех ее подзадач.
24
Вы можете сделать некоторую задачу подзадачей какой-либо задачи, которая сама является
чьей-то подзадачей: «глубина вложенности» задач неограничена. В любой момент вы можете
вернуть задачу на предыдущий уровень. Для этого достаточно нажать «Переместить влево».
Поскольку связь «суммарная задача - подзадача» устанавливается только между двумя
соседними задачами одного уровня необходимо иметь возможность перемещать задачи по
списку. Это можно сделать, нажав соответcтвующую задаче кнопку «Переместить» ( ). Из
предложенного списка выберите задачу, после которой вы хотите поставить текущую. И
нажмите «Сохранить». Перемещая задачи, вы можете не только разместить задачи в порядке,
необходимом для установления связи «суммарная задача - подзадача», но и подобрать наиболее
выгодное отображение структуры проекта.
25
Вехи и базовый план проекта
Как вы могли обратить внимание, при создании задачи существует возможность отметить флажок
«Веха». В этом случае будет создана задача особого типа - Веха.
Особенностью вех является отсутствие продолжительности (нулевая длительность) и
исполнителей. Использование вех в проекте позволяет фиксировать некоторые «контрольные
точки» проекта или завершение ключевых этапов. Таким образом, вехи дают возможность
разделить проект на несколько этапов, делая проект более структурированным, или сделать
акцент на какие-то значимые для проекта события. Например, вехой может быть «Завершение
этапа планирования проекта» или «Прибытие участников конференции».
Итак, чтобы создать задачу-веху, выполните те же действия, что и в случае создания обычной
задачи. Однако теперь на странице создания новой задачи отметьте флажок «Веха». Обратите
внимание, что при создании вехи нет необходимости устанавливать дату завершения задачи.
Достаточно указать лишь дату начала.
Еще одна особенность создания вех - дополнительное поле «Фаза проекта». Выберите ту фазу, в
которую автоматически перейдет проект в момент наступления вехи, или выберите «Оставить
прежнюю».
На диаграмме Ганта созданная веха будет выглядеть так:
26
На основе вех строится базовый план проекта, позволяющий в любой момент оценить,
насколько текущий ход выполнения проекта соответствует начальному плану. Не секрет, что
реальные сроки выполнения задач проекта не всегда совпадают со сроками запланированными.
Непредвиденные обстоятельства, переоценка возможностей сотрудников, неэффективное
планирование - все это может привести к тому, что выполнение проекта существенно
затягивается. С целью анализа эффективности планирования и выполнения поставленных задач
в IBN 4.5 и предусмотрен базовый план проекта.
В любой момент вы можете сохранить состояние проекта в одном из 10 базовых планов. Для
этого на странице «Просмотр проекта» выберите пункт «Сохранить базовый план» меню
«Действия» и в открывшемся окне выберите базовый план, в котором будут сохранены сведения
о ходе проекта. При сохранении базового плана фиксируются запланированные даты задач-вех
(даты завершения для уже завершенных задач).
Теперь в любой момент вы можете сравнить текущее состояние проекта с состоянием,
сохраненным в базовом плане. Для этого откройте пункт «Проекты-вехи» раздела «Центр
управления - Проектный анализ План/Факт - Вехи». Здесь вы можете сравнить текущее
состояние проекта с запланированным. Выберите в полях «Сравнить» следующие значения: в
первом поле «Текущий», а во втором - один из базовых планов. На диграмме вы увидите, какие
задачи были выполнены в срок, какие - с опозданием, и насколько состояние проектов
выбранной проектной группы соответствует сохраненному плану.
Ролик по сохранению и просмотру базового плана. В проекте уже должны быть какие то
завершенные вехи и какие то запланированные. Показываем, как сохранить план. Потом вносим
в проект изменения, завершая часть запланированных вех в срок, часть - с опозданием, часть
оставляем запланированными.(это в ролике не показывается, но описывается текстом)
Показываем как выглядит сравнение планов.
27
Помимо базового плана в качестве инструмента анализа состояния проекта можно использовать и
финансовый план проекта, о котором вы узнаете в следующей главе.
Утверждение листов учета рабочего времени
В базовом курсе вы познакомились с одним из инструментов контроля рабочего времени листами учета времени. Работа с листами учета времени в рамках проекта имеет ряд
особенностей, основная из которых состоит в том, что лист учета времени, связанный с проектом
или каким-либо объектом проекта, должен быть утвержден менеджером.
Чтобы отправить созданный лист учета времени на утверждение менеджеру, пользователю
необходимо перейти на страницу «Мои листы учета времени» и нажать соответствующую проекту
кнопку «Отправить на утверждение».
Менеджер получает сообщение о новом листе учета времени. Также, информация о новом
требующем утверждения листе появляется в закладке «Запросы».
Запрос содержит информацию о заполнившем лист сотруднике, количество отмеченных рабочих
часов, ставка (оплата за час в рамках работы над проектом) и соответствующая сумма
вознаграждения за работу.
Кнопка «Информация» позволяет просмотреть рабочее время по каждому дню недели.
28
Менеджер может отклонить лист учета времени пользователя или утвердить его. Чтобы отклонить
лист, нажмите «Отклонить» ( ) и при необходимсти в открывшемся окне «Описание» укажите
причину отказа, которая будет видна пользователю. Отклоненный лист учета времени
пользователь сможет отредактировать и отправить на утверждение повторно.
Чтобы утвердить лист учета времени, нажмите кнопку «Утвердить» (
). Как менеджер, вы
можете утвердить часть представленного на утверждение времени. Для этого напротив нужной
строки листа нажмите «Редактировать» (
) и введите время, которое вы ходите утвердить.
После всех изменений нажмите «Утвердить». После утверждения листа учета времени,
необходимо выбрать счет, с которого будут списаны средства на оплату труда сотрудника,
которые будут отражены в расходах проекта.
Обратите внимание, что для того, чтобы можно было утверждать листы учета времени,
необходимо активировать систему финансов проекта. Подробнее об этом смотрите в следующей
главе.
29
Завершение проекта
В отличие от задач, поручений и других объектов для завершения проекта недостаточно
установить 100% степень завершенности. Чтобы завершить проект необходимо установить статус
«Завершен». Для этого выберите пункт «Информация состояния» меню «Редактировать»
страницы «Просмотр проекта» и выбрать соответствующий пункт в поле «Статус».
Завершенный проект не отображается на странице «Моя работа» и перейти к его просмотру
можно со страницы «Проекты - Мои проекты».
30
При завершении проекта все задачи и другие созданные в рамках проекта объекты завершаются
автоматически. Тем не менее, работа в рамках завершенного проекта по-прежнему возможна.
Пользователи могут заполнять листы учета времени, добавлять файлы и комментарии, создавать
списки и связанные с проектом инциденты. Более того, в рамках завершенного проекта можно
создавать новые активные задачи и другие объекты.
В любой момент менеджер проекта (или руководитель) может отменить завершение и вновь
сделать проект активным. Для этого в окне редактирования информации состояния проекта
нужно вновь установить статус «Активен».
Все работающие над проектом пользователи получат сообщения системы уведомления обо всех
изменениях, связанных с состоянием проекта.
Управление финансами проекта и других объектов
Активация системы финансов проекта
IBN 4.5 позволяет контролировать расходы на реализацию проекта. Основным инструментом
учета расходов является система финансов проекта. Изначально система финансов неактивна, и,
чтобы приступить к учету расходов, необходимо эту систему активировать. Активировать систему
31
финансов проекта может только соответствующий проект-менеджер или руководитель. Для
активации системы необходимо открыть владку «Финансы» страницы «Просмотр проекта» и
перейти по ссылке активации.
В открывшемся окне «Финансовое планирование» необходимо указать:


Способ детализации - минимальный период, за который вы сможете просмотреть
расходы по проекту (неделя, месяц, квартал, год или временные рамки проекта);
Шаблон - структура представления данных (русский или английский варианты отчета о
прибылях и убытках в обычном и упрощенном виде).
После выбора шаблона и уровня детализации нажмите «Активировать».
Откроется вкладка «Планирование», содержащая финансовый план в форме отчета о прибылях и
убытках, соответствующего выбранному шаблону.
Обычный вид:
Упрощенный вид:
32
Также доступна вкладка «Доходы и расходы», содержащая сведения о затратах на реализацию
проекта.
О том, как работать со статьями доходов и расходов и другими инструментами финансового
планирования, вы узнаете в следующих уроках этой главы.
Редактирование финансовой информации проекта
Система управления финансами проекта в IBN 4.5 предполагает формирование бюджета и учет
фактически затраченных на реализацию проекта средств.
Итак, когда система финансов проекта активирована, можно начинать редактировать
информацию о финансах.
Вам доступны две вкладки - «Планирование» и «Доходы и расходы».
Вкладка «Планирование» отражает планируемые затраты проекта, если в первом поле фильтра
выбрать «План», а второе поле оставить пустым («Не выбрано»).
33
Здесь вы можете сформировать бюджет проекта, корректируя значения статей доходов и
расходов (счетов). В случае если выбран стандартный шаблон, доступны следующие счета:



Чистые продажи
Доходы от сдачи в аренду
Проценты к получению





Себестоимость реализованной продукции
Расходы на продажу
Административные расходы
Проценты к уплате
Налог к уплате
Значения полей «общая выручка», «общие расходы», «прибыль до налогообложения» и «чистый
доход» вычисляются автоматически. Эти значения изменить вручную нельзя.
Если в таблице нет нужного счета, вы можете добавить его самостоятельно, создав подсчет
одного из существующих счетов. Для этого нажмите кнопку «Добавить элемент»,
соответствующую счету, подсчет которого вы хотите создать. Введите название подсчета и
нажмите «Сохранить». Созданный подсчет может быть удален в любое время.
34
Теперь вы можете сформировать бюджет проекта, заполняя ячейки значениями,
соответствующими планируемым расходам и доходам. Выделите ячейку и введите нужное
значение в валюте проекта.
Если вам потребуется изменить уже
введенное значение, просто кликните по нему и введите новое.
Вкладка «Доходы и расходы» позволяет учитывать фактические расходы и доходы в рамках
работы над проектом. Чтобы внести новые данные о расходах или прибылях нажмите «Новая
статья», в поле «Счет» открывшегося окна выберите счет, к которому будет отнесена указанная
сумма. Вы можете выбрать как расходный, так и доходный счет.
35
Таким образом, вы можете учитывать фактические расходы и доходы. Чтобы сравнить текущее
финансовое состояние и финансовый план, откройте вкладку «Планирование» и выберите в
полях значения «Факт/План».
36
В прошлой главе вы узнали о механизме утверждения в рамках проекта листов учета времени.
Необходимым условием успешного утверждения было активирование системы финансов. Эта
необходимость связана с тем, что при утверждении листа учета времени сумма, требуемая на
оплату утверждаемого времени, автоматически учитывается в части фактических расходов
финансовой системы проекта.
При утверждении листа менеджер должен выбрать счет расходов, к которому будет отнесена
утверждаемая сумма:
Обратите внимание, что в списке представлены все доступные счета, в том числе и доходные.
Убедитесь, что вы верно выбрали счет. После утверждения листа изменить выбранный счет будет
нельзя.
Теперь вы можете увидеть во вкладке «Доходы и расходы» строку с утвержденным листом
времени и указанием суммы на оплату работы и счета, к которому эта сумма отнесена.
Таким образом, информация о фактических доходах и расходах может изменяться как при
непосредственном создании статей расходов и доходов, так и при утверждении листов учета
времени.
Базовый финансовый план пректа
В предыдущей главе мы рассказали о возможности сохранения базовых планов проекта для
последующего сравнения планируемых и реальных сроков выполнения задач. Для оценки
эффективности финансовой системы проекта также возможно сравнение запланированных и
фактических значений. Это делается с помощью базового финансового плана проекта.
37
Первый шаг в процессе анализа эффективности финансового плана - сохранение базового плана.
Для этого на странице «Просмотр проекта» - «Финансы» - «Планирование» выберите в строке
сравнения «План», если хотите сохранить запланированный бюджет проекта, или «Факт», если
хотите сохранить фактические доходы и расходы (значение, выбранное во втором поле
сравнения, учитываться не будет). Выберите пункт «Сохранить базовый план» меню «Действия».
И в открывшемся окне выберите название плана из предложенного списка. Например, «Базовый
план». И нажмите «Сохранить».
Обратите внимание, что Сохранив базовый финансовый план проекта, вы можете сравнить его с
фактическими значениями проекта. Если вас интересует сравнение показателей только текущего
проекта, вы можете провести сравнительный анализ на странице «Финансовое планирование»,
аналогично тому, как продемонстрировано в предыдущем курсе. Лишь выберите
соответствующие значения для полей сравнения (например, «Факт» и «Базовый план»).
38
Вы можете сохранить несколько базовых планов и сравнивать их между собой, с фактическим
бюджетом или с текущим планом.
Инструменты страницы «Центр управления – Проектный анализ План/Факт – Финансы»
позволяют сравнить базовые планы сразу нескольких проектов (аналогичнно базовым планам
проектов по вехам). Для этого на указанной странице установите подходящие значения
фильтров: выберите группу проектов, информацию о которых вы хотите отобразить, уровень
детализации информации (поле «Шкала»), период, за который вы хотите просмотреть данные.
Установите тип группировки данных: по проектам или по бизнес показателям.
В полях «Сравнить» выберите базовые планы, текущие планы проектов или фактические
бюджеты для сравнения и нажмите «Применить».
Финансы прочих объектов
39
Как вы знаете, IBN 4.5 позволяет создавать в рамках проектов другие IBN объекты: задачи,
мероприятия, поручения, документы и инциденты. Такие объекты имеют непосредственное
отношение и к системе финансов проекта.
Как только система финансов проекта активирована, на странице просмотра каждого входящего
в проект объекта появится вкладка «Финансы», отражающая расходы на работу над объектом.
Например, в рамках текущего проекта запланировано мероприятие – презентация.
Для презентации требуется арендовать зал на три часа. Аренда выбранного вами конференцзала стоит 700 рублей в час. То есть расходы на аренду составят 2100 рублей.
Вам нужно зафиксировать эту сумму в финансовой системе задачи. Чтобы отразить какие-либо
расходы (или доходы) в рамках работы над входящим в проект объектом, откройте вкладку
«Финансы» на странице просмотра мероприятия и нажмите «Новая статья».
В открывшемся окне укажите сумму затрат (доходов) и счет, к которому должна быть отнесена
указанная сумма. При необходимости заполните поле “Описание” и измените дату заполнения
статьи.
40
После сохранения новая статья будет отображаться как на странице просмотра объекта, так и в
системе финансов проекта.
Отчеты
Пользовательские отчеты
Эта глава посвящена основным инструментам контроля и анализа работы в IBN пользовательским отчетам.
41
Все IBN объекы имеют ряд характеристик, необходимых для разного рода анализа, например,
эффективности работы или планирования, текущего состояния. Такими характеристиками могут
быть фактические и запланированные даты начала и завершения объектов, бюджет, статус,
клиент и т.д. Для анализа необходимо иметь возможность просматривать эти данные в удобном и
наглядном виде. Часто списки объектов и установленные фильтры позволяют получить нужные
сведения. Таким способом вы, например, можете получить список всех проектов определенного
менеджера, отчет о занятости сотрудников в мероприятиях или перечень всех активных
документов.
Тем не менее, такой быстрый и простой способ получения нужных данных может оказаться
неудобным. Во-первых, не вся информация доступна в стандартных списках объектов. Вовторых, списки представляют совершенно определенную информацию, часть которой вам может
быть не нужна. Для решения этих проблем предназначены пользовательские отчеты, которые
могут создавать только проект-менеджеры и руководители.
Составляя отчет, пользователь самостоятельно определяет, какие информационные поля
необходимо включить в отчет и в каком виде эти данные должны быть представлены.
Предположим, вам необходимо получить информацию о том, в каких поручениях заняты три
ваших сотрудника. Точнее, вы хотите получить список активных поручений, над которыми
работает каждый из трех интересующих вас сотрудников, с указанием названия поручения,
проекта, дат начала и завершения, процента выполнения поручения.
Перейдите на страницу «Главное - Отчеты» и в окне «Общие отчеты» нажмите «Новый отчет».
42
Запустится Мастер, с помощью которого вы сможете сформировать нужную структуру отчета.

Элемент создаваемого отчета: объекты, по которым вы создаете отчет. В нашем
примере - «Поручения».

Поля отчета – связанные с объектом информационные поля, которые необходимо
отобразить в отчете. В нашем случае – «Название», «Дата начала», «Дата завершения»,
«Проект», «Состояние (%)». Обратите внимание, что здесь не нужно выбирать поле
«Исполнители», хотя эта информация необходима. Дело в том, что поле “Исполнители»
43
будет удобно использовать в качестве поля группировки, которое можно будет выбрать
только из числа неиспользуемых полей.

Поля группировки: характеристики, по которым будут сгруппированы ваши объекты.
Можно выбрать одну или две. В примере удобно вывести данные, сгруппированные по
интересующим нас исполнителям. Выбираем «Исполнители».

Фильтр: позволяет ввести определенные ограничения на выводимую информацию. В
примере необходимо получить в отчете только активные поручения только трех
исполнителей. Отметьте галочку, соответствующую пункту «Исполнители» в левой части
окна Мастера и, зажав клавишу «Shift», отметьте нужных сотрудников. Аналогично
отметьте пункт «Статус» и установите значение «Активен».
44

Сортировка элементов: вы можете выбрать сортировку данных отчета по одному из
выбранных полей. Например, по убыванию даты начала.

Настройки: название и вид отображения отчета (каскадный или список). Нажмите
«Просмотреть отчет».
45
Откроется окно с нужной вам информацией, которую можно сохранить в виде Excel или XML
файла.
Шаблоны отчетов
Если вам необходимо просматривать время от времени одни и ту же информацию, например,
текущие активные задачи и поручения ваших сотрудников, имеет смысл не создавать каждый раз
46
новый отчет так, как это было описано в предыдущем уроке, а сохранить созданный впервые
отчет в виде шаблона. Сохраненный шаблон можно будет в дальнейшем использовать для
быстрой генерации того же самого отчета с обновленными данными.
Создавая в первый раз интересующий вас отчет, на последнем шаге Мастера после просмотра
отчета нажмите «Вперед».
В окне «Просмотр введенной информации» убедитесь, что параметры отчета/шаблона выбраны
верно. Если вы хотите ограничить доступ к создаваемому шаблону, отметьте галочку «Виден
только мне». В этом случае только вы сможете использовать в дальнейшем этот шаблон. Нажмите
«Создать».
Теперь вы можете использовать шаблон отчета, чтобы в любой момент просматривать отчет,
содержащий актуальную информацию. Перейдите на страницу «Моя работа - Отчеты» и
щелкните по названию шаблона.
47
При необходимости вы можете изменить настройки фильтров отчета. Нажмите «Показать», чтобы
сгенерировать отчет.
Кнопка «Просмотреть отчет» позволяет просмотреть историю созданных по шаблону отчетов.
48