Положение об инвентаризации товароматериальных

Положение об инвентаризации товароматериальных ценностей на складах корпорации
Методический документ
Должность
ФИО
Подпись
Дата
Разработано:
Согласовано:
Утверждено:
История изменений
Дата
Версия
Описание сделанных изменений
Документ создан
Автор
Содержание
1. Общие положения.
2. Периодичность проведения инвентаризаций.
3. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов:
3.1. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов на ЦС
- подготовка к инвентаризации;
- порядок проведения инвентаризации;
- сроки и порядок оформления результатов инвентаризации.
3.2. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов на удалённых складах.
- подготовка к инвентаризации;
- порядок проведения инвентаризации;
- сроки и порядок оформления результатов инвентаризации.
4. Ответственность.
1. Общие положения.
Целью инвентаризации является проверка и документальное подтверждение
фактического соответствия ТМЦ учетным данным, а также их состояние по материально
ответственным лицам.
Основными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия ТМЦ;
- установление излишка или недостачи ТМЦ путем сопоставления фактического наличия с
учетными данными;
- выявление ТМЦ, не соответствующих установленным стандартам для данной группы
товара и имеющие признаки товара, относимого к бракованному;
- проверка соблюдения условий и порядка хранения ТМЦ;
- проверка соответствия фактических сроков годности ТМЦ учётным срокам годности.
2. Периодичность проведения инвентаризаций.
1. Плановые инвентаризации. Инвентаризация всех групп товара проводится в течении трёх
дней – с пятницы по воскресенье. График проведения плановых инвентаризаций составляет
Финансовый департамент Корпорации по согласованию с Директором по логистике и
Начальником складской и транспортной логистики. График составляется ежеквартально.
2. Внеплановые инвентаризации.
Инвентаризация проводится внепланово в следующих случаях:
- при увольнении или смене материально ответственного лица;
- при обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи ценностей.
В период между инвентаризациями на складах осуществляются внутренние контрольные
выборочные инвентаризации, целью которых является осуществление контроля за
сохранностью ценностей, проверка поступающих актов недовозов и пересортов, соблюдения
материально ответственными лицами правил их хранения и ведения первичного учета.
3. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов
При проведении инвентаризации должны быть соблюдены следующие условия:
- прекращаются все отгрузки и приёмки ТМЦ;
- бракованная продукция перемещена на склад брака и проведена документально по базам
данных;
- проведены все отфактуровки в базе 1С;
- отсутствуют в базе 1С документы, которые могут удерживать товарный резерв.
3.1. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов на ЦС
1. Администратор WMS создаёт инвентаризацию с указанием необходимых параметров:
зон, рядов, секций, мест, артикулов, классов, групп артикулов, номеров носителей
необходимых для инвентаризации. Номер созданной инвентаризации передается
ответственным за нее кладовщикам.
2. Администратор WMS определяет 2 группы инвентаризации. Первая группа будет
проводить инвентаризацию в указанных местах склада, а вторая только те места, где
были расхождения в данных между первой группой и данными учёта.
3. Кладовщик вводит на терминале номер инвентаризации для начала ее выполнения.
4. На терминал приходит задание инвентаризации. В случае не возможности получить
задание необходимо обратиться к администратору WMS. В задании указано те места,
которые должны будут инвентаризироваться. Задания будут поступать по мере их
выполнения.
5. Кладовщик подходит к указанному месту и с помощью терминала сканирует номер
носителя, который необходимо инвентаризировать.
6. Кладовщик с помощью терминала сканирует EAN код артикула, либо вводит номер
артикула.
7. Кладовщик подсчитывает количество артикула, который находится на этом носителе.
8. Подсчитанное количество артикула кладовщик вводит в терминал.
9. В случае если на указанном месте нет необходимого носителя, то в терминале
необходимо провести удаление этого носителя с места.
10. Диспетчер распечатывает из базы WMS все «Инвентаризации», кладовщик и грузчик,
проводившие соответствующие инвентаризации, подписывают распечатанные
диспетчером «Инвентаризации». Подписанные инвентаризации передаются
администратору WMS.
11. Из формы «Инвентаризация» диспетчер печатает отчет «Распечатать расхождения
для комиссии», по которому определяются те позиции\места, где были расхождения в
инвентаризации между первой группой и учётными данными.
12. На терминале кладовщик вводит номер инвентаризации для начала ее выполнения.
Инвентаризация второй группы будет проходить по «местам расхождений» первой
группы.
13. После прохождения второй группой всего маршрута пересчёта по «местам
расхождений», диспетчер распечатывает «Инвентаризацию», кладовщик и грузчик,
проводившие инвентаризацию, подписывают распечатанную диспетчером
«Инвентаризацию». Подписанная инвентаризация передаётся администратору WMS.
14. Администратор WMS подаёт информацию в бухгалтерию ЦС о том, что можно
затягивать «Инвентаризацию» из базы WMS в БД 1С.
15. Бухгалтер ЦС активирует втягивание «Инвентаризации» из базы WMS в БД 1С.
16. Бухгалтер ЦС распечатывает «Акт инвентаризационный», который подписывают все
материально-ответственные лица. Подписанный акт остаётся в бухгалтерии 1С.
17. Бухгалтер ЦС активирует Проведение инвентаризационной ведомости. После чего
Бухгалтерия ЦС формирует ПО и РО, оприходования и списания по итогам
инвентаризации.
18. В воскресенье, в последний день инвентаризации должны быть созданы в БД 1С все
расходные и приходные документы по итогам инвентаризации
3.2. Порядок проведения инвентаризаций и оформления результатов на удалённых
складах.
Инвентаризация на удалённых складах ЦС Базовая и ЦС Орбита проводится силами
сотрудников данных складов. При необходимости в инвентаризационных комиссиях
принимают участие сотрудники Финансового департамента Корпорации.
1. Штучная продукция должна быть перемещёна на склад ДФ и проведена
документально в базе 1С.
2. Операторы ЦС подготавливают инвентаризационные ведомости.
3. Операторы ЦС распечатывают инвентаризационные ведомости, составляют реестр
ведомостей.
4. В ведомостях проставляются дата и наименование инвентаризируемого склада.
5. Обновляется специальный файл в формате Excel, в который операторы ЦС будут
заносить данные из ведомостей.
6. Распечатываются этикетки с порядковыми номерами для маркировки поддонов с
продукцией.
7. На складе должны находится только моноподдоны. Все поддоны должны быть
промаркированы.
8. Руководство склада формирует инвентаризационные группы по пересчёту продукции.
9. Руководство склада определяет сотрудников по вводу данных из ведомостей в
специальный файл в формате Excel.
10. Руководство склада перед началом подсчёта продукции делает контрольный обход
склада, чтобы убедится, что все вышеперечисленные условия выполнены.
11. После введения всех ведомостей, сотрудник, отвечающий за втягивания файла в
формате Excel в БД 1С, составляет сводную ведомость. Сводные ведомости
распечатываются в нескольких экземплярах в зависимости от количества групп
подсчёта.
12. Инвентаризационные группы проводят сквозной пересчёт по сводной ведомости.
После сквозного пересчёта все изменения вносятся в сводную ведомость, после чего
сводная ведомость втягивается в БД 1С.
13. В БД 1С формируется инвентаризационная ведомость, после чего проводится
проверка позиций, по которым идёт несоответствие фактического пересчёта и данных
в БД 1С.
14. После проверки всех несоответствий и проведения корректировок, бухгалтерия ЦС
активирует Проведение инвентаризационной ведомости. После чего Бухгалтерия ЦС
формирует ПО и РО, оприходования и списания по итогам инвентаризации.
15. Все инвентаризационные ведомости с подписями материально ответственных лиц
передаются в бухгалтерию ЦС.
16. В воскресенье, в последний день инвентаризации должны быть созданы в БД 1С все
расходные и приходные документы по итогам инвентаризации
4. Ответственность
При обнаружении несоответствий по итогам проведения инвентаризаций может быть
проведено урегулирование инвентаризационных разниц.
В случае, если при зачете недостач излишками при пересортице стоимость ТМЦ,
выявленных в недостаче, больше стоимости ТМЦ, выявленных в излишке разница стоимости
относится на заработную плату материально ответственных лиц.
Превышение стоимости ТМЦ выявленных в излишке, над стоимостью ТМЦ, выявленных в
недостаче, при пересортице относится на увеличение данных учета соответствующих
материальных ценностей (т.е. оприходуется)