Инструкция по работе с программой ТЭКСИС – Экспедирование грузов, редакция 2.0 Оглавление Ввод информации об организации ..............................................................................................1 Оформление заказа ......................................................................................................................11 Оформление рейса .......................................................................................................................14 Ведение рейса, реализация и поступление услуг .....................................................................15 Особенности оформления документов с привлечёнными транспортными средствами ......21 Ввод информации об организации Сведения об организации относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. В программе ТЭКСИС – Экспедирование грузов в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц, поэтому основные сведения о каждом из них указываются в линейном справочнике Организации. Форма списка этого справочника открывается через меню Организации. Сведения о новой организации вводятся в справочнике через соответствующую форму: В обязательном порядке заполняются реквизиты Наименование и Код. В первом указывается название организации (сокращенное), во-втором – код (присваивается объекту автоматически при записи нового элемента в справочник). Эти данные характеризуют организацию как основной элемент справочника Организации. Для правильного оформления документов в форме обязательно указываются: полное наименование организации согласно учредительным документам; сведения об организации как налогоплательщике: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП), дата регистрации, номер в ОГРН. Если в информационной базе планируется вести учет для нескольких организаций, то обязательно заполняется реквизит Префикс. Это необходимо, чтобы обеспечить сквозную нумерацию документов каждой организации. Префикс представляет собой набор символов (не более трех), с которых будет начинаться номер документа, например КС, МФК. Создание основного банковского счета организации Нажимаем кнопку в поле Основной банковский счет, открывается справочник Банковские счета. Нажимаем кнопку и переходим к созданию банковского счета. Заполняем поле Номер счета и БИК банка. Нажимаем кнопку В поле Представление можно указать наименование банка После этого нажимаем кнопку После того, как внесены Основные реквизиты, чтобы введенная информация сохранилась необходимо нажать кнопку и переходить к заполнению следующей закладки. В табличной части на закладке Контактная информация необходимо заполнить Фактический и юридический адрес, а также телефоны организации После внесения всех необходимых сведений нажимаем кнопку . На закладке Водители и Транспорт указывают ФИО водителей и их контактные телефоны, а также сведения об автотранспорте предприятия: После того как все необходимая информация об организации заполнена нажимаем кнопку . Для ведения учета по нескольким юридическим лицам в одной информационной базе аналогичную процедуру проделывают для каждой организации. Далее необходимо заполнить справочники Котрагенты, Номенклатура, Города, Склады, Марки автомобилей (меню ). {В справочники Транспорт и Водители информация попадает автоматически при заполнении соответствующей закладки при внесении сведений об организации. Также по мере изменения в этих справочниках можно корректировать информацию и добавлять новые сведения} В справочнике Контрагенты указываем информацию об организациях, с которыми сотрудничаем (перевозчиках и заказчиках): В справочнике Номенклатура – перевозимые грузы и описание оказываемых услуг (Транспортные услуги): В справочнике Города – наименование города и области в которые осуществляется доставка грузов: В справочнике Склады указываются телефоны ответственных лиц: адреса загрузки/выгрузки, а также контактные В справочнике Марки автомобилей указывается список марок автотранспорта предприятия: Оформление заказа Для вызова формы создания документа необходимо нажать ссылку на рабочем столе в разделе . В открывшемся документе заполняем основные параметры (подсвечены красным) в соответствии с заявкой от заказчика: Справочник Транспонирование При заполнении формы документа необходимо ввести параметры о грузоотправителе/грузополучателе, перевозимом грузе, месте его загрузки/выгрузке, требованиях к транспортному средству. В случае постоянных заказчиков и однотипных грузов, для быстроты оформления заказа удобнее пользоваться справочником Транспонирование. Для вызова справочника Транспонирование нажимаем ссылку в форме Создания заказа. Для создания нового элемента справочника нажимаем кнопку панели. В открывшейся красным: форме заполняем на командной поля подсвеченные Для сохранения элемента нажимаем и . {По мере работы в справочнике Транспонирование будут накапливаться информация о грузоотправителях/грузополучателях, перевозимых грузах, адреса загрузки/выгрузки} Далее, создав нужный элемент в справочнике Транспонирование, или выбрав его из списка ранее созданных, переходим к дальнейшему заполнению формы Создания заказа: заполняем Условия экспедитора и Условия по оплате Для сохранения документа нажимаем кнопку и К списку всех заказов можно на обратиться рабочем столе нажав ссылку в разделе Новые заказы выделены зеленым цветом. {Открыть форму создания нового документа можно также непосредственно из Списка заказов нажав кнопку на командной панели}. Оформление рейса Чтобы создать рейс необходимо в Списке заказов выделить курсором нужный заказ и нажать кнопку на командной панели. В форме создания Рейса часть полей заполниться автоматически на основании сведений заказа. Необходимо проверить дату создания документа (по умолчанию ставиться текущая дата), а также ввести данные о водителе и транспортном средстве: Для сохранения документа нажимаем кнопку . {После этого возможно обратится к печатной форме Договора заявки нажав соответствующую кнопку } Далее нажимаем рейс: . В Списке заказов изменился статус нашего заказа, а также создался Ведение рейса, реализация и поступление услуг Обратиться к списку документов Рейс можно нажав ссылку «Открыть список документов» раздела на рабочем столе: Новые рейсы (оформленные) выделены серым цветом. Устанавливаем курсор на нужном документе и нажимаем кнопку ведения рейса: на командной панели. Заполняем форму Чтобы отразить текущее состояние рейса указываем фактические значения по прибытию к месту загрузки, окончанию факта загрузки, прибытие к месту выгрузки, окончание факта выгрузки. Также можно указать, что для некоторых перевозчиков достаточно факта подтверждения выгрузки груза и на основании этого считать рейс завершенным. Можно готовить документы для заказчика на оплату. Документы на оплату часто отправляются почтой для этого в Ведении рейса есть соответствующее поле. После этого нажимаем кнопку Записать и закрыть. В списке документов Рейс изменился статус нашего рейса: По факту отражения информации в Ведении рейса, создаются документы со статусами. Их можно посмотреть в самом рейсе на вкладке «ведение» На основании ТТН и данных заказа оформляются документы об оказанных услугах для заказчика. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой Реализация услуг. --> открываем форму создания документа {Если на момент создания документа нет действующего договора с заказчиком, то будет предложено создать договор. Для этого необходимо заполнить соответствующую форму} Форма Реализация услуг заполняется автоматически на основании сведений Рейса. С помощью кнопок , и соответствующие печатные формы документов для заказчика. Для сохранения документа нажимаем можно сформировать . В списке документов Рейс появляется сумма Остатка по заказу: При поступлении оплаты – суммы задолженности заказчика уменьшается на сумму оплаты. Для отражения факта оплаты по безналичному расчету необходимо выбрать раздел . Кнопкой на командной панели открывается форма Поступление на расчетный счет. В форме указывается: - дата документа; - контрагент (кнопкой выбора - сумма; ); {Если в одной базе ведется учет по нескольким организациям, то в поле Организация с помощью кнопки выбора выбрать нужную} - договор (кнопкой выбора ). В табличной части с помощью команды данному контрагенту. открывается форма Подбора заказов по В соответствующем поле заказа необходимо поставить Флаг. То есть должно быть явно указано по какому заказу выполнена оплата. Далее нажимаем кнопку . В форме документа Поступление на расчетный счет заполнилась табличная часть: Для сохранения документа нажимаем номер) и (документу автоматически присваивается (проводим документ). Документ об оплате за наличный расчет формируется непосредственно из списка документов Рейс. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Приходно-кассовый ордер, в которой вписываем сумму оплаты: С помощью кнопки документа Проводим документ нажатием кнопки можно сформировать печатную форму . Особенности оформления документов с привлечёнными транспортными средствами Если транспортная компания использует транспортные средства других перевозчиков, то схема оформления документов несколько отличается. Оформляем заказ в соответствии с заявкой от заказчика (форму создания нового документа открываем с помощью ссылки командой Сохраняем нажатием на рабочем столе или из Списка Заказов): и . Из Списка заказов создаем рейс с помощью команды Создать рейс: В форме указываем, что перевозчик сторонняя организация (ставим флаг в соответствующем поле), указываем перевозчика, а также ставку и форму оплаты. Сохраняем документ с помощью кнопки . Контролируем выполнение рейса. Для этого в списке документов Рейс устанавливаем курсор на нужном документе и нажимаем кнопку на командной панели. Заполняем форму ведения рейса: После этого нажимаем кнопку Записать и закрыть. На основании ТТН и данных заказа оформляются документы об оказанных услугах для заказчика. Для этого в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой Реализация услуг: --> открываем форму создания документа Форма Реализация услуг заполняется автоматически на основании сведений Рейса. С помощью кнопок , и соответствующие печатные формы документов для заказчика. можно сформировать На основании ТТН и данных рейса оформляются документы об услугах перевозчика для транспортной компании. Если оплата перевозчику осуществляется за наличный расчет, то в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой --> открываем форму создания документа Расходный кассовый ордер: Форма заполняется автоматически на основании данных рейса, необходимо заполнить сумму платежа и провести документ. С помощью кнопки документа: можно сформировать печатную форму Если оплата перевозчику осуществляется по безналичному расчету, то в списке документов Рейс выбираем курсором нужный, а затем командой открываем форму создания документа Поступление услуг: --> Форма заполняется автоматически на основании данных рейса. С помощью кнопок и можно сформировать соответствующие печатные формы документов. При поступлении оплаты – суммы задолженности заказчика уменьшается на сумму оплаты. Отражение факта оплаты заказчика осуществляется с помощью ссылки или компания использует свои транспортные средства. аналогично как если