Техническая реализация

Программа ‘PF-Office’
Программа
‘PF-Office’––
автоматизация офисной
офисной деятельности
автоматизация
деятельности
Представляем программу ‘PF-Office’, предназначенную для автоматизации офисной деятельности любой компании,
имеющей клиентов и ведущей переписку с ними.
Программа состоит из трёх взаимосвязанных баз:

адресной книги с полной информацией о фирмах и клиентах;

корреспонденции для клиентов, включающей в себя e-mails, письма простые и на бланках фирмы,
посланные и полученные факсы, отсканированные копии документов, Word документы;

небольшая база ценного оборудования фирмы.
Адресная книга клиентов
Адресная книга состоит из двух взаимосвязанных
разделов:
фирмы
необходимая
и
персоны,
информация,
куда
такая
вводится
как
адреса,
телефоны, личные данные.
Из документа для персоны можно просмотреть
информацию
о
фирме,
где
он
работает
и,
соответственно, в документе о фирме находится
список всех введённых сотрудников.
Непосредственно
из
документа
о
фирме
или
персоне, можно создать документ корреспонденции
для него,
где автоматически пропишется адрес
персоны.
Корреспонденция
В
базе
корреспонденции
можно
создавать
следующие типы документов:

стандартный e-mail;

письмо – бланк документа, куда можно
добавить лого фирмы с адресом, получив
таким
фирмы.
образом
Из
официальный
адресной
книги
бланк
можно
автоматически выбрать адрес фирмы или
персоны, кому посылается данное письмо;

такое
письмо
можно
распечатать
или
прямо из программы послать по факсу;

письмо
как
служебный
Word
документ.
документ,
на
Создаётся
котором
как
приложение (attachment) хранится Word
документ, который можно редактировать;

бланк документа, на котором как приложение хранится отсканированное письмо. Сканирование
происходит прямо из созданного бланка и не требует выхода из программы;

бланк документа для записи телефонного разговора. Такой бланк создаётся для фиксации важных
разговоров и содержит информацию о дате, времени разговора, абоненте и
теме разговора. При
наличии ISDN линии происходит автоматическое определение номера звонящего абонента и открытие
документа о телефонном разговоре. Если абонент уже внесён в адресную книгу, открывается документ
со всеми его данными. Если нет, можно добавить в документ о разговоре данные абонента и сохранить
его в адресной книге клиентов.

Предусмотрена возможность записи телефонного разговора, который в виде файла добавляется к
созданному документу. Прослушать его можно в любое время.

При подключении модема к компьютеру реализуется возможность дозвона абоненту из документа,
нажав кнопку около номера телефона.

Используя базу Корреспонденции, не надо искать необходимые письма в одной директории, факсы во
второй, а Word документы в третьей. Теперь всё это, вместе с отсканированными документами и
письмами
на
бланках
фирмы
находится
в
одном
месте.
Они
отсортированы
по
типу,
дате
создания/получения, автору, адресату, их легко найти и они уже не потеряются.

Корреспонденцию, созданную для фирмы (персоны), можно
просматривать из базы клиентов,
непосредственно из документа о конкретной фирме (персоне).

Каждый документ корреспонденции имеет историю действий на ним и всегда будет известно, кто и
когда
его
редактировал,
распечатал,
послал
по
e-mail
или
факсу.
На
удаление
документов
устанавливаютя ограниченные права, т.е. ни один документ не пропадёт без ведома ответственного
лица.
Оборудование
Небольшая база 'Оборудование' предназначена для
учёта
ценных
предметов,
предметов
оборудования,
взятых/отданных
в
аренду
либо
или
на
время по договору. Документ фиксирует данные по
предмету, ответственное лицо и организацию и
даты получения и возврата оборудования.
Из документа можно создать бланк уведомления с
данными о предмете. Бланк посылается по e-mail,
как факс или распечатывается и хранится в этой
же базе с учётом даты посылки.
Техническая реализация
Программа ‘PF-Office’ поставляется как локальная версия для одного компьютера и как сетевая для
неограниченного количества пользователей. Для многопользовательской версии предусмотрена возможность
разграничения прав доступа на различные типы документов.
Программа ‘PF-Office’ написана в среде приложений Lotus Notes.
Фирма PF.LV (ProFound Latvia),
адрес: Рига, бульвар Райниса, 29,
тел. 7211016, факс 7507233,
e-mail info@pf.lv,
http://www.pf.lv