Кейс по планированию деятельности руководителя в заданных

Кейс по планированию деятельности руководителя в заданных
условиях
Задание «Утро генерального директора»
Вы генеральный директор завода по производству полиэтиленовых труб. Ваш
завод входит в состав крупного холдинга и выпускает около 15% от общего объема
продукции холдинга. Завод построен 5 лет назад, имеет современное оборудование и
технологии производства.
Структура завода см. ниже Приложение 4.
Ваша основная задача – выполнение производственного плана при соблюдении бюджетных
показателей, которые утверждает управляющая компания. В течение нескольких лет ваш
завод выполнял план с заданным качеством, однако внезапно на заводе резко подскочил
процент бракованной продукции, и была создана специальная комиссия по выяснению
причин сложившейся ситуации. В комиссию вошли Директор по производству, Технический
директор, Директор по логистике, Директор по качеству, который и возглавил комиссию.
Вас вызвали в управляющую компанию на совещание и обучение, после этого вы
сразу улетели на 2 дня на международную выставку в Германию, и, фактически, после
недельного отсутствия вернулись на завод. Вы привезли с собой с выставки несколько
интересных материалов и контакты с одной Швейцарской компанией по вопросам
возможного применения новых технологий, однако прекрасно понимаете, что все вопросы
инвестирования решаются на уровне управляющей компании. На прошедшем в
управляющей компании
обучении вам рассказали о новой системе взаимодействия
управляющей компании и заводов и выдали целую папку регламентирующих документов и
отчетности, которую необходимо внедрить через 2 месяца. На совещании в управляющей
компании вам здорово попало за бракованную продукцию, и вам дали последнюю неделю
на устранение причин неполадок.
Еще одна проблема беспокоит вас в последнее время – нехватка кадров, почему-то
ушло несколько высококлассных рабочих и один начальник участка, директор производства
уверяет, что ушли главные зачинщики недовольства в коллективе, и все хорошо, теперь
станет спокойнее, и некому будет будоражить коллектив – «дескать, у нас зарплата
невысокая, и в столовке еда стала хуже». Директор по персоналу уверяет, что они
прикладывают все силы к поиску персонала, просто молодежь не хочет идти на завод.
Во время вашего отсутствия обязанности генерального директора исполнял
Технический директор. Вы знаете, что технический директор никогда не склонен принимать
1
решения в ваше отсутствие, и максимум всего отложит до вашего возвращения.
На неделе у вас на заводе проходит ежедневная утренняя 20-30 минутная
планерка (с 9.00 до 9.30), по понедельникам вместо планерки идет совещание (1,5 часа –
8.00 – 9.30), где подводятся итоги прошлой недели, и устанавливается недельный план.
У вас есть помощница-секретарь – она работает с вами уже много лет. Человек
очень ответственный, аккуратный и исполнительный, собственную инициативу проявлять
не будет никогда, но по вашему заданию выполнит все точно и в срок.
Сегодня понедельник, вы решили пораньше приехать на работу, сегодня 14 ноября,
на часах 7.20 утра, на столе две папки с документацией, которая накопилась за время
отсутствия:
Папка 1 – «На рассмотрение» - свежая корреспонденция: письма, служебные
записки (содержание папки смотри ниже Приложение 1).
Папка 2 - «Отложенное» - ожидающие ответа поставленные задачи или пока
отложенные проблемы, отложенные вами до отъезда (содержание папки смотри ниже
Приложение 2).
Вы – грамотный и профессиональный управленец. У вас есть ограниченное
время – 30 минут для планирования своей рабочей недели.
Задача: в имеющемся лимите времени (30 минут) провести разбор
планирование
своей
деятельности
с
учетом
изучения
имеющихся
и
отложенных документов и информации.
Вы можете сразу после прочтения соответствующего документа принять
решение к исполнению, можете пополнить папку «Отложенное». Решение по
каждому документу (вопросу) вам необходимо занести в бланк решений и
кратко (1-3 предложения) обосновать причину решения.
Бланк решений -
в этом бланке вы отмечаете все ваши решения по документам
(Приложение 3).
2
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Папка 1 Документ 1
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по качеству
ТЕМА: результаты работы комиссии
В результате
проверки, проведенной комиссией по выявлению причин
роста
показателей бракованной продукции, считаю, что основной причиной служит
человеческий фактор, а именно, нарушения в технологии производства, допущенные
на участке в цехе №3, кстати, это именно тот участок, на котором у нас в прошлом
месяце произошло массовое увольнение, включая начальника участка. Новые
работники были допущены к работе без соответствующего уровня подготовки.
Предлагаю собрать совещание по данному поводу и выработать необходимый план
действий.
________________________________________________________________________
Папка 1 Документ 2
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по производству
Довожу до вашего сведения, проверка, проведенная комиссией по выявлению причин
роста показателей бракованной продукции, содержала ряд неточностей и отражает
субъективное мнение Директора по качеству, который пытается свалить всю вину за
сложившуюся ситуацию на человеческий фактор и
неквалифицированность
работников. По моему мнению, причина сложившейся ситуации не в нарушениях
технологии, а в смене поставщика сырья, кстати, новые поставки по времени
совпадают с появлением некачественной продукции, а почему на одном участке, так
причина этого в том, что именно новое сырье загружается на данную линию,
остальные два цеха работают пока на старом сырье.
3
Папка 1 Документ 3
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по логистике
Выражаю свое несогласие с домыслами директора по производству, который считает,
что
сырье
от
нового
поставщика
не
соответствует
нормам
качества,
что
высказывалось им не раз во время наших совещаний по установлению причин
бракованной продукции. Между прочим, заводская лаборатория, подчиняющаяся ему,
дает нам положительные заключения по качеству продукции. Считаю, что необходимо
провести дополнительную проверку и все-таки установить истинные причины
появившихся сбоев.
Папка 1 Документ 4
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по персоналу
ТЕМА: мониторинг заработных плат
По результатам проведенного мониторинга рынка заработных плат выявлено, что по
ряду категорий персонала на нашем предприятии наблюдается явное занижение
уровня заработных плат, так например, средняя зарплата по рабочим у нас ниже на
30 % от рынка. По вашему запросу могу предоставить более подробные данные.
Предлагаю собрать совещание на данную тему и обсудить возможности повышения
уровня заработной платы. В противном случае, мы будем продолжать терять
специалистов и с трудом закрывать вакансии.
4
Папка 1 Документ 5
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по производству
Прошу дать указание техническому директору по согласованию с нашей дирекцией
времени и количества смен ремонтных бригад. У нас на этой неделе было два
часовых простоя (цех №1 и цех №3) по вине отсутствия своевременного ремонтного
обслуживания. На все мои попытки урегулировать данный вопрос, технический
директор считает, что мастера участков просто сами несвоевременно сообщили о
возникшей поломке. Я уже подымал вопрос о том, что премия в технической дирекции
должна в свою очередь быть завязана на количество простоев по их вине, иначе у них
отсутствует мотивация своевременно выполнять свою работу, ссылаясь на нехватку
ресурса.
Папка 1 Документ 6
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по общим вопросам
Прошу назначить время встречи для утверждения выбора образцов мебели для
оборудования рабочих мест в новом крыле офиса (оборудование двух рабочих
помещений для дирекции по экономике и финансам.
Папка 1 Документ 7
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по экономике и финансам
ТЕМА: Банки для организации выплаты заработных плат
В ваше отсутствие мной проведены встречи с тремя потенциальными партнерами –
банки по вопросу выплаты заработной платы на пластиковые карточки. Прошу
назначить встречу по данному вопросу.
5
Папка 1 Документ 8
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по персоналу
ТЕМА: корпоративный Новый год
По
вашему
указанию
проведен
поиск
возможных
мест
для
организации
корпоративного нового года на 29 декабря:
Вариант 1 – ресторан «Березка» в центре города – необходим бюджет (еда + аренда
зала) из расчета 4 000 руб. за человека, максимально 150 человек,
Вариант 2 – загородный клуб «Поляна» - из расчета 3 800 руб. за человека,
максимально 100 человек,
Вариант 3 – аренда холла в гостинице «Первомайская» - из расчета 3 900 руб. за
человека, максимально 200 человек.
Мы
так
и
не
решили,
будем
ли
приглашать
основных
представителей
производственного блока и соответственно я не могу определиться по месту и
количеству человек, принимающих участие в мероприятии, прошу срочной встречи с
вами, т.к. залы активно арендуются, и мы можем не успеть.
Папка 1 Документ 9
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Технического директора
ТЕМА: обмен опытом
Довожу до вашего сведения, что на следующей неделе к нам приедет главный
технолог и главный инженер с Самарского завода в целях обмена опытом (новый
завод строится в нашей Группе, запуск ожидают через 3 месяца).
6
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Папка 2 Документ 1
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по персоналу
ТЕМА: работа столовой
Прошу назначить проверку качества работы столовой в связи с участившимися
жалобами на качество питания.
________________________________________________________________________
Папка 2 Документ 2
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Директора по производству
ТЕМА: отпуск
Прошу разрешить мне взять 4 дня (15-18 ноября, со вторника по четверг) в счет
отпуска по личным обстоятельствам
________________________________________________________________________
Папка 2 Документ 3
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: Начальника отдела рекламы и PR
ТЕМА: переподчинение отдела
Наш отдел выполняет большую и важную работу для завода, а отношение к нему
всегда строится по остаточному принципу. Неудачи в организации последней
конференции для региональных заводов по запросу управляющей компании целиком
и полностью связаны с недостаточный оперативностью принятия решений по нашему
отделу и бюджету соответственно. Директор по общим вопросам в связи с большой
загруженностью практически недоступен для решения оперативных вопросов, к вам у
меня
прямого
доступа
нет,
т.к.
все
вопросы
должны
решаться
через
непосредственного начальника. Результатом такой ситуации является недостаточная
эффективность нашей работы. Прошу рассмотреть вопрос о выводе нашего отдела из
Общей дирекции и перевода в ваше непосредственное подчинение.
7
Папка 2 Документ 4
Стандартизированный еженедельный отчет
по выполнению поставленных генеральным директором задач
КОМУ: генеральному директору
ОТ КОГО: помощника
Уважаемый Петр Петрович, довожу до вашего сведения информацию по
контролю выполнения поставленных вами задач руководителями структурных
подразделений завода по состоянию на сегодня 11 ноября:
№
Поставленная
п/п
задача
4.1
ответственный
Статус
Комментарии
исполнения исполнения
Предоставить
Директор
статистику
последний
Срок
по 01 ноября
В работе
за качеству
Ежедневные
обещания
год по
предоставить
причинам
к
концу дня
возникновения
бракованной
продукции
4.2
Представить
кандидатов
Директор
В работе
для производству
выдвижения
звание
по 04 ноября
на
Просит
решить
вопрос
на
личной встрече
«отличника
с вами
производства»
4.3
Представить
статистику
Директор
по персоналу
текучести
персонала
В работе
Не выполнено в
срок,
сроков
в
разрезе
подразделений
по 11 ноября
перенос
на
ноября в связи с
вашим
и
14
отсутствием
уровней управления
за последний год
8
4.4
Представить
Директор
предварительные
экономике
расчеты
по 11 ноября
В работе
и
Не выполнено в
срок,
по финансам
перенос
сроков
на
14
прогнозам
ноября в связи с
выполнения
вашим
годового
отсутствием
бюджета
завода
4.5
Предложение
по Технический
инвестиционной
11 ноября
В работе
директор
Не выполнено в
срок,
перенос
программе
сроков
(техническое
ноября в связи с
оборудование)
вашим
завода
на
следующий
год
на
14
отсутствием
в
рамках прогнозного
бюджета
на
следующий год
4.6
Проведение
Директор
проверки
качеству
по 14 ноября
по общим
Не
Утверждает, что
выполняется вами
работы вопросам
задача
была снята без
столовой
предупреждения
меня
4.7
Отчет по объемам Директор
закупки
по 14 ноября
В работе
по 18 ноября
Перенос
В
сроков
высокой
по логистике
поставщикам сырья,
предложение
вариантов
привлечения
дополнительных
поставщиков
4.8
Отчет
по
путям Директор
возможной
логистике
оптимизации затрат
связи
с
загруженностью
9
складского
просит
комплекса
перенести срок
на 25 ноября
Результаты
Директор
аудиторской
экономике
проверки
финансам
4.10 Предоставить
Директор
4.9
программу
по 23 ноября
В работе
и
по 28 ноября
В работе
и персоналу
бюджет
мероприятий
по
привлечению
персонала на завод
10
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Бланк решений по документам
№
папки
№
документа
1
1
1
2
1
3
1
4
1
5
1
6
1
7
1
8
1
9
2
1
2
2
2
3
2
4.1.
2
4.2.
2
4.3.
2
4.4.
2
4.5.
2
4.6.
2
4.7.
2
4.8.
2
4.9.
Решение
Причины выбора данного решения
Дополнительные
решения,
принимаемые
по
совокупности
полученной
информации
(если
таковые будут)
11
Организационная структура завода
Дирекция
производства
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Генеральный
директор
Техническая
дирекция
Дирекция по
качеству
Дирекция по
логистике
Дирекция по
экономике и
финансам
Дирекция по
общим
вопросам
Дирекция по
управлению
персоналом
Производстве
нный отдел
Служба
главного
инженера
Отдел
стандартизац
ии
Отдел закупок
сырья
Бухгалтерия
Юридический
отдел
Отдел кадров
Заводская
лаборатория
Служба
главного
технолога
ОТК
Складской
комплекс
Плановоэкономический
отдел
Отдел рекламы
и PR
Отдел труда и
заработной
платы
Отдел
управления
транспортны
ми
перевозками
Финансовый
отдел
Канцелярия
Отдел
управления
персоналом
Служба
безопасности
Отдел охраны
труда
Цех №1
Цех №2
Цех №3
Служба
главного
энергетика
Служба
главного
механика
Служба
КИП и А
Административ
нохозяйственная
служба
Столовая