Worksheet

Как заполнить Заявку?
(How to fill in the
Full Application Form?)
Совместный Технический
Секретариат
21 августа 2012, Псков
Full Application Form (FAF)
 Follow instructions and guidance as they reflect the
requirements to FAF;
 Complete and clear information
 FAF is locked – damaged file will be rejected;
 Reliable contact details.
2
Полная конкурсная заявка (Заявка)
 Следуйте инструкциям и подсказкам – они помогут
учесть требования к Заявке;
 Полная и понятная информация;
 Заявка защищена – взломанный файл будет снят с
конкурса;
 Надежная контактная информация.
3
Legend of fields
Red
Headings/subheadings
Yellow
Fields with information
Blank
Fields filled by the applicant
Green
Fields with the drop-down menues
Black
Fields filled in by the JTS
Blue
Fields filled in automatically by formulas and
links
“ERROR!” appears if not filled
Before submission: ensure that there are no errors in the FAF
4
Условные обозначения в Заявке
Красный
Заголовки/подзаголовки
Желтый
Информация
Без цвета
Поле заполняется заявителем
Зеленый
Выбор из списка
Серый
Заполняется СТС
Голубой
Автоматически заполняемые разделы
“ERROR!” знак появляется если поле не заполнено
Перед подачей Заявки убедитесь в отсутствии ошибок!
5
Структура Заявки
I Worksheet
Бюджет
II-VI Worksheets
Project Description / ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Activity Packages / ГРУППЫ МЕРОПРИЯТИЙ
VII Worksheet
Project Time Plan / ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
VIII Worksheet
Project Applicant / ЗАЯВИТЕЛЬ ПРОЕКТА
IX Worksheet
Project Partners / ПАРТНЕРЫ ПРОЕКТА
X Worksheet
Logical Framework / ЛОГИЧЕСКАЯ МАТРИЦА
XI Worksheet
Sources Of Funding / ИСТОЧНИКИ ФИНАНСИРОВАНИЯ
XII Worksheet
Project Budget / БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
XIII Worksheet
Budget Per APs / БЮДЖЕТ ПО ГР. МЕРОПРИЯТИЙ
XIV Worksheet
Budget Per Partner / БЮДЖЕТ ПО ПАРТНЕРАМ
XV Worksheet
Declaration / ДЕКЛАРАЦИЯ
XVI Worksheet
Associates / АССОЦИИРОВАННЫЕ ЧЛЕНЫ
XVII Worksheet
Checklist / КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ
«Worksheet» – раздел Заявки
6
Worksheet I – 1
1. Project description:




summary of the project
location
partnership (no partners can be added/dropped out)
associates (can be added the maximum of 5)
2. Relevance of the Project:

Overall vs. Specific objectives

Final beneficiaries vs. Target Groups

capacity of partnership to manage the project


identification of actual cross-border component and
justification a real need for cross-border cooperation
explanation of relevance to national/EC policies
7
Раздел I – 1
1. Описание проекта:




«выжимка» о проекте
место реализации проекта
партнерство (удалять и/или принимать новых партнеров
запрещено)
ассоциированные члены (можно включить до 5 организаций)
2. Актуальность проекта:

общие цели vs. конкретные задачи

конечные бенефициары vs. целевые группы

возможности партнерства реализовать проект


наличие «приграничного» компонента в проекте и
обоснование реальной необходимости приграничного
сотрудничества
связь проекта с национальными программами и политикой ЕС
8
Worksheet I – 2
3. Methodology:


how the project will be implemented to hit the project
objectives and achieve results
outline the advantages and relevance of operational
and financial management
4. Sustainability


Indication and brief analysis of risks
Sustainability and continuation of the initiatives/results
after project lifetime
Compliance with the Concept Note!
9
Раздел I – 2
3. Методика:


как реализовать проект, чтобы достичь целей и
получить запланированные результаты
преимущество и актуальность выбранных методов
управления проектом (финансы и содержание)
4. Устойчивость:


перечисление и краткий анализ рисков
устойчивость и продолжение инициатив/результатов
проекта после его окончания
Соответствие Краткому описанию проекта!
10
Worksheets II-VI – 1
Activity Packages
Thematical grouping
Activity Packages (AP) 1 and 2 are
predefined!
─ AP1 - Management and coordination
─ AP2 information and visibility
AP3, AP4, AP5 grouped by content!
(not by time or budget headings!)
11
Разделы II-VI – 1
Группы мероприятий
Группировка по тематике
Группы мероприятий (ГМ) 1 и 2 одинаковы и
обязательны для всех
─ ГМ1 Управление и координация
─ ГМ2 Информационное и визуальное обеспечение
ГМ3, ГМ4, ГМ5 формируются по содержанию!
(не по времени и не по разделам бюджета!)
12
Worksheets II-VI – 2
• Product, event, service, action, etc. as such;
outputs
• What directly comes out of planned activity.
• Consequence of the output;
results
long term
impact
• Something that the output/set of outputs led to or
allowed achieving.
• How achieved outputs and results influence (change)
the targeted problem, or groups of people, or place, or
altogether during and after the project lifetime.
• Plan as clear and detailed as possible;
quantification • Count the outputs;
• Provide estimations (e.g. “not less than XX people”,
“maximum of XX training sessions”, etc.)
13
Разделы II-VI – 2
«Продукт»
(outputs)
Результат
(results)
Долгосрочное
влияние
(long term impact)
Количественная
оценка
(quantification)
• Продукт, событие, услуга, мероприятие и пр., как
таковые;
• Прямой результат запланированной деятельности.
• Последствия произведенных действий;
• Что-либо, что «продукт»/комплекс «продуктов»
позволил достичь.
• Как полученные «продукты» и результаты влияют
(изменяют) на проблему, группы людей, место или
на все сразу в течение и после окончания проекта.
• Детализация и четкость планирования;
• Посчитайте «продукты»;
• Покажите предварительные подсчеты (например,
“не менее XX человек”, “макс. XX тренингов”, etc.)
14
Worksheet VII
Indicative project implementing
TIME PLAN
 All activities should be listed in accordance with Activity Packages.
 Project time planning principle:
− Year 1 (12 months) on a monthly basis;
− Year 2 (rest of months) on a quarterly basis.
 Month 1 is when the project starts (Month 1 ≠ January)
 Distinguish between preparation (P) and implementation (I),
(choose from dropdown list).
 Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2,
P3, etc.).
 Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified.
Respect Eligibility Criterion 4
“proposed duration of the project does not exceed 24 months and 31 December 2014”
15
Раздел VII
Ориентировочный ГРАФИК РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА
 Все мероприятия должны быть включены в план в соответствии
Группами Мероприятий.
 Принцип планирования:
− Год 1 (12 мес.) помесячно;
− Год 2 (остаток срока) поквартально.
 Месяц 1 – это месяц, в котором стартовал проект (Мес.1 ≠
январь)
 Различайте следующие стадии: подготовка (P) и реализация (I)
(выбирается из списка)
 Исполнитель: перечислите всех вовлеченных партнеров!
(например, P1, P2, P3, и т.д.).
 Длительность мероприятия (как P, так и I) должна быть адекватной
и обоснованной.
Критерий приемлемости № 4 «предлагаемый проект не превышает длительность в 24 мес. и
срок реализации до 31 декабря 2014”
16
Worksheet VIII
Project Applicant

Lead Partner principle.

Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be
subcontracted).

Demonstrate capacity to successfully implement the project:


─
project financial and operational experience
─
experience in similar projects (by topic, by scale)
─
resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed
to the proposed project
Legal information on Applicant organisation:
─
Financial information for 3 previous years.
─
paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list)
Budget will be filled automatically as soon as corresponding
worksheets are completed!
Applicant signs the Partnership Statement!
17
Раздел VIII
Заявитель в проекте

Принцип Ведущего Партнера.

Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера (также
м.б. на субподряде).

Продемонстрируйте свой потенциал успешно реализовать проект:


─
опыт финансового и оперативного управления
─
опыт в аналогичных проектах (по тематике, по масштабу)
─
ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые
планируется подключить для реализации проекта
Официальная информация об организации-заявителе:
─
финансовая информация за 3 предыдущих года.
─
оплачиваемый персонал и волонтеры (выберите из списка)
Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены
соответствующие разделы заявки!
Заявитель подписывает справку о подтверждении
партнерства (Partnership Statement)!
18
Worksheet IX
Project Partners
 Complete the information for all involved partners.
 Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be
subcontracted).
 Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to
start the partnership.
 Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as
detailed and clear as possible):
─ availability of financial resources to finalise the project (!!!);
─ role played in preparation of the project proposal, and expected role in
implementation;
─ competences of partner relevant to the project idea, management, scale,
etc.
─ resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to
the proposed project
 Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets
are completed!
All partners sign the Partnership Statement!
19
Раздел IX
Партнеры проекта
 Необходимо предоставить информацию обо всех партнерах.
 Кандидатуры Менеджера проекта и Финансового менеджера (также
м.б. на субподряде).
 Напишите об истории сотрудничества. Если партнерство новое, –
обоснуйте причины его создания.
 Продемонстрируйте свой потенциал к успешной реализации
проекта: (опишите как можно более понятно и детально):
─ наличие финансовых ресурсов для завершения проекта (!!!);
─ роль в разработке проекта и роль в его реализации;
─ компетенции партнера, значимые для идеи и масштаба проекта,
управления проектом и т.д.
─ ресурсы (специалисты, оборудование, помещение и пр.), которые
планируется подключить для реализации проекта
 Бюджет появляется автоматически, как только будут заполнены
соответствующие разделы заявки!
Все партнеры подписывают справку о подтверждении
партнерства (Partnership Statement)!!
20
Worksheet X
Logical Framework (Logframe)

Current EC approach: project development and
implementation is Logframe based (not AP based)

Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR 100
000,00.

More details on Logframe are available at www.estlatrus.eu
(How to Apply  Seminar Downloads  "Project Management Cycle")
Overall and specific objectives
Expected results
Activities
− Compliance with Worksheet I
− Quantification
Objectively verifiable
indicators of achievement
− Set of indicators to demonstrate/prove to
which extent results were (not) achieved.
Means of verification
− Sources of information and material
evidences to support indicators
Assumptions
− Ensure effectiveness
− Foresee advantages
− Detect and manage possible risks
21
Раздел X
Логическая матрица («Логфрейм»)
 Подход Еврокомиссии: разработка и реализация проекта
основана на Логфрейме, а не на группах мероприятий.
 Обязателен, если запрашиваемый Грант превышает 100 тыс.
евро.
 Более подробно о Логфрейме на сайте Программы
www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads 
"Project Management Cycle")
Общие цели и конкретные
задачи, ожидаемые
результаты, мероприятия
− Соответствие описанию проекта (Раздел I)
− Количественная оценка
Достоверные показатели
результативности
− Набор показателей, демонстрирующих /
доказывающих, в какое мере результаты
были (не) достигнуты.
Свидетельства
достоверности показателей
− Источники информации и фактические
свидетельства по индикаторам.
Допущения
− Гарантировать эффективность
− Прогнозировать преимущества
− Выявлять риски и управлять ими
22
Worksheet XI
Expected sources of funding
Start filling the budget with Worksheet XIV!
−
Sources and amounts to be identified for each partner
−
Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1
and max grant EUR 200 000.00)
−
Min 10% partner’s own co-financing:
•
•
•
in-kind (1) max ≤10% of total eligible costs, (2) cannot exceed
own contribution to project
in-cash
state budget (depends on state)
23
Раздел XI
Планируемые источники финансирования
Начните работать с бюджетом с Раздела XIV!
− Источники финансирования и суммы должны быть
определены для каждого партнера
− Макс. сумма Гранта Программы – 90% (для МСП 50% только
Приоритет 1; макс сумма гранта -200 тыс. евро)
− Минимум 10 % - собственное финансирование партнера:
•
•
•
«вклад в натуральной форме» (1) макс. ≤10% от бюджета,
(2) не может превышать собственный финансовый вклад
финансовый вклад
гос. средства (только для Латвии)
24
Worksheet XII
Total Budget for the Project
 Includes (1) total costs for all years and (2) costs
for Year 1.
 Will be filled automatically as soon as corresponding
worksheets are complete.
 What should be added manually: forecasted costs by
total of Budget Headings* for Year 1.
NB: Project duration below 12 month – automatic fill only!
* See Worksheet XIV
25
Раздел XII
Общий бюджет проекта
 Включает (1) общие расходы за весь период
реализации проекта и (2) расходы на Год 1.
 Заполняется автоматически после того, как будут
заполнены другие разделы.
 Что необходимо добавить самостоятельно:
прогноз расходов по разделам бюджета* на Год 1.
NB:
Если срок проекта меньше 12 месяцев, - данный
раздел заполняется только автоматически!
* см. Раздел XIV
26
Worksheet XIII
Budget per Partner and
Activity Packages
 Information should match with other budget
tables: Worksheets XI, XII and XIV.
 Costs are to be arranged by Activity Packages
(Worksheets II-VI) by the Applicant/partners.
No “ERROR!” accepted!
27
Раздел XIII
Бюджет по партнерам и по группам
мероприятий
 Данные должны совпадать с теми, которые
представлены в Разделах XI, XII и XIV.
 Расходы должны быть сгруппированы по
группам мероприятий (Разделы II-VI) и по
партнерам
Заявки с маркером “ERROR!”
могут быть не приняты к рассмотрению!
28
Worksheet XIV
Budget per Partners
Start filling the budget from this Worksheet!
 Budget items are parts of total eligible costs of the
project.
 Plan the budget items carefully – rows are limited!
 No lump sums!
 Pre-filled budget items are examples – replace with
actual lines
 Units for cost items (month, trip, contract, person,
km, litres, etc.) should be simple, indivisible and
reflect actual item
29
Раздел XIV
Бюджет по партнерам
Начните работать с бюджетом с этого раздела!
 Статьи бюджета – это часть совокупности
приемлемых расходов проекта.
 Тщательно планируйте статьи бюджета – количество
строчек в заявке ограничено!
 Избегайте агрегированных расходов!
 Названия статей в заявке – всего лишь примеры.
Замените их актуальными статьями расходов.
 Единицы измерения расходов (мес., билет, контракт,
чел., км, литры и т.д.) должны быть простыми и
отражать реальные затраты.
30
Worksheet XV
Declaration by the Applicant
Lead partner principle!

Applicant fills in the Declaration.

Declaration should be signed by an authorised
representative of Applicant organisation.

(!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by
legislation – put “STAMP NOT APPLICABLE”)
By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the
Applicant undertakes responsibility for project and confirms
compliance of partners with requirements set in the GfGA31
Раздел XV
Декларация заявителя
Принцип ведущего партнера!

Заявитель заполняет Декларацию.

Декларация должна быть подписана уполномоченным
представителем организации-заявителя.

(!!!) ПЕЧАТЬ должна быть поставлена!!! (если печать не
предусмотрена законодательством – укажите, что
«печати не имеется»)
Подписывая (и ставя печать) Декларацию, Заявитель берет
на себя обязательства по проекту и подтверждает, что
партнеры соответствуют требованиям Программы,
32
изложенным в Руководстве для заявителей
Worksheet XVI
Associates Information
 Complete the information for all associates (max 5).
 Outline the cooperation history. If none, explain the reasons
to make organisation(s) associated with project.
 Demonstrate the relevance of associate(s) to project:
─ role and involvement in preparation and implementation of
project;
─ advantages and experience of associate(s) relevant to project.
33
Раздел XVI
Информация об ассоциированных членах
 Необходимо предоставить информацию обо всех
(максимум 5) ассоциированных членах
 Напишите об истории сотрудничества. Если ее пока нет,
то обоснуйте причины включения данной организации в
ассоциированные члены.
 Продемонстрируйте значимость ассоциированных
членов для проекта:
─ роль в разработке проекта и роль в его реализации;
─ значимые для проекта сильные стороны и опыт
ассоциированных членов.
34
Worksheet XVII
Checklist
After the Full Application Form is filled
and ready for submission,
check that it complies with the criteria
listed in the table!
35
Раздел XVII
Контрольный лист
После заполнения полной конкурсной
заявки и подготовки ее к подаче,
проверьте конкурсный пакет на
соответствие критериям,
представленным в таблице!
36