Что поможет вовремя собрать необходимые закрывающие документы Онлайн-форум

Онлайн-форум
«Действенные способы быстрого и безболезненного закрытия годовой
отчетности»
Что поможет вовремя собрать
необходимые закрывающие
документы
1
Выступает
Финансовый директор
ГК МОНБЛАН
Подзорова Яна
Тел.: +7 (916) 571-16-74
E-mail: podzorovayana@yahoo.com
2
Составление плана
1. Варианты составления отчетности
2. Определение цели и постановка задачи
3. Меры по улучшению процесса сбора документов
3
1. Варианты составления отчетности
Большинство компаний сталкиваются с проблемой сбора и проверки
документов при составлении отчетности. Есть несколько вариантов закрытия
периода, когда не полностью собранные документы не будут проблемой.
Во-первых, это метод создания временных начислений, которые в большей или
меньшей степени отражают факты хозяйственной деятельности, при этом
используются допущения и оценки. Впоследствии временные операции
сторнируются и заменяются на документально подтвержденные записи.
Второй способ - учет и проведение операций по факту получения документов. Тут
есть существенные минусы. 1 - отказ в вычете НДС, так как документ может
относиться к другому периоду. 2 - Расходы не учитываются в периоде, в котором
они были понесены. 3 - искажаются данные о финансовом положении компании,
особенно, если доходы или расходы распределяются по периодам неравномерно.
Планирование и оценка обязательств становятся более трудоемкими.
4
1. Варианты составления отчетности
Чтобы максимально учесть все требования – и бухгалтерского, и
налогового, и корпоративного учета - используется третий, наиболее
трудоемкий способ - сбор всех документов, относящихся к отчетному
периоду.
Тут необходимо разделить виды учета: налоговый , бухгалтерский и
управленческий. Суть одна, но способы реализации разные. Если мы
говорим про бухгалтерский учет, то использование оценочных резервов и
обязательств помогает показать практически полную картину, не имея
первички. Для налогового, особенно для НДС ,требуется полный пакет
документов. При составлении управленческой отчетности достаточно
следовать корпоративной политике и стандартам составления отчетности
как правило это МСФО- IFRS, US- GAAP, реже J-GAAP либо просто
корпоративные стандарты.
На практике чаще используют комбинацию методов.
5
2. Определение цели и постановка
задачи
Наша задача - рассчитать собственные силы и прийти к реализуемому на
практике и наиболее приемлемому варианту. Для этого требуется:
-понимание сроков, когда документы должны быть у бухгалтеров
-сколько времени потребуется на проверку и обработку
-с кем из поставщиков возникают проблемы в получении документов,
причины таких проблем
-варианты получения документов (почтой, курьером, в электронном виде)
-анализ, подготовка списка контрагентов/документов либо подготовка
временной проводки при необходимости с разбивкой по статьям затрат и
суммам
6
2. Определение цели и постановка
задачи
Например, если мы готовим сразу несколько видов отчетности, чаще всего
корпоративная идет перед бухгалтерской, то для каждого вида можно
предусмотреть свои правила. Поэтому нужно хорошо проанализировать
требования и шаги, исключая поэтапно лишнее либо усовершенствуя
имеющееся:
-предусмотрено ли проведение документов без оригиналов
-предусмотрено ли отклонение корпоративной отчетности от бухгалтерской при
условии использования временных начислений
-в случае годового отчета, есть ли практика предоставления второй версии
отчета после получения всех необходимых документов по году
-свериться с графиком проведения аудита (внутреннего, внешнего)
7
3. Меры по улучшению процесса сбора
документов
Так что же мы можем сделать для своевременного сбора документов?
Ведь многие компании закрывают период на 3 рабочий день и иметь все
документы практически невозможно.
1. Наличие регламента
2. Договоренности с контрагентами
3. Обучение и подготовка персонала, работающего с документами
8
3. Меры по улучшению процесса сбора
документов
1.Наличие регламента
В нем должны быть установлены:
-сроки сбора документов, возможно, этапы
-ответственные лица, например, инициатор счета/оплаты и т.д. при разовых
поставках
-в каком виде принимаются документы (только оригиналы или эл. копии)
-день или дата, когда процесс проведения операции приостанавливается для
формирования отчетности (дата закрытия периода)
9
3. Меры по улучшению процесса
сбора документов
2. Договоренности с поставщиками
На практике можно письменно в виде просьбы оповестить поставщиков о
необходимости предоставления документов именно вам. Как вариант,
отправить в электронном виде при невозможности именно к таким
поставщикам заказать доставку документов курьерской почтой.
3. Обучение персонала, работающего с документами либо заказывающих
товары, работы, услуги
Персонал должен быть уведомлен о процедуре, возможно, вы должны
обеспечить всех участвующих в процессе сотрудников актуальными
реквизитами для выставление изначально правильно заполненных
документов
3. Меры по улучшению процесса
сбора документов
В случае, если есть особые требования к пакету предоставляемых
документов, важно иметь список для поставщиков и обучить персонал
проверять этот список, чтобы впоследствии это не стало препятствием
для принятия документов к учету.
Особенно это актуально, если поставки разовые, и после получения
товара бывает трудно найти ответственное лицо и контакты
поставщика для получения дополнительных документов либо
внесения исправлений.
Лучше изначально потратить больше времени на формирование и
отлаживание процесса, чем каждый раз сталкиваться с одними и
теми же проблемами.
12
Спасибо за внимание!
13