PowerPoint - PC Week/RE

Особенности внедрения
СЭД/ECM для автоматизации
закупочной деятельности
Russian Enterprise Content Summit 2014
10 сентября 2014 г.
b2b-center.ru
Обзор доклада – ECM для автоматизации закупочной деятельности
Обсудим как организовать
проект перехода:
Отсутствие
статуса
Медленная
сверка
Документы
на бумаге
Перенос
данных
вручную
Ввод
данных
вручную
Из сложного мира без автоматизации
закупочной деятельности…
•
Какие существуют
особенности ECM для
закупочной деятельности;
•
Какие возможные виды
решений;
•
Важность сквозной
интеграции компонентов;
•
Как выявить ключевые
компоненты (в том числе,
среди имеющихся систем
организации);
•
Отчётность
Мониторинг и
прозрачность
Продуктивность
Решение
ECM
Повышение
эффективности
Меньше
ошибок
Как планировать и
реализовать переход.
В более эффективный и
прозрачный процесс
Одна поэтапная интерпретация бизнес-процесса закупочной деятельности
Жизненный цикл заявки на закупку
Планирование
закупок
Формирование
закупочной
документации
Внутреннее
согласование
закупочной
документации
Объявление
торговой
процедуры
Рассмотрение
предложений
…торговой процедуры
Обмен
финансовыми
документами
Согласование
договора с
поставщиками и
подписание
Внутреннее
согласование
договора
…и договоров
Контроль
исполнения
договора
3
Анализ
эффективности,
обратная связь
процесса
Формирование
договора
Подведение
итогов
Процесс затрагивает разные существующие системы в организации
Планирование
закупок
Формирование
закупочной
документации
Внутреннее
согласование
закупочной
документации
Объявление
торговой
процедуры
Рассмотрение
предложений
Обмен
финансовыми
документами
Согласование
договора с
поставщиками и
подписание
Внутреннее
согласование
договора
Формирование
договора
Подведение
итогов
Контроль
исполнения
договора
Анализ
эффективности,
обратная связь
процесса
Система согласования
Электронная Торговая Площадка
ERP
SRM
Система отчётности
Оператор по ЭДО
Реестр шаблонов
Внешняя база договоров (396-ФЗ / 223-ФЗ)
Как решить сложную архитектурную проблему для обеспечения полноценного решения?
Вид решения
Плюсы
Минусы
Дискретные
компоненты
+ Интеграции не требуется
+ Полная «гибкость» в выборе
компонентов и функционала
-
Монопродуктовое
решение
+ Интеграция проста
+ Возможность работать с готовой
сетью интеграторов и
консультантов
+ Межкомпонентная отчётность
-
Мультипродуктовое
интеграционное
решение
5
+ Высокая «гибкость» в выборе
компонентов и функционала
+ Межкомпонентная отчётность (при
правильной архитектуре)
+ Возможна постепенный перенос
данных со старых систем
-
Для кого
Очень много рутинной работы
на стыке компонентов
Больше ошибок от ручного
переноса данных
Отсутствие межкомпонентной
отчётности
Совсем небольших
организаций с малым
объемом транзакций;
Тех, кто еще не в курсе
возможности применения
других видов решений
Мало «гибкости» в функционале
компонентов
Компоненты могут не
соответствовать российскому
законодательству или
регламенту организации
Работа «в плену» у одного
вендора ПО
Крупных организаций, с
возможностью перестройки
их процессы под структуру
монопродуктового решения
Необходимость правильно
проектировать архитектуру
решения в начале реализации
Крупных и средних
организаций;
Всех с необходимостью
сквозной отчётности
Распространение СЭД на рынке показывает существующее разнообразие
решений
№
Вендор
Электронные офисные системы - ЭОС
1
DocsVision (ДоксВижн)
2
Directum
3
ELMA
4
NAUMEN
5
Microsoft
6
BMicro (Центр внедрения БМикро)
7
8 Cognitive Technologies (Когнитивные технологии)
Этлас-Софт (Atlas Soft)
9
Корпорация ЭЛАР - Электронный архив
10
1С Акционерное общество
11
ЛАНИТ
12
Алее Софтвер
13
Ростелеком
14
Корпорация EMC
15
Количество продуктов
самого вендора
13
11
13
1
5
9
1
9
3
12
4
3
8
2
9
Кол-во лицензий в проектах внедрения за всю историю
другие
18%
InterTrust
7%
Directum
8%
DocsVision
18%
Систем партнёров на базе
продуктов вендора
9
10
5
1
0
55
6
0
0
0
13
1
0
4
1
Внедрений
491
328
291
203
153
113
105
104
99
92
77
63
58
55
55
Проектов партнёров на
базе решений вендора
49
13
4
0
0
46
0
0
0
0
6
0
0
0
0
Кол-во лицензий в проектах внедрения за 2014 года
другие
22%
Электронные
офисные
системы (ЭОС)
26%
Электронные
офисные
системы (ЭОС)
21%
1С
7%
Корпорация EMC
23%
InterTrust
20%
Haulmont
14%
Directum
16%
По данным Tadviser
6
Для планирования необходима контрольная таблица проекта
1 Планирование
закупок
2 Формирование
закупочной
документации
3 Внутреннее
согласование
закупочной
документации
4 Объявление
торговой
процедуры
•
5 Рассмотрение
предложений
•
10 Обмен
финансовыми
документами
9 Согласование
договора с
поставщиками и
подписание
11 Контроль
исполнения
договора
12 Анализ
эффективности,
обратная связь
процесса
7
8 Внутреннее
согласование
договора
7 Формирование
договора
•
6 Подведение
итогов
Какие компоненты нельзя
заменить? Какие достроить?
Каких вообще нет?
Для интеграции проверить
наличие у компонентов API /
шлюз / веб-сервиз
Кто интегрирует? Свои?
Сотрудники вендора?
Подрядчик?
Текущие компоненты
Этап(ы) процесса
Заменить?
Требования / замечания
Внутренняя СЭД
3, 7, 8
Да
•
•
Архив шаблонов и документов
Интеграция с электронной
почтой для согласования
ERP 1C
1, 11, 12
Нет
B2B-Center.ru
4-6
Нет
•
•
ФЗ-223
Интегрировать с СЭД
Такском
10
Нет
•
Поставщики тоже на
Такскоме
Excel
12
Да
•
Автоматизировать
рутинную работу
Примерное решение для одного клиента
Планирование
закупок
ERP
1С
API
«Планир
-ование
закупок»
SRM
«Мои
Поставщики»
Внутреннее
согласование
закупочной
документации
Формирование
закупочной
документации
Внутреннее
согласование
договора
Рассмотрение
предложений
ЭТП
B2BCenter
ДО
DocsVision
Согласование
договора с
поставщиками и
подписание
Обмен
финансовыми
документами
Объявление
торговой
процедуры
Формирование
договора
Подведение
итогов
ЭДО
Такском
Контроль
исполнения
договора
8
Анализ
эффективности,
обратная связь
процесса
Единое, «бесшовное» решение для клиента
«Мои
документы»
План реализации решения ECM
Этап переговоров
Планирование
проекта
Обзор
решения
Адаптация
Штатная работа
Проверка
соответствия
…или возможна поэтапная реализация
для того, чтобы минимизировать
Итеративное планирование разработок
прерывание рабочего процесса и более
спокойно организовать обучение
Отчеты
Проверка
сотрудников.
Интеграция и
тестирование
Интеграция
Управление
проектом
Настройка
решения
9
Предварительная
работа
Реализация
Тестирование
Обучение
Настройка
Спасибо за внимание!
10