Инструкция для заказчика. Заявка на закупку

ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЗАКАЗЧИКОВ
по работе в государственной информационной
системе в сфере закупок Новосибирской
области
Часть 4. Подготовка заявки на закупку.
Оглавление
1.1. Заявки на разработку документации и размещение заказа ..............................................3
1.2. Формирование заявки на закупку из плана-графика ........................................................3
1.3. Редактирование данных заголовка заявки и детализаций ...............................................7
1.3.1. Редактирование данных детализации «Лоты» ..................................................................7
1.3.2. Формирование данных о критериях оценки, требованиях к участникам закупки ........8
1.3.3. Формирование данных о критериях оценки заявки..........................................................9
1.3.4. Формирование данных о контактных лицах заявки .......................................................13
1.3.5. Формирование вложений заявки ......................................................................................14
1.3.6. Редактирование данных по распределению финансирования заявки ..........................19
1.5. Последовательность внесения данных (краткое описание) ...........................................22
1. Формирование заявки на закупку
1.1.
Заявки на разработку документации и размещение заказа
Внимание!
Заявка
на
закупку
формируется
заказчиком
из
позиции
плана-графика,
находящейся в состоянии «Утвержден (Проверено)» на вкладке Действующие.
При формировании заявки на закупку, заказчику необходимо приложить и подписать
электронной подписью вложения с типом документа: описание объекта закупки, проект
контракта, обращение о закупке (в случае закупок на сумму свыше 500 тыс. рублей).
Файлы обоснования начальной максимальной цены контракта (НМЦК) также должны
быть подписаны электронной подписью, и переносятся в заявку из плана-графика.
В случае осуществления закупки способом запрос котировок и запрос предложений
заказчик самостоятельно утверждает заявку (переводит ее в состояние «Утвержден
(Проверено)». После этого заказчик формирует на основе заявки электронный документ
процедуры закупки и размещает извещение на Общероссийском официальном сайте
http://zakupki.gov/ru/ (далее – ООС).
Внимание!
В случае формирования процедуры закупки со способом закупки «Единственный
поставщик» заявка не формируется, а процедуры закупки создается сразу из
утвержденной позиции плана-графика.
В случаях формирования заявок со способами закупки «Электронный аукцион»,
«Открытый конкурс», «Двухэтапный конкурс», «Конкурс с ограниченным участием»
заявка направляется в Уполномоченное учреждение (далее – УУ) для формирования
извещения по заявке и размещения сформированного извещения с документацией на
ООС.
Перед публикацией извещения на ООС, разработанная документация направляется
заказчику для ознакомления.
1.2.
Формирование заявки на закупку из плана-графика
Заявка на закупку формируется на основании утвержденной позиции планаграфика на вкладке Действующие интерфейса «План-график».
Внимание!
При подготовке закупок способом Единственного поставщика (исполнителя,
подрядчика) этап формирования заявки пропускается, закупка создается сразу из
утвержденной позиции плана-графика.
Для формирования заявки на закупку необходимо зайти в личный кабинет по
логину и паролю, либо выполнить авторизацию по электронной подписи, и перейти на
рабочее место «Закупки по 44-ФЗ», далее в раздел «Планирование закупок», выбрать
интерфейс «План-график» и перейти на вкладку «Действующие» (см. Рисунок 1).
Рисунок 1. Переход на интерфейс «План-график. Действующие».
Для формирования заявки на закупку необходимо перейти на вкладку «План
график. Действующий» выбрать строку плана-графика, на основании которого требуется
создать заявку, и нажать на кнопку Операции -
в панели кнопок (см. Рисунок 1).
Далее из списка доступных операций нужно выбрать и выполнить операцию
«Формирование заявки на закупку» (см. Рисунок 2, Рисунок 3).
Рисунок 2. Операция «Формирование заявки на закупку» из плана-графика
Рисунок 3. Операция «Формирование заявки на закупку» из плана графика
Заявка
появляется
на
интерфейсе
«Заявки
на
закупку»
на
вкладке
«Редактируемые», при этом в заявку переносятся данные из плана-графика.
Последовательность действий:
1. Открыть интерфейс «План-график/Действующий», выделить план-график, по
которому нужно создать заявку на закупку, и нажать на кнопку Операции -
в
панели кнопок. Появится список доступных операций.
2. Выполнить операцию «Формирование заявки на закупку», вызвав данную
операцию из списка операций.
3. В параметрах операции заполняется автоматически один параметр – «Планграфик» - номер плана-графика, на основании которого формируется заявка (см.
Рисунок3).
4. Нажать кнопку «Выполнить».
5. В результате выполнения операции сформируется заявка на закупку во вкладке
«Заявки на закупку / Редактируемые», в которую будут перенесены данные из
плана-графика. В сформированной заявке автоматически заполняются поля
заголовка данными из плана-графика, а также происходит наполнение детализаций
«Продукция», «Формирование распределения финансирования», «Вложения»,
значениями из соответствующих детализаций позиции плана-графика.
6. Для просмотра результата выполнения операции необходимо перейти в раздел
«Определение поставщика (исполнителя, подрядчика)» и выбрать интерфейс
«Заявки на закупку» на рабочем месте «Закупки по 44-ФЗ» (см. Рисунок 4).
Рисунок 4. Переход на интерфейс «Заявки на закупку» для просмотра сформированной
заявки
1. Нажать кнопку «Выполнить».
2. Сформированная заявка на закупку появится в таблице данных на вкладке
«Редактируемые» интерфейса «Заявки на закупку. Редактируемые» (см. Рисунок
5).
Рисунок 5. Сформированный заголовок заявки на закупку
3. Некоторые вкладки детализации в заявке, такие как «Продукция», «Распределение
финансирования», и частично вкладка «Вложение» будут заполнены на основании
данных плана-графика (см. Рисунок 6).
4. Остальные вкладки в заявке на закупку, если необходимо, заполняются
самостоятельно.
Рисунок 6. Вкладки детализаций в заявке на закупку
1.3.
Редактирование данных заголовка заявки и детализаций
Для
редактирования
заголовка
заявки
необходимо
нажать
на
кнопку
«Редактировать». Откроется форма, в которой поля будут автоматически заполнены
данными, перенесенными из плана-графика. В заявке необходимо заполнить ряд
детализаций, служащих для уточнения заявки заказчика.
Для способа закупки «Открытый конкурс», «Двухэтапный конкурс», «Конкурс с
ограниченным участием» заполнению подлежат детализации: «Лоты», «Требования к
участникам закупки», «Критерии оценки», «Контактные лица», «Вложения».
Внимание!
Детализация
«Требования
к
участникам
закупки»,
«Критерии
оценки»
заполняются только для способов закупки «конкурс».
1.3.1. Редактирование данных детализации «Лоты»
Формирование и частичное заполнение вкладки «Лоты» в заявке производится
автоматически на основании данных плана-графика.
Для просмотра детализаций необходимо нажать кнопку «Детализация»
строке заявки и перейти на вкладку детализации «Лоты»
.
слева на
Детализации заявки нужно дозаполнить необходимыми данными и сохранить
изменения, нажав на кнопку «Сохранить».
На вкладке «Лоты» необходимо заполнить обязательное текстовое поле «Место
поставки товаров, работ, услуг» и можно отредактировать поле «Срок поставки товара,
выполнения, работ, оказания услуг».
Внимание!
Удаление данных в детализациях заявок на закупку, автоматически перенесенных
из плана-графика, не допускается. Для внесения изменений в заявку необходимо создать
уточнение к плану-графику, согласовать и утвердить его, после чего выполнить
операцию «Внесение изменений в заявку».
1.3.2. Формирование данных о
критериях оценки, требованиях
к
участникам закупки
Открыть детализацию «Требование к участникам закупки». Записи в детализацию
«Требование к участникам закупки» добавляются путем нажатия на кнопку «Добавить
запись»
и заполнения открывшихся форм «Редактирование – Требование к участникам
закупки». Для сохранения введенных данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить»
. Пример заполнения детализации «Требование к участникам закупки»
приведен в Таблице 1.
Таблица 1. Пример заполнения детализации «Требование к участникам закупки»
Наименование поля
Пример ввода
Способ ввода
Информация о лоте
+Лот
Выбор из детализации "Лоты". После
выбора отображается содержимое поля
"Объект
закупки".
Изменяются
все
связанные поля.
Порядковый номер
Отображаются
Объект закупки
полей детализации "Лоты".
Требование
Требования,
устанавливаемые
значения
одноименных
в
Выбор из справочника "Условия допуска /
соответствии с законодательством
критерии оценки" с ограничением по
Российской Федерации к лицам,
"Типу"
осуществляющим поставки товаров,
Отображается поле "Наименование".
равному
"Требование".
выполнение работ, оказание услуг,
являющихся предметом торгов
Начальное значение
Начальное значение требования в
Ввод с клавиатуры.
рамках условия допуска
Примечание
Ввод с клавиатуры.
-
Внимание!
Условия допуска и требования к участникам закупки организатор может указать
на этапе формирования закупки с типом «Открытый конкурс» с помощью операций
«Определение условий допуска к участию в торгах», «Определение начальной
(максимальной) цены контракта».
1.3.3. Формирование данных о критериях оценки заявки
Открыть детализацию «Критерии оценки»
«Добавить запись»
. Нажать кнопку
, заполнить открывшуюся форму «Редактирование – Критерии
оценки» и для сохранения введенных данных нажать кнопку
(см. Рисунок 7).
Рисунок 7. Формирование данных о критериях оценки заявки
Внимание!
На этапе заявки на закупку детализация может быть и не заполнена. Критерии
оценки организатор может указать на этапе формирования процедуры закупки с типом
«Открытый конкурс» с помощью операции «Определение критериев оценки».
Пример заполнения детализации «Критерии оценки» приведен в Таблице 2.
Операция «Оценка заявок на участие в конкурсе» может быть использована для
проставления баллов по следующим критериям:

Цена контракта;

Квалификация участника конкурса;

Расходы на техническое обслуживание товара;

Срок предоставления гарантий качества товара, работ, услуг;

Объем предоставления гарантий качества товара, работ, услуг;

Сроки (периоды) поставки товара, выполнения работ, оказания услуг; Сроки
создания произведения литературы или искусства; Сроки и место создания
исполнения.
Таблица 2. Пример заполнения детализации «Критерии оценки»
Наименование поля
Пример ввода
Способ ввода
+Лот
Выбор из детализации "Лоты" интерфейса
-
"
Конкурсы
".
Отображается
поле
"порядковый номер".
Порядковый номер
Автозаполнение. Отображается значение
-
поля
"№
лота"
детализации
"Лоты"
интерфейса " Конкурсы ".
Предмет контракта
Автозаполнение. Отображается значение
-
поля "Предмет контракта " детализации
"Лоты" интерфейса " Конкурсы ".
Наименование
Автозаполнение. Отображается значение
-
поля
"Наименование"
справочника
"Каталог продукции".
Код
Автозаполнение. Отображается значение
-
поля
"Код"
справочника
"Каталог
продукции".
Критерий оценки
Срок поставки товаров, выполнения
Выбор из справочника "Условия допуска /
работ, оказания услуг
критерии оценки" с ограничением по
"Типу"
равному
"Критерии
оценки".
Отображается поле "Наименование".
Подкритерий оценки
Ввод
-
с
клавиатуры.
При
указании
подкритериев в детализации нужно будет
создать столько записей с одинаковым
значением в поле «Критерий оценки», но
разными в поле «Подкритерий оценки»
сколько подкритериев планируется задать.
Коэффициент весомости при этом задается
на подкритерий.
Коэффициент
10
Ввод с клавиатуры
200
Ввод
весомости, %
Содержание
с
начальное
клавиатуры.
Указывается
(номинальное)
значение
критерия, применяемое при оценке. Может
содержать информацию о порядке оценки,
но желательно указывать эти данные в
поле
«Примечание»
возможности
для
обеспечения
использования
операции
«Оценка заявок на участие в конкурсе» на
последующих этапах размещения заказа.
Примечание
Значение
критерия
необходимо
указывать в днях. То есть начальное
значение «200» означает, что срок
поставки составляет 200 дней с
Ввод с клавиатуры.
момента
заключения
контракта.
Единицы измерения указывать не
следует.
Значение
должно
быть
указано числом.
Аналогично вносятся другие критерии оценки. Необходимо занести столько
записей, сколько критериев (подкритериев) оценки нужно сформировать. При этом если
какой-то критерий указывается на все лоты, то поле «Лот» не заполняется. Если начальное
значение по критерию по лотам различны, то нужно формировать для каждого лота
отдельную запись с критерием (подкритериев) оценки.
1.3.4. Формирование данных о контактных лицах заявки
Открыть детализацию «Контактные лица»
нажав на кнопку
. Добавить запись,
и заполнить открывшуюся форму «Редактирование – Контактные
лица». Нажать кнопку «Сохранить» (см. Рисунок 8).
Рисунок 8
Заполнение детализации осуществляется при помощи выбора данных из
детализации «Сотрудники» справочника «Юридические лица». Вызов справочника
осуществляется при помощи кнопки
напротив поля «ФИО». После этого открывается
справочник «Юридические лица».
Внимание!
Для выбора доступны сотрудники тех организаций, которые указаны в поле
«Заказчик» детализации «Продукция», в поле «Заказчик» заголовка заявки на закупку, а
также организация верхнего уровня справочника в случае, если заказчик не является
ГРБС. Необходимо найти нужную запись с организацией, в детализации «Сотрудники»
выделить запись при помощи галки, нажать кнопку «Выбор».
В случае отсутствия необходимого сотрудника его нужно сначала зарегистрировать
в системе, затем выбрать добавленную запись в детализацию «Сотрудники». После этого
можно использовать сотрудника в качестве контактного лица в заявке.
1.3.5. Формирование вложений заявки
Детализация заявки на закупку «Вложения» является обязательной для заполнения.
Внимание!
Файлы, приложенные к заявке на закупку, должны быть предварительно
подписаны электронной подписью уполномоченного лица организации. Инструкция по
подписанию документов электронной подписью размещена на сайте в разделе
Информация.
В детализации Вложения необходимо прикрепить файлы следующих типов:
1. Обоснования НМЦК (автоматически переносится из плана-графика).
2. Описание объекта закупки
(техническое задание,
в котором
указываются
характеристики закупаемых товаров, работ, услуг).
3. Обращение о закупке (протокол согласования закупки с ГРБС, МРГ, МРГК для
случаев осуществления закупок способом аукцион, конкурс при сумме закупки
свыше 500 тыс. рублей).
4. Проект контракта (проект контракта формируется на основе разработанных форм
типовых контрактов, а также методических рекомендаций, размещенных на сайте в
разделе Информация/Методические рекомендации).
5. Титульный лист перечисленных документов, в правом верхнем углу подписывается
руководителем, сканированная копия титульного листа должна быть вставлена в
соответствующий документ в формате Microsoft Word, который должен быть
подписан
усиленной
неквалифицированной
электронной
подписью
уполномоченным сотрудником Заказчика, ответственным за соответствующий
документ.
Последовательность заполнения данных детализации «Вложения»:
1) Открыть детализацию «Вложения»
2) Нажать на кнопку
(см. Рисунок 9).
, для добавления новой записи о приложенном файле.
3) Выбрать из справочника «Типы документов» требуемый тип документа.
4) Приложить необходимый файл по кнопке «Обзор».
5) Сохранить изменения при помощи кнопки «Сохранить».
Рисунок 9. Переход на детализацию «Вложения»
Пример заполнения детализации «Вложения» приведен в Таблице 3.
Таблица 3. Пример заполнения детализации «Вложения»
Наименование поля
Пример ввода
Способ ввода
Тип документа
Описание объекта закупки
Выбор из справочника "Типы документов"
с ограничением по группам "Документы,
предоставляемые
заказчиком",
«Документы
закупки
обоснования
у
единственного поставщика». Отображается
поле "Наименование".
Файл
ТЗ № 648.doc
Выбирается из выпадающего списка одно
из действий:
Дата вложения файла
Примечание
Дата
вложения
файла,

Сохранить в системе;

Выгрузить на диск;

Открыть.
Автозаполнение текущей датой, временем
предоставляемого заказчиком
при загрузке файла в систему.
-
Ввод с клавиатуры.
Для замены вложения необходимо воспользоваться кнопкой «Редактировать» (см.
Рисунок 10).
Рисунок 10.
В открывшейся форме в поле «Файл» нажмите кнопку «Вызов справочника» (см.
Рисунок 11).
Рисунок 11.
С помощью кнопки «Обзор…» выберите необходимый файл, сохраненный на
компьютере (см. Рисунок 12).
Рисунок 12.
Для этого в открывшемся окне для выбора файла выделите нужный файл и нажмите
кнопку «Открыть» (см. Рисунок 13).
Рисунок 13.
Для добавления выбранного документа в детализацию «Вложения» нажмите кнопку
«Выбор» (см. Рисунок 14).
Рисунок 14.
В поле «Файл» старый документ заменится новым (см. Рисунок 15). В поле «Причина
внесения изменений» необходимо указать причину замены файла. Если этого не сделать,
то в момент сохранения данных система выдаст сообщение об ошибке (см. Рисунок 16).
Рисунок 15.
Рисунок 16.
После сохранения данных предыдущие версии вложений можно посмотреть с помощью
кнопки «Развернуть уточнения» (см. Рисунок 17).
Рисунок 17.
При нажатии на кнопку на экране отображается перечень предыдущих версий вложения.
Рисунок 18.
Чтобы вернуться к действующим версиям вложений нажмите на ссылку «Вложения» (см.
Рисунок 19).
Рисунок 19.
Если существует несколько версий вложений, то перемещаться от документа к документу
можно с помощью кнопки «Вернуться на уровень выше» (см. Рисунок 20).
Рисунок 20.
1.3.6. Редактирование данных по распределению финансирования заявки
Данные по финансированию заявки заполняются автоматически данными
детализации «Распределение финансировании» плана-графика.
Для изменения условий финансирования необходимо отозвать существующую
заявку, создать уточнение к плану-графику и указать во вкладке «Распределение
финансирования» плана-графика необходимые условия, утвердить его, и сформировать
новую заявку на основе уточненного плана-графика.
1.3.7. Формирование истории событий
В ходе работы над документом система ведёт историю событий в одноимённой
детализации, указывая тип события, дату и информацию об исполнителе совершённого
действия.
Таблица 4. Пример заполнения детализации «История событий»
Наименование поля
Пример ввода
Способ ввода
Тип события
На согласовании
Автозаполнение
из
справочника «Состояния
документов»
Дата события
02.02.2012 16:26
Автозаполнение
текущими
датой
и
временем
Исполнитель
Белов Д.Н.
Номер
контактного 8 (4855) 23-45-67
из
интерфейса
«Пользователи системы»
телефона
Адрес
Автозаполнение
электронной Belovdn@mail.ru
почты
Организация
Департамент
образования Ярославской
области
Причина события
-
Автозаполнение
значениями
полей
«Примечание»
при
переходе состояния
Данная детализация будет автозаполняться на протяжении всего времени работы
над документом, что поможет Вам своевременно проследить, кто и в какое время
произвёл какое-либо действие над заявкой.
1.4.
Направление и (или) утверждение заявки
1. Для смены состояния документа нужно выполнить следующие действия:
 Нажать кнопку
- «Перевести документы» (см. Рисунок 21).
 Выбрать из выпадающего списка состояние «Утвержден (Проверено)» как
показано на рисунке 21.
Рисунок 21. Перевод состояния заявки на закупку для направления ее на утверждение.
Для направления заявки в Уполномоченное учреждение заявка переводится в состояние
«Направлена в Уполномоченное учреждение» (см. Рисунок 22).
Рисунок 22. Перевод состояния заявки на закупку для направления ее в Уполномоченное
учреждение.
Внимание! В случае формирования заявки на закупку способом «Закупки способом
запроса котировок» (процедуры по закупке по которым заказчик создает и размещает
самостоятельно) состояние заявки на закупку необходимо перевести в статус
«Утверждена» и сформировать процедуру закупки самостоятельно, нажав на кнопку
«Операции» и выбрав операцию «Формирование закупки способом Запроса котировок».
Уполномоченное учреждение проводит работу с заявкой. В случае наличия
замечаний заявка возвращается заказчику в состояние «Возвращена от УУ».
Заказчик вносит в заявку необходимые дополнения и переводит ее в состояние «В
работе Сотрудника отдела РЗ» либо «В работе Начальника отдела РЗ» (в зависимости от
того, у кого была данная заявка в работе – это можно посмотреть в истории событий). В
случае выбора неправильного перевода состояния система сообщит об этом.
Если замечаний по заявке нет, сотрудник Уполномоченного учреждения создает
процедуру закупки, при этом заявка переходит в состояние «Сформирована процедура».
На любом этапе заявки на закупку заказчик может отказаться от закупки, переведя заявку
в состояние «Отозвана».
1.5.
Последовательность внесения данных (краткое описание)
1. Перейти на рабочее место «Закупки по 44-ФЗ» в раздел «Планирование закупок».
2. Перейти на интерфейс «План-график».
3. Выбрать вкладку «План-график»/«Действующий» на интерфейсе «План-график».
4. Найти план-график, на основе которого необходимо сформировать заявку на
закупку.
5. Нажать на кнопку «Операции» на панели кнопок и выбрать операцию
«Формирование заявки на закупку».
6. Перейти на интерфейс «Заявки на закупку» в разделе «Определение поставщика
(исполнителя, подрядчика)».
7. Выбрать вкладку «Заявки на закупку»/ «Редактируемые».
8. Отредактировать данные заголовка заявки на закупку, сохранить изменения.
9. Отредактировать детализации «Лоты», «Контактные лица».
10. Заполнить детализацию «Вложения» (Прикрепить к заявке файлы, подписанные
электронной подписью уполномоченного сотрудника).
11. При необходимости заполнить детализации «Требование к участникам закупки»,
«Критерии оценки».
12. Перевести заявку в состояние «Направлена в Уполномоченное учреждение», либо в
состояние «Утвержден» в случае заявки на закупку способом «Запрос котировок» и
«Запрос предложений», и сохранить изменения.