Содержательный отчет

Семинар
для Бенефициаров Программы
5-6марта 2012
г. Псков, Россия
Содержательный отчет:
рекомендации по
составлению
Narrative reporting:
good practices.
Joint Technical Secretariat
Seminar for
Beneficiaries
5-6 March 2012
Pskov, Russia
Что такое содержательный отчет?
What is narrative reporting?
 Обязательство по контракту, обеспечивающее
- информирование Совместного Управляющего Органа
(СУО) о ходе реализации проекта;
- запрос очередного авансового платежа или последней
балансовой выплаты.
 A contractual obligation designed to
- inform the JMA on progress in project implementation;
- request further pre-financing or the payment of the
balance.
2
Для чего нужен отчет?
Why to report?
 A monitoring tool to
ensure reliable, relevant
and
timely
information
about activities, outputs
and
outcomes
of
the
project.
 Инструмент
мониторинга,
гарантирующий
наличие
надежной,
релевантной,
и
своевременной информации о
мероприятиях,
продукте
и
результатах проекта.
 A communication tool
that – if report is jointly
agreed – allows all partners
 Средство
коммуникации,
позволяющее партнерам –при
условии, что отчет согласован
внутри партнерства –
-
to be aware of each
others activities, joint
project results;
-
to
communicate
externally
with
one
voice.
-
быть
в
курсе
партнеров
и
результатов;
работы
общих
-
выступать в рамках единого
информационного поля.
3
Общие требования – 1
General provisions
 The
narrative report must
support and demonstrate
the
eligibility
of
costs
included
in
the
financial
report!
 Reporting should cover the
whole of the project, not
only the part financed by the
grant;
 Though
the Beneficiary is
responsible for submission of
reports, ALL partners must
input to project reporting;
 Содержательный отчет должен
давать
обоснование
расходов, представленных в
финансовом
отчете
и
демонстрировать
их
приемлемость!
 Отчет должен охватывать весь
проект, а не
оплачиваемую
гранта;
только часть,
средствами
 Несмотря на то, что Бенефициар
отвечает за подачу отчетов, ВСЕ
партнеры
должны
сделать
вклад в разработку отчета.
4
Общие требования – 2
General provisions
The
Содержательный
Templates
Образцы
framework
for
narrative
reporting is set forth in Article 4
“Narrative and Financial Reporting”
and complemented by Article 2
“Obligation to provide information
and financial and narrative Report”
and Article 15 “Payment and
interest on late payment” of
General
Conditions
to
Grant
Contract;
for reporting are
provided in Annex VI of Grant
Contract;
Both interim and final reports
consist
of
narrative
and
financial
components
integrated in one document.
отчет
регулируется
Статьей
4
«Содержательная и финансовая
отчетность», а также Статьей 2
«Обязательство по предоставлению
информации и финансового и
содержательного
отчета»
и
Статьей 15 «Оплата и проценты
на просроченный платеж» Общих
условий по Грант-контракту;
отчетов
даны
в
Приложении VI к Грант-контракту;
Промежуточный
и
финальный
отчеты
представляют
собой
единый документ, состоящий из
содержательной и финансовой
частей.
5
Когда и кому подавать отчет?
When and whom to report?
Reporting scheme set forth in the
Article 7.3.4 of Special Conditions
to Grant Contract depends on the
payment option applicable to the
project.
Схема отчетности оговорена в
Статье 7.3.4 Специальных условий
к Грант-контракту. Она зависит
от варианта выплат,
применимых к проекту.
 Option 1 (≤18 months AND
≤EUR 300 000,00);
 Option 2 (≥18 months [max 36
months] OR ≥EUR 300 000,00).
 Опция 1 (≤18 мес. И ≤ 300
000 евро);
 Опция 2 (≥18 мес. [макс. 36
мес.] ИЛИ ≥ 300 000 евро).
Report is submitted to JTS
– by post in paper version,
and
– by e-mail to responsible
Project Manager.
Отчет отправляется в СТС
– по почте в бумажном варианте,
и
– по электронной почте
Менеджеру Проекта.
6
План-график отчетности. Опция 1
Timeline of reporting. Option 1
Действие Грант-контракта (ГК)
Расходы
неприемлемы
Отчеты, завершение
деятельности, гарантийный
срок (на материалы,
произведенные работы), и др.
3 мес.
Период реализации проекта
Время
СТАРТ
Подписание
ГК
(оказание услуг,
поставка материалов,
выполнение работ,
проведение
мероприятий, пр.)
Промежут.
отчет
Промежут.
отчет
(по
требованию)
КОНЕЦ
(предварит.
приемка
материалов и
работ)
Report / Отчет
Request for payment /
Запрос на платеж
Expenditure Verification
Report / Аудит. заключение
Interim Report
Промежут. отчет
Yes / Да
No / Нет
Yes / Да
(балансовый платеж)
(balance payment)
Yes / Да
Final Report
Финальный
отчет
Финал.
отчет
Заключительная
выплата и/или
окончательная
приемка
(материалов и
работ)
7
План-график отчетности. Опция 2
Timeline of reporting. Option 2
Действие Грант-контракта (ГК)
Расходы
неприемлемы
Подписание
ГК
Период реализации проекта
Отчеты, завершение
деятельности, гарантийный
срок (на материалы,
произведенные работы), и др.
3 мес.
Время
6 мес.
N мес.
СТАРТ
(оказание услуг, поставка
материалов, выполнение работ,
проведение мероприятий, пр.)
Промеж.
отчет 1
6 мес.
Промеж.
отчет 2
6 мес.
Промеж.
отчет …
Финал.
отчет
КОНЕЦ
Report / Отчет
Request for payment
/ Запрос на платеж
Expenditure Verification
Report / Аудит. заключение
Interim Report …
Промежут. отчет…
Yes / Да
Yes / Да
Interim Report …
Промежут. отчет…
No / Нет
No / Нет
Final Report
Финальный отчет
Yes / Да
балансовый платеж
balance payment
Yes / Да
(предварит.
приемка
материалов
и работ)
Заключительная
выплата и/или
окончательная
приемка
(материалов и
работ)
8
Содержательный отчет – 1
Narrative report
Beneficiary:
 Contents of narrative report
is a consolidated input of
all
project
partners
(including lead partner).
 Compulsory form attached
to Grant Contract (Annex VI)
serves to submit narrative
report to the Programme.
Project partners have no
standard form for narrative
reporting. They may follow:
 same structure as in Annex
VI;

any template developed and
agreed
within
the
partnership.
Бенефициар:
 Содержательный
отчет
–
это
консолидированный
вклад
каждого из партнеров проекта
(включая ведущего партнера).
 Обязательная отчетная форма
(Приложение VI к Грант-контракту)
используется для подачи отчета в
Программу.
У
Партнеров
проекта
нет
обязательной
формы
содержательного отчета. Они могут
использовать:
 ту
же
структуру,
что
и
в
Приложении VI;
 любую
другую
форму
разработанную и согласованную
партнерством.
9
Что включить в
содержательный отчет? – 1
What to include into narrative report?
Минимальная необходимая информация, которую каждый
партнер должен представить в промежуточный и/или
финальный содержательном отчет:
The minimum information each partner
should include into interim and/or final narrative report:
 A description of all activities
carried out and all outputs
(materials, etc.) produced
during the reporting period;
 An assessment of the results
of the activities during the
reporting period;
 Описание всех проведенных
мероприятий
и
всех
полученных
продуктов
(материалы
и
т.д.)
за
отчетный период;
 Оценка
результатов
мероприятий, проведенных
за отчетный период;
10
Что включить в
содержательный отчет? – 2
What to include into narrative report?
 A list of all contracts (services,
supplies and works) awarded
above EUR 10 000;
 A description of fulfillment of
visibility and communication
requirements with relevant
attachments (such as copies of
publications);
 Information, which allows the
Programme
(and
external
assessors) to evaluate the
project impact.
 Список
всех
заключенных
контрактов (на услуги, поставки
материалов,
произведение
работ),
сумма
каждого
из
которых превышает 10 000
евро;
 Описание мер по выполнению
требований
к
визуальному
сопровождению
и
внешним
коммуникациям по проекту с
релевантными
приложениями
(копии публикаций);
 Информация,
позволяющая
Программе (и внеш. экспертам)
оценить влияние проекта на
заявленную проблему.
11
Содержательные разделы
промежуточного отчета
Narrative sections of Interim Report
Interim report
Промежуточ. отчет
Name of section
Наименование раздела
Sheet III: Section 1
Лист III: раздел 1
Overall information on the
Project
Общая информация о
Проекте
Sheet III, IV–VIII, IX:
Section 2
Листы III, IV–VIII, IX:
раздел 2
Info on implementation of
project activities:
2.1 Summary of the project
activities;
2.2 Activity Packages (AP1 –
AP5);
2.3 Time plan;
2.4 Contracts.
Информация о реализации
мероприятий проекта:
2.1 Резюме о проведенных
мероприятиях;
2.2 Блоки Мероприятий (AP1
– AP5)
2.3 План-график
2.4 Контракты
Sheet IX: Section 3
Лист IX: раздел 3
Partners and other cooperation
Партнерство проекта и
сотрудничество с другими
организациями
Sheet IX: Section 4
Лист IX: раздел 4
Visibility
Визуализация проекта
Sheet XIII: Section 8
Лист XIII: раздел 8
Revenue
(partially narrative).
Прибыль (частично
12
содержательный раздел)
Содержательные разделы
финального отчета
Narrative sections of Final Report
Final report
Финальный отчет
Name of section
Наименование раздела
…in addition to the above sections of Interim Report…
…в дополнение к вышеприведенным разделам промежуточ. отчета…
Sheet XIV: Section 10 Indicators:
Лист XIV: Раздел 10
10.1 List of information and
visibility outputs
10.2 Fulfillment of Programme
indicators
Показатели:
10.1 Список результатов по
визуализации проекта
10.2 Выполнение
индикаторов Программы
Sheet XIV: Section 11 Overall project achievements:
Лист XIV: раздел 11
11.1 Summary of the project
implementation
11.2 Achievements of the
project
11.3 Project partners and
cooperation
11.4 Final conclusions
Достижение общих целей:
11.1 Общее резюме по
реализации проекта
11.2 Достижения по
проекту
11.3 Партнерство проекта
и сотрудничество с
другими организациями
13
11.4 Общие выводы
Полезные советы по отчетности
Good practice in project reporting
 Follow the agreements set in the
Partnership Agreement:
 Соблюдайте
договоренности
Партнерского Соглашения:
- Reporting
obligations
and
deadlines for partners;
- role of each partner in
reporting
- Reporting form to be used by
partners
- Retention and collection of
documents
- Обязательства и сроки их
исполнения для партнеров;
- Роль каждого партнера в
отчетной работе;
- Использование
партнерами
отчетной форм;
- Сбор и хранение документов;
your
 Сделайте ведение отчетности
частью
повседневной
административной работы;
 Keep JTS regularly informed of
project events
 Регулярно информируйте СТС о
мероприятиях проекта;
 Submit the reports on time!
 Подавайте отчеты вовремя!
 Make reporting part
administrative routine
of
14
Советы по эффективной отчетности
Tips for effective reporting
 Remember partnership is
a core component of your
project. In your report,
explain how partners have
been involved and project
implementation coordinated,
and how activities
implemented by different
partners are building upon
one another to produce joint
results.
 Помните, что партнерство –
это ключевой компонент
вашего проекта: объясните
в своем отчете, каким
образом партнеры
участвовали в реализации,
как осуществлялась
координация проекта, а
также каким образом
мероприятия реализованные
разными партнерами
выстраивались в единую
систему, обеспечивающую
достижение результатов.
15
Советы по эффективной отчетности
Tips for effective reporting
 Regularly monitor
project
implementation against
your project work plan
and logical framework
indicators so you can
check if it is progressing
as planned and take early
corrective measures if
necessary.
 Регулярно сверяйте ход
реализации проекта с
утвержденным планом
проекта и показателями
из логической матрицы,
чтобы удостовериться что
все идет, как задумано и
чтобы как можно раньше
внести необходимые
поправки.
 Make sure your report is
easy to read and to
understand.
 Убедитесь, что ваш отчет
легко читается, что в
нем просто разобраться.
16
Совместный Технический Секретариат
Joint Technical Secretariat
Спасибо!
Thank you!
17