Опыт компании «РН-Учет» по созданию центра обработки

Опыт компании
«РН-Учет» по
созданию центра
обработки
финансовых
данных
Владислав Полев
Руководитель практики внедрения ЭХД
«Логика бизнеса 2.0»
Сергей Губушкин
Руководитель управления автоматизации
учетных процессов и развития бизнеса
«РН-Учет»
Содержание
 Cитуация на начало проекта
 Предпосылки проекта
 Используемые технологии и решения
 Результаты проекта
 Планы по развитию проекта
2
Cитуация на начало проекта
 Централизованная бухгалтерия компании
(десять филиалов и 57 ТУ)
 Один филиал обслуживает порядка
50 предприятий компании
 Всего на обслуживании порядка
500 предприятий и тысячи контрагентов
 Больше количество квалифицированного
персонала в каждом филиале
 Отсутствие единой точки загрузки данных
в учетную систему компании
 Большое количество первичных бухгалтерской
документации
3
Предпосылки к реорганизации
 В Москве обслуживается порядка
60 предприятий — ДОРОГО
 В четырех регионах создается объединённый
центр обработки (ОЦО), в том числе и Самаре
 С марта 2012 года 20 предприятий перейдут
на обслуживание в Самаре
 Документы на бумажных носителях продолжат
поступать в филиал в Москве
 Транспортировка «бумажных» документов —
ДОРОГО и ДОЛГО
 Сканирование на местах и передача по почте,
общедоступным ресурсам и прочим каналам —
не приемлемо
4
Предложенные функциональные
и организационные изменения
 Проект начинается с «пилотного» ОЦО в
Самаре
 Квалифицированный персонал из филиалов
сосредотачивается в ЕЦ
 Обслуживание предприятий компании
переводят в Самару
 В филиалах остаются подразделения входного
контроля
 Создается единая система ввода и хранения
данных
 Создается единая учетная система
5
Пилотный проект: кто, что, когда и на каких технологиях
Этап 1 – 1 месяц
 Аналитическое обследование объекта автоматизации
 Разработка архитектуры на пилот и на полный проект
 Разработка комплекта технической и эксплуатационной
документации
Этап 2 – 1 месяц
 Развертывание системы на двух площадках
в Москве и Самаре
 Разработка гибких шаблонов для четырех видов
документов
 Консультации пользователей системы
Этап 3 – 1 месяц
 Тестовая эксплуатация
 Запуск пилота Москва – Самара
6
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА СКАНИРОВАНИЯ, ПЕРЕДАЧИ,
ХРАНЕНИЯ И РАСПОЗНАВАНИЯ ОБРАЗОВ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Из Москвы в Самару за 1 минуту
Сканирование
пакета
документов
Атрибутивное
распознавание
Загрузка
данных в
хранилище
Обработка
пакета
документов
Ввод данных
в учетную
систему
Принятие к
учету и смена
статуса пакета
7
Логика ECM. Финансовые документы

Оперативная доставка документов
из отдаленных подразделений
и филиалов в централизованную
бухгалтерию

Исключение потери первичных
финансовых документов, как на этапе
сбора, так и при хранении

Единый централизованный архив
электронных копий финансовых
документов

Сокращение сроков поиска
документов, сбора документов
за период, подготовки финансовых
отчетов и актов сверки

Устранение затрат, связанных
с децентрализованной обработкой
финансовых документов
8
Результаты проекта (1)

Интеграция подсистемы сканирования со справочниками
контрагентов учетных систем

Потоковый ввод документов в систему

Карточки для типизируемых (атрибутивное распознавание)
и нетипизируемых (полнотекстовое распознавание)
документов

Механизм формирования пакетов документов на основании
данных, полученных из подсистемы сканирования
и распознавания

Автоматическая загрузка скан-образов и атрибутов
документа в систему

Гибкие шаблоны для распознавания четырех типов
документов (с-ф, ТОРГ-12, КС-2, КС-3):
 шаблоны ориентированы на документы компании
 автоматическое выполнение арифметических проверок суммы
НДС для счет-фактуры
 автоматическое извлечение атрибутов документа на бумажном
носителе
9
Результаты проекта (2)

Маршрут обработки документов между сотрудниками
центрального офиса и филиалом в Самаре:
 полный жизненный цикл пакета документов
 автоматический запуск процесса согласования
 механизм групповой обработки документов






Распределенная архитектура решения с сетевой топологией
в не доверенных доменах
Выборка данных из AD для аутентификации пользователей
в системе
Механизм штрихкодирования, уникальный формат штрихкода (архивирование документов, интеграция с учетными
системами)
Проверка наличия документа в системе при загрузке
по ключевым атрибутам и обновление версий документа
Автоматическое создание иерархической структуры
хранения документов и размещения в ней документов
Автоматическое назначение прав доступа на документы
и операция над ними
10
Планы по развитию проекта
 Тираж системы в оставшиеся филиалы
и территориальные управления
 Расширение функциональных возможностей
системы
 Разработка гибких шаблонов для работы
максимально возможного количества видов
документов
 Интеграция с существующей учетной системой
в компании
 Интеграция с системой согласования договоров
 Разработка процесса согласования и обработки
документов для налогового и бухгалтерского учета
11
12
Спасибо за внимание! Вопросы?
Владислав Полев
Руководитель практики внедрения ЭХД
«Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи)
[email protected]