B-Soft Pro» в компании «Интеррыбфлот»

«Опыт успешного внедрения
системы электронного документооборота «BSoft Pro» в компании «Интеррыбфлот»»
О компании
• Компания «B-Soft» работает на рынке с 1996г.
• Основные направления деятельности - разработка и
внедрение систем:
– Электронного документооборота
– Систем учета и планирования
• Первый релиз системы электронного документооборота «BSoft Pro» был выпущен в 1999г.
• Система активно используется в государственных
структурах и крупных производственных холдингах
(АО «Чероморнефтегаз», компания «Интеррыбфлот»,
Севатопольский городской совет и другие).
Основные задачи проекта внедрения СЭД
“B-Soft Pro” в компании «Интеррыбфлот»
1. Регистрация документов (входящие, исходящие,
внутренние);
2. Создание электронного архива документов с
удобными инструментами поиска;
3. Согласование проектов документов в системе,
поддержка жизненного цикла работы с документами;
4. Контроль исполнительской дисциплины;
5. Гибкая настройка процессов;
6. Поддержка сложных рабочих групп;
7. Поддержка большого объема документооборота.
Организация:
• Многопрофильная, территориально
распределенная структура, со своими
собственными производственными
подразделениями, судами, ремонтной базой, и
отлаженной системой производства рыбных
консервов и морепродуктов и их сбыта как в
Украине так и в России.
– Производственные предприятия в разных городах,
удаленное производство;
– Наличие нескольких офисов.
Итоги проекта внедрения и промышленного
использования СЭД «B-Soft Pro» в компании
«Интеррыбфлот»
•
•
•
•
Продукт активно используется с 2008 года;
Срок эксплуатации системы - 4 года;
Количество пользователей: 200;
Система активно используется в
большинстве подразделений компании;
• Решены все поставленные задачи. Проект
успешно развивается и дополняется
новыми сервисами.
Используемый функционал решения
СЭД «B-Soft Pro» компанией «Интеррыбфлот»
Управление
электронными
документами
 Регистрация входящей/исходящей/внутренних документов
разного типа (приказы/распоряжения/служебные
записки/проекты документов)
 Фиксирование всех действий и решений пользователей по
документу(рассылка должностным лицам/получение
подтверждения о приеме документов/возможность направлять
дополнительные сообщения и примечания)
 Выбор необходимого уровня согласования документа с
адресатами рассылки (для сведения/для
рассмотрения/исполнения/визирования/на согласование/на
утверждение/на подпись)
 Прикрепление к карточке документа произвольного количества
файлов.
Структурированное  Осуществление поиска документов по любым атрибутам
хранение и поиск  Выполнение каталогизации документов (один документ может
располагаться в различных папках)
документов
Управление
контрольными
документами/
задачами
 Установление различных типов контроля выполнения
поручений: чужой контроль исполнения (контролируют Вас),
свой контроль исполнения (Вы контролируете работу
исполнителей) и самоконтроль
 Анализ исполнительской дисциплины, нагрузки сотрудников
 Передача и взятие документов/задач на контроль
Используемый функционал решения
СЭД «B-Soft Pro» компанией «Интеррыбфлот»
Организация
совместной работы
по подготовке
документа
Формирование
бизнес-процессов
Контроль движения
бумажных носителей
 Формирование гибких (настраиваемых пользователем)
маршрутов согласования документа (состав рабочей группы)
 Планирование состава лиц, утверждающих документ
 Получение зафиксированных в системе предложений по
документу
 Утверждение согласованного проекта документа, регистрация
его в системе как финального, ратифицированного документа
 Построение бизнес процессов на основе существующей
организационной структуры предприятия
 Разграничение права доступа на основе занимаемой сотрудником
должности и выполняемых ролей
 Фиксирование для каждого сотрудника в системе заместителей
(на случай болезни, отпуска и т.д.)
 Формирование рабочих групп для работы над поставленной
задачей
 Определение временной подчиненности между должностными
лицами
 Построение системы доступа к документу на основании того, был
ли документ вам направлен/вами создан
 Учит наличия бумажного носителя в процессе регистрации
документа
 Отслеживание передвижения и поиска местонахождения
бумажного носителя
 Передача бумажных носителей реестрами по процедуре,
исключающей потерю документа