Содержательная часть отчета…

Содержательная часть отчета
Narrative reporting
Псков – Санкт-Петербург
27-28 ноября 2012 г.
Содержательная часть отчета…
…позволяет «продвигать» проект вовне
(Программа, эксперты по мониторингу,
аудиторы, ЕС и т.д.)
…простой способ доказать, что Ваш проект
– живое существо, а не совокупность
счетов и документов
2
План-график отчетности
Опция 1
Действие Грант-контракта (ГК)
Отчеты, завершение
деятельности, гарантийный
срок (на материалы,
произведенные работы), и др.
3 мес.
Расходы
неприемлемы
Период реализации проекта
Время
Промежуточный
отчет
Подписание
ГК
Промежуточный
отчет
(по требованию)
СТАРТ
(оказание услуг,
поставка материалов,
выполнение работ,
проведение
мероприятий, пр.)
КОНЕЦ
(предварит.
приемка
материалов и
работ)
Финал.
отчет
Заключительная
выплата и/или
окончательная
приемка
(материалов и
работ)
3
План-график отчетности
Опция 2
Действие Грант-контракта (ГК)
Расходы
неприемлемы
Подписание
ГК
Период реализации проекта
Отчеты, завершение
деятельности, гарантийный
срок (на материалы,
произведенные работы), и др.
3 мес.
Время
N мес.
СТАРТ
(оказание услуг, поставка
материалов, выполнение работ,
проведение мероприятий, пр.)
Промеж.
отчет 1
Промеж.
отчет 2
Промеж.
отчет …
Финал.
отчет
ФИНИШ
(предварит.
приемка
материалов
и работ)
Заключительная
выплата и/или
окончательная
приемка
(материалов и
работ)
4
Опция 2
Форматы отчетного периода
≤6 мес.
(6 + 1) мес.
6 мес.
Промежуточный отчет можно подать раньше,
если требуется очередной транш.
Промежуточный отчетный период, в
исключительных случаях, может быть увеличен.
NB. веские причины и индивидуальный
подход
Стандарт, к которому нужно стремиться.
5
СТС и Бенефициар:
Схема взаимодействия
Отчет
генерирует СТС
и отправляет
Бенефициару на
эл.почту
30 дней,
после отчет. периода,
за которые проект
составляет промежут.
отчет
NB.
45 дней
есть у СТС для
проверки и
комментариев
Отчет одобрен
СТС
По истечении 45 дней – если не было получено никаких
комментариев – Бенефициар может считать что
промежуточный отчет одобрен. Тем не менее, СТС
проинформирует проект о данном факте по эл.почте.
6
Отчет и изменения в проекте
Изменения
возможны
Изменения
возможны
(t)
СТАРТ
Отчет 1
Отчет 2
Отчетный период
Отчет
сгенерирован
Отчет
сгенерирован
 Как только отчет сгенерирован в Базе Данных Программы,
изменения в текущем отчетом периоде становятся невозможными.
 Отчитывайтесь в соответствии с последней утвержденной формой
заявки (т.е. включающей все изменения, одобренные в текущем
отчетном периоде).
 Если какие-либо изменения появятся после генерации отчета –
они должны быть перенесены на следующий отчетный период.
7
Обязательные аспекты
содержательного отчета
Описательная часть отчета должна включать следующие
аспекты, НО не ограничиваться ими:

Описание всех проведенных мероприятий
полученных продуктов за отчетный период.

Оценка партнерами проекта (в т.ч. Бенефициаром)
результатов мероприятий в отчетном периоде.

Список все контрактов (услуги,
стоимостью свыше 10 000 евро.

Описание
выполнения
требований
к
визуальному
сопровождению и внешним коммуникациям по проекту
(подтверждаются документально в приложениях).

Любая информация, позволяющая
сторонам оценить проект.
поставки,
и
всех
работы)
заинтересованным
8
Раздел 2.2. Листы IV-VIII
Мероприятия и результаты /Activities and results
 Отчитывайтесь в соответствии с Пакетами мероприятий
(Activity Package).
 Различайте Продукт (Output) и Результат (Result).
 Покажите, как вы измеряете запланированные
результаты!
 Включайте в отчет только реально состоявшиеся
мероприятия и партнеров, фактически принимавших в них
участие.
 Не бойтесь писать о девиациях. Дополните их идеями, как
можно преодолеть проблемы.
 Включайте в отчет точные данные: цифры, имена, даты. 9
Продукт (Output) и
Результат (Result)
Продукт –
это…
продукт
событие
услуга
мероприятие
материал и т.д.
…напрямую проистекает из
запланированного действия.
…как правило, материально
измеряется.
…прямой и непосредственный
эффект от продукта.
Результат –
это…
следствие
полученного
продукта
…что позволил достигнуть или к
каким следствиям привел
продукт/набор продуктов.
…основа для показателей
эффективности, измеряющих проект.
10
Измерение проекта !!!
 Качественные и количественные показатели.
 Устанавливайте и используйте такие показатели,
которые непосредственно связаны с результатами
проекта.
 Показатели – это инструмент измерения
– результатов проекта,
– достижения общих и конкретных целей проекта.
 Индикаторы – это лучший способ
– отчитаться о ходе реализации проекта,
– предоставить свидетельства результативности проекта.
 То, как Вы измеряете своей проект – ключ для
оценки проекта и заинтересованными сторонами.
11
Раздел 2.3. Лист IX
План-график мероприятий / Activities timetable
 Формула “6 +3”:
– Отчитывайтесь за 6 месяцев;
– Прогнозируйте следующие 3 месяца.
 Отчитывайтесь только о фактически
– проведенных мероприятиях
– вовлеченных исполнителях (партнерах проекта).
NB. Запрос на очередной транш делается на 12 месяцев.
12
Раздел 10. Лист XIV
Список приложений / List of annexes
Приложения – это летопись
проекта!

Список приложений, дополняющий отчет, сообщает
менеджеру СТС о том, каким образом реализуется проект.

Бенефициар и партнеры проекта должны предоставить
список приложений в подтверждение информации в отчете.
Бенефициар
подает список
приложений
СТС проверяет и
говорит, что
добавить /
удалить
Бенефициар
отправляет приложения
в соответствии с
утвержденным списком
13
Ответственность сторон…
Бенефициар
 перед запросом в СТС на
увеличение отчетного
периода, консультируется с
партнерами;
 учитывает интересы всех
партнеров при подготовке
консолидированного отчета;
 предоставляет полностью
заполненный и качественный
консолидированный отчет.
Менеджер проектов в СТС
 предоставляет
предзаполненную форму
отчета;
 предоставляет
исчерпывающие комментарии
по отчету (если есть) в
течение 45 дней;
 информирует о том, что отчет
был одобрен;
 своевременно предоставляет
информацию, относящуюся к
отчетности.
14
Не забывайте…
 что партнерство – это ядро вашего проекта;
 показать в отчете, как
− партнеры были вовлечены в реализацию проекта,
− координировалась реализация проекта,
− мероприятия, проводимые другими партнерами, дополняют
друг друга и создают общие результаты;
 сделать отчетность частью ежедневной административной
работы;
 регулярно информировать СТС о мероприятиях проекта;
 вовремя подавать отчеты;
 регулярно сверять процесс реализации проекта с планомграфиком и показателями в логфрейме;
 убедиться, что отчет легко читается и в нем просто
разобраться.
15