ОБРАБОТКА ТЕКСТОВ MS Word 2007

MS Word 2007
ОБРАБОТКА ТЕКСТОВ
Средства обработки текстов
Редакторы текста
– WordPad, emacs, pine, …
Программы обработки текста
– MS Word, Corel WordPerfect, Lotus Word, StarWriter, …
Программы верстки текста
– MS Publisher, Ventura Publisher, Adobe PageMaker,…
Редакторы Web документов
– FrontPage, Dreamweaver
Информатика I
2
Что такое документ?
Докуме́нт (от лат. documentum — образец,
свидетельство, доказательство) — материальный
объект, содержащий информацию в
зафиксированном виде и специально
предназначенный для её передачи во времени и
пространстве.
– http://ru.wikipedia.org/
Электронный документ - документ, в котором
информация представлена в электронноцифровой форме.
Информатика I
3
Виды документов
 По способу использования
– Печатные документы
– Электронные документы
• Пассивные документы
• Активные документы
 По структуре
– Документы с жесткой структурой и размещением –
бланки
• формы, деловые письма, счета, анкеты, отчеты, ...
– Документы с гибкой структурой и размещением –
печатная продукция
• рефераты, статьи, книги, проекты, Webстраницы...
Информатика I
4
Документ с точки зрения редактора (Word)
Основная единица обработки. Содержит в себе
все остальные объекты. Записывается в
отдельный файл, тип – docx.
Текст, требующий определённого оформления
Объём работы по введению и редактированию
примерно равен объёму работ по его
оформлению
Применение:
– Бланки, счета;
– Отчёты, рефераты, книги;
– И т.д
Информатика I
5
Документ и шаблон (основа)
 Основные свойства документа
– Имя, расположение, размер, автор, … структура
 Основные действия
– Создать, открыть, сохранить, удалить, …
– Объём работы по введению и редактированию
примерно равен объёму работ по его оформлению
 Основа (Template) – специального вида документ
(файл), на основе которого создаются или изменяются
другие документы, тип – dotx.
– Каждый документ создается всегда с помощью какой-то
основы. По умолчанию – Blank Document (fail Normal.dotx).
– Документ можно превратить в шаблон.
– Основные свойства и действия аналогичны свойствам и
действиям документа.
Информатика I
6
Структура документа
Содержательная:
– Компоненты и связи определяет составитель
(заказчик): разделы (главы), подразделы, введение,
таблицы, рисунки, ...
Логическая:
– Компоненты и связи заданные в системе обработки
текстов: секции, абзацы, строки, колонтитулы, рисунки,
объекты,…
Физическая:
– Действительное (физическое) представление
документа в напечатанном или выведенном на экране
виде: страницы, поля, строки…
Информатика I
7
Физическая структура печатного документа
Файл
Документ
1..*
В. колонтитул
Страница
1
Н. колонтитул
1
4
Область текста
Поля
Левое
Правое
Верхнее
Нижнее
*
Строка
Логическая структура отражается в физической. Основными являются
установки страницы: размер листа бумаги и ориентация, размер полей.
Информатика I
8
Логическая структура документа
Документ
Абзац
Слово
Знак
Информатика I
9
Знак (Symbol)
Элементарная единица
Видимые (буквы, цифры) или невидимые
(пробел, rперевод строки, знак табуляции)
Операции:
– Ввод, удаление
– Показать / спрятать невидимые символы
• Команда¶ Show/Hide вкладка Home, группа
Paragraph
– Поиск / замена знаков, слов, фраз
• Команда Find, Replace на вкладка Home, группа
Editing
Информатика I
10
Слово (Word)
Набор символов, разделителем может быть
– пробел, перевод строки, новый абзац, знак табуляции
Знаки препинания не являются разделителями
Правило: между двумя словами ставится только
один разделитель
Строка образовывается автоматически между
полями страницы, слово, которое не помещается,
переносится на следующую строку
Перенос
– Автоматический – Page Layout, Page Setup, Hyphenation
– Вручную (Ctrl + ъ)
Информатика I
11
Абзац или параграф (Paragraph)
 Абзац – часть текста начинающаяся с новой строки и
заканчивающаяся переводом строки – клавиша Enter.
 Можно рассматривать как набор предложений
(sentence) или строк (line). Строки состоят из слов
(word).
 Основные свойства и действия связаны с
оформлением:
– Выравнивание, отступы, интервал, пустые промежутки
до и после абзаца, табуляция, перечисление…
– Одним из основных свойств абзаца является стиль
(Style). Охватывает все установки связанные с
оформлением
Информатика I
12
Страница
Команда Page Layout
Margins
– поля
– gutter – поле переплёта
ориентация (Portrait, Landscape)
Paper
– paper size - размер листа бумаги
Layout
– Section – начало секции и различия
– Header, footer – верхний и нижний колонтитулы
Информатика I
13
Верхнее
поле (Top
Margin)
Верхний колонтитул (Header)
Правое
поле
(Right
Margin)
Левое поле
(Left
Margin)
Отступы (Indent)
Абзац
(Paragraph)
Красная
строка
Нижнее
поле
(Bottom
Margin)
Нижний колонтитул (Footer)
Информатика I
14
Раздел или секция (Section)
Раздел – часть текста с одинаковыми
установками, отличающиеся от других частей
документа.
По умолчанию в документе один раздел.
Основные свойства
– установки страниц и столбцов
Создание новой секции
– Page Layout/ Breaks /Section breaks type
Информатика I
15
Ввод и редактирование текста
Важное правило:
Нельзя ставить рядом два или больше
невидимых знаков
Только ОДИН пробел между двумя словами
Только ОДИН Enter между двумя абзацами
Только ОДИН перевод страницы (Ctrl+Enter)
между двумя страницами
Информатика I
16
Поиск и замена
Home/Find... и Home/Replace... (Ctrl+F и Ctrl+H)
варианты поиска (Options):
– различать заглавные и прописные буквы (match case),
– искать целые слова (whole words),
– шаблоны (wildcards) – ?, *, ...
Поиск и замена специальных символов
– Home/Find... или Home/Replace... Special
– (White Space, Paragraph Mark,...)
Поиск и замена форматов
– Home/Replace /Format
Информатика I
17
Введение графики
Команда Insert, Illustrations
– Picture - графический файл (.bmp, .jpg, jms)
– Clip Art
– Shapes – рисунки, выбрать изображение и
нарисовать
– SmartArt – блоки с текстом (схема процесса,
структура …)
– Chart – диаграмма Excel
При выборе – появляется соответствующая
лента: Drawing Tools
Информатика I
18
Расположение графики относительно текста
In line with text
– Как символ
With text wrapping
– Отдельный объект, расположение
относительно текста надо задать
Пример с различным расположением
Информатика I
19
Расположение графики относительно текста
In Line with Text
In Front of Text
Square
Behind Text
Информатика I
20
Стили (Style)
 набор установок оформления, которому дано имя.
Состоит из двух частей:
 Стиль для знаков содержит все установки связанные с
оформлением знаков:
– шрифт (фонт) и его размер, цвет...
 Стиль для абзацев задает все установки связанные с
абзацем:
– отступы, интервал, нумерация, табуляция, ...
 Встроенные стили:
– Normal, body text, Heading 1, ... связаны с основой
Normal.dotx.
 Можно изменять: Home/Styles... Modify...
 Создавать новый стиль: Home/Styles... New Style... Format
Информатика I
21
Специальные поля (fields)
Ссылки и списки = это поляWord
Изменения в документе влекут за собой
изменения в полях
Значение поля не всегда изменяется
автоматически
– Для обновления значения команда правой
клавишы мышки Update Field
Переключатель показа кодов полей
– Alt-F9
Информатика I
22
Динамически изменяющиеся колонтитулы
Создание в колонтитулах изменяющихся
заголовков:
Выбрать Insert/Header или Footer
установить курсор в требуемую позицию
Выбрать Insert /Quick Parts/ Field…/ Links and
Preferences, StyleRef
Выбрать требуемый стиль, например Heading1
Можно выбрать разные варианты: Options
<Alt> + <F9> – комбинация клавиш для перехода
от кодов к тексту и наоборот
Информатика I
23
Оглавление (Table of Contents)
Список заголовков глав и подглав вместе с
номерами страниц начала
Список заголовков, к которым применены стили
Создается и обновляется с помощью команды
– References / Table of Contents…Insert Table of
Contents
При введении изменений в тексте – оглавление
необходимо обновлять
– References /Update Table
Информатика I
24
Пример оглавления
Используются заголовки первого уровня
Информатика I
25
Пример оглавления
Используются заголовки первого и второго уровня
Информатика I
26
Предметный указатель (Index)
Индекс или Предметный указатель – список
понятий вместе с номерами страниц, на которых
они упоминаются.
Должны быть заранее определены.
Создаются и обновляются с помощью команды
– References / Index
Для отметки нужных понятий
– References /Mark Entry /Mark или Mark All
Информатика I
27
Пример предметного указателя
Информатика I
28
Примечания
Footnote – внизу страницы, Endnote – в конце
текста
Команда References/Insert Footnote (Endnote)
– В позиции курсора появляется номер
– В нижней части страницы или в конце документа
появляется место для ввода примечания
Информатика I
29
Список литературы и ссылки на источники
На вкладке References группа команд
– Citations & Bibliography
Для ссылки на источник
– Insert Citation
• Если источник уже введён, выбрать из списка
• Для ввода нового Add New Source
– Данные источника можно ввести позднее,
сперва можно просто отметить
• Add New Placeholder
Информатика I
30
Список литературы и ссылки на источники
(2)
Список литературы создаётся из данных об
источниках
Создается в позиции курсора командой
Bibliography
Можно выбрать стиль
– Стиль APA – ссылка на имя автора
– Стиль ISO 690 – ссылка на порядковый номер
источника в списке
Информатика I
31
Названия (этикетки) и список рисунков
Этикетки служат для обозначения рисунков,
таблиц и т.д.
У этикетки (Caption) есть
– Label - тип (рисунок, таблица)
– Порядковый номер
– Текст, поясняющий рисунок
Информатика I
32
Создание этикетки
Отметить рисунок или таблицу
Если тип названия (label) отсутствует , создать
новый
Выбрать позицию этикетки относительно объекта
В результате появляется текст, в который входит
поле с порядковым номером
Если название задается рисунку, расположение
которого не является знаком в строке (in line with
text), то создается окно надписи
Информатика I
33
Списки рисунков и таблиц
References/Insert Table of Figures
Создаётся список этикеток со ссылками на
страницы
Для каждого типа названий свой список
Информатика I
34
Рисунки с этикетками и их список
Чтобы рисунки были на одном уровне, они помещены в клетки
таблицы
Информатика I
35
Перекрёстные ссылки (Cross-reference)
References, Captions, Cross-reference
или
Insert, Cross-reference
Для ссылки из текста на
– Пронумерованный абзац
– заголовок
– этикетку
– примечание
– bookmark
Информатика I
36