Учебный офис

Учебный офис МИЭМ – новые технологии
организации образовательного процесса
1
Организация планирования и
сопровождения учебного процесса в МИЭМ
Проректор по
уч.работе
Учебно-методический
отдел
Планиров
ание
нагрузки
кафедр
Деканат
Формирова
ние
расписания
Работа со
студентами
(2 – 3 чел.)
Учебнометодич.раб
ота (1 – 2
чел.)
Кафедра
Планирование
нагрузки
преподавателей
Учебнометодическая
работа
Работа со
студентами
(кураторство)
2
Особенности организации учебного
процесса (старая модель)
• Формирование и согласование «отрезков» заранее
• Стабильное расписание
• Раннее информирование преподавателей о
расписании на следующий семестр
• Использование различных технологий
сопровождения учебного процесса на
факультетах
• Отсутствие единой информационной среды в
части студенческого контингента и
преподавателей
• В основном «бумажная» технология работы
учебных подразделений
3
Проблемы организации учебного процесса
«переходного периода»
• Переход на новые технологии сопровождения
учебного процесса
• «Привыкание» к регламентам организации
учебного процесса студентов и преподавателей
• Нестабильность кадрового состава учебной
части
• Переход на новые формы документооборота
• Формирование расписания с учетом требований
ВШЭ
4
Основа предлагаемой модели:
- Стратегические цели вуза в рамках Проекта «5/100»
- Новая модель бакалавриата МИЭМ НИУ ВШЭ
5
Зачем нужен Учебный офис?
Ядро
образовательного
процесса:
образовательная
программа
(ее
конкурентосопособность, востребованность, потенциал).
Окружение (участники) образовательного процесса: студенты (в широком смысле:
абитуриенты, выпускники) + преподаватели + другие участники (родители, УВП и др.).
Учебный офис – это профессиональный посредник (партнер) между участниками
образовательного процесса, владеющий профессиональным инструментарием и знаниями,
цель которого – сопровождать образовательные программы (организовать учебный процесс)
с фокусом внимания на студента.
Функции Учебного офиса:
1.
Консультирование по вопросам организации образовательного процесса (с первого
раза).
2.
Информирование участников образовательного процесса (актуальность «здесь и
сейчас»).
3.
Выдача документа в установленный срок (студенту, выпускнику, преподавателю,
бывшему студенту).
4.
Формирование расписания (системы расписаний).
Цель:
Создать современный клиенто-ориентированный офис – помощник в вопросах
организации учебного процесса – без очередей.
Участники образовательного процесса получают необходимую информацию
(консультацию) с первого раза, и с удовольствием к нам обращаются!
6
Что мы делаем, чтобы достигнуть цели
(учитывая особенности профессиональных задач Офиса).
1.
2.
3.
1
2
Большие потоки
информации
(преимуществе
нно цифровой)
Работа с
людьми, работа
с документами
и базами
данных
3
Узкоспециализи
рованный
специфический
профессиональ
ный
инструментарий
(ИУП, АСАВ,
ЛМС, СДОУ,
ИС-ПРО и др.).
По-другому подходим к организации работы с информацией. Отход от реагирования «по
ситуации», переход к коммуникациям «на упреждение» (наряду с традиционными входящими
информационными потоками, pro-активность в исходящих коммуникациях
+ активное
использование других каналов: старосты, электронная почта, собрания, сайт – выделение
типовых операций и бизнес-процессов, которые можно автоматизировать – акцент на
технологичность). Тайм-менеджмент (планирование встреч).
Идея «разделения труда»: сервисный ресепшн (фронт-консультант) и бэк-офисный сотрудник
(работа с документами). Позволяет: задействовать сильную сторону персонала + работать на
предотвращение ошибок. Организация рабочих мест.
Менеджер образовательных программ – отдельная профессия. Мы обучаем технологиям и
инструментарию – создание базы знаний по профессии – также одна из наших задач
(преимущественный метод передачи знаний – коучинг).
7
Целевые аудитории Учебного офиса
• Студенты (в широком смысле: бывшие-настоящиебудущие, бакалавры-специалисты-магистранты)
• Преподаватели (аспект участия в учебном процессе)
• Родители (запросы, информированность о результатах
обучения + участие в разрешении сложных ситуаций +
роль заказчиков обучения)
• Менеджмент вуза (МИЭМ НИУ ВШЭ)
• Внешние организации
8
Специализация
Схема организации работы в Учебном офисе
по факультетам
(функции – консультации, выдача документов, базы данных)
Взаимозаменяемость
функций
М.Б.Папина
Н.Ю.Кадиева
Вакансия
Е.В.Погорелкина
Е.В.Кабаева
С.Н.Коткова
Вакансия
В.Ю.Пушкарев
Г.А.Денисова
Текущие взаимодействия (ключевые)
Студенты и Учебный офис:
1. Ожидают персональной образовательной траектории (ИУП – не исключение, а
все больше правило).
2. Желают быть проинформированы обо всем спектре собственных
возможностей.
3. Прекрасно пользуются «лазейками» в законодательстве и Уставе (Положениях)
вуза.
4. Рассчитывает время.
5. Собрания и рассылки, упреждающие нежелательные последствия (не узнавать
причину отчисления в момент отчисления).
6. Справки во внешние инстанции.
7. Справки об успеваемости.
8. Любые вопросы по организации учебного процесса.
Преподаватели и Учебный офис:
1. Перестройка коммуникаций: с преподавателями через Зав.кафедрами и/или их
заместителями.
2. Запросы преподавателям о посещаемости студентами занятий и текущей
успеваемости.
3. Ведомости контрольных мероприятий (эл.почта для оперативного
информирования учебного офиса).
10
Текущие взаимодействия (ключевые)
Родители и Учебный офис:
1. Информация об успеваемости студентов.
2. Заказчик образовательных услуг (при заключении
договора).
Деканаты и Учебный офис:
1. Аттестационные комиссии.
2. РУПы
3. Практики
4. ГАК
11
Функция «методическая»
1. Организация переводов из других ВУЗов
2. Формирование ИУПов.
3. Взаимодействие с зам.деканов по учебной работе
Функция «управление расписанием»
1. Создание расписания будущего периода
(семестра, модуля) – на упреждение
2. Реагирование на текущие изменения (!нет
сотрудника)
Особенность расписания в МИЭМ НИУ ВШЭ
(«вложенность курсов», наличие чет/нечет недель).
12
Система расписаний в МИЭМ НИУ ВШЭ
Расчет необходимого ресурса времени на составление расписания
Гипотеза, близкая к реалиям: на 1 группу требуется 1 рабочий день для составления расписания любого
вида. Соответственно, трудоемкость расписания сопоставима с единицами рабочего времени.
Вид расписания
Периодичность
изменения в
течение года,
раз
Расчетная
графа: колво
необходимых
отработок по
расписанию
Количество групп
ФПМК
ФЭТ
ФИТВТ
Расписание занятий (модуль)
Расписание занятий (семестр)
4
2
16
21
8
13
16
33
160
134
Расписание мероприятий рубежного контроля
(зач-экз недель на 1 и 2 курсах)
Расписание сессий на 3-5(6) курсах
4
2
14
21
8
13
16
33
152
134
Расписание пересдач для всех групп, курсов
2
72
42
98
424
348
200
456
1004
ИТОГО - оценка трудоемкости, условн. ед.
(дней)
Справочно: фонд рабочего времени в 2013 году:
247 рабочих дней
13
Задачи ближайшего периода
I.
II.
III.
IV.
-
-
Сопровождение образовательных программ (согласно плана периодически
повторяющихся мероприятий – см. файл «Бизнес-процессы учебного офиса»).
Приведение функции «Управление расписанием» в упреждающий формат работы (+1 чел.
уровня «специалист»).
Приведение истории по студентам в сопоставимый вид (возможность сравнения
периодов «до» и «после» интеграции с НИУ ВШЭ)
Преподаватели: система оценки знаний (алгоритм получения результирующей
оценки известен не всем – организация коммуникаций с кафедрами).
Действия, повышающие эффективность работы Учебного офиса (функция
развития):
Автоматизация типовых функций для событий: перевод студента, восстановление, выход из
ак.отпуска (все, что связано со сравнением учебных планов), система оценки остаточных знаний «на
входе» преимущественно автоматизирована. Разработка технологий создания и сопровождения
ИУП.
Организация информации на сайте – для студента (точечно, четко и ясно).
Выстраивание взаимоотношений с академическими руководителями образовательных программ в
новом формате
Фокус на обучение персонала Учебного офиса (профессиональные технологии).
В конце 2013/2014 уч.года Учебный офис:
сформирован количественно, люди обучены и выполняют ключевые операции,
упорядочены основные информационные потоки (кол-во внезапно возникших задач не
превышает 20-25%), активно идет процесс актуализации документации по студентам
(порядка 10% исторической базы приведено в сопоставимый формат).
14
Ожидаемые результаты в долгосрочной
перспективе
• Ядро: образовательная программа. Учебный офис должен
научиться проводить мониторинг всех участников
образовательного процесса (по вопросам организации
учебного
процесса
и
качества
образовательных
программ), чем будет содействовать академическому
руководству в принятии решений по развитию и
повышению конкурентоспособности (востребованности)
образовательной программы на рынке образовательных
услуг.
• Действия Учебного офиса содействуют достижению
ключевых целей: международная узнаваемость МИЭМ,
востребованность
выпускников у работодателей
(«очередь работодателей», рынок выпускников).
15
Спасибо за внимание!
16