Целеполагание в тайм- менеджменте и методы планирования рабочего времени
реклама
Целеполагание в таймменеджменте и методы планирования рабочего времени «После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия» Марк Твен Цели организации и цели личности. Целеполагание и процесс достижения целей. Smart-технология постановки целей Д.Доурдэна. Проектная система постановки целей Г.Архангельского. Ситуационный анализ Л.Зайверта. Система планов. Цель есть мысленная модель желаемого результата деятельности, идеальный образ будущего. «Хорошая» цель обладает мощной мотивирующей силой, позволяющей преодолеть любые сложности на пути внедрения собственной системы ТМ (если есть понимание того, что система ТМ — важное средство для достижения данной цели) Система целей организации Миссия, видение, стратегия Корпоративные цели Функциональные цели Индивидуальные цели Целевой инжиниринг в организации Целевые ориентиры – Мотивационное как решаемые на рабочем посредничество – месте трудовые задачи соотносятся с функциональными и корпоративными целями, со стратегией и миссией поскольку система целей является иерархической, необходим процесс постоянного согласования между личными, функциональными и корпоративными целями Назначение целей организации Цели организации Цели управления временем Цели сотрудников Идеальная схема Назначение целей организации Цели управления временем Цели организации Цели сотрудников Классический «индивидуальный» ТМ, никак не связанный с деятельностью организации Назначение целей организации Цели управления временем Цели организации Цели сотрудников «Социальный» (корпоративный) ТМ в чистом виде, внедрение жестких временных стандартов для уже существующих технологических схем Назначение целей организации Цели управления временем Цели организации Цели сотрудников Внедрение организационных целей управления временем на основе «ролевого» ТМ Четкая формулировка целей: 1 - определяет смысл существования фирмы, и, следовательно, работа каждого сотрудника становится более осмысленной. Понимание всей системы целей деятельности организации облегчает согласование (нахождение точек пересечения) организационных и личных целей. 2 - задает направление движения (развития) фирмы и, следовательно, улучшает общую согласованность и координацию действий отдельных подразделений и сотрудников. Знание «генерального курса» и «основополагающих принципов» может сыграть конструктивную роль даже в экстремальных ситуациях, когда пропадают какие-либо четкие ориентиры деятельности, но организация в течение некоторого времени продолжает работать «как часы». Четкая формулировка целей: 3 - позволяет оценить степень прогресса и успешность продвижения к результату не только всей организации (или подразделений), но и каждого отдельного сотрудника. 4 –обладает собственным мотивационным потенциалом — она стимулирует, вдохновляет, притягивает всех сотрудников Основные положения целеполагания Целеполагание — важнейший механизм реализации потребностей человека, но не единственный. Многие из потребностей человека реализуются бессознательно, поведение человека часто имеет импульсивный и нерациональный характер. Цель — это мотивированное, осознанное, выраженное в словах предвосхищение будущего результата. Процесс целеполагания имеет две стороны: энергетическую (мотивационную) и информационную. Целеполагание — проявление и способ реализации данной человеку свободы воли. Эффективные цели человек ставит перед собой только сам, навязать цели невозможно. На выбор целей влияют: социальные нормы и ценности, мода, стереотипы, мнения других людей и многое другое. Но в любом случае ответственность за выбор конкретной цели лежит только на самом человеке. Целеполагание связано с категориями закономерности и необходимости — человек не планирует случайности, он прогнозирует и стремится к наиболее вероятному результату. При правильном целеполагании цель — источник энергии, движение, развитие, активность, изменение и т. п. При неправильном целеполагании цель — энтропия, «черная дыра», источник разрушения личности. Цели индивидуальны. Даже при внешнем совпадении (в названии, формулировках) они различны на уровне глубинного личностного смысла. Целеполагание — активный творческий процесс. Цели никогда не даны заранее, их необходимо выдумывать, находить, изобретать, формулировать, ставить. Психологически целью может являться не внешний результат, а внутреннее состояние, не вообще какой-либо результат, а процесс; не заявленная цель, а сами средства и способы ее достижения. Цели человека пластичны, они неизбежно меняются в процессе их достижения (вплоть до полного обесценивания). Качественное целеполагание невозможно, если нет необходимой и достаточной информации: 1) о самом себе; 2) об окружающем мире; 3) о средствах, способах, правилах, технологиях деятельности. Процесс достижения цели образ цель мотивы потребности Результат Формулирование целей - установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов. Ситуационный анализ Анализ целей Чего я хочу? Анализ «цель - средство» Что я могу? Сильные и слабые стороны Формулировка целей (планирование целей) Практические цели (цели действия) 1. При выборе цели используются внутренние механизмы вероятностного прогнозирования. В качестве цели обычно выбирается событие с высоким уровнем субъективной вероятности. 2. Цель как внутренний образ и субъективный прогноз ВСЕГДА расходятся с реальным результатом. 3. Образ цели обычно также включает в себя образ процесса ее достижения (характер и последовательность действий) и представление о ресурсах. Планирование — это сознательный анализ (прояснение) и письменная фиксация этапов достижения цели и требуемых ресурсов. 4. Представление о процессе и ресурсах достижения цели ВСЕГДА расходится с тем, что происходит (доступно) на самом деле. Даже самый идеальный план содержит в себе погрешности, которые придется оперативно корректировать. 5. Чем ярче и четче осознается цель, тем сильнее мотивация к ее достижению и тем больше активность по достижению результата. 6. Чем сильнее мотивация на начальном этапе, тем больше искажается субъективная вероятность цели («если очень хочется, то легко достижимо»). Данный феномен может сослужить хорошую службу при достижении «кавалерийским наскоком» краткосрочных целей, но явно будет иметь негативное влияние при достижении целей долгосрочных, провоцируя разочарование. 7. Существует известный в психологии мотивационный закон, называемый градиент цели: чем ближе мы приближаемся к результату, тем больше сила мотивации и активность действий. Свойства системы целей Количество – магическое число 7+2, чем меньше целей, тем больше шансов ее достичь Степень важности, субъективной значимости - главные, второстепенные, цели- ценности, цели-средства Срок (точность) достижения – жесткая привязка, приблизительность Приоритетность – важность/срочность Логическая соподчиненность Гармоничность – отсутствие противоречий и конфликтов между целями Масштабность затрат (цена цели) Рациональность Степень осознанности результата Произвольность (хочу-цели, должен-цели) Детализация Конструктивность Индивидуалистичность (зависит от самого человека или от других лиц) Новизна Способы поиска целей Интуитивный поиск изобретение вычисление Выбор и предписание SMART-ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ (по Д. Доурдэну) Конкретные, специфические Поддающиеся оценке, (измеримыe) Достижимые Реалистичные Определенные по срокам ТМ, ориентированный на бизнес (то есть в контексте «ролевого» и «социального» ТМ), для эффективной организационных целей постановки ПРОЕКТНАЯ СИСТЕМА ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ (по Г. Архангельскому) 1. Определение абстрактного уровня будущей цели. Прояснение системы ценностей, выделение конкретных ценностей (или мета-целей); ключевые области жизнедеятельности, на которые распространяется влияние этих ценностей; а также правила, фиксирующие характер влияния ценностей на различные сферы жизни. 2. Конкретная цель определяется таким образом, чтобы она не противоречила существующим в данной сфере жизнедеятельности ценностям и принципам (правилам функционирования ценностей). Таким образом, одна из важных особенностей проектного подхода —это соответствие выдвинутой цели не формальным критериям качества (вроде SMART), а ценностям. 3. Планирование конкретного уровня достижения цели. Главное отличие от задачного подхода на этом этапе целеполагания заключается в отсутствии жесткой вертикальной координации частных задач, когда осуществляется последовательная декомпозиция сверху вниз главных целей до уровня частных (оперативных) задач. В проектном подходе частные задачи не выводятся напрямую из главных целей (что дает возможность более гибкого оперативного планирования), но в обязательном порядке верифицируются в отношении ценностей и стратегических целей. 4. В планировании достижения поставленной цели между проектным и заданным подходом также существуют различия. В заданном подходе планируются точные сроки, в проектном подходе — временной масштаб достижения результата (в течение месяца, недели). 5. Деление дел на «жесткие» и «мягкие». «Жесткие» дела (как и в заданном подходе) строго привязаны к определенным датам и времени суток. Для планирования «мягких» дел применяется временной масштаб и система контекстов. Проектная технология целеполагания удобна для постановки стратегических целей в контексте организационного ТМ или для постановки индивидуальных целей. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ (по Л. Зайверту) Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача — выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача : зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения («заделы», «наработки» и т. п.), и выявить уже существующие (доступные) и недостающие для достижения целей ресурсы Л. Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в профессиональной сфере (в рамках «ролевого» ТМ) использовать список контрольных вопросов Главные проблемы целей Слишком много целей Нет приоритетов Нереалистичность целей Нет четких, временных рамок Нет измеримости Конфликтность, противоречивость целей Цель не связана с мотивацией Пропорции планирования времени Принцип Парето: 20% жестко запланированных временных затрат должны обеспечивать 80% достигнутых целей Л. Зайверта:60% рабочего времени — планируемое выполнение основных задач и функций; 20% времени — на творчество и самоорганизацию (гибкое планирование); 20% времени — резервное время на неплановые траты Метод АВС: 15% — планируемое выполнение главных приоритетных задач, 20% —выполнение второстепенных задач, 65%выполнение вспомогательных задач. Система планирования времени Приспособление План жизни Приспособление Планы на несколько лет вперёд Подразделяется на Годовой итог Годовой план Квартальные планы Квартальные итоги Месячные итоги СравнеСравнение ние «план«план-факт» факт»: перепроперепроверк верка результаа тов результатов Декадные планы Итоги недели Итоги дня Месячные планы Дневные планы Система ежедневного планирования «Альпы» 1. 2. 3. 4. 5. Задачи Приоритеты Время Рационализация и делегирование Контроль и решение Характеристика системы «Альпы» 1. Вечером предыдущего дня запишите все задачи на следующий день (или утром наступившего дня запишите все задачи на сегодня). Важно учитывать следующее: Количество задач должно быть оптимальным (7+2); Задачи должны быть согласованы со списком задач (целей) на неделю или даже месяц. Задачи должны быть завершены, цели достигнуты. (Каждый день важно достигать хотя бы одной цели (в среднем), значимой в контексте недельного плана. Каждую неделю важно достигать 1-3целей, включенных в месячный план и т. д.) Планируйте невозможное. Несмотря на парадоксальность данного совета, все же необходимо развивать и тренировать собственную интуицию. 2.Сразу же после составления списка задач распределите их по важности, то есть расставьте приоритеты. 3. Оцените, сколько времени требуется для выполнения каждой запланированной на день задачи. 4. Продумайте возможности рационализации (как можно выполнить задачу быстрее, проще, с меньшими затратами сил и ресурсов и т. п.) и делегирования каких-либо задач. 5. В течение дня ведите учет (хронометраж) реальных затрат времени, затраченного на выполнение поставленных задач, с помощью органайзера (простого или для качественного анализа). 6. В конце дня обязательно проконтролируйте выполнение поставленных задач (заполнив столбец «Выполнение» в блоке органайзера «Запланированные задачи». ТМ-советы, сформулированные в форме ответов на «провокационные» вопросы «как выполнять дневной план»: Как чего-то добиться в этой жизни? Как съесть слона? Как убить десять зайцев одновременно? Как не устать при решении поставленных задач? Как не забыть важные задачи? Как не потерять интерес (мотивацию)? Как делать так, чтобы ничего не делать? Что делать с ними?
