г. Москва, Торгово-промышленная палата Российской Федерации Доклад в рамках круглого стола: «Перспективы развития профессии помощник руководителя в рамках формирования Национальной системы профессиональных квалификаций РФ». Тема доклада: «Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей». Автор доклада: Лизуро Тамара Сергеевна, начальник службы административной поддержки Закрытого Акционерного Общества Строительно-Коммерческий Банк Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара - Проблема отсутствия образовательных программ для квалификации «помощник руководителя» - Поиск учителей, наставников при входе в профессию. «Обрастание» контактами. - Особенности личности персонального ассистента. Качества и критерии, на которые необходимо обращать внимание при приеме на работу персонального ассистента. «Если ты не можешь быть сосной на вершине холма, будь деревцем в долине, но только будь cамым лучшим деревцем, будь кустиком, если ты не можешь быть деревом. Если ты не можешь быть кустиком, будь травой И сделай дорогу счастливее» Дуглас Мэллок Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара «Я лучше нанял бы человека с энтузиазмом, чем человека, который все знает» Понятие объективных критериев личной эффективности персонального ассистента: Джон Дэвисон Рокфеллер 1. Профессиональные качества персонального ассистента в тандеме. 2. Личностные качества персонального ассистента в тандеме. Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Профессиональные качества персонального ассистента: Качество Знание иностранного языка Знание основных компьютерных программ Знание основ этикета Навыки организации деловых поездок и мероприятий Навыки управления персоналом Навыки реферирования и работы с информацией Навыки планирования рабочего дня руководителя Машинопись Навыки самостоятельного поиска информации «Не говори, что работаешь. Покажи, что ты заработал» Томас Роберт Дьюар «Правильное решение, принятое с опозданием, является ошибкой» Ли Якокка « Всему есть цена, и не малая: ее платит тот, кто просит, — поэтому все необходимое удобнее покупать, чем клянчить» Луций Апулей Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Личностные качества персонального ассистента: Качество Ориентированность на работу с людьми Проверочный вопрос Почему вам нравится ваша работа? Коммуникабельность Во время интервью необходимо наблюдать за стилем общения Представьте себе ситуацию: вам приходится общаться с человеком, который вам не очень приятен. Как вы поступите? Руководитель дает вам задание, цель которого вы не понимаете. Ваши действия? В продолжение ответа задать дополнительный вопрос: а если вы не согласны с этой целью? Попросить кандидата описать задачи, которые ему приходилось решать. Готовность подстраиваться (учитывать мнение и особенности поведения окружающих) Управляемость Умение работать в условиях, когда одновременно приходится решать несколько задач различного уровня сложности и важности. Умение расставлять приоритеты. Смешанная референция, тяготеющая к внешней – большая ориентированность на внешнее мнение Понимание значимости мнения руководителя Высокий уровень детальности Умение быстро ориентироваться в ситуации Стрессоустойчивость Способность к рутинной работе «Есть только один способ проделать большую работу – полюбить ее. Если вы к этому не пришли, подождите. Не бросайтесь за дело. Как и со всем другим, подсказать интересное дело вам поможет собственное сердце» Стив Джобс Вы хороший сотрудник? Почему вы так думаете? Попросить описать организацию какого-либо мероприятия. Общая оценка психологических особенностей кандидата. Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Качества и навыки персонального ассистента, которые мало поддаются объективной оценки, но наиболее важны при построении эффективной работы с руководителем: « Скажи мне так, чтоб я тебя увидел» • Первое — искренность перед самим собой. Аристотель • Искренность в общении с коллегами, партнерами. Просто нормально поговорить с человеком — уже половина дела — поговорить, послушать. • Профессионализм. Персональный ассистент постоянно бдителен, он внимательно следит за потоком мыслей своего руководителя, отслеживает провалы, разрывы, сбои в логике и задает вопросы о том, что в этих «дырах». « Трудности похожи на собак: они кусают лишь тех, кто к ним не привык… » Антисфен Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует обращать внимание на то, что: • чаще всего показатели результативности помощника руководителя связаны с его основными обязанностями. Все остальное существенно различается в разных организациях. В зависимости от компании и ее специфики функции ассистента могут меняться. Однако главным показателем результативности всегда остается удовлетворенность руководителя работой помощника руководителя, ведь это его тыл, а он, как известно, должен быть надежным. « Скажи мне так, чтоб я тебя увидел» Аристотель « Трудности похожи на собак: они кусают лишь тех, кто к ним не привык… » Антисфен Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует обращать внимание на то, что: • Помощник руководителя должен учиться всю профессиональную жизнь. Важно повышение квалификации в области делопроизводства, основ бухучета (это часто бывает необходимо при ведении документации), СЭД, основ государственного управления в Российской Федерации, важно знать правила информационно-аналитической работы помощника руководителя, деловую переписку, этику бизнеса и делового общения, проходить тренинги эффективных коммуникаций (это одна из важных составляющих работы помощника руководителя), занятия по подстройке (общаться приходится с большим количеством людей самых разных уровней), а также базовый курс психологии общения. « Надо запастись либо умом, чтобы понимать, либо веревкой, чтобы повеситься» Антисфен Как построить эффективные коммуникации с руководителем или личная эффективность. Новые подходы к организации работы помощников руководителей. Лизуро Тамара Выводы. При построении эффективной работы с руководителем следует обращать внимание на то, что: • в большинстве случаев одним из ключевых факторов мотивации персонального ассистента является именно обратная связь и позитивная оценка со стороны руководителя. Люди, выбирающие такую профессию, чаще всего обладают внешней референцией, то есть при самооценке ориентируются на мнение окружающих, в первую очередь руководителя. «Хорошее решение – результат опыта. А опыт – результат плохих решений» Уолтер Ристон