Отдел расчета заработной платы

«Парус-Бюджет 8»
Контроль возникновения ошибок при
передаче в банк реестров на
перечисление зарплаты и заявок на
оплату в АЦК
Общая схема процесса сейчас
Отдел расчета заработной платы
Отдел расчета заработной платы
Выгрузка реестра в
банк (файл)
Реестр на
перечисление
Банк
Расчет
зарплаты
Свод проводок
Финансовая группа
Ручной ввод заявок
в АЦК
Варианты
Варианты автоматизации с целью
исключения ошибок и внештатных
ситуаций при перечислении заработной
платы
Вариант №1
Отдел расчета заработной платы
Отдел расчета заработной платы
Выгрузка реестра в
банк (файл)
Реестр на
перечисление
Банк
Расчет
зарплаты
Свод проводок
Финансовая группа
Автоматизированная
Ручной
ввод
заявок
выгрузка
заявок
в АЦК
в АЦК
(файл)
Вариант №1
Основные изменения:
- Замена ручного ввода заявок в АЦК на автоматизированную
выгрузку из системы «Парус» для последующей загрузки в «АЦК»
Задачи, решаемые при внедрении Варианта 1:
- Устранение риска случайной ошибки при вводе заявки в АЦК по
данным свода проводок
- Устранение риска неверного ручного подсчета или округления
при вводе сумм заявок
Вариант №2
Вариант №1: выполняет часть функций, направленных на
автоматизацию формирования заявок для передачи в АЦК
Вариант №2: Направлен на комплексное решение вопросов при
организации процессов перечисления заработной платы и налогов
по заработной плате:
• Замена ручного ввода заявок в АЦК на автоматизированную
выгрузку из системы «Парус» для последующей загрузки в «АЦК»
• Изменение ответственных по выгрузке файла с заявками для
АЦК из Паруса (т.к. источник данных – модуль расчета заработной
платы)
• Построение системы контроля соответствия выгружаемых
документов
• Контроль изменений документов в системе на различных
стадиях формирования (до выгрузки, при повторной выгрузки)
• Организация взаимодействия между отделами
• Контроль выполнения регламента бизнес-процессов при
перечислении заработной платы и оплате налогов
Вариант №2. Схема
Отдел расчета заработной платы
Реестра в банк
(файл)
Реестр на
перечисление
Единый
документ
Свод проводок
Банк
Заявки
для АЦК (XML
файл)
Финансовая группа
Загрузка
файла
в АЦК
Вариант №2
Риски возникновения ошибок и внештатных ситуаций, которые
контролируются системой при внедрении Варианта №2:
• Несоответствие сумм в выгружаемых из системы документах:
реестр на оплату и заявок на оплату в АЦК (реестр – несколько
заявок)
• Отсутствие информации в Финансовом отделе о необходимости
повторной выгрузки заявок в АЦК в случае изменения реестра на
оплату (для случая, когда заявка сформирована в АЦК, но еще не
отправлена)
• Отсутствие контроля всего бизнес-процесса перечисления
заработной платы с привязкой к регламенту взаимодействия
между отделами
• Отсутствие информации у руководства (отдела, учреждения) о
фактических сроках выполнения той или иной стадии процесса
перечисления заработной платы для своевременного принятия
решения
Вариант №2. Контроль
Организация связанного хранения исходных данных для выгрузки
реестра на перечисление и заявок на оплату либо создание единого
документа, из которого будет происходить выгрузка в банк и в АЦК:
Реестр на
перечисление
Единый
документ
Свод проводок
Результаты:
• Контроль соответствия сумм в выгружаемых документах при
выгрузке, при переформировании документов
• Невозможность бесконтрольно изменить один из документов, не
меняя другой
Вариант №2. Регламент
Организация контроля выполнения регламента документооборота
между отделами с помощью системы документооборота и
управления процессами:
Автоматические уведомления сотрудников смежных
отделов при наступлении событий по регламенту
Вариант №2. Итоги
Результаты внедрения Варианта №2:
• Контроль соответствия документов при выгрузке
• Контроль регламента документооборота между задействованными
отделами при формировании и переформировании документов
• Ввод понятия «статус» выгрузки документов. Ограничение повторной
выгрузки документов без изменения статуса
• Автоматическое информирование сотрудников «Финансового отдела»
при смене статуса выгрузки документов
• Информирование руководства о текущей стадии формирования и
передачи документов, об отклонениях по срокам в контрольных точках