Каталог процессов - Мероприятия Системы Финансовый Директор

Как не делать
лишнюю работу:
правила описания и
оптимизации бизнес-процессов
для финансового отдела
Выступает
Наталья Данилова
Советник генерального
директора по экономике и
финансам ГК «КорпусГрупп»
Тел.: (495) 748-66-86
E-mail: [email protected]
2
Причины начала описания и оптимизации процессов
финансовой службы
Выявленные проблемы:
Деятельность управленческой надстройки неэффективна:
 Нет уверенности, что вся система служит достижению целей компании
 Неоправданно дорога
 Непрозрачна
При этом нет четких критериев оценки или даже интуитивного понимания эффективности
работы управленческой надстройки.
А ведь «что не измеряется, то не управляется».
Основными задачами в свете этих проблем стали:
 Определение функционала управления (вплоть до конкретного описания действий)
 Построение системы таргетирования в компании и привязка конкретных описанных
процессов к целям
 Определение структуры трудозатрат управленческой надстройки
(процессы для бизнеса, процессы контроля или самообеспечения управления)
Экономический эффект внедрения процессного
подхода в управлении
Прямой экономический эффект
Косвенный экономический эффект
повышает эффективность аппарата
управления
повышает эффективность объекта
управления
поддается точной оцифровке в рублях
не поддается вычленению и оцифровке
через изменение схем процессов:
через регламентацию процессов:
1) Устранение дублирования и «лишних»
операций
1)
Распределение зон ответственности
2)
Сокращение общей длительности процесса
2) Замена дорогостоящих исполнителей на
более дешевых
3)
Определение точек контроля
4)
Защита от ошибок – «человеческого фактора»
5)
Оптимизация документационного
сопровождения процесса
(повышение точности, снижение затрат)
3) Автоматизация
Пять правил процессного подхода в «КорпусГрупп»
Правило
Инструмент
Эффект
Определяем цели процессов – не делаем
«ненужные» компании процессы
Карта процессов
Привязка процессов к целям
(управление по целям)
Закрепляем роли в процессах – не делаем
чужую работу
Каталог
процессов
• Распределение зон ответственности
• Устранение дублирования и
«лишних» операций
Прописываем пошаговый порядок действий –
не теряем время на придумывание, что и как
делать
Альбом схем
процессов
• Обеспечение прозрачности
• Формирование базы знаний
компании
• Стандартизация и тиражирование
• Сокращение общей длительности
процесса
Создаем стандартные формы документов – не
разрабатываем формы каждый раз заново
Альбом бланков
и форм
документов
Оптимизация документационного
сопровождения процесса (повышение
точности, снижение затрат)
Управляем трудозатратами на процесс –
следим за эффективностью процессов
Расчетчик
трудозатрат на
процессы
Инструмент моделирования и оценки
деятельности структур компании
Правило 1. Определение целей процессов
Определение целей
процессов
Карта целей компании – графическое отражение взаимосвязи
стратегических замыслов с задачами. Декомпозирует цели
компании до уровня выходов (результатов) процессов.
Рост капитализации компании
Снижение издержек
Снижение степени риска
Рост доходов
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Выделение процессов,
направленных на
достижение целей
компании
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Цель
Процесс
Устранение «ненужных»
компании процессов
Процесс
Процесс
Цель
Цель
Процесс
Цель должна быть:
S (specific)
– конкретная
M (measurable) – измеримая
A (achievable) – достижимая
R (realistic)
– реалистичная
T (time limited) – определена во времени
Правило 2. Закрепление ролей в процессах
Закрепление
ответственности за
исполнение процессов
Распределение зоны
ответственности
Исключение
дублирования
исполнения операций
Каталог процессов – перечень всех процессов Компании с указанием
владельцев, спонсоров, аудиторов и целей процессов.
Правило 3. Описание пошагового порядка действий
Закрепление порядка
выполнения процесса и
исполнителей операций
Унификация процесса во всех
подразделениях
Сокращение времени на
исполнение процесса
Схема процесса – нормативный документ, где обозначены:
Цель процесса, KPI
Порядок выполнения процесса до уровня операций
Ответственный за результат процесса (владелец)
Исполнители операций
Документы, сопровождающие процесс
Затраты времени на выполнение операций
Правило 4. Создание стандартных форм документов
Унификация используемых
форм документов
Уменьшение количества
возможных ошибок при
составлении документов
Снижение затрат на
изготовление документов
Форма документа – это документ, содержащий некоторую неизменяемую
часть документа.
Правило 5. Управление трудозатратами на процесс
Проведение стоимостного
анализа процессов
Определение нормативных
трудозатрат и нормативного
количества штатных единиц АУП
Понимание, какие процессы
следует оптимизировать в
первую очередь
Распределение процессов между
исполнителями для равномерной
загрузки
Расчетчик трудозатрат – уникальная разработка компании
«КорпусГрупп». Содержит перечень множителей – параметров, от
которых зависят трудозатраты конкретной должности, и перечень
процессов и операций, на которые эти параметры влияют.
Итоги внедрения стандарта и моделирования
трудозатрат в финансовой службе
В 2011 году в финансовой дирекции группы компаний «КорпусГрупп» стартовал проект «Ритмичность ФД»,
что позволило оптимизировать и стандартизировать деятельность и сократить затраты на АУП
финансовой службы
Устранение
«ненужных»
компании
процессов
Устранение
дублирования
и «лишних»
операций
Стандартизация
процессов
Расчет
фактических
трудозатрат
- 15% затрат
на АУП
Пример описания процесса
Процесс «Составление смет»
Как было
До 15 числа текущего
месяца
1С:ПП
Составление сметы в базе
1С:ПП
1С:ПП Смета
15-20 числа текущего
месяца
1С:ПП
Смета
Согласование смет
на правильность
указанных в смете
данных в базе
1С:ПП
Сметы на следующий
месяц составлены
15-20 числа текущего
месяца
15-20 числа текущего
месяца
1С:ПП
Смета
Оплата через кассу ОК
1С:ПП
Смета
1С:ПП
Смета
Согласование смет
на возможность
принятия на
расходы в базе
1С:ПП по
плательщику ЮЛ
Руководитель
подразделения
Распорядителя
Отметка о
согласовании
сметы («Б»)
Отметка о
согласовании
сметы («Р»)
Распорядитель
Главный
бухгалтер
ЮЛ
Отметка о
согласовании
сметы («Б»)
Согласование смет
на возможность
принятия на
расходы в базе
1С:ПП по
плательщику ОК
15-20 числа текущего
месяца
Заместитель ФД по
финансам
Отметка о
согласовании
сметы («В»)
Согласование смет
на необходимость
платежа, предмет
оплаты и суммы
оплаты в базе
1С:ПП
20-23 числа текущего
месяца
1С:ПП
Смета
Проверка смет на превышение
бюджета и правильность
заполнения, заполнение
финансового блока
 Каждый раз смежные подразделения были в
недоумении, что с них требуют документы и
заставляют что-то делать
Экономист
Выгодополучателя
Отклонения в смете по сравнению с
бюджетом более 5%
1С:ПП
Смета
Экономист
Выгодопол
учателя
Выяснение причин отклонений
сметы от бюджета
Запись о причине
несогласования в
базе 1С:ПП
Невозможно сократить
статью расходов
СЗ о
разрешении
превышения
сметы
Составление и передача
начальнику отдела
бюджетирования УК
служебной записки о
разрешении превышения
сметы
Рассмотрение
служебной записки о
разрешении превышения
сметы
Сокращение статей
сметы, попадающих
под превышение, до
бюджетных значений
или удаление из
сметы при их
отсутствии в бюджете
Экономист
Выгодопол
учателя
Начальник отдела
бюджетирования
Как стало
 Возможность автоматически
контролировать расходы компании и
исполнение бюджета через сметы
Экономист
Выгодопол
учателя
Финансовый
контролер
выгодополу
чателя
Резолюция
Невозможно сократить
статью расходов
Информирование
финансового контролера
о вынесении платежа на
комиссию по
внесметным платежам
1С:ПП
Удаление строк сметы
или сокращение размера
платежа в базе 1С:ПП
1С:ПП
Смета
Начальник
отдела
бюджетирования
Финансовый
контролер
выгодополу
чателя
Экономист
Выгодопол
учателя
Отклонения в смете по сравнению с
бюджетом отсутствуют
1С:ПП
 Автоматизация процесса (процесс занимает
3 дня)
Экономист
Выгодополу
чателя
Формирование окончательной
сметы в базе 1С:ПП
1С:ПП Смета
Отметка о согласовании
сметы («Э»)
Проставление отметки о
согласовании сметы в базе 1С:ПП
23-24 числа текущего
месяца
1С:ПП Смета
1С:ПП Отчет по
контролю смет
расходов
Проверка и согласование смет
расходов в базе 1С:ПП
Отметка о согласовании
сметы («Ф»)
Филиал
1С:ПП
Смета
Отметка об
утверждении
сметы («Г»)
Утверждение платежа. Контроль
целевого использования средств в
филиале
Руководитель
Выгодополуч
ателя
 Все было в ручном режиме, согласование
смет занимало около недели, само
составление – 2 дня плюс сведение
информации по всем филиалам и
компаниям – еще минимум 3 дня
Управляющая компания
Не позднее 25 числа
текущего месяца
1С:ПП
Смета
ЗИД по
дивизиону
Финансовый
контролер
выгодополу
чателя
Отметка об
утверждении
сметы («Г»)
Смета согласована
Утверждение платежа. Контроль
целевого использования средств в
Управляющей компании
Не позднее 25 числа
текущего месяца
Генеральный
директор
 Снижение трудозатрат финансовой службы,
так как часть операций перераспределена на
заявителей платежа, которые поддаются
точной оцифровке в рублях
Спасибо за внимание!
Подробнее об оптимизации бизнес-процессов в
«Системе Финансовый директор»:
Как быстро перестроить бизнес-процессы
компании
С чего начать составление технического
задания на реорганизацию управленческого
учета
Как подготовиться к централизации
вспомогательных служб в группе компаний
Ваш персональный VIP-доступ к
«Системе Финансовый директор»
vip.1fd.ru
Составьте свое мнение о первой финансовой
справочной системе, созданной специально для
финансовых директоров
14