1

1
Информатика
Модуль 14. Основы баз данных.
Microsoft Access
Автор: старший преподаватель кафедры интеллектуальных
информационных технологий Паклина Валентина Михайловна
Содержание








Основные определения
Классификация СУБД
Модели представления данных
Проектирование базы данных
Целостность базы данных
Нормализация
СУБД Microsoft Access
Литература
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
3
Цели изучения раздела
• сформировать целостное представление о базах
данных и СУБД;
• познакомиться с различными моделями организации
данных;
• систематизировать и обобщить знания студентов по
базам данных;
• на примере Microsoft Access рассмотреть основные
принципы проектирования базы данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
4
Лекция № 1
Основные определения
База данных (БД) - упорядоченная совокупность
данных, предназначенных для хранения, накопления
и обработки информации с помощью ЭВМ.
Система управления базами данных (СУБД) комплекс языковых и программных средств,
предназначенный для создания, ведения и
совместного использования БД многими
пользователями
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
5
Классификация СУБД
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
6
Лекция № 1
По технологии обработки
 Централизованная БД
хранится целиком в памяти одной вычислительной
системы. Если система входит в состав сети, то
возможен доступ к этой БД других систем.
 Распределенная БД
состоит из нескольких, возможно пересекающихся
или дублирующих друг друга БД, хранимых в
памяти разных вычислительных систем,
объединенных в сеть.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
7
Лекция № 1
По способу доступа к данным
 Локальный доступ
предполагает, что СУБД обрабатывает БД,
которая хранится на той же вычислительной
системе.
 Удаленный доступ
обращение к БД, которая хранится на одной из
систем, входящих в компьютерную сеть.
Удаленный доступ может быть выполнен по
принципу файл-сервер или клиент-сервер.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
8
Модели представления
данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
9
Лекция № 1
Модели данных
Иерархическая
Многомерная
Реляционная
Постреляционная
Сетевая
Объектно-ориентированная
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
10
Лекция № 1
Иерархическая модель
Для этой модели характерно
наличие жестких
организующих связей между
отдельными наборами
данных.
В иерархической модели
каждый набор данных может
иметь только одного
владельца и много
подчиненных наборов.
Пример: файловая система
компьютера.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
11
Лекция № 1
Иерархическая модель
Достоинства
 эффективное
использование памяти
ЭВМ
 неплохие показатели
времени выполнения
основных операций
над данными.
 Иерархическая модель
удобна для работы с
иерархически
упорядоченной
информацией.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
12
Лекция № 1
Иерархическая модель
Достоинства
Недостатки
 эффективное
использование памяти
ЭВМ
 сложность настройки
структурных переходов
 неплохие показатели
времени выполнения
основных операций
над данными.
 громоздкость и сложность
понимания для обычного
пользователя.
 Иерархическая модель
удобна для работы с
иерархически
упорядоченной
информацией.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
13
Лекция № 1
Сетевая модель
Сетевая модель данных
позволяет отображать
разнообразные
взаимосвязи элементов
данных в виде
произвольного графа,
обобщая тем самым
иерархическую модель
данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
14
Лекция № 1
Сетевая модель
Достоинства
 Возможность
эффективной
реализации по
показателям затрат
памяти и оперативности
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
15
Лекция № 1
Сетевая модель
Достоинства
Недостатки
 Возможность
эффективной
реализации по
показателям затрат
памяти и оперативности
 высокая сложность и
жесткость схемы БД
 сложность для понимания
и выполнения обработки
информации в БД
обычным пользователем
 ослаблен контроль
целостности связей
вследствие допустимости
установления
произвольных связей
между записями
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
16
Лекция № 1
Реляционная модель
Вся информация представлена в виде
таблиц.
Структура базы данных поддерживает три
реляционных оператора, которые могут
выполняться с данными из таблиц – выбор,
проектирование и объединение.
С их помощью информация, содержащаяся в
таблицах, может быть организована самыми
разными способами, а также отобрана по
запросу.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
17
Лекция № 1
Реляционная модель
Достоинства
 простота
 понятность
 удобство
физической
реализации на ЭВМ
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
18
Лекция № 1
Реляционная модель
Достоинства
Недостатки
 простота
 понятность
 удобство
физической
реализации на ЭВМ
 отсутствие
стандартных средств
идентификации
отдельных записей
 сложность описания
иерархических и
сетевых связей
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
19
Лекция № 1
Постреляционная модель
Расширенная реляционная модель,
снимающая ограничение неделимости
данных, хранящихся в полях записей таблиц.
Постреляционная модель допускает
многозначные поля – поля, значения которых
состоят из подзначений.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
20
Лекция № 1
Постреляционная модель
Код
накладной
Код заказа
Наименование
товара
Количество
товара
0123
5421
Сок
3
Хлеб
5
Чай
6
Помидоры
1
Рыба
3
Печенье
10
0204
1340
3120
1218
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
21
Лекция № 1
Постреляционная модель
Достоинства
 возможность
представления
совокупности связанных
реляционных таблиц одной
постреляционной таблицей
 высокая наглядность
представления
информации
 Повышается
эффективность обработки
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
22
Лекция № 1
Постреляционная модель
Достоинства
 возможность
представления
совокупности связанных
реляционных таблиц одной
постреляционной таблицей
 высокая наглядность
представления
информации
 Повышается
эффективность обработки
Недостатки
 сложность решения
проблемы
обеспечения
целостности и
непротиворечивости
хранимых данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
23
Лекция № 1
Многомерная модель
Многомерные СУБД являются
узкоспециализированными СУБД,
предназначенными для интерактивной
аналитической обработки информации.
Многомерность модели данных означает не
многомерность визуализации цифровых
данных, а многомерное логическое
представление структуры информации
при описании и в операциях манипулирования
данными.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
24
Лекция № 1
Многомерная модель
Измерения:
Время(год) – 2005, 2006,
2007
2007
2006
2005
Сидоров
3
5
10
Петров
20
6
5
17
4
14
Иванов
Объем продаж
Менеджер – Сидоров,
Петров, Иванов
Модель – «Nokia», «LG»,
«Siemens»
Siemens
Nokia
LG
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
Показатель: объем
продаж
25
Лекция № 1
Многомерная модель
Достоинства
 удобство и
эффективность
аналитической обработки
больших объемов данных,
связанных со временем
 организация данных
обладает более высокой
наглядностью и
информативностью.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
26
Лекция № 1
Многомерная модель
Достоинства
Недостатки
 удобство и
эффективность
аналитической обработки
больших объемов данных,
связанных со временем
 громоздкость для
простейших задач
обычной
оперативной
обработки
информации
 организация данных
обладает более высокой
наглядностью и
информативностью.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
27
Лекция № 1
Объектно-ориентированная
модель
При представлении данных имеется возможность
идентифицировать отдельные записи базы.
Структура объектно-ориентированной БД графически
представима в виде дерева, узлами которого
являются объекты.
СУБД обрабатывает данные как абстрактные
объекты, наделённые свойствами, в виде
неструктурированных данных, и использующие
методы взаимодействия с другими объектами
окружающего мира
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
28
Лекция № 1
Объектно-ориентированная
модель
Достоинства
 возможность отображения
информации о сложных
взаимосвязях объектов
 объектно-ориентированная
модель данных позволяет
идентифицировать
отдельную запись базы
данных и определять
функции их обработки
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
29
Лекция № 1
Объектно-ориентированная
модель
Достоинства
Недостатки
 возможность отображения
информации о сложных
взаимосвязях объектов
 высокая понятийная
сложность
 объектно-ориентированная
модель данных позволяет
идентифицировать
отдельную запись базы
данных и определять
функции их обработки
 низкая скорость
выполнения запросов.
 неудобство обработки
данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
30
Проектирование
базы данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
31
Лекция № 1
Проектирование базы
данных
Исследование информационного пространства базы
данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
32
Лекция № 1
Проектирование базы
данных
Исследование информационного пространства базы
данных
Составление списка объектов и их основных
свойств
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
33
Лекция № 1
Проектирование базы
данных
Исследование информационного пространства базы
данных
Составление списка объектов и их основных
свойств
Выбор полей первичных ключей
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
34
Лекция № 1
Проектирование базы
данных
Исследование информационного пространства базы
данных
Составление списка объектов и их основных
свойств
Выбор полей первичных ключей
Рассмотрение и установление зависимостей между
объектами
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
35
Лекция № 1
Проектирование базы
данных
Исследование информационного пространства базы
данных
Составление списка объектов и их основных
свойств
Выбор полей первичных ключей
Рассмотрение и установление зависимостей между
объектами
Предварительное опробование структуры базы
данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
36
Целостность
базы данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
37
Лекция № 1
Целостность базы данных
это правила и средства, обеспечивающие надежную
реализацию установленных межтабличных связей
между всеми данными, содержащимися в базе.
Поддержание целостности данных является достаточно
серьезным и сложным вопросом.
При эксплуатации базы данных ее повреждение может
возникнуть по нескольким причинам: при сбое
компьютера, вследствие ошибок в программном
обеспечении, из-за некорректных действий
пользователя.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
38
Лекция № 1
Целостность базы данных
 целостность данных
Защиту от повреждения данных реляционные СУБД
обеспечивают тем, что команда, выполняемая над данными,
будет либо исполнена до конца, либо полностью отменена
 целостность объекта
Объектная целостность связана с проектированием базы
данных. Она требует, чтобы ни один первичный ключ не имел
нулевого значения
 ссылочная целостность
Ссылочная целостность обеспечивает отсутствие
противоречий между частями информации в базе. Важно,
чтобы информация была исправлена или обновлена сразу во
всей базе данных, где она встречается.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
39
Лекция № 1
Целостность базы данных
Для поддержания целостности данных
используется механизм транзакций.
Транзакция – это некоторая неделимая
последовательность операций, производимых
над базой данных и переводящих базу данных
из одного непротиворечивого состояния в другое
непротиворечивое состояние.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
40
Лекция № 1
Свойства транзакций
 Выполняются все входящие в транзакцию
операции или ни одна (атомарность).
 Отсутствует взаимное влияние выполняемых
в одно и тоже время транзакций
(сериализуемость).
 Крах системы не приводит к утрате
результатов зафиксированной транзакции
(долговечность).
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
41
Лекция № 1
Нормализация
При разработке базы данных, в структуре таблиц не
должно быть избыточности и несогласованности. Для
упрощения разработки базы данных применяют
нормализацию.
Нормализация – процесс нахождения и удаления
излишних данных и аномалий в базе данных,
связанных с ними.
Нормализация – процесс разбиения таблиц на более
мелкие компоненты с целью оптимизации.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
42
Лекция № 1
Нормализация
Разбивая таблицы на более мелкие таблички и
обеспечивая связь между ними, мы решим ряд задач:
повысим скорость и эффективность базы данных;
избежим повторяющихся данных, как внутри самой
таблицы, так и внутри связанных таблиц;
сэкономим дисковое пространство путем избежания
излишних данных;
обеспечение того, что одинаковые данные никогда не
будут помещены более чем в одно поле;
создадим механизмы для поисков по условию в
запросах, отчетах или формах;
обеспечим согласованность и единообразие данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
43
Лекция № 2
СУБД Microsoft Access
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
44
Лекция № 2
СУБД Microsoft Access
СУБД Microsoft Access предназначена для работы с
реляционными БД, т.е. представленными в
табличной форме.
В отличие от табличного процессора Excel, Access
имеет более развитые средства для отбора данных
из взаимосвязанных таблиц, формирования новых
таблиц и отчетов.
Всю базу данных по умолчанию Access хранит на
диске в виде одного файла.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
45
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
46
Строка заголовка
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
47
Строка заголовка
Строка
меню
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
48
Строка заголовка
Строка
меню
Панель
инструментов
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
49
Строка заголовка
Строка
меню
Панель
инструментов
Рабочая область
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
50
Строка заголовка
Строка
меню
Панель
инструментов
Область
задач
Рабочая область
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
51
Строка заголовка
Строка
меню
Панель
инструментов
Область
задач
Рабочая область
Строка состояния
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
52
Объекты базы данных
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
53
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
54
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
55
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Формы – предназначены для удобного просмотра,
изменения и добавления данных в таблицах.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
56
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Формы – предназначены для удобного просмотра,
изменения и добавления данных в таблицах.
Отчеты – используются для анализа и печати данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
57
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Формы – предназначены для удобного просмотра,
изменения и добавления данных в таблицах.
Отчеты – используются для анализа и печати данных.
Страницы доступа к данным – предназначены для
просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или
из любого места компьютера.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
58
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Формы – предназначены для удобного просмотра,
изменения и добавления данных в таблицах.
Отчеты – используются для анализа и печати данных.
Страницы доступа к данным – предназначены для
просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или
из любого места компьютера.
Макросы – используются для выполнения часто
встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих
обработку данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
59
Лекция № 2
Объекты базы данных
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения
данных.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и
выполнения вычислений.
Формы – предназначены для удобного просмотра,
изменения и добавления данных в таблицах.
Отчеты – используются для анализа и печати данных.
Страницы доступа к данным – предназначены для
просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или
из любого места компьютера.
Макросы – используются для выполнения часто
встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих
обработку данных.
Модули – предназначены для описания инструкций и
процедур на языке VBA.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
60
Лекция № 2
Таблицы
Таблица – это основной объект реляционной базы
данных; состоит из записей (строк) и полей (столбцов).
Поле
Запись
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
61
Лекция № 2
Таблицы
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя,
которое не может содержать более 64 символов.
В каждом поле содержатся данные одного типа.
Типы данных
Текстовый
Счетчик
Поле МЕМО
Логический
Числовой
Поле OLE
Дата/Время
Гиперссылка
Денежный
Мастер подстановок
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
62
Лекция № 2
Таблицы
В любой базе данных содержится несколько абсолютно
равноправных таблиц.
Реляционную базу данных отличает то, что входящие в
нее таблицы связаны между собой.
Связи между таблицами создают логическую структуру
базы данных.
Задание связей осуществляется с помощью
совпадающих значений, содержащихся в полях разных
таблиц.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
63
Лекция № 2
Таблицы
Для связывания таблиц в единую структуру базы данных
следует задать ключевые поля.
Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения
которых однозначно определяют каждую запись в
таблице.
Наиболее подходящим в качестве ключевого поля
является "Счетчик", так как значения в данном поле
являются уникальными (т.е. исключают повторов).
Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве
уникального, то его можно создать искусственно.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
64
Отношения между таблицами
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
65
Лекция № 2
Отношения между таблицами:
 «один-к-одному» - каждой записи ключевого поля в
первой таблице соответствует только одна запись в
связанном поле другой таблицы и наоборот.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
66
Лекция № 2
Отношения между таблицами:
 «один-к-одному» - каждой записи ключевого поля в
первой таблице соответствует только одна запись в
связанном поле другой таблицы и наоборот.
 «один-ко-многим» - каждой записи в первой таблице
соответствует несколько записей во второй, но запись во
второй таблице не может иметь более одной связанной
записи в первой таблице
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
67
Лекция № 2
Отношения между таблицами:
 «один-к-одному» - каждой записи ключевого поля в
первой таблице соответствует только одна запись в
связанном поле другой таблицы и наоборот
 «один-ко-многим» - каждой записи в первой таблице
соответствует несколько записей во второй, но запись во
второй таблице не может иметь более одной связанной
записи в первой таблице
 «многие-ко-многим» - одной записи в первой таблице
могут соответствовать несколько записей во второй
таблице, а одной записи во второй таблице могут
соответствовать несколько записей в первой
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
68
Лекция № 2
Пример связанных таблиц
В данной базе данных используются связи «один-ко-многим».
Связь «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы
(имеющей первичный ключ) и «» вблизи подчиненной таблицы
(имеющей внешний ключ).
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
69
Лекция № 2
Способы создания таблиц
 путем ввода данных
 в режиме конструктора
 с помощью мастера таблиц
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
70
Лекция № 2
Запросы
При разумном подходе к проектированию баз
данных пользователи не получают прямой доступ к
базовым таблицам, а делают это посредством
запросов.
Запросы являются основным средством
просмотра, отбора, изменения и анализа
информации, которая содержится в одной или в
нескольких таблицах базы данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
71
Лекция № 2
Виды запросов
Запросы
Запрос на
выборку
Запрос с
параметром
Запрос на
изменение
Перекрестный
запрос
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
SQL
запрос
72
Лекция № 2
Запросы на выборку являются наиболее распространенными,
возвращают данные из одной или нескольких
таблиц и отображают их в виде таблицы, записи
которой можно обновлять.
Запросы на выборку можно также использовать для
группировки записей и вычисления сумм, средних
значений, подсчета записей и нахождения других
типов итоговых значений.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
73
Лекция № 2
Запрос с параметром это запрос, при выполнении которого выводится
диалоговое окно с приглашением ввести параметр
для условия на отбор записей (или значение
которое требуется вставить в поле).
Вводимых параметров может быть несколько,
например, начало и конец диапазона.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
74
Лекция № 2
Перекрестные запросы используются для расчетов и представления данных
в структуре, облегчающей их анализ.
Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее
число значений или выполняет другие
статистические расчеты, после чего результаты
группируются в виде таблицы по двум наборам
данных, один из которых определяет заголовки
столбцов, а другой – заголовки строк.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
75
Лекция № 2
Запрос на изменение это запрос, который за одну операцию изменяет или
перемещает несколько записей.
Виды запросов на изменение:
 запрос на удаление записи
 запрос на обновление записи
запрос на добавление записи
 запрос на создание таблицы
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
76
Лекция № 2
SQL запрос это запрос, создаваемый при помощи инструкций
SQL.
Язык SQL используется при создании запросов, а
также для обновления и управления реляционными
базами данных.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
77
Лекция № 2
Пример запроса
В таблице «Кадры» необходимо найти сотрудников, заработная плата которых более
30 000 руб.
№
ФИО
Должность
Телефон
Заработная плата
1
Иванов И.И.
Директор
3452156
100 000
2
Петров П.С.
Менеджер
3456253
25 000
3
Сидоров Р.К.
Менеджер
3758812
25 000
4
Попов М.И.
Гл.бухгалтер
3751232
45 000
5
Орлова О.Т.
Бухгалтер
3458666
32 000
Для этих целей можно составить запрос на выборку и в условие отбора для поля
«Заработная плата» ввести >30 000. В результате запрос примет вид:
№
ФИО
1
Иванов И.И.
4
5
Должность
Телефон
Заработная плата
Директор
3452156
100 000
Попов М.И.
Гл.бухгалтер
3751232
45 000
Орлова О.Т.
Бухгалтер
3458666
32 000
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
78
Лекция № 2
Способы создания запросов
 в режиме конструктора
 с помощью мастера запросов
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
79
Лекция № 2
Формы
Формы — одно из основных средств работы с
базами данных в Access, используются для ввода
новых записей, просмотра и редактирования уже
имеющихся данных, задания параметров запросов и
вывода ответов на них и др.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
80
Лекция № 2
Формы
Формы представляют собой окна с размещенными в
них элементами управления.
Элемент управления – объект графического
интерфейса пользователя (кнопка, поле, список,
переключатель набор вкладок и т.д.), позволяющий
управлять программой.
Элементы управления используются для упрощения
работы пользователя при отображении данных,
вводе параметров, выполнении действий.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
81
Лекция № 2
Формы
Данные в таблицы можно вносить и без помощи форм,
но формы необходимы для того, чтобы:
• ограничить доступ к таблицам
малоквалифицированных пользователей;
• разграничить права доступа к
данным;
• уменьшить количество ошибок при вводе
данных.
Экранные формы можно настроить таким образом,
чтобы они были точной копией бумажных бланков, с
которых происходит вод данных. В результате
уменьшается количество ошибок и снижается
утомляемость персонала.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
82
Лекция № 2
Способы создания форм
 сохранить таблицу или запрос как
форму;
 создать на основе таблицы или
запроса, используя средство
автоформы;
 создать на основе нескольких
таблиц или запросов с помощью
мастера;
 построить «вручную» в режиме
конструктора.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
83
Лекция № 2
Отчеты
Отчет – это объект базы данных, предназначенный для
представления данных в печатном формате.
По своей структуре отчеты похожи на формы, но в отличие от
них в отчетах жестче контролируется расположение данных, с
их помощью нельзя вводить данные в базу.
Отчеты обычно присоединены к одной или нескольким
таблицам (или запросам) базы данных. Связь осуществляется с
помощью связанных элементов управления – полей, в которых
отображаются имена или числа. При этом отчет не должен
обязательно включать в себя поля из каждой базовой таблицы
или запроса.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
84
Лекция № 2
Отчеты
Часто данные в отчетах располагаются в табличной
форме.
В отличие от распечаток таблиц или запросов, отчет
дает более широкие возможности сортировки и
группировки данных, в нем есть возможность
добавлять итоговые значения, а также поясняющие
надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и
различные графические элементы.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
85
Лекция № 2
Пример отчета
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
86
Лекция № 2
Способы создания отчетов
 сохранением другого объекта базы
данных как отчета;
 с помощью автоотчета на основе
таблицы или запроса;
 с помощью мастера отчетов;
 в режиме конструктора.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
87
Лекция № 2
Вычисления в отчетах
В отчетах можно использовать поля, в которых выводятся
значения выражений.
Это могут быть итоговые значения (сумма, среднее, счетчик и
др.), результат объединения или обработки текстовых значений,
результаты вычислений функций и условных выражений.
Для объединения строк используется оператор слияния строк
(знак &).
Например, если создать поле и в ячейку его свойства Данные
ввести выражение: = [Имя]&" "&[Отчество]&" " &[Фамилия], в
отчете в нем будут отображены значения типа «Иван Иванович
Иванов» (с пробелами).
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
88
Лекция № 2
Вычисления в отчетах
Функции, используемые в отчетах
Sum – вычисление суммы;
Avg – вычисление среднего значения;
Min – вычисление минимального значения;
Max – вычисление максимального значения.
Для подсчета общего количества записей можно
воспользоваться функцией Count().
Функция IIF( ) проверяет выражение и возвращает значение
truepart, если выражение верно, и falsepart – если нет.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
89
Лекция № 2
Снимок отчета
это отдельный файл с расширением *.snp, содержащий точную
копию страниц отчета Access.
Он создается в программе Access и имеет небольшой размер.
Файл снимка отчета можно просматривать в специальной
программе Microsoft Office Access Snapshot Viewer,
входящей в стандартный набор средств Microsoft Office.
С помощью этой программы можно также распечатывать
отчеты и пересылать их по электронной почте.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
90
Лекция № 2
Страницы доступа к данным
Страницы доступа к данным являются новым объектом базы
данных, вошедшим в последние версии Microsoft Access.
Служат для обеспечения доступа к данным удаленных
пользователей.
Страница доступа к данным, созданная в Access, храниться
отдельно от файла базы данных, при этом в базе данных
создается для нее ярлык.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
91
Лекция № 2
Страницы доступа к данным
Страницы имеют небольшой размер, содержат удобные
элементы управления для навигации в базе данных, могут быть
записаны в формате кода HTML, переданы по медленным
каналам связи и воспроизведены в стандартном браузере.
Так как по формату они являются Web-документами, то их
нетрудно встроить в любой Web-документ, например разместить
на Web-странице.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
92
Лекция № 2
Пример страницы доступа к
данным
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
93
Лекция № 2
Способы создания страниц
 сохранить другой объект базы данных как
страницу доступа к данным;
 создать страницу с помощью мастера;
 использовать средство Автостраница;
 преобразовать существующую Web-страницу в
страницу доступа к данным;
 создать страницу доступа к данным в режиме
конструктора.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
94
Лекция № 2
Макросы и модули
Макросы и модули предназначены для автоматизации
повторяющихся операций и для создания новых функций путем
программирования.
Макросы и программы на языке Microsoft Visual Basic
значительно облегчают работу с базой данных. На языке
Microsoft Visual Basic программы составляются в виде
отдельных блоков, называемых процедурами.
Процедура содержит набор описаний и инструкций, с помощью
которых выполняются действия или рассчитываются значения.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
95
Лекция № 2
Макросы и модули
Инструкции Visual Basic позволяют выполнять действия над
отдельными записями, свойствами объектов, создавать
пользовательские функции, обрабатывать ошибки, работать не
только с объектами базы данных, но и с самой базой.
Основным структурным элементом макроса является
макрокоманда – инструкция, определяющая конкретное
действие.
В Access имеется средство для автоматического
преобразования макросов в процедуры обработки событий или
модули Visual Basic, которые выполняют эквивалентные
действия. Возможно также преобразование модулей в макросы.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
96
Выводы:
Профессиональная деятельность современного человека
неразрывно связана с информационными технологиями.
Технология баз данных применяется практически во всех
сферах человеческой деятельности.
В мире существует множество СУБД, основанных на
различных моделях организации данных, но наибольшее
распространение получили реляционные СУБД, в которых
информация представлена в виде таблиц.
В качестве примера реляционной СУБД мы выбрали
Microsoft Access и рассмотрели основные принципы ее
функционирования.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
97
Литература
1. Боровиков В.В. Microsoft Access 2002. Программирование и
разработка баз данных и приложений – СОЛОН-Р, 2002. – 560
с.
2. Дубнов П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных. – М.:
ДМК, 2000. – 272 с.
3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред.
Симоновича. – СПб.: Питер, 2005. – 640 с.
4. Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с
примерами.– М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. – 376 с.
5. Кошелев В.Е. Access 2003. Практическое руководство. – М.:
ООО "Бином-Пресс", 2005. – 464 с.
6. Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс – СПб:
Питер, 2001. – 512 с.
7. Соболь Б.В. и др. Информатика: Учебник. – Ростов н/Д:
Феникс, 2005. – 448 с.
Информатика. Модуль 14. Основы баз данных. Microsoft Access
98