Ротация рабочих мест (работы)

ИСТОРИЯ МЕНЕДЖМЕНТА
Определение организации
Организация – это группа людей,
деятельность которых сознательно
координируется для достижения общей цели
или целей.
• Минимум два человека
• Одна или более целей
• Люди намеренно работают вместе для
достижения целей
Эволюция управления как науки
Модель вход-преобразованиевыход
Теория Z
Определение управления
Управление – это процесс планирования,
организации, руководства и контроля,
необходимый для того, чтобы сформулировать и
достичь целей организации.
«Управление - это особый вид деятельности,
превращающий неорганизованную толпу в
эффективную целенаправленную и
производительную группу людей»
П. Друкер
Функции управления по Файолю
• Прогнозирование и планирование
• Организация
• Руководство
• Координация
• Контроль
10 ролей менеджера по Минцбергу
Межличностные роли
• Глава
• Лидер
• Связующее звено
Информационные роли
• Собиратель
• Распространитель
• Представитель
Роли в принятии решений
• Инициатор
• Устранитель проблем
• Распределитель ресурсов
• Ведущий переговоры
Примеры требований, ограничений
и альтернатив
Требования
• Начальник
• Коллеги
• Подчиненные
• Собственные
• Внешние
• Системные
Ограничения
• Ресурсы
• Юридические
• Профсоюзы
• Технология
• Расположение
• Политика и процедуры
• Ожидания окружающих
Альтернативы
• Что делать
• Как делать
• Когда делать
• Как это можно
усовершенствовать
КОММУНИКАЦИИ
Что передается?
• Чувства
• Ценности
• Мнения
• Факты
Климат общения
Закрытый
Обвинение, навязывание, лицемерие, безразличие,
неравенство, догматизм, неприязнь
Открытый
Содержательность, конструктивность, искренность,
заботливость, равенство, обратная связь
Континуум климата общения
Средства коммуникаций, их
достоинства и недостатки
• Бумажная документация
• Электронные средства связи
• Совещания и встречи
• Телефонные переговоры
• Личные встречи
Проблемы общения
• Информационная перегрузка
• Недостаток информации
• Неэффективное общение (признаки – слухи,
домыслы)
ОБЩЕНИЕ
Препятствия общению
• Шум в канале (внешний и внутренний)
• Неадекватный язык (терминология, сленг, эмоции, семантика)
• Различия в восприятии и предубеждения (карта мира, ценности)
• Стрессы
• Накопленные искажения (испорченный телефон)
• Негативные вербальные приемы (личные выпады, сарказм, критика)
• Вредные вербальные ошибки/привычки
• Физическая и психологическая дистанции
• Фильтры восприятия (эмоциональный настрой)
• Физические барьеры
Типы коммуникаций
• Вербальные
• Невербальные
Невербальное общение
• Характеристики голоса
• Позы
• Жесты
• Мимика
• Взгляды
• Прикосновения
• Положение
• Личное пространство
• Внешний вид
Закрытые и открытые вопросы
• Закрытые вопросы - ответы: Да/Нет
• «Вы уже знаете об этом?»
• «Вы уже работали с этой компанией?»
• Открытые вопросы - возможность завязать
разговор и получить более полную информацию.
• «Что Вы знаете об этом?»
• «Какие проекты вы реализовывали
совместно с этой компанией?»
СОВЕЩАНИЯ
Достоинства и недостатки
совещаний
Типы совещаний
• Формальные – запланированные и
регламентированные
• Неформальные – стихийные и спонтанные
Функции совещаний
A. Объединение знаний и опыта участников
B. Озвучивание жалоб и претензий
C. Сбор информации
D. Оценка текущего состояния дел
E. Предоставление информации
F. Выяснение последствий изменений (планируемых или реализуемых)
G. Принятие решений
H. Распределение ресурсов
I. Оказание влияния на политику
J. Помощь в принятии стратегических решений
K. Помощь в решении проблем
L. Развитие сотрудничества и повышение преданности работников
M. Распределение обязанностей
N. Согласование действий
Типы формальных совещаний
• Инструктивные совещания – инструктаж или сообщение
информации
• Деловые совещания – принятие решений
• Комитеты по планированию и рабочие группы –
планирование и мониторинг
• Консультационные совещания – планирование,
укрепление причастности
• Производственные совещания – представление отчетов
и обсуждения ситуации
• Итоговые совещания – мониторинг и оценка прогресса
Причины неэффективных
совещаний
• Неясные или ложные цели
• Неподготовленность
• Отсутствие или несоблюдение регламента
• Избыточное число участников
• Отсутствие повестки дня
• Отсутствие протокола
• Отсутствие контроля за исполнение принятых решений
• Слабое руководство
• Необязательность присутствия
• Плохая тактика
• Неэффективное общение
• Отсутствие уверенности
• Игнорирование установленных процедур
ВЫСТУПЛЕНИЯ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ
Основные элементы подготовки к
выступлению
• Понимание аудитории
• Подготовка выступления
• Цель и содержание
• Схема выступления
• Оборудование
• Произнесение речи
• Стиль выступления
Понимание аудитории
• Сколько слушателей?
• Кто они?
• Каковы их роли?
• Многие ли из них знакомы?
• Известна ли им причина выступления?
• Их ожидания от выступления?
• Чего вы хотите достичь выступлением?
• Информирование или убеждение?
• Есть ли возможность обсудить с некоторыми тему заранее?
• Насколько аудитория заинтересована в теме выступления?
• Осведомленность слушателей в теме и аспектах?
• Знакомы ли они с терминологией?
• Какой у них опыт?
• Имеют ли они свои соображения или предубеждения по теме?
• Какова их вероятная реакция?
• Насколько они уважают выступающего?
• Как слушатели могут воспользоваться полученной информацией?
Подготовка выступления
• Проанализировать благоприятные и
неблагоприятные факторы
• Принять меры по компенсированию
неблагоприятных факторов
Важно проводить подготовку к
выступлению заранее, а не в последние минуты.
Плохая подготовка – наиболее частая причина
неудачных выступлений.
Цели и содержание
• Главная цель
• Необходимая реакция аудитории
• Главная идея
• Основные пункты идеи
• Дополнительная информация
• Название выступления
• Продолжительность выступления
• Статистика, факты, иллюстрации
• Подготовка к возможным вопросам
• Печатная форма
Схема выступления
1. Предварительная часть или введение
(краткое резюме)
2. Текущее состояние вопроса
3. Проблема или инициатива
4. Имеющиеся возможности
5. Предложения или рекомендации
6. Заключение (итоги)
Стиль выступления
• Первое впечатление
• Внешний вид
• Манера говорить
• Контроль аудитории
• Завершение с энтузиазмом
ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ
Эффективность письменных
коммуникаций
Ключевые вопросы:
• Сможет ли читатель понять то, что
написано?
• Достаточен или избыточен объем
информации?
• Убедительно ли сообщение?
• Поймут ли сообщение все его получатели?
Методы уменьшения письменной
работы
• Делегирование
• Использование стандартизованных форм
• Секретарь
• Аудиозаписи
• Телефон
• Системы мгновенных сообщений
• Назначение приоритетов
• Эффективная работа с приложениями
• «Слепая печать»
• Не откладывайте
МОТИВАЦИЯ
Концепция мотивации
Теория X и Y МакГрегора
Теория X
• Средний индивид испытывает врожденную неприязнь к
труду и будет всячески избегать его.
• Поэтому большинство работников следует
контролировать, направлять, угрожать наказанием. Только
под давлением менеджмента сотрудники предпринимают
необходимые для выполнения задач организации усилия.
• Средний индивид предпочитает быть направляемым, не
желает принимать на себя ответственность, его амбиции
весьма не велики, а основное стремление – почувствовать
себя в безопасности.
Теория X и Y МакГрегора
Теория Y
• Физические и умственные усилия, необходимые при выполнении
работы, также естественны, как в игре или на отдыхе
• Внешний контроль и угроза наказания – отнюдь не единственные
средства направления усилий для выполнения задач организации. В
выполнении разделяемых индивидом задач организации человек будет
самостоятельно направлять и контролировать свои действия
• Участие индивида в выполнении задач организации – функция
вознаграждения, связанного с их решением
• В соответствующих условиях средний индивид учится не только
принимать на себя ответственность, но и стремиться к ней
• Способностями использовать относительно высокую степень
воображения, изобретательности творчества в решении проблем
организации обладают широкие (никак не узкие) слои населения
• В условиях современной промышленной жизни интеллектуальные
возможности среднего человека используются лишь отчасти
Иерархия потребностей по Маслоу
Теория ERG Альдерфера
• E (existence) – потребности существования
• R (relatedness) – потребности причастности
(принадлежности к группе)
• G (growth) – потребности роста
Ложные представления по Левитту
• «реальный» мир именно такой, каким он
мне представляется
• Все работают ради достижения одних и тех
же целей (и эти цели совпадают с целями
организации)
• Факты говорят сами за себя (и несут всем
одну и ту же информацию)
Определение мотивации
Мотивация – это процесс, начинающийся с
физиологической или психологической
нехватки или потребности, которая
активизирует поведение или создает
побуждение, направленное на достижение
определенной цели или вознаграждения.
Некоторые модели мотивации
• Рационально-экономическая модель
• Социальная модель
• Модель самоактуализации
Рационально-экономическая
модель
• Личный экономический интерес
• Теория X МакГрегора
• Теория научного управления Тейлора
Недостатки
• Рост благосостояния
• Рутина
• Усложнение технологий
Социальная модель
• Социальные потребности и взаимоотношения
• Больше влияние оказывают коллеги, а не
менеджеры и контроль
• Реакция на менеджмент пропорциональна
признанию и уважению со стороны
менеджмента
Недостатки
• Рутинные операции
• Низкая квалификация работников
Модель самоактуализации
• Удовлетворение потребностей высоких
уровней
• Работник старается обрести самостоятельность
и независимость
• Люди изначально настроены на самоконтроль
и самомотивацию, контроль воспринимается
негативно
• Для самоактуализации люди стараются
интегрировать свои цели и цели организации
Двухфакторная теория Герцберга
Гигиенические факторы
• Политика компании
• Руководство и контроль
• Заработная плата
• Межличностные отношения
• Условия труда
Факторы удовлетворения
• Достижение
• Признание
• Работа сама по себе
• Ответственность
• Карьера
Двухфакторная теория Герцберга
Недостатки модели самоактуализации и
теории Герцберга
• Мотивация и удовлетворение не синонимы
• Исследования проводились для
представителей двух профессий (200
бухгалтеров и инженеров)
• Исследования мотивации рабочих
показали, что для них важным фактором
мотивации является денежное
вознаграждение
Примеры ценимых типов
результатов
Внутренние результаты
• Самоуважение
• Чувство достижения
• Ощущение, что чему-то научился
• Ощущение, что сделано что-то
ценное
• Ощущение, что сделано что-то
необходимое компании
• Усталость
Внешние результаты
• Зарплата
• Статус в компании
• Статус вне компании
• Дополнительные выплаты
• Хорошие условия труда
• Разнообразие
• Похвала
• Карьера
• Перевод на другую работу
• Свободное время
• Осуждение окружающих
• Потеря заработка
ДЕНЕЖНОЕ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ
Преимущества и недостатки
материального стимулирования
ПРОЕКТИРОВАНИЕ РАБОТЫ
Что такое проектирование работы?
Проектирование работы – это способ,
благодаря которому менеджеры определяют
индивидуальное задание и круг
обязанностей каждого работника.
Что такое проектирование работы?
• Направление усилий по проектированию работы:
• 1. Выявление важных потребностей работников и
организации
• 2. Удаление препятствий на рабочем месте,
мешающих удовлетворению этих потребностей
• Ожидаемые результаты:
• 1. Удовлетворение основных индивидуальных
потребностей
• 2. Стимуляция индивидуальной, групповой и
организационной эффективности
Некоторые подходы к
проектированию работы
• Ротация рабочих мест (работы) –
повышение разнообразия работы
• Расширение объема работы (укрупнение
заданий) – повышение разнообразия и
уменьшение монотонности
• Обогащение содержания работы –
добавление управляющих функций
7 принципов обогащения работы по
Герцбергу
Принцип
Факторы мотивации
1. Отмените некоторые виды контроля,
сохранив ответственность
Ответственность и чувство достижения
2. Повысьте ответственность
работников за результаты работы
Ответственность и признание
3. Выделите работнику целостный блок
работы (деталь, группа, отдел,
направление работы и т.д.)
Ответственность, чувство достижения,
признание
4. Представьте работнику
дополнительные полномочия
(увеличение свободы действий при
выполнении работы)
Ответственность, чувство достижения,
признание
7 принципов обогащения работы по
Герцбергу
Принцип
Факторы мотивации
5. Периодически советуйтесь с
работником, а не с его
непосредственным начальником
Внутреннее признание, самоуважение
6. Предлагайте работнику новые, все
Профессиональный рост и обучение
более и более трудные задачи, с
какими ему не приходилось иметь дело
7. Поручайте работникам задания,
требующие особых знаний и навыков,
что позволит им приобрести опыт и
стать ценными специалистами
Ответственность, профессиональный
рост и обучение
Разнообразие навыков
Разнообразие навыков – это разнообразие
действий, выполняемых на работе, и
разнообразие способностей, требуемых от
индивидуума для выполнения работы.
• Удовлетворение от использования
способностей
• Возможности обучения
• Снижение монотонности
• Чрезмерное разнообразие/специализация
Целостность работы
Целостность работы – это степень полноты
осуществления всего проекта (задачи, участка
работы и т.д.).
• Объединение со смежными задачами,
участками
• Увеличение рутины – демотивация
Важность работы
Важность работы – это степень влияния
выполняемой работы на жизнь или работу
других людей внутри организации или во
внешнем окружении.
• Оценка важности зависит от индивидуальных
систем ценностей работников
• Достижение понимания вклада работы в
результат деятельности организации
Автономность
Автономность – это степень свободы,
предоставляемой работнику в определении
очередности выполнения заданий и выборе
методов работы.
• Повышение ответственности
• Избавление от микроменеджмента
• Потеря контроля для менеджера
• Путь к участию в принятии решений
• Освобождение времени для менеджера
Обратная связь
• Очень важно для работника
• Внутренняя и внешняя обратная связь
• Внутренняя обратная связь обычно более
надежна чем внешняя
• Внутренняя ОС возможна, когда работники
могут оценивать качество своей работы
ПОДГОТОВКА К НАЙМУ
Обязанности и полномочия
менеджера при поиске и отборе
Политика правила и процедуры в области УЧР в
организации.
Ключевые вопросы:
• С кем можно/нужно консультироваться?
• Кто должен участвовать в процессе?
• Какие решения может принять сам менеджер?
Приложение 3
Процесс подготовки, поиска и
отбора кандидатов
1. Анализ содержания работы
2. Составление должностных инструкций
3. Определение качеств, требуемых от исполнителя
4. Подготовка бланков заявлений для поступления на работу и
дополнительных сведений о работе
5. Приглашение кандидатов (объявления и т.п.)
6. Подготовка предварительного short list
7. Рассылка претендентам дополнительных сведений о работе
8. Сбор рекомендаций
9. Подготовка окончательного short list
10. Приглашение на собеседование кандидатов, вошедших в
окончательный short list
Должностная инструкция
(содержание)
1. Названия подразделений и должностей
2. Подчиненность
3. Основные функции и задачи
4. Конкретные должностные обязанности
5. Ответственность
6. Документы, регламентирующие деятельность
7. Условия труда
8. Конфиденциальная информация
9. Контроль и оценка результатов
10. Карьерные пути
11. Формы поощрений и взысканий
Пример – Приложение 7
Требования к исполнителю
(содержание)
1. Физическое здоровье
2. Умственные способности
3. Образование и квалификация
4. Опыт, подготовка и навыки
5. Личностные качества
6. Особые обстоятельства
Пример – Приложение 4
Привлечение кандидатов
• Источники привлечения
• Объявления о найме
• Содержание объявления
• Обработка результатов и бланки заявлений
• Подготовка short list
Источники привлечения кандидатов
• По рекомендациям сотрудников
• Внутренний поиск среди сотрудников
• Объявления в СМИ
• Сайты по поиску работы
• Кадровые агентства
• «Охотники за головами»
• Прежние кандидаты
• Учебные заведения
Содержание объявления/вакансии
• Название позиции в терминах понятных кандидатам
• Название организации и род ее деятельности,
местонахождение
• Характер работы и должностные обязанности
• Уровень подчиненности
• Требуемая квалификация и необходимый опыт
• Сведения об оплате
• Дополнительные льготы
• Перспективы роста
• Форма и условия подачи заявления
• Конечный срок подачи заявлений
СОБЕСЕДОВАНИЕ
Цели и функции собеседования
• Информирование кандидатов об организации
и преимуществах работы в ней
• Описание работы, включая процесс введения в
должность и испытательный срок
• Выяснение соответствия кандидатов
предлагаемой работе
• Прояснение ожиданий обеих сторон
• Предоставление кандидатам возможности
оценить интересность предложения
Что вы ищете в кандидатах?
Три ключевых вопроса:
• Сможет ли кандидат выполнять
предлагаемую работу? Знания, опыт,
навыки, интеллектуальный уровень и т.д.
• Будет ли кандидат выполнять эту
работу? Мотивация.
• Подойдет ли кандидат для этой работы?
Личностные характеристики, темперамент и
т.п.
Проведение собеседования
• Установление контакта
• Собеседование
• Завершение собеседования
РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА
Важность и преимущества развития
персонала
Развитие – любые мероприятия, способствующие
раскрытию потенциала индивидуумов.
• Повышение индивидуальной и командной
производительности
• Повышение способности справляться с
непредвиденными ситуациями и изменениями
• Облегчение процесса делегирования
• Повышение гибкости действий
• Повышение удовлетворенности от работы
• Улучшение морального климата в коллективе
• И т.д. и т.п.
Подходы к развитию персонала
• Введение в должность (социализация)
• Наставничество и менторство
• «Сидя рядом с Нелли»
• Группы саморазвития
• Ротация рабочих мест (работы)
• «Домашние» семинары, курсы и тренинги
• Внешнее обучение
• Дистанционное обучение
Ловушки развития персонала
• Развивать тех, кто не хочет развиваться
• Стремление сотрудников к развитию в тех
областях, которые не требуются или которым
они не соответствуют
• Развитие должно отвечать потребностям
выполняемой работы. Развитие персонала не
является целью само по себе.
ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ПЕРСОНАЛА
Основные виды систем оценки
• Формальная система оценки
• Формальная система оценки с
аттестационным собеседованием
• Неформальная система оценки
• Разные системы на разных уровнях и
подразделениях
Что оценивается?
• Достижение целей
• Выполнение обязанностей
• Личностные характеристики
• Компетенции
Аттестационное собеседование как
метод оценки
• Формальное
• Неформальное
Аттестационное собеседование должно
помочь сотруднику осознать свои сильные и
слабые стороны, определить цели и наметить
план развития.
Содержание аттестационного
собеседования
1. Краткий отчет о результатах работы сотрудника с
момента последней аттестации
2. Каковы по мнению сотрудника наиболее
значительные успехи и неудачи за прошедший период
3. Как сотрудник видит развитие своей карьеры
4. Каковы его потребности в обучении и развитии
5. Что по мнению сотрудника может повысить
эффективность его работы
6. Какая конкретная помощь необходима сотруднику
со стороны менеджера
ГРУППЫ
Определение группы
• Имеют общую цель
• Взаимодействуют
• Знакомы друг с другом
Значение группы для организации и
людей
• Люди
• Удовлетворение социальных потребностей
• Получение помощи и поддержки
• Самоидентификация
• Участие в совместной деятельности
Контекстуальные факторы
• Группа: размер и состав
• 5-7 человек
• Навыки и функции
• Однородность и разнородность — ценности и убеждения
• Задача
• Важность
• Реалистичность
• Вызов — сложность или простота
• Окружение
• Ресурсы и поддержка
• Внешнее признание
Стадии развития группы
• Формирование (forming)
• Бурление (storming)
• Нормализация (norming)
• Исполнение (performing)
Техники повышения эффективности
групп
• Круговой сбор идей
• Мозговой штурм
• Дискуссии в малых группах
• Информационные технологии
КОМАНДЫ
Определение команды
• Имеют общую цель и миссию
• Взаимодействуют – регулярно или часто
• Сотрудничество и координация
• Коллективная ответственность
Плюсы и минусы командной работы
Плюсы
• Объединение навыков и знаний
• Повышение ценности вклада участника
• Возможность учиться друг у друга
• Взаимная поддержка
• Взаимная мотивация и вдохновление
• Независимость и гибкость
Плюсы и минусы командной работы
Минусы
• Изоляция может привести к отклонению от
целей организации
• Групповое мышление
• Конкуренция между командами и
конфликты
• Безбилетники
• Перестройка структуры власти
Роли в команде
РУКОВОДСТВО
Характеристики руководителей
• Интеллект
• Инициативность
• Уверенность в себе
• Способность мыслить стратегически
• Энтузиазм
• Жизненные силы
• Смелость
• Воображение
• Решительность
• Упорство
•…
Стили руководства
• Автократический
• Демократический
• Либеральный
Задание и контекст
Задание
• Сложность/простота
• Фактор времени
• Возможность ошибок и качество решений
Контекст
• Технологические ограничения
• Ограничения по методам выполнения задачи
• Культура организации
ВЛАСТЬ
Определения власти, влияния и
полномочий
• Власть – это способность индивидуума или
группы влиять на других людей
• Влияние – это процесс воздействия на
мысли и поведение других людей
• Полномочия – это право применять власть
Источники власти
• Власть положения
• Власть ресурсов
• Власть социальных связей
• Власть эксперта
• Власть личности
• Власть информации
Стратегии влияния
• Использование полномочий
• Стратегия «кнута»
• Стратегия «пряника»
• Стратегия убеждения
• Подготовительные стратегии
• Превентивные стратегии
ЛИДЕРСТВО
Качества лидера и менеджера
Типы лидеров/руководителей
• Транзакционные лидеры/руководители
• Харизматические лидеры
• Трансформационные лидеры
• Интерактивные лидеры
• Сервисные руководители
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ
Что такое делегирование?
• Делегирование означает предоставление
исполнителю полномочий для выполнения
задания или принятия решения от имени
руководителя.
Что такое делегирование?
• Выгоды делегирования для менеджера:
• Освобождение времени для более важных задач
• Демонстрация способности руководства людьми
• Развитие сотрудников
• Выгоды для сотрудников
• Повышение удовлетворения от работы
• Повышение результативности работы
• Рост компетентности
• Профессиональное развитие
Что делегируется?
• Задания
• Полномочия
• Ответственность
4 фактора, влияющие на объем
делегируемых заданий
• Качество результата
• Насколько важно качество исполнения?
• Может ли результат быть удовлетворительного качества?
• Каковы могут быть последствия неудачи?
• Как к этому отнесутся другие сотрудники?
• Индивидуальные способности сотрудников
• Опыт
• Необходимость контроля
• Компетенции
• Взаимоотношения с сотрудниками
• Климат общения
• Стиль руководства
• Время
• Сколько времени есть у сотрудников?
• Есть ли смысл провести обучение?