Eesti Struktuurifondid - Estonia-Latvia

Communication within the project
Связь в проекте
Estonia-Latvia-Russia ENPI CBC Programme
Программа ЕИСП ПГС Эстония-Латвия-Россия
Project Management and Implementation training
Практический семинар по управлению и
осуществлению проектов
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Importance of internal communication
• For projects where many partners work together, a well
organised and managed internal communication is very
important and a critical success factor:
– Internal communication keeps all project partners aimed at
the same final goal
– Helps all involved parties to understand the project aims
and activities and their roles
– Allows to monitor project progress, keep the workplan
updated, anticipate difficulties in implementation…
• Good internal communication involves regular and
effective two-way communication with all project
partners
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Важность внутренней связи
• Для проектов, в которых вместе работает большое количество
партнёров, хорошо организованная и управляемая внутренняя
связь – критически важный фактор достижения успеха:
– Внутренняя связь поддерживает нацеленность всех
партнёров по проекту на достижение одной и той же
конечной цели
– Помогает всем вовлечённым сторонам понимать цели
проекта, действия и свою роль
– Позволяет отслеживать продвижение проекта, помогает
обновлять рабочий план, предвидеть трудности в
осуществлении проекта…
• Хорошая внутренняя связь включает регулярную и
эффективную двухстороннюю связь со всеми партнёрами
по проекту
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Agree on communication procedures
• Agree on when and how and on what are you and your
partners communicating
• Make a format for (monthly) internal reports
• Agree on tools that will be used: e-mail, internal
newsletters, skype meetings, real meetings
• Agree on who is responsible for the website and who
and when will contribute for the updates
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Согласуйте процедуры для связи
• Согласуйте, когда, как и по поводу чего вы и ваши
партнёры поддерживаете связь
• Создайте формат для (ежемесячных) внутренних
отчетов
• Согласуйте средства, которые будете использовать:
эл. почта, внутренние вестники, совещания по
Скайпу, заседания с персональным присутствием
• Согласуйте, кто отвечает за сайт, кто и когда будет
вносить обновления
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Tools for internal communication
• Electronic:
– Email: Email has made sharing information much simpler, but
avoid clogging up inboxes with too much irrelevant information
(think about who should receive a cc.) Also, it can be one-way
and you cannot be sure emails are read or digested
– Intranet: It is a fast, interactive and cost effective way of
distributing information to a large number of people
– Internal newsletters (e-mailed or accessible via the intranet)
• Oral: regular meetings with your partners to coordinate tasks
for project implementation; tele or video conferences
• Written materials: Internal memos, meeting notes, progress
reports etc.
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Инструменты для внутренней связи
• Электронные:
– Электронная почта: упростила обмен информацией, но
избегайте перегрузок входящих папок избыточным количеством
информации, не относящейся к вам (подумайте, кого стоит
ставить в копию). Также она может быть односторонней и вы не
сможете быть уверенными, прочитаны ли письма или
обработаны
– Внутренняя
сеть:
Быстрый,
интерактивный
и
затратоэффективный способ распространения информации
большому количеству людей
– Внутренние вестники (распространяемые по электронной
почте или доступные во внутренней сети)
• Устные: регулярные встречи с вашими партнёрами для
координации задач по осуществлению проекта; теле- ли видео
конференции
• Письменные материалы: внутренние памятки, протоколы
заседаний, отчёты о продвижении проекта и т. д.
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
So when your project has started
• Overall coordinator keeps in regular touch with all
partners
• All partners report regularly (monthly) to monitor
project progress
• Regularly meet (in person and via telecom tools)
➪Make minutes of those meetings and use them as
working documents!
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Итак, Ваш проект начался
• Общи координатор регулярно контактирует со
всеми партнёрами
• Все
партнёры
регулярно
отчитываются
(ежемесячно) для отслеживания продвижения
проекта
• Регулярные
встречи
телекоммуникации)
➪Создавайте
(личные
и
через
протоколы
таких
заседаний
используйте их в качестве рабочих документов!
Ce projet est financé par l’UE
и
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Remember
• Your project is a partnership and CBC project
➪ Invest in establishing good partnership relations
and clear and regular communication and
meeting procedures
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Помните
• Ваш проект – партнёрский и трансграничный
➪ Вкладывайте в создание хороших партнёрских
отношений, понятные процедуры и
регулярные заседания
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Internal/external communication
• Good internal communication is also a prerequisite
for efficient external communication and both of
them should be in line with each other:
➪ Ensures everyone speaks with one voice!
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH
Внутренняя/внешняя связь
• Хорошая внутренняя связь является также
предусловием эффективной внешней связи,
они должны соответствовать друг другу:
➪ Обеспечьте, чтобы каждый говорил только
«одним голосом»!
Ce projet est financé par l’UE
et mis en œuvre par un consortium dirigé par MWH