Деловая коммуникация Авторы: Казакова О.А. Райская Л.М.

Деловая коммуникация
Авторы:
Казакова О.А.
Райская Л.М.
Серебренникова А.Н.
Филиппова Е.М.
Особенности официальноделовой письменной речи
Модуль 2.
Письменное деловое общение
Лекция №10
План
1. Официально-деловая письменная речь как
форма делового общения.
2. Этика письменной деловой коммуникации.
3. Документ как текст официально-деловой
письменной речи.
4. Деловая документация, ее классификация.
ОД ПР как форма делового общения
• Деловая письменная речь – одна из форм
делового общения, языковое средство
фиксации (документирования)
управленческой, деловой, служебной
информации.
Отличия ОД ПР от устного делового
общения
Услышишь – забудешь, увидишь –
запомнишь, сделаешь – поймешь.
• Преимущества:
Древнекитайская пословица
▫ возможность коррекции сообщения;
▫ необязательность мгновенной реакции;
▫ длительное хранение информации.
• Недостатки:
▫ восприятие сведений в сообщении напрямую
зависит от качества его составления;
▫ отсутствует поддержка коммуникации
невербальными средствами.
Формирование ОД ПР
• Русская правда XI в.
• Развитие государственности
и аппарата управления.
• Необходимость закреплять
административно-правовые
отношения юридических и
частных лиц.
• Автор и адресат документа –
участники делового общения –
выступают как субъекты правоотношений.
Признаки ОД ПР
• Регламентированность отношений между
автором и адресатом.
• Стандартизация и унификация, т.е. сведение
документационного потока к единым формам
и стандартам (единообразное размещение
реквизитов на бланках, сокращение их
форматов, применение трафаретных текстов
и др.).
▫ Стандарты: ГОСТ (межгосударственный); ОСТ
(отраслевой); СТП (стандарт предприятий и
учреждений).
Этика письменной ДК
• Мы всякий день подписываемся
покорнейшими слугами, и, кажется, никто из
этого еще не заключал, чтобы мы просились в
камердинеры.
(А.С. Пушкин)
• Деловая письменная коммуникация –
средство формирования профессионального
имиджа и эффективный инструмент
организации и поддержания деловых
контактов.
Принципы письменной деловой этики
1. Тактичность.
При составлении текста необходимо:
•
•
•
обращаться к личности, а не к категории;
избегать указаний на пол (одним из способов
является использование мн.ч.);
сконцентрировать внимание на восприятии
получателя.
Принципы письменной деловой этики
2. Вежливость.
• «Первая обязанность пишущего – помнить
свое собственное положение, знать
положение лица, которому мы пишем, и
представлять себе последнего так ясно, как
будто мы стоим перед ним и разговариваем».
 Письмовник / Сост. Е.А. Крылов. М., 1894. С. 32.
Принципы письменной деловой этики
3. Персональность.
При написании текста необходимо
передавать позицию «вы», что означает
необходимость сосредоточиться на нуждах
и интересах вашего адресата, а не на своих
собственных.
4. Позитивность.
5. Энергичность, активность.
Принципы письменной деловой этики
6. Цельность.
• В деловой корреспонденции каждое предложение
должно содержать только одну мысль. При
составлении предложения необходимо убедиться,
что в нем нет нескольких не связанных друг с другом
мыслей.
7. Удобочитаемость.
• Текст должен легко пониматься читающим, если
будет написан ясным стилем.
▫ Индекс туманности Ганнинга, который используется
как индикатор, показатель для определения уровня
образования адресатов.
 Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес коммуникации.
Стратегии и навыки. СПб.: Питер, 2001.
Деловая документация,
ее классификация
Документ
различными
–
средство
способами
на
закрепления
специальных
материалах информации о фактах, событиях,
явлениях объективной действительности и
мыслительной деятельности человека.
Функции документа
• Общие функции:
1) информационная: любой документ создается для
сохранения информации;
2) социальная: документ порожден той или иной
социальной потребностью;
3) коммуникативная: документ выступает в
качестве средства связи между отдельными
элементами общественной структуры;
4) культурная: документ – это средство закрепления
и передачи культурных традиций, отражения этапов
развития цивилизации.
Специальные функции:
1) управленческая: документ является
инструментом управления;
2) правовая: документ – средство
закрепления и изменения правовых норм и
правоотношений в обществе;
3) исторического источника: документ
выступает в качестве источника
исторических сведений о развитии общества.
Общие требования к содержанию
документа
1. Лаконизм: документ в среднем не должен
превышать 2 –ух страниц.
2. Полнота информации, достаточная для
принятия обоснованного решения.
3. Достоверность (объективность)
информации: деловое сообщение должно
сообщать фактическое состояние дел,
давать непредвзятую оценку событий.
Общие требования к содержанию
документа
4. Ясность сообщения, достигаемая
предметной и коммуникативной точностью.
▫ Предметная точность – это точность
факта, соответствие обозначаемому.
▫ Она достигается точностью употребления
слов, т.е. использованием слов в соответствии
с их лексическим значением:


*отказать под благоприятным предлогом → отказать
под благовидным предлогом;
*обсчитать данные → обработать данные.
• Под коммуникативной точностью
понимают точность реализации замысла
автора документа.
• Она достигается соотношением смысла слов,
грамматических конструкций и частей
текста.
 *Следует познакомиться с выводами комиссии,
проведенной год назад.
 Следует ознакомиться с выводами комиссии,
работавшей год назад.
Реквизиты документа
• Реквизиты – это обязательные элементы
оформления документа:
▫ наименование автора документа;
▫ наименование адресата;
▫ подпись;
▫ дата;
▫ номер документа;
▫ гриф утверждения;
▫ печать.
Композиция документа
• Документ → Сообщение о некоторой
ситуации и оценка данной ситуации.
• Определенные речевые модели.
• Последовательное размещение таких
моделей (составных частей) называется
композицией (структурой) документа.
По композиционным особенностям деловые
бумаги делятся на
• одноаспектные и многоаспектные.
• Структура аспекта:
 часть I содержит информацию об имевших
место фактах, событиях;
 часть II называет желаемые или
предполагаемые события, которые выражаются
при помощи речевых действий, таких, как
просьба, предложение, требование.
Цели делового письменного общения:
• информирование адресата;
• привлечение внимания к проблеме;
• побуждение к действию; придание
юридического статуса какому-л. событию;
• инициирование делового общения;
• решение конфликтных ситуаций.
Классификации документов
• По отражаемым в них видам деятельности:
▫ Документы по общим и административным
вопросам.
▫ Документы по функциям управления.
• По месту составления:
▫ Внутренняя и внешняя документация.
• По содержанию:
▫ Простые (посвященные одному вопросу) и
сложные.
Классификации документов
• По форме:
▫ Индивидуальные, трафаретные и типовые.
• По срокам исполнения:
▫ Срочные и несрочные.
• По происхождению:
▫ Служебные и личные (именные).
• По виду оформления:
▫ Подлинные, копии, выписки и дубликаты.
Спасибо за внимание!