В-задачи

Дата: ______________________________________________________
Участник:
Неудачник плывет по течению и поддается воле обстоятельств;
успешный человек сознательно творит свою жизнь. Таймменеджмент в его техническом, стратегическом и философском
исполнениях – универсальный инструмент такого творчества.
31 октября
0
Личные цели управления временем
Если бы у меня появилось 2 свободных часа в день, чему бы я их посвятил?
Если бы у меня неожиданно появилось 100 000 рублей, как бы я ими
распорядился?
1
Шесть областей жизни
2
Возможные задачи из областей жизни
Физический блок
(обеспечивает хорошую физическую форму
и комфорт)
•Гигиена
•Баня
•Одежда
•Еда
•Прогулки
•Косметолог
•Медосмотр
•Утренний бег / зарядка
•Занятия спортом (бассейн,
ролики, коньки), фитнес
•Разбор завалов
•Квартира (ремонт,
комфортность)
•Посещение врачей
Личностный блок
(способствует развитию личных навыков и
повышения уровня знаний)
•Чтение книг
•Рыбалка
•Дискотеки
•Хобби
•Тренинги
навыков
•Театры,
выставки, музыка
•Изучение иностранных
языков
•Курсы автовождения
•Получение образования
(+дополнительного)
•Игра на музыкальных
инструментах
• Культурное развитие
Межличностный блок
(создание и поддержание отношений)
•Родственники
•Семья
•Общение с людьми
•Встречи с друзьями
•Занятия с детьми
•Семейные обеды и романтические вечера
•Постановка внутрисемейных целей
•Любовь
•Поездка/помощь родителям
Социальный блок
(способствует развитию социального
статуса)
•Карьера/ зарабатывание денег
•Профессиональное образование
•Благотворительные акции
•Политика
•Публичная деятельность
•Элитные вечеринки
•Выполнение производственного плана
•Положение среди коллег
Принципиальный блок
(способствует осознанному
формированию жизни)
•Ежедневное планирование
•Стратегическое бизнес-планирование
•Встреча с самим собой в уединении для
прояснения своих жизненных целей
•Изучение своих принципов
•Внедрение новых правил и принципов
жизни
Универсальный
(дает внутреннюю гармонию жизни,
ответственен за гармоничное соединение
всех областей)
•Медитации
•Духовное развитие
•Прогулки на природе
•Мечты
•Прояснение миссии
•Общение с мудрыми людьми
3
Принципы,
лежащие в основе успеха
Как я нахожу время для следующих областей жизни?
Физическая
Социальная
Личностная
Принципиальная
Межличностная
Универсальная
Моя жизнь
Универсальный
4
Пирамида успеха
МЕЧТЫ
5
Динамика успеха
S – конкретность – чтобы отличать от других - похожих
M – измеримость – чтобы сравнивать с другими
A – достижимость – стоит ли ее достигать
R – ресурсы – доступность ресурсов для достижения цели
T – определенность по времени
6
Процесс планирования
Шаги постановки цели
1.
Определите цель
2.
Оцените шаги достижения цели
3.
Рассмотрите возможные проблемы на пути достижения
цели
4.
Рассмотрите альтернативные варианты для разрешения
проблем, возникающих на пути к цели.
5.
Определите четкие сроки достижения цели.
Результаты
Поиск
резервов
Прогнозы
(линия направления)
Время обзора-анализа
Время
1.
2.
3.
4.
5.
Где мы находимся сейчас? (Анализ)
Куда мы идем? (Прогноз)
Где мы хотим быть?
(Задачи)
Как мы туда придем? (Планы работы)
Как мы узнаем, что пришли куда хотели? (Контроль)
7
Правило Парето
Хотите выигрывать в стратегической гонке, успевать и достигать
успехов, сохранять хорошую «спортивную форму»? Тогда вам стоит
регулярно и основательно работать над сбрасыванием «лишнего веса»
Дела
20%
80%
80%
20%
Результаты
В любой статистической совокупности некоторые
факторы обладают гораздо более сильным влиянием, чем
другие. 80% результатов или получаемого материального
продукта являются следствием 20% причин или
прилагаемых усилий.
8
Матрица управления временем
(принцип Эйзенхауэра)
СРОЧНЫЕ
НЕ СРОЧНЫЕ
1.
В
А
Ж
Н
Ы
Е
Н
Е
В
А
Ж
Н
Ы
Е
2.
ДЕЛА:
• Критические ситуации
• Неотложные проблемы
• Проекты с горящим сроком
исполнения
РЕЗУЛЬТАТЫ:
• Стресс
• Самосожжение
• Управление в условиях кризиса
• Постоянный «Пожар» и «Вечный
бой»
ДЕЛА:
• Профессиональный рост
• Профилактические действия, создание
и поддержание ресурсов
• Поддержание долгосрочных
отношений
• Поиск новых возможностей
• Планирование
• Восстановление связей
РЕЗУЛЬТАТЫ:
• Видение,перспектива
• Баланс
• Дисциплинированность
• Контроль
• Малое количество кризисных
ситуаций
3.
ДЕЛА:
• Отвлечения, некоторые телефонные
звонки
• Корреспонденция
• Некоторые заседания
РЕЗУЛЬТАТЫ:
• Концентрация на краткосрочном
• Управление в условиях кризиса
• Представление о бессмысленности
целей и планов
• Ощущение себя жертвой, не
владеющей собой
• Разрушенные отношения
4.
•
•
•
•
ДЕЛА:
Мелочи, отнимающие время
Корреспонденция (спам)
Звонки, пустая потеря времени
Праздное время провождение
РЕЗУЛЬТАТЫ:
• Полная безответственность
• Увольнение с работы
• Зависимость в основных вопросах от
других лиц и организаций
9
Типы менеджеров
1.
• Ежедневная
сосредоточенность на
текущих проблемах.
• Постоянное увеличение
проблемных ситуаций.
• Чрезмерное
психологическое и
физиологическое
напряжение.
• Риск «ухода» от проблем в
квадрант VI.
3.
2.
• Ориентация на упреждение
проблем за счет планирования,
предупредительных действий и
приобретения новых знаний.
• Сравнительно небольшое
количество кризисных
ситуаций.
• Время на отдых и творческую
деятельность.
4.
• Отношение к делам
квадранта III как к делам
квадранта I.
• Оценка любого дела как
важного.
• Доминирование интересов
и ожиданий других людей.
• Ощущение себя «жертвой
обстоятельств»,
«загнанной лошадью».
10
Планирование ежедневных дел
в «рабочей» зоне: АВС - подход
А-задачи
Наиболее важные дела для менеджера, задачи планирования,
принятия решений, контроля (15%)
В-задачи
Задачи, которые менеджер может выполнить сам, либо частично
поручить персоналу (20%)
С-задачи
Множественные задачи, на выполнение которых требуется
минимальное время, но суммарное время оказывается
существенным; задачи для делегирования (65%)
•Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени –
примерно на 5 часов работы (основное соотношение – 60:40).
•Установите приоритеты с помощью АВС – анализа.
•65 % запланированного времени – (около 3-х часов) выделите для задач
категории А.
•20 % запланированного времени – (около 1 часа) выделите для задач
категории В.
•15 % запланированного времени – (около 45 минут) выделите для задач
категории С.
•Планируйте дела в соответствии с «графиком помех» вашей
организации.
•В течение более спокойного утреннего периода решайте дела категории
А
•Беспокойный период используйте для решения задач категории С
•Небольшие однородные или рутинные задачи выполняйте сериями (3060 минут).
•Используйте «переходное время» (работу в многозадачном режиме).
•Избегайте незапланированных импульсивных действий.
11
Раскрытие полного потенциала
Ты можешь быть более эффективным, опираясь каждый день
на свое истинное предназначение, соединяясь с мечтой.
12
Содержание органайзера
1. Стратегия на месяц
2. Расписание на месяц
3. Дневниковая часть органайзера
4. Ежедневное расписание / список задач
5. Стратегия на год
6. Карта Полного Потенциала.
13
Назначение дневниковой части
Дневниковая часть органайзера может стать
самой важной частью системы
1. Устраняет разрозненные листки бумаги
2. Фиксирует всякое важное для меня обязательство, поступок, идею для того, чтобы я мог
оценивать и направлять ход моей жизни
3. Позволяет мгновенно воспроизвести любое событие моей жизни
Порядок ввода информации
1. Записать имя собеседника или предмет разговора
2. Подчеркнуть имя собеседника или предмет разговора
3. Записать время разговора
4. Выделить основные пункты разговора
5. Пронумеровать все обязательства
6. Перед тем как закончить разговор, зачитать записанное для того, чтобы убедиться, что все
записано верно
7. Записать адреса и телефоны в раздел «Адреса и телефоны»
Обозначьте необходимую информацию везде,
где она может понадобиться.
14
Назначение ежедневного расписания
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Справляться с «текучкой»
Четко обозначать «рабочий день»
Определять приоритетное время
Находить время для всех важных областей жизни
Быть вовремя
Назначать и являться на «важные встречи» и «встречи с самим собой»
Условные обозначения
/
/А.И.
V
X
*

- в процессе, работаю над этим
- делегировано (инициалы того, кому делегировано)
- сделано! Поздравляю!
- отменить!
- срочно!
- перенесено!
15
Шаги утреннего и вечернего планирования
Оказаться в своем «месте покоя и уединения»,
где можно внутренне сосредоточиться.
1. Составить список задач, требующих внимания. (30секунд – 3 самых важных дела дня)
2. Просмотреть раздел «Полный потенциал»:
•
•
•
Мечты / Ценности / Обязательства / Цели
Утверждение / Визуализация
Год / Месяц / Неделя / День
Определить задачи по каждой важной области жизни на месяц и наметить примерное время
их выполнения. Внести их в ежедневное расписание, разложив на шаги во всех областях жизни.
3. Определить время на выполнение каждой задачи.
4. Определить приоритеты по задачам:
1.
«Жизненно важно»… и только я могу это сделать.
2.
«Важно»… но я могу это делегировать.
3.
«Не важно».
5. Пронумеровать «А» по приоритетам, начиная с «А1» - самая важная задача на день.
6. Отвести приоритетное время под «А» (начиная с «А1»), делегировать «В», зачеркнуть «С».
7. «Прожить» день.
Пять шагов вечерней оценки
Оказаться в своем «месте покоя и уединения»,
где можно внутренне сосредоточиться.
1. Повторно «прожить» день. Подвести итоги того, что сделано.
2. Переснять (если требуется) ситуацию в свете полного потенциала.
3. Просмотреть раздел «Полный потенциал», «Стратегия на месяц».
4. Увидеть и почувствовать, что вы хотите завтра и в будущем.
5. Засните в уверенности, что это произойдет.
16
Скорая тайм-менеджерская помощь
•
Обзор и письменная фиксация
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему и вы решите ее.
•
Структурирование внимания
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом. Предсознание –
контролировать 7 +/- 2 объекта. Подсознание работает с бесконечным количеством
объектов.
Выделяйте одно – над чем вы работаете; несколько – что вы имеете в виду, и забывайте
о прочем.
•
Переключение внимания
Собирайте однородные мелкие дела в блоки – сделаете быстрее и меньше утомитесь.
Для крупных дел может действовать обратная закономерность: если начинается ступор,
оставьте дело и переключитесь на другое.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких
•
Принятие решений
Когда вы уходите от решения, вы пытаетесь убежать от проблемы. Это политика
страуса.
Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях – свалитесь с обоих. Принимайте
решения.
•
Выполнение решений
Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно
метаться в поисках самого хорошего
Если делать – то делать. Если не делать – то не делать.
•
Управление эмоциями
От того, что вы беспокоитесь о проблеме, она не решится. Можно беспокоиться обо
всем вообще и не принимать на себя ответственности ни за что конкретно. О проблемах не
нужно беспокоиться – о них нужно думать и решать.
Раздуйте страхи, и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.
Управление работоспособностью
Чем сильнее вы загружены – тем более вам необходим правильный отдых. 5 минут
отдыха в час, и не пытаться думать в это время.
17
Как эффективно пользоваться системой
Я обещаю:
1. Пользоваться системой не менее 90 дней до того, как внести в
нее изменения.
2. Пользоваться органайзером все время.
3. Посвящать по 15 минут утреннему планированию и вечерней
оценке каждый день.
4. Пользоваться органайзером в течение дня для «контроля» дня.
5. Записывать каждое обещание, данное мной и мне в момент их
совершения, а также обозначать их в указателе задач, равно как и
другую важную для меня информацию.
6. Посвятить 4-6 часов подготовке разделов «Полный потенциал»,
«Стратегия на месяц». Просматривать эти разделы каждый день,
пересматривать каждый месяц.
18