Создание системы закупок товаро-материальных ценностей и услуг, контроля исполнения бюджета

Создание системы закупок товаро-материальных
ценностей и услуг, контроля исполнения бюджета
закупок, планирования и учета движения денежных
средств
Начальник отдела корпоративных проектов
компании «СУЭК»,
Катаев Александр Викторович
О компании
СУЭК - крупнейшее в России угольное объединение.
Предприятия, управляемые компанией добывают около 30% энергетических
углей в стране.
Производственный потенциал угольных активов компании позволяет добывать
порядка 90 млн. тонн твердого топлива в год.
Угледобывающие предприятия, управляемые СУЭК расположены:
-
Красноярский край;
Иркутская область;
Читинская область;
Кемеровская область;
Республика Бурятия;
Республика Хакасия;
Приморский край.
На них трудятся в общей сложности около 45 тысяч человек.
Холдинг экспортирует уголь в более чем 10 стран мира.
Основными зарубежными потребителями продукции компании
Япония и страны Восточной Европы.
являются
Стратегия



Сегодня СУЭК поставил перед собой большие
стратегические цели: существенно увеличить экспортные
поставки угля, сохранить лидирующие позиции на
внутреннем рынке, сделать работу компании более
прибыльной, построив эффективную систему управления.
В современных условиях эффективность
деятельности компании во многом определяется
возможностью аппарата управления организовать
этот процесс.
Одной из составляющих повышения эффективности
работы компании является снижение материально
технических затрат на производство. Особенно там,
где велика их доля в себестоимости продукции.



К декабрю 2002 г. система СУЭК включала в себя 12
добычных предприятий, снабжение материальнотехническими ресурсами которых осуществлялось
централизованно.
Ранее учет поставок, а также расчетов с поставщиками и
покупателями традиционно осуществлялся с
использованием офисного приложения MS Excel и
программного комплекса 1-С (Наследие от других
компаний) в существенно урезанном варианте
документооборота. Естественно, при использовании таких
программным продуктов нельзя было говорить о едином
информационном пространстве.
Учитывая огромный количественный рост компании,
территориальную распределенность потребителей МТР и
необходимость в первую очередь обеспечения
бесперебойного снабжения предприятий материально
техническими ресурсами, остро встал вопрос о быстром
внедрении системы , с помощью которой можно было бы
обеспечить планирование, контрактацию и оперативный
учет поставок и расчетов с контрагентами.

Несколько составляющих снижения затрат по поставкам МТР
- Снижение цены закупки, подбор поставщика;
- Снижение запасов;
- Оптимизация поставок схем и сроков.


По каждому из указанных направлений была поведена
соответствующая работа.
Для выполнения этих, а также ряда других задач,
подразделение отвечающее за МТС было разделено на четыре
составляющих

- аналитики (анализ рынка) ;

- переговорщики (ведение переговоров с потенциальными
поставщиками);

- менеджеры (оформление поставок и контроль товарноденежного движения );

- специалисты анализирующие и контролирующие состояния
складских запасов
Снижение цены закупки,
подбор поставщика








Выбор оптимального поставщика. Анализ потребностей компании в МТР с
одной стороны и рынка поставщиков с другой, позволяет группе
аналитиков формировать пономенклатурные рекомендации по составу
поставщиков и ценам.
Каждый из потенциальных поставщиков анализируется и
ранжируется по следующим критериям:
- качество продукции;
- совокупная цена;
- охват номенклатуры (богатство ассортимента с точки зрения
потребностей СУЭК);
- статус поставщика: производитель, официальный дилер, посредник.
Критерий – совокупная цена .
Он складывается из заявленной цены, оценки величины транспортных
расходов на доставку и оценки условий взаиморасчетов. При расчете
последнего учитывается стоимость заемных денег. Для простоты
расчетов используется утвержденная ставка рефинансирования. Таким
образом, если поставщик требует предоплаты определенной суммы P за N
дней до поставки, то его цена автоматически возрастает на величину
D=P*N*Ст.Реф./360. Если же поставщик предоставляет товарный кредит
на эту сумму и этот срок, то на ту же величину цена его услуги
уменьшается.
Снижение цены закупки, подбор поставщика



Рекомендации по номенклатурной позиции в целом вырабатываются не
только на основе вышеперечисленных критериев, но и детальной
информации об истории взаимоотношений компании с конкретным
поставщиком. Особое внимание уделяется такому показателю, как
частота и причины нарушений по срокам отгрузки.
Новый подход позволил по-новому расставить акценты в работе с
поставщиками. У сотрудников департамента материально-технического
снабжения появилась веская аргументация при ведении переговоров с
партнерами по бизнесу. Многие пересмотрели условия поставок. После
проведения большой серии переговоров перед началом закупочной
компании примерно 70 % поставщиков снизили свои цены на продукцию.
Новая ценовая политика при работе с поставщиками позволила
сократить затраты на снабжение на 14% по сравнению с предыдущим
годом.
Снижение запасов


Существенное снижение затрат возможно и благодаря оптимизации
производственных запасов. Анализ оперативных данных по каждой
товарной группе, по складам, и по кампании в целом позволяет выявить
излишек производственных запасов, которые тщательно
анализируются.
Регулярное отслеживание объемов запасов при заявочной кампании и
выполнении контрактации позволяет до момента приобретения оценить
необходимость в той или иной номенклатуре на конкретном
предприятии с учетом нормативных запасов и возможных сроков их
возобновления.
Оптимизация поставок, схем и сроков.

Использование кустовых складов с целью укрупнения партий поставок.

Использование
соблюдением.

Жесткий контроль за соблюдением
оптимизация платежного календаря.
нормативных
сроков
поставок
и
договорных
контроль
за
обязательств
их
и
Причины внедрения КИС



Объективно качественное управленческое решение основывается
на
принципах стратегического плана развития компании,
подкрепленного достоверной информационной базой.
Очевидно, что оперативно собирать данные со всех
предприятий
холдинга, а тем более их обрабатывать и составлять разнообразные отчеты
без использования высоких технологий было невозможно.
Требования к такой информационной системе достаточно высоки и
она должна обеспечить получение именно той информации,
которая необходима для принятия правильного решения.
Поэтому
было
принято
решение
о
внедрении
такого
информационного продукта, который позволил бы обеспечить
принятие оперативных управленческих решений по своевременной
поставке
материально-технических
ресурсов
на
добычные
предприятия и контролировать исполнение договорных обязательств
с поставщиками и покупателями.
Причины выбора КИС
«ПАРУС»
На выбор ПП Парус как системы для учета по поставкам МТР повлияло:
1.
Наличие положительного опыта внедрения проектов автоматизации на
базе продуктов корпорации «Парус».
2.
Наличие подготовленной, квалифицированной команды сотрудников с
опытом внедрения данного продукта.
3.
Построение модели бизнес процессов
показало, что основные
поставленные задачи могут сравнительно быстро быть решены с помощью
базового функционала данного программного обеспечения.
4.
Возможность расширения стандартного функционала и наращивания
информационной базы с помощью пользовательских механизмов системы
«Парус».
5.
Наличие открытых интерфейсов и как следствие возможность интеграции
с другими системами.
6.
Построение
КИС
по
клиент-серверной
технологии
производителем КИС исходных кодов серверной части.
и
поставка
Цель и задачи проекта
Цель проекта:
Создание прозрачной системы закупок товарно-материальных ценностей и
услуг, контроля
исполнения бюджета закупок и планирования и учета
движения денежных средств.
Команда проекта:
Сотрудники департамента информационных технологий
материально-технического снабжения компании СУЭК .
и
департамента
Задачи проекта :
1. Построение единой системы годового планирования МТР и контроля его
исполнения.
2. Организация системы учёта прихода и расходования материальнотехнических ресурсов.
3.
Построение системы эффективного управления запасами.
4.
Реализация формальной процедуры оценки и выбора поставщиков.
5.
Сокращение издержек на материально-техническое снабжение компании.
6. Создание части фундамента для создания комплексной информационной
системы всего
предприятия.
Этапы проекта


Создание и внедрение единого номенклатурного справочника
всей закупаемой продукции, для унификации закупок на всех
предприятиях ОАО СУЭК (на сегодняшний день порядка 72 000
позиций);
Разработка программного обеспечения с низкими требованиями к
аппаратному обеспечению для внедрения данного ПО на
предприятиях, потребителях МТР;

Формирование
в
ПП
Парус
механизма
для
получения,
согласования, утверждения и корректировки планов снабжения;

Отражение в системе движения товарных и денежных потоков в
соответствии с бизнес-процессами компании;

На всех этапах формирование отчетных и аналитических форм.
Результаты проекта на данный
момент времени

В настоящее время автоматизирован процесс планирования, контрактации,
и поставок МТС для предприятий холдинга.

Разработан и внедрен механизм по оценке и выбору поставщиков.

Работники компании полностью освобождены от рутинной
по формированию различных первичных и отчетных форм.


ручной работы
Руководство компании обеспечивается оперативной информацией о
состоянии бизнес-процесса по снабжению и как следствие имеет
возможность контролировать и управлять процессом снабжения на всем
цикле этого процесса.
Реализована ниже приведенная схема информационных
обеспечения хозяйственной деятельности компании
связей
для
КИС

В качестве примера рассмотрим основные
элементы связей и движения документов в
единой информационной базы
Информационные потоки (связи)
MS SQL
БД бухгалтерского
учета
Хранилище данных на
основе реляционной СУБД
Сводная
отчетность
7
ПП КИС Парус
ORACLe 8i
БД хранения информации по
МТР, сбыту, сводной
отчетности по
энерговодоснабжению и
финансовой отчетности
(баланс, Форма2)
Абонентский пункт
Печать документов и отчетов
Клиент-Банк
Абонентский пункт
Клиент-Банк
Терминал филиала
Сканер
Рабочая станция СУЭКа
Сбыт угля
ПП АСУ МТС
БД (Иркутск)
DBF файловая
структура на основе
ПП собственной
разработки
База хранения оригиналов
документов (договора,
приложения, спецификации,
счета фактуры)
ПП Баланс+
ПП Баланс+
БД филиалов.
Реализация
угля
БД филиалов.
Реализация
угля
ПП АСУ МТС
БД предприятий,
DBF, файловая
структура
БД предприятий,
DBF, файловая
структура
БД предприятий,
DBF, файловая
структура
Формирование плановых заявок и учет поставок МТР на предприятиях
Сервер уведомлений
Обеспечивает автоматическую
рассылку сообщений по электронной
почте о ряде событий произошедших в
системе документооборота
Рабочии станции пользователей КИС Парус СУЭКа и филиалов
Количественные показатели документооборота
1. Количество действующих договоров – > 3500

2. Заказы потребителей – помесячные планы и корректировочные – >
2300

3. Максимальное количество позиций( номенклатуры в одном
документе планового заказа) – около 3000

4. Количество оформляемых заказов поставщикам в месяц – 1500

5. Количество распоряжений на оплату в месяц – >2600

6. Количество обрабатываемых СФ в месяц –
 Снабжение МТР – входящих СФ – >2300, исходящих СФ ->2300
 Сбыт угля – >5000

7. Количество отчетов разного назначения – >150

8. Количество автоматически формируемых и направляемых писем
через сервер уведомлений - > 1 000 в сутки.
Блок схема документооборота оформления поставки МТР
В данной схеме не показаны бизнес процессы:
- технология формирования заказов потребителей и заказов поставщику;
- рассценка плановой заявленной номенклатуры;
- формирование раздела рекомендованные цены;
- оплата поставок МТР ценными бумагами;
- проведение взаимозачетов по контрагентам и договорам;
- регламентный контроль бизнес процессов.
Договор с покупателем
(разрезом/
перерабатывающим/
обеспечивающим
предприятием)
Этап договора
В случае импортной
поставки регистрация паспорта
сделки
Лицевой счет
(карточка расчетов с
контрагентом
покупателем)
Этап договора
(Условия
поставки)
Договор с поставщиком
Договор с № n
поставщиком
№1
(Рубли, валюты)
Лицевой счет
(карточка расчетов
с контрагентом
поставщиком)
Заказ потребителя
№n
Заказ потребителя
№1
Рекомендованные
цены
Заказ
Заказ поставщику
№n
поставщику
№
Рубли/валюта
Печать бланка заказа
поставщику
Печать бланка
спецификации с
покупателем
Печать бланка листа
соответствия
спецификации
заказам потребителя
Печать бланка листа
контроля расхождения цены
к спецификации
Согласование ДТМС
и подписание у
руководства
документа
Электронная
пересылка бланков
заказов поставщику
в формате Excel
Оформление товарных
документов и документов
оплаты
Вз
о ст
сим
ав и
ио
ту
сл
о ст
йп
ов и
и
ав к
Вз
ав и
сим
о ст
ио
ту
сло
Приходная накладная (в состоянии
план- оперативные данные или фактдокументально подтвержденные)
вий
пос
т
ав к
и
Входящий счет на
предоплату
Приходный ордер
Расходная накладная с
наценкой
Печать уведомительных
писем на кустовые склады
и предприятия о
отгруженных в их адресс
МТР
В журнале платежей
формируется плановый
платеж и рассылается
уведомление менеджерам
Платежное поручение
Клиент- банк
Формирование
распоряжения на оплату
Исходящая СФ
Печать бланка
ЗАЯВКА на платеж
В журнале платежей
формируется плановый
платеж
Разнесение оплаты на СФ после
поступления банковской выписки
Разнесение оплаты на СФ после поступления
банковской выписки
Входящий СФ
Печать бланка
товарной накладной
Печать бланка
Исходящей СФ
ПП покупателя (Банковская
выписка)
В блок схеме неотражены:
- связи с журналами складских операций и суточных
оборотов;
- связи и документы возникающие при операциях возврата
(полного или частичного) МТР поставщику или от
покупателя;
Общий вид номенклатора
Номенклатор
Номенклатор
> 70 000
позиций
Сбор заказов потребителей
Сбор заказов потребителей
Согласование
Потребности МТР
Суммовая оценка
В разрезе номенктурных групп и
аналогичный по структуре по каждой
позиции номенклатуры
Заказы поставщикам
Заказы поставщикам
Изменение статуса
Согласование
Заказ поставщику
Лист соответствия
Анализ поставщиков
Анализ групп номенклатур
Задание на платеж
Схема документооборота
Схема документооборота
Детализированный отчет по планам, отгрузке и
контрактации
Детализированный отчет
Акт сверки с поставщиком
Акт сверки с покупателем
В разрезе счетов-фактур и платежей
Эффекты проекта
Внедрение информационной системы на участке поставки МТР
обеспечило:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Прозрачность системы поставок МТР;
Получение в режиме on-line
всеми заинтересованными лицами
информации о товарно-денежных потоках в разрезе данного вида
деятельности компании.
В настоящее время централизованно снабжаются ТМЦ 60 добычных
компаний.
В обслуживании процесса снабжения занято 130 сотрудников, что в два
раза меньше, чем работало ранее (при том, что номенклатура
поставляемых ТМЦ очень обширна ~ 72 000 позиций).
Снижение затрат на транспортные издержки с 7% и более до 4.5%
Более серьезный эффект состоит в том, что у руководителей среднего и
высшего звена
появилась возможность аналитической работы без
дополнительной нагрузки исполнителей по формированию различного
рода отчетов.
Это позволяет достаточно эффективно не только
контролировать процесс движения денежных средств, запасов
ТМЦ, но и находить оптимальное соотношение между
размерами дебиторской и кредиторской задолженности.
Вопросы