Финансовое планирование в Национальном Архиве Эрика Стоддарт Директор финансовых и корпоративных услуг

Финансовое планирование в
Национальном Архиве
Эрика Стоддарт
Директор финансовых и корпоративных услуг
Национального Архива
October 2006
Финансирование НА (1)
• Прямое бюджетное финансирование из Казначейства
(Министерства финансов), но в составе "группы" Министерства
конституциональных дел (Министерства юстиции).
• Исполнительный директор НА является одновременно и главным
бухгалтером НА
Финансирование НА (2)
• Источники финансирования:
• Государственное финансирование около 40 млн.фунтов стерлингов
(68 млн. долларов США)
• Гранты и спонсорская помощь других организаций около £1 млн.
($1.7)
• Доходы от коммерческих и нормативно установленных операций
• Коммерческие звукозаписи и цифровые записи – небольшие
долевые отчисления Архиву.
Государственное финансирование (1)
•Обеспечение соотношения цены и качества – эффективность,
экономичность, результативность
•3-летний цикл бюджетного планирования. В настоящее время
идут переговоры на следующие 3 года с апреля 2008 по март 2011г.
Жесткий цикл планирования. Все денежные суммы должны быть
утверждены Парламентом путем голосования.
•Обязаны выполнять установленные обязательства и поставленные
цели.
Государственное финансирование (2)
•Важно иметь план, соответствующий "горячим задачам"
Правительства, например, "цифровое сохранение"
•Министерство конституционных дел по-прежнему может
перевести средства из НА в собственный бюджет, если только
отдельные статьи финансирования не являются защищенными.
Гранты и спонсорские средства (1)
•Средства от других организаций, например:
• Средства от продажи лотерейных билетов (средства
населения)
• Средства от квази-правительственных органов, например,
Научно-исследовательских советов; финансирование
Экономического союза
• В таких случаях 50 % финансирования должно
предоставляться Национальным Архивом
• При этом необходимо наличие формальной заявки или проекта
Гранты и спонсорские средства (2)
• Жесткое использование средств, например, проект "Переезжая
сюда" (“Moving Here”)
• Краткосрочное финансирование, в денежном или натуральном
выражении
• Зачастую необходима формальная канцелярская работа в целях
доказательства обоснованности расходов
Доходы
• Средства из законодательно установленных доходных
источников :
исследований
копирования единиц хранения
"цифровой экспресс" (Digital Express)
• Средства от доходов собственных коммерческих
предприятий Национального Архива :
публикаций – журналов и книг
"магазинов" – "натуральных" и онлайновых
долевых отчислений коммерческих организаций,
например, издателей материалов по переписи населения
Финансовое планирование
Стратегия/Видение
Корпоративный/Бизнес-план
Бюджет и 3-летний финансовый план
Какие средства нам
предоставит
Правительство и что мы
можем получить сами?
Финансовые планы в
соответствии с видением.
Итеративный процесс в
целях обеспечения
наличия средств
Планирование
разовых событий как
часть процесса
Изменение прогнозов ежеквартально
Позволяет нам
учитывать любые
возможные изменения
Трансформирование целей в финансовые планы (1)
• Определение приоритетов организации
• Сопоставление ресурсов и приоритетов (не так просто, т.к.
приоритеты могут измениться, и ресурсы окажутся не там)
• Наиболее сложные решения – не что делать, а что не делать
(что прекратить)
Трансформирование целей в финансовые планы (2)
• Денег никогда не хватает на всё, поэтому необходимо
определить, сколько нужно делать, силы, время; необходимо
заставлять организацию производить больше
• Рассмотреть бюджетирование "с нуля“ (“zero-based budgeting”)
• Вспомогательные службы, например, финансы, необходимо
сравнивать с другими организациями (эталонный анализ) с тем,
чтобы обеспечить максимально возможную рентабельность и
экономичность НА.
Основные показатели эффективности деятельности
• Не все ПЭДы - финансовые
• Если ПЭД является финансовым, то необходимо рассчитать
планируемый результат, основанный на бюджетных или
плановых оценках
• Фактические результаты, как правило, отличаются от
планируемых. Необходимо определить, почему это произошло.
• Наилучший ПЭД для определения достижения запланированной
цели может быть недоступен в связи с невозможностью сбора
данных
• ПЭД предназначены для направления правильного поведения
• Если изменяются приоритеты, ПЭДы тоже должны измениться
ПЭДы Национального Архива (1)
Потребители и заинтересованные стороны:
• Некоторые ПЭДы основаны на прошлых результатах
деятельности и том, чего можно ожидать в будущем,
например, (№ 1) "предоставление 43 м документов"…
• Некоторые ПЭДы основаны на контрольных (эталонных)
показателях частного сектора или внешних сторон,
например (№ 9) "доступность онлайновых услуг 99 %"…
• Некоторые ПЭДы установлены законодательством,
например (№ 10) "запросы по Закону о свободе
информации"…
• Большинство из ПЭДов основаны на принятых контрольных
показателях, внутренних или внешних
ПЭДы Национального Архива (2)
• “Ключевые проекты для роста и развития”:
• Это такие проекты и разработки, которые НА необходимо
внедрить для выполнения плана
• Для них не подходят контрольные (эталонные) показатели,
лучше использовать планы-графики или планы этапов. В
рамках плана определяются критические факторы успеха
для каждой области, например, для системы
автоматизированной передачи данных "Непрерывный
поток" существует детальный план с описанием того, как
должны выглядеть успешные результаты, например, "Как
это должно выглядеть для пользователей", "количество
документов", "как должно осуществляться хранение" и т.д.
ПЭДы Национального Архива (3)
• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):
• Поскольку мы не имеем прибыли, мы должны обеспечить
максимально возможную эффективность, экономичность и
результативность нашей деятельности
• Некоторые показатели VFM основаны на стоимости за единицу.
Для НА это "стоимость визитов" и стоимость сохранения
коллекции. Эти показатели оцениваются согласно эталонному
анализу или по ожидаемым расходам на основании
исторических данных.
ПЭДы Национального Архива (4)
• Соотношение цены и качества (Value for Money, VFM):
• В рамках расчета стоимости единицы услуги часто
используются составляющие показатели, например,
"стоимость онлайнового визита" и "стоимость визита на
месте": снижение стоимости одного может маскировать
повышение стоимости другого. Вся бухгалтерская отчетность
направлена на решение этой проблемы.
• Показатель VFM № 19 относится к "управлению денежными
средствами", поскольку существует стоимость хранения
наличных средств, например, отсутствие процентных
начислений на денежную наличность.
ПЭДы Национального Архива (5)
Персонал:
• За последние 30 лет Правительством были приняты
законодательные акты, запрещающие дискриминацию по
возрасту, полу, физическим возможностям, расовой
принадлежности и сексуальной ориентации. В связи с этим
необходимо, чтобы наша кадровая политика отражала эти
приоритеты.
• Традиционно у нас наблюдалось недостаточное
представительство женщин, этнических меньшинств и
людей с ограниченными физическими возможностями,
особенно на руководящих должностях..
ПЭДы Национального Архива (6)
• Персонал:
• Высокий уровень заболеваемости персонала может быть
признаком отсутствия мотивации у персонала или высокого
уровня стресса. Поэтому необходимо измерять уровень
заболеваемости персонала для проверки здоровья
организации в целом.
ПЭДы Национального Архива (7)
• Не всё финансирование является целевым, но в бюджете
следующего года мы перераспределим ресурсы в соответствии с
новым "Видением“
• Направления роста – "Цифровое сохранение" и "Информационная
стратегия". В других направлениях было проведено сокращение
штатов в целях учета этого. Все новое развитие – только в этих
направлениях.
• Все основные (профильные) службы должны проверить
соответствие текущих структур относительно нового видения. Все
вспомогательные службы должны пройти эталонный анализ.
ПЭДы Национального Архива (8)
• По направлению "предоставление документов пользователям"
количество персонала было сокращено в связи с изменением ПЭД
с 15 минут в 2005-2006 году до 35 минут.
• Всегда существует временной лаг после реакции на изменившиеся
приоритеты. Необходимо иметь очень гибкую и подвижную
рабочую силу. Политика в сфере управления человеческими
ресурсами должна отражать это.