ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 13. «Возможности и особенности интерфейса СЭД «ДЕЛО» УТВЕРЖДАЮ: Глава Администрации _________В.Е. Рачков КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа в целом По входящим и исходящим документам – сотрудники сектора по работе со служебной документацией Данные о поставленных на контроль документах вводят в СЭД уполномоченные сотрудники предприятия По документам и поручениям руководителей подразделений – авторы документов На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий". Если только один из исполнителей представил отчёт об исполнении поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного исполнителя с контроля По неисполненным документам, у которых срок исполнения истек, в СЭД автоматически один раз в день рассылаются уведомления авторам и исполнителям документов и поручений СЭД систематизирует информацию по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов, об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов, ежедневно вводится в СЭД уполномоченными сотрудниками В целях упреждающего контроля по исполнению документов исполнителям автоматически рассылаются напоминания за три дня до приближения сроков исполнения Основанием для снятия документа с контроля является решение должностного лица, поставившего документ на контроль. На исполненном документе проставляют отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Данные об исполнении документа заносятся в РКК документа в СЭД. Если документ не выполняется в установленный срок, ответственный исполнитель создает в СЭД мотивированную служебную записку на имя автора поручения о продлении срока исполнения В случае переноса сроков исполнения указывается новый срок и причина переноса в РКК СЭД Если документ является контрольным, то на закладке документа «Контроль» ставится отметка «Контроль в целом» и указывается срок исполнения документа в целом. Для внесения поручения по документу, открывается регистрационная карточка документа и создаётся бланк поручения. После этого вносятся обязательные реквизиты: автор, список исполнителей и дата постановки поручения. Ответственным исполнителем является первый из указанных в поручении исполнителей. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями по документу. Если срок исполнения поручения указан, то он вносится в карточку поручения. На закладке «Контроль» отмечается дата постановки на контроль каждого исполнителя. При этом для каждого поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий". При внесении поручения указывается периодичность автоматических уведомлений исполнителю. Для контрольных поручений ставится отметка «Посылать уведомления исполнителям за 3 дня до срока исполнения». После исполнения поручения, исполнитель создаёт отчёт об исполнении. Для этого открывается бланк поручения и с помощью кнопки «Исполнение» создаётся бланк отчёта. Вносятся обязательные реквизиты: автор отчёта и дата исполнения. В поле «краткое содержание» вносится краткое содержание отчёта. Полный текст отчёта вносится непосредственно в поле «Текст». Дополнительно может быть прикреплён один или несколько файлов с информацией об исполнении поручения. Присоединение файла доступно с помощью кнопки «Содержание». При вводе отчёта об исполнении, исполнитель указывает тип исполнения «Для информации» или «Отчёт об исполнении». Тип «Отчёт об исполнении» задаётся в случае, если исполнитель считает поручение выполненным полностью и просит снять его с контроля. Если поручение является контрольным, оно может быть снято с контроля только автором поручения. Остальные поручения снимаются с контроля автоматически, если исполнитель создал «Отчёт об исполнении». Если поручение исполнено, автор поручения ставит дату исполнения на закладке «Исполнение». При этом поручение снимается с контроля полностью. Если только один из соисполнителей представил отчёт об исполнении поручения, то на закладке «Контроль» отмечается дата снятия данного исполнителя с контроля. Если автор поручения принял решение продлить срок исполнения, то это изменение вносится с помощью кнопки «Перенос срока». В бланке этого же поручения старый срок заменяется новым. Старый срок при этом автоматически копируется в журнал переносов сроков. Если поручение требует регулярной отчётности, то на каждый срок отчётности автор создаёт копию поручения. Исполнители создают отчёты об исполнении каждого из этих поручений. Каждое такое поручение снимается с контроля по отдельности. Для снятия с контроля документа, на закладке документа «Контроль» отмечается дата исполнения документа в целом. Руководитель отдела: Кругликова К.О.