УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ В СМК
advertisement
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ И.Г. Карелина Курс повышения квалификации «Управление качеством» 27.03.2006-07.04.2006 Разумный гонится не за тем, что приятно, а за тем, что избавляет от неприятностей… Аристотель (384-322 гг. до н.э.) ИСО 9001-2001 4. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии СМК, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта. 3 ИСО 9001-2001 4. Система менеджмента качества 4.2. Требования к документации 4.2.1. Общие положения Документация системы менеджмента качества должна включать: а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; б) руководство по качеству; в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом; г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими; д) записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4). 4 ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена поддерживается в рабочем состоянии. 5 ИСО 9001-2001 4. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.3. Управление документацией Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) проверку документов на адекватность до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; в) обеспечение идентификации изменений и 6 статуса пересмотра документов; ИСО 9001-2001 4. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.3. Управление документацией г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких7 либо целей. ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ Федеральное агентство по образованию http://www.ed.gov.ru/ Российский образовательный портал http://www.edu.ru/ Государственный образовательный стандарт http://www.edu.ru/db/portal/ УМО по классическому университетскому образованию http://www.umo.msu.ru/ 8 Внешняя документация государственных органов власти и управления (федеральных и местных) Внутренняя документация: - учредительные документы; - организационные документы; - документы по управлению Документация по взаимодействию с внешними сторонами Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию, УМО Внешняя документация Государственных органов власти и управления (федеральных и местных) УЧРЕДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Устав Договор о разграничении полномочий Свидетельство о государственной регистрации предприятия Лицензия на право ведения образовательной деятельности Другое Уровень Докумен тации ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Организационная структура Штатное расписание Положения о структурных подразделениях, (коллективных органах) Должностные инструкции типовые, персональные Правила внутреннего распорядка Другое ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ материаль- научнообразоваиформациным и качество исследовательным персо- финансоонным тельской м образовым процессо деятельность налом обеспечевания обеспечем нием ю нием стратегический тактический оперативнораспорядительный справочноинформационный безопас- Воспитаностью тельной и жизнеде социально ятельнос й деятельти ностью Концепции, программы, планы Документированные процедуры, стандарты, положения, правила, инструкции, рекомендации и др. Приказы, распоряжения, решения и др. Базы данных, альбомы бланков, каталоги, справочники и др. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ВНЕШНИМИ СТОРОНАМИ Договоры ДокуменОтчетно-на выполнение НИР тация по статистическая -на предоставление образовательных услуг переписк документация е -на приобретение научно-технической продукции, сырья, материалов и др. Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию ВНУТРЕННЯЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ УНИВЕРСИТЕТА 10 Обозначение документов ХХХ ВГУ Х.Х.ХХ – ХХХХ Год принятия документа Регистрационный номер Тип документа 11 Наименование типа документа Альбом бланков Документированная процедура Инструкция Инструкция должностная типовая Инструкция должностная персональная Классификатор Концепция Перечень Положение Положение о структурном подразделении Правила Регламент Руководство по качеству Справочник Стандарт университета Форма План Сокращенное наименование АБ ДП И ИД ИДП Кл К Пч П ПСП Пр Р РК С СТУ Ф Пл 12 СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА СТ ВГУ 1.1.01 – 2004 - СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА. Порядок разработки, структура, оформление и введение в действие СТ ВГУ 1.1.02 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ. Виды документов, их классификация, обозначения СТ ВГУ 1.1.03 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ. Правила оформления документов СТ ВГУ 1.1.04 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ НОРМАТИВНАЯ. Порядок разработки, оформление и введение в действие СТ ВГУ 1.1.06 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ. Порядок разработки, оформление и введение в 13 действие ИСО 9001-2001 4. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.4. Управление записями Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. 14 ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР Управление документацией ШЕСТЬ Управление записями ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ Внутренние проверки ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ Управление несоответствующей продукцией ПРОЦЕДУР Корректирующие действия Предупреждающие действия 15 То, что мы знаем, - ограниченно, а то, что мы не знаем, - бесконечно. П. Лаплас (1749-1827)
