Тема 6. Информационно-справочная документация по

«Документирование управления
персоналом»
Кафедра управления персоналом и
документоведения
Преподаватель Смородникова Е.Ю.
Раздел II. Тема 6.
Информационно-справочная
документация по управлению персоналом
Понятие информационно-справочных
документов
Информационно-справочные документы – это
совокупность документов, содержащих информацию
о фактическом положении дел, служащих основанием для
принятия решений, издания распорядительных документов.
Документы данной группы играют служебную,
вспомогательную роль по отношению к другим
кадровым документам.
Виды информационносправочных документов
В состав информационно-справочных документов, как
правило, включают:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
докладную записку;
объяснительную
записку;
предложение;
представление;
заявление;
протокол;
акт;
справку по кадрам;
9. выписку из приказа;
10. уведомление;
11. документы,
предъявляемые
работниками в процессе
трудовой деятельности
(медицинские
заключения, решения
суда, справки вызова на
сессию и др.);
12. личные дела сотрудников.
Классификация информационносправочных документов документов
I.
a.
b.
c.
d.
II.
a.
b.
Справки по кадрам:
Справка с места работы;
Справка о трудовом
стаже;
Справка о заработной
плате;
Справка о работе по
совместительству.
Записки
Докладная записка
Объяснительная записка
III. Выписка из приказа;
IV. Акт;
V. Заявление;
Справки по кадрам
Справки - документы, содержащие текстовую и (или)
табличную обобщенную информацию по какому-либо
определенному вопросу, о состоянии дел, характерные
показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов,
событий основной деятельности организации и подтверждение
сведений биографического или служебного характера
Справки по кадрам
Основная цель справки – подтвердить наличие
или отсутствие определенного факта, например:
 место работы;
 должность, профессия, специальность;
 стаж работы в определенной должности (по профессии,
специальности);
 размер заработной платы;
 размер начисленных и фактически уплаченных страховых
взносов на обязательное пенсионное страхование;
 факт работы по совместительству.
Справки по кадрам
 справка о подтверждении занимаемой
должности;
 справка о подтверждении трудового стажа;
 справка о заработной плате;
 справка о месте проживания;
 справка о наличии иждивенцев
Справки по кадрам
Справки:
 внешние;
 внутренние
Внешние справки составляются для представления в
другую вышестоящую организацию, справки внутренние
составляются для представления руководству организации или
на рассмотрение в коллегиальный орган.
Справка о трудовом стаже
25 августа 2008 года
№ 23
СПРАВКА
Дана слесарю 3-го разряда Савельеву Игорю Константиновичу, в том
что согласно записям, имеющимся в трудовой книжке работника, его
общий трудовой стаж составляет 12 лет 5 месяцев 147 дней.
Основание: записи № …. В трудовой книжке серия ААА № ….
Справка действительна на 2008 год.
Выдана для предоставления в Пенсионный фонд РФ.
Руководитель предприятия
_________
И.Н. Антонов
печать
Справка о заработной плате
25 августа 2008 года
№ 15
СПРАВКА
Дана менеджеру отдела по продажам Березиной Юлии Викторовне, в том, что
согласно записям, имеющимся в лицевом счете работника, размер его
среднемесячной заработной платы за период с декабря 2007 года по май 2008 года
составляет сто восемь тысяч руб. 75 коп., в том числе (помесячно):
…………………….руб.……..коп
…………………….руб.……..коп
Основание: записи №…… в лицевом счете (форма Т-54) №….
Справка действительна на 2008 год
Выдана для предоставления в Налоговую инспекцию Ленинского района г.
Владивостока.
Руководитель предприятия
________ П.Ф. Конев
Начальник кадрового органа
_________ К.Ю. Большов
Докладная записка
Докладная записка - документ информационносправочного характера, оформляемый руководителем
структурного подразделения по факту совершения
работником подразделения дисциплинарного проступка.
В зависимости от адресата докладные записки могут
быть:
 внутренними, т.е. направляемыми руководителю
структурного подразделения и;
 внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Докладная записка
Цех №1
Директору ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Отдел кадров:
Подготовить приказ
о временном переводе Петрова Н.И.
С.Н.Семенов, 20.08.2008
Докладная записка
20.08.2008
№5
О необходимости
временного перевода
В связи с производственной аварией в цехе №1 (акт от 19.08.2008 №3),
прошу перевести электромонтера Петрова Николая Ивановича в цех №1 для
проведения ремонтных работ на срок с 21.08.2008 по 10.09.2008.
Начальник цеха №1
Хохлов
А.Г.Хохлов
20.08.2008
Объяснительная записка
Объяснительная записка – это
документ, объясняющий
причины какого-либо действия, факта,
происшествия, который может оформляться
любым работником в адрес вышестоящего
руководителя..
Объяснительная записка
По содержанию разделяют на две группы:
 объяснительные записки, прилагающиеся к
основному документу (акт, план, отчет и
другие) и поясняющие содержание отдельных
его понятий, разделов, положений.
 объяснительные записки по поводу какихлибо происшествий, фактов, сложившихся
ситуаций.
Объяснительная записка об отсутствии на
рабочем месте
Отдел продаж
Генеральному директору
ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Объяснительная записка
25.08.2008
№4
Об отсутствии на рабочем месте
20.08.2008 я отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00 в связи с
необходимостью навестить жену в больнице, а также попасть на прием к ее
лечащему врачу.
Поскольку начальника отдела продаж Иванова С.П. в 14.00 не было на
месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом
секретаря Фролову Е.А. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я
не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение
непродолжительного времени.
Менеджер по
продажам
Чернышев
Е.Г.Чернышев
25.08.2008
Выписка из приказа
Выписка из приказа необходима для
подтверждения
одного из фактов, изложенных в приказе, если
изготовление его копии нецелесообразно в связи с
его большим объемом или наличием
конфиденциальной информации.
Выписка из приказа
ООО «Океан»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
21.05.2008 № 47
г. Владивосток
О переводе на другую работу
ПЕРЕВЕСТИ:
Иванова Ивана Ивановича, главного бухгалтера ООО «Океан», на
должность заместителя генерального директора ООО «Океан» с 25.05.2008
с окладом 30 000 рублей в месяц.
Основание: заявление И.И.Иванова
Генеральный директор
Б.Б.Бубликов
Верно
Начальник отдела кадров
В.В. Сидоров
21.05.2008
Акт
Акт - документ, составленный
несколькими лицами для подтверждения
установленного факта, события, действия.
Акт
по содержанию различают следующие виды актов:
 приема-сдачи (материальных ценностей,
документов);
 обследования (состояния техники безопасности,
противопожарной безопасности; условий труда);
 испытаний (образцов, систем, технологий);
 выделения к уничтожению документов;
 о списании материальных ценностей;
Акт




о нарушении установленных правил;
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил
внутреннего трудового распорядка;
 об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с
приказом;
 об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой
дисциплины и т.д.
Акт о появлении работника
на рабочем месте в состоянии опьянения
(выдержка)
Свое состояние Петров И.С. объяснить отказался.
Петров И.С. направлен на медицинское освидетельствование для установления
факта употребления алкоголя, состояния алкогольного опьянения.
Результаты медицинского освидетельствования подтвердили наличие алкоголя в
крови и острую алкогольную интоксикацию тяжелой степени (заполняется после
проведения медицинского освидетельствования).
Свой отказ от письменных объяснений и медицинского освидетельствования
Петров И.С. мотивировал тем, что происходящее — его личное дело.
На основании ст. 76 Трудового кодекса РФ Петров И.С. был отстранен от работы
до 13.08.2008 г.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Юрисконсульт
Начальник
охраны
Настоящий акт составил:
Специалист по кадрам
Иванов
О.И.Иванов
Коваленко
С.С.Коваленко
Семенова
О.А.Семенова
Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу или
предложения лица (лиц) работодателю или должностному
лицу.
по содержанию подразделяются на две
группы:
1 - по кадровым вопросам (о принятии на работу, о
предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по
собственному желанию и так далее);
2 - сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе
организации, отдельных должностных лиц и так далее без
указания на нарушения собственных прав заявителя.
Заявление о приеме на работу
Отдел кадров:
Оформить прием на работу
Генералов. 20.08.2008
Директору ЗАО «Актив»
В. С. Генералову
от Сергеевой Аллы Петровны,
проживающей по адресу:
454000, г.Челябинск,
ул.Строителей, д.6, кв.11
Заявление
Прошу принять меня на работу с 21.08.2008 года в бухгалтерию на должность
старшего бухгалтера.
С трудовыми обязанностями и режимом предстоящей работы ознакомлена.
20.08.2008
Сергеева
А.П.Сергеева
Заявление
на предоставление отпуска
Отдел кадров:
Подготовить приказ о
предоставлении отпуска
Генералов. 20.08.2008
Директору ЗАО «Актив»
В. С. Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный отпуск с 15.08.2008 года в связи с
приобретением путевки в санаторий на указанный срок . Копия путевки прилагается.
Сергеева
12.08.2008
А.П.Сергеева
Заявление о предоставлении отпуска
иные формулировки текста заявления о
предоставлении отпуска:
 прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной
платы с 15.08.2008 г. на 10 календарных дней в связи с
необходимостью ухода за больным отцом;
 прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной
платы с 15.08.2008 г. на 15 календарных дней для сдачи
вступительных экзаменов в Челябинский государственный
университет;
 прошу перенести начало моего ежегодного отпуска с
15.08.2008 г. на 01.08.2008 г. в связи с приобретением
путевки в санаторий на указанный срок и т.д.
Заявление о переводе
Отдел кадров:
Подготовить доп. соглашение
А.П. Сергеевой и приказ о переводе
Генералов.12.08.2008
Директору ЗАО «Актив»
В. С. Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Заявление
о переводе на другую работу
Прошу перевести меня на должность главного экономиста с 15.08.2008 года.
12.08.2008
Сергеева
Не возражаю
Начальник экономического отдела
Романова
Е.А.Романова
12.08.2008
Согласен
Главный бухгалтер
А.П.Сергеева
Заявление об увольнении
Отдел кадров:
Оформить увольнение А.П.Сергеевой
Генералов 01.08.2008
Директору ЗАО «Актив»
В. С. Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Заявление об увольнении
Прошу уволить меня 15.08.2008 года по собственному желанию.
01.08.2008
Сергеева
А.П.Сергеева