Методические рекомендации по подготовке конкурсных

Методические рекомендации
по подготовке конкурсных документов для участия в конкурсе проектов (программ)
молодежных и детских общественных объединений в сфере молодежной политики
В условиях активных общественных преобразований начинает складываться новая
система взаимоотношений органов власти с общественными организациями.
В нашу жизнь все прочнее входят новые технологические процессы конструирования,
моделирования, социального проектирования. Сегодня проектные технологии более
востребованы общественными организациями, так как являются для них одним из
основных механизмов финансирования деятельности.
Успешность того или иного проекта зависит от достижения эффекта в социальной
сфере и расширения числа людей, получающих пользу от реализации проекта.
Необходимым и достаточным условием конкурентоспособности проекта является
сочетание нереализованного спроса на данный вид деятельности и профессиональных,
организационно-финансовых возможностей организации, реализующего данный проект.
Проект - это сконструированное инициатором проекта социальное нововведение,
целью которого является создание, модернизация (усовершенствование), поддержание в
изменившейся среде материальной и духовной ценности, которое имеет пространственновременные и ресурсные границы и воздействие которого на людей признается
положительным по своему социальному значению (т.е. целевая аудитория признает
результаты проекта положительными).
Проект представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть
улучшена, и конкретных способов и шагов по ее реализации.
Проект – это наиболее конкретная и выполнимая форма для общественной
организации.
Проект некорректно подменять деятельностью общественной организации с целью
улучшения ее материально-технической базы (например, "когда организация будет иметь
запрашиваемые условия, тогда она сможет решать проблемы социального окружения").
Программа – это комплекс согласованных во времени и пространстве идей и
действий, обеспечивающих трансформацию существующей системы в желаемую.
Проект – это идея. Программа – это документ, описывающий идею.
Проект, как правило, включает:
1. Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с
существующей ситуацией, указание сферы применения, функционального
назначения, выявление локальной и решаемой проблемы).
2. Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых
задач.
3. Управленческо-кадровый аспект (механизм управления, квалификация
персонала).
4. Содержание и механизм реализации (этапы, модули, формы и методы,
план конкретных действий).
5. Характеристика и способ оценки планируемых результатов;
6. Смета расходов. Описание материально-технического обеспечение проекта
Основные требования к проекту:
1. Ограниченность (по времени, целям и задачам, результатам) - это
характеристика проекта, позволяющая контролировать ход его реализации
по четко определенным автором проекта этапам на основании
обозначенных, измеряемых результатов каждого этапа.
Ограниченность проекта означает, что он содержит:





2.
3.
4.
5.
6.
этапы и конкретные сроки их реализации;
четкие и измеряемые задачи;
конкретные и измеряемые результаты;
план выполнения работ;
конкретное количество и качество имеющихся и запрашиваемых
ресурсов, необходимых для реализации проекта.
Целостность – общий смысл проекта ясен, между всеми частями проекта
прослеживается логика, из предыдущей части вытекает последующая;
каждая часть проекта соответствует общему замыслу и предполагаемому
результату.
Последовательность и связность – логическое построение частей,
которые соотносятся друг с другом. Цели и задачи напрямую вытекают из
поставленной проблемы. Бюджет опирается на описание ресурсов и
сочетается с планом.
Объективность и обоснованность – доказательство того, что идея
проекта, подход к решению проблемы появились не случайным образом, а
являются следствием работы авторов по осмыслению сложившейся
ситуации и оценки возможностей воздействия на нее.
Компетентность авторов и персонала – адекватное выражение
осведомленности авторов в проблематике, средствах и возможностях
решения вопроса. Владение персонала проекта технологиями, формами и
методами, заявленными в проекте.
Реалистичность реализации проекта (программы) – обоснование
возможности реализации проекта, перспектив развития проекта в
дальнейшем, обозначение его последействия.
Основные разделы текста проекта
Если проект представляется для участия в конкурсе, то авторами заполняются
формы заявок и информационных карт (паспортов и др.), запрашиваемых организаторами
конкурса, а также сметы финансирования строго в соответствии с указанными образцами.
Организаторы могут также предъявить дополнительные требования к расположению и
названию основных разделов, что облегчает администрирование конкурсов и оценку,
рецензирование проектов. Наиболее часто используется следующая форма
структурирования проектов.
Название проекта должно быть запоминающимся, кратким, выражающим
основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия.
Организация-исполнитель
–
название,
адрес,
телефон,
реквизиты;
В этом разделе отдельной строкой указывается организация-заявитель, если это не одна и
та же организация; поддерживающая организация (учреждение), которая содействует
выполнению проекта, либо является учредителем исполнителя.
Руководители проекта – Ф.И.О., должность, место работы, адрес, телефон.
География – территория, на которой будет проходить реализация, координаты
проекта.
Сроки выполнения: если проект проходит по этапам, указываются сроки
выполнения каждого этапа.
Организация-исполнитель – указывается дополнительная информация,
доказывающая компетентность исполнителей в реализации данного проекта, цели и
задачи, род деятельности заявителей, наличие достижение в сфере деятельности по
проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.
Постановка проблемы (введение) – актуальность проекта определяется его
значимостью. При этом социальной проблемой можно назвать обнаруживаемое в жизни
общества противоречие между существующим и желаемым состоянием, которое вызывает
в обществе напряженность и которое оно намеревается преодолеть.
Формулирование проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая
требует изменений (1-2-3 предложения, отражающие суть противоречия).
В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по
сравнению с аналогами; интересы какой целевой группы затрагивает эта проблема,
каковы ее масштабы и что может произойти, если не будет воплощено ее решение.
Кроме формулировки требуется приведение анализа существующей ситуации;
проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях.
В этом разделе важно также выделить сферы применения проекта, стратегию как
основной способ решения проблемы.
С точки зрения проектирования, стратегия определяет назначение проекта, его
долгосрочные цели. Это последовательная схема принятия решений, логически
продуманная миссия проекта, обоснование его существования.
В этом разделе также даются характеристики целевой группы, которые имеют
следующие критерии:
 возраст;
 пол;
 занятость;
 социальное положение;
 психологические особенности;
 место жительства.
Раздел «Постановка проблемы» можно считать качественно прописанным, если:
 он описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;
 ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;
 проблема выглядит значимой для Вашей территории, для Вашей целевой
аудитории, отражает потребности целевой группы;
 исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;
 масштабы проекта разумны (авторы не делают попытки решить все мировые
проблемы сразу);
 проект поддерживается статистическими и аналитическим данными (возможно
привлечение Интернет-ресурса, методической литературы);
 проблема сформулирована с точки зрения той целевой аудитории, чьим нуждам
служит проект, а не с точки зрения "удобства" исполнителя;
 перечислены методы получения информации, послужившие формулированию
проблемы (опрос, анкетирование, диагностика, интервью, беседа, изучение
литературы, мониторинг информации в СМИ и др.);
 нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов;
проект интересен для чтения и краток;
 четко определен способ решения проблемы.
Цель проекта
Это осознанное представление результата деятельности по проекту. Цель
возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата. Формулировка
цели должна быть увязана с выявленной проблемой и, по возможности, решать ее,
указывая путь от реального состояния дел до предполагаемого после реализации данного
проекта.
Основные требования к формулировке цели таковы:
 достижимость в рамках данного проекта;
 безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных
условий должно быть завершено до начала реализации проекта;
 обозначение итогового результата проекта;
 соответствие подготовленности, финансово-экономическим, материальнотехническим, организационным условиям реализации проекта.
Определение цели - важный момент процесса проектирования и нельзя подходить
к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, чего
именно хочешь добиться. Псевдоцели (неточно поставленные или неверные) в процессе
реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.
Задачи проекта
В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи». Эти
слова могут показаться синонимами, но в процессе проектирования они наполняются
специфическим смыслом.
Задача – это частная цель или миницель. Это конкретизация общей цели, шаг на
пути ее достижения. Понятие «задача» означает также «задание», «вопрос, требующий
решения по известным данным с соблюдением условий».
Задача в проекте – это конкретная часть цели (пункт), которую предстоит
реализовать, или действие, которое вы предпринимаете, чтобы достичь цели проекта.
Лучше избегать глаголов несовершенного вида (содействовать, поддерживать, усиливать),
а применять глаголы совершенного вида: подготовить, уменьшить, увеличить,
организовать, изготовить.
При формулировке задач рекомендуется использовать международный критерий
SMART: конкретность, исчисляемость, охват, реальность, определенность во времени).
Раздел "Цели и задачи" можно считать прописанным, если он соответствует
условиям:
 описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся
оценке;
 цель является общим итогом проекта, а задачи - промежуточными,
частными результатами;
 ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;
 по каждой проблеме, сформулированной в разделе "Постановка проблемы",
есть хотя бы одна четкая задача;
 цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;
 постановку целей и задач авторы не путают со способами их решения;
 ясное и четкое изложение, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.
Управление проектом и кадры
В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм
управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его
реализацию. Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава,
необходимо прописать механизм и тематику обучения.
Раздел можно считать достаточно прописанным, если:
 четко распределены функции деятельности между персоналом;
 ясно, кто кому подчиняется (возможно графическое изображение данного
процесса), и кто несет ответственность за определенные виды работы;
 персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией или
получает дополнительное обучение до или в процессе реализации проекта;
 механизм управления является эффективным и действенным;
 описание четкое, краткое; содержание - ясное и понятное.
Содержание и механизм реализации
Основной компонент проектирования - выбор содержания, форм и методов
(способов) деятельности по проекту. Это технологический этап, который подразумевает
подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из
поставленных задач.
Подбор технологических приемов описания предполагает, что Вы достаточно
подробно прописываете в каких направлениях, каким образом, когда, в какой
последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.
Содержание не должно представлять монолит, не разделенный на части, т.к. это
затруднит работу над проектом, ведь деятельность носит всегда разноплановый характер.
Содержание проекта, как главы в книге, должно строиться из больших и малых элементов
– частей.
В качестве элементов структуры содержания могут быть использованы:
 блоки;
 модули;
 направления;
 ступени.
Для небольших проектов такого деления можно и не делать (если проект сам по
себе состоит из одного модуля или направления).
Если же мы структурируем содержание, то нужно продумать «вертикальные» и
«горизонтальные» связи между частями. Чтобы правильно прописать содержание, можно
весь планируемый процесс представить в виде схемы, т.к. это позволяет легче
представить, «что», «где», «в какой последовательности» будет проводиться при
реализации проекта. Составление схем – дело не обязательное, но полезное. Схема работы
по проекту и план действий являются базовыми понятиями в технологии разработки
содержания и механизма реализации, так как достаточно четко показывают, что
конкретно будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут
осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.
Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:
 полная ясность направлений, в которых будет работать проект;
 четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;
 доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих
форм работы;
 из раздела понятно: как, когда, с кем и где будет проходить/реализовываться
проект;
 наличие естественной цепочки: проблема – цель – задача – метод;
 нет «воды», т.е. ненужных описаний, приложений и прочего отягощающего
текста, затрудняющего процесс восприятия логики реализации проекта;
План проекта
Является самой важной частью механизма реализации. При планировании
мероприятий по реализации проекта желательно ориентироваться на следующие
принципы:
 принцип содержательности – формы работы соответствуют содержанию
проекта, решению его целей и задач;
 принцип времени – рациональное и логичное, последовательное
распределение мероприятий. Нельзя "сшить лоскутное одеяло" из набора
непоследовательных действий, всему свое время. Если проект выходит за
пределы среднесрочного планирования (более 1-ого года), его
целесообразно разделить на несколько последовательно осуществляемых
этапов или отдельных проектов;
 принцип ресурсов - использование ресурсов оправдано. Имеется
достаточное количество исходных ресурсов для реализации проекта. Проект
рассчитан на достижение максимального результата при минимальных
ресурсных затратах;
 принцип места - проект ориентирован на место проведения, соответственно
отбирается и каждая форма работы по проекту, нельзя ориентироваться на
единый стандарт;
 принцип последействия - ориентация на результаты последействия проекта.
Стремление к уменьшению негативного и развертывания до максимума
позитивного последействия;
 принцип коррекции - не бывает незыблемых планов, лучше вовремя внести
корректировки, чем получить отрицательный результат.
План в проекте требует установления перечня и порядка действий по реализации.
Мероприятия логически выстраиваются в соответствии с задачами по
направлениям, этапам, модулям и т.д.
Все виды работ увязываются с ресурсами, устанавливаются сроки, ответственные
исполнители.
Конкретизация плана ведется различными способами, в том числе в графической
форме, например:
№ п/п
Мероприятия
Сроки проведения
Ресурсы Исполнители Ответственные
Важно, чтобы план включал разумно ограниченный, содержательно
соответствующий целям набор мероприятий, действий так, чтобы все мероприятия могли
быть выполнены качественно и в срок с привлечением достаточного количества ресурсов.
План должен быть последовательным и убедительным. В нем ясно указываются состав
исполнителей, ответственных, средства. Мероприятия плана логически связаны, понятны
причины выбора именно этих форм работы.
Оценка результативности проекта
Очень важно отразить систему показателей эффективности проекта.
Показатели – инструмент, позволяющий точнее определить и разъяснить цель
проекта и измерить его эффект. Когда в предполагаемых результатах мы говорим об
«усилении», «улучшении», или «увеличении» чего-либо, то не совсем ясно, какой
конкретно результат позволит считать задачи выполненными и проект осуществленным.
Для того, чтобы не быть голословным, нужны показатели.
Показатель – это характеристика отдельной стороны объекта или процесса,
имеющая количественно-качественное выражение. Однако в социальной сфере показатели
приобретают специфические черты. Достаточно мало универсальных критериев, которые
однозначно подтвердили бы успешность того или иного социально-полезного деяния.
Абсурдно было бы утверждать, например, что «по итогам реализации проекта более
милосердными стали 15%населения» или «население на 15 % стало милосерднее».
Поэтому примерными ориентирами для оценки выполнения проекта могут быть
следующие индикаторы:
 количественные показатели (востребованность проекта (количество
опрошенных, анкетных данных, охват общественности, количество
конкретных дел, акций, мероприятий и т.д.);
 показатели социально развития личности (динамика уровня развития
личности: не умел - научился, не знал - узнал, не имел - приобрел и т.п.;
качество продуктов социально-творческой деятельности (поделки, рисунки,
походы, акции и др.), характер реализованных инициатив и др.);
 показатели социальной адаптации личности (снижение риска асоциальных
явлений, повышение уровня социальной успешности, активности
участников);
 показатели общественного мнения (популярность проекта, социальнопрофилактический эффект, заинтересованность социальных партнеров,
освещение проекта в средствах массовой информации);
 технологические показатели (уровень организации проекта в целом и
отдельных мероприятий проекта, четкость и эффективность управления,
организационная культура участников);
 экономические
показатели
(соотношение
затрат
с
социальнопедагогическим эффектом, привлечение дополнительных материальнотехнических ресурсов).
Утверждать, что результативность проекта нельзя измерить, равносильно
признанию, что проект не дает заметного эффекта. Критерии эффективности призваны:
 выражать действенность всех видов, форм и методов реализации проекта;
 отражать качество управленческой и содержательной деятельности.
Требования к оформлению проекта
1. Проект отпечатан, аккуратно оформлен.
2. Титульная страница содержит название проекта, данные об авторе (Ф.И.О.,
должность, место работы, адрес, контактный телефон, e-meil),
принадлежность общественной организации, год и место составления
проекта.
3. Если проект больше пяти страниц по объему, то он имеет оглавление с
указанием разделов и нумерации страниц;
4. Если в тексте проекта использованы цитаты, обязательны сноски на
источники; если авторы использовали литературу - в конце должен быть
приложен библиографический список с указанием автора, названия книги,
издательства, места издания и год издания.
5. Желательно, чтобы каждая глава была отпечатана с новой страницы, главы
разделены на смысловые абзацы.
6. Если организатор конкурса или организация, куда вы подаете проект, не
требует - не нужно прилагать фотографии или приложения (сценарии,
анкеты, социальные опросы, отзывы и др.). Если это требуется - приложения
аккуратно оформляются в формате А4 и нумеруются. После проекта
прикладывается список приложений.
7. Если проект заявлен на конкурс, то при оформлении выполняются
требования организаторов (заполняется информационная карта, образцы
смет, приложений, соблюдается порядок построения разделов согласно
положению о конкурсе проектов).
8. Проекты в печатном виде оформляются в формате А4, при наличии
требования организаторов конкурса предоставления проекта в электронном
виде - на дискете или диске, которые обязательно подписаны.
9. Авторы обязательно оставляют у себя экземпляр проекта, так как проекты
не рецензируются и не возвращаются.
10. В тексте проекта употребляются только те понятия, которые можно
однозначно истолковать; как можно меньше научных и профессиональных
терминов.
11. Проект должен быть кратким и лаконичным, как правило, не более 10
страниц читабельного текста - описание проекта. Запомните, что ни одна
уважающий себя организатор конкурса не предоставит финансирование под
неконкретный проект, если даже он буде состоять их трех томов.
12. Форма написания проекта должна быть доступной и интересной тому, кого
мы хотим заинтересовать им.
13. Заявки, информационная карта, паспорт, официальные письма и пр.
прилагаются в начале проекта (перед основным описанием). Паспорт
проекта подписывается руководителем общественной организации, ставится
печать.
14. Отдельной главой в проекте прописывается имеющееся у общественной
организации материально-техническое оснащение, необходимое для
реализации проекта (как базовые условия).
15. Смета расходов оформляется отдельно от основного описания проекта,
содержит указания статей расходов, предполагаемые суммы по каждой из
заявленной статей, источники финансирования. Смета расходов должна
содержать объективные суммы затрат и включать только те статьи расходов,
которые не противоречат содержанию заявляемого проекта. Смета расходов
подписывается руководителем организации, ставится печать.